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1、 廣州* 物業管理有限公司經營發展中心工作手冊目 錄第一章 崗位設置圖2第二章 質量目標4第三章 部門職能6第四章 崗位說明書8經營發展中心經理崗位說明書9采購主管崗位說明書10經營主管崗位說明書11合同主管崗位說明書12第五章 業務流程及部門間溝通流程13倉儲流程14合同評審流程15招標業務流程16采購業務流程17場地有償使用審批流程21第六章 管理制度22合同評審管理規定23標識管理規程25招標管理規定27第七章 附錄30外來文件引用清單31記錄清單32第一章 崗位設置圖第一章 崗位設置圖經營發展中心經理合同主管事務專員經營主管采購主管第二章 質量目標第二章 質量目標1.經營考核指標完成率2、100%。2.合同評審達100%。第三章 部門職能第三章 職能經營發展中心是負責公司經營、拓展、采購控制、物資采購招投標管理、剩余資產經營管理、會所經營等工作的職能部門，其職責范圍如下：3.1 經營、拓展3.1.1 開發和利用集團物業資源，提升整體物業品質和價值。3.1.2 制定經營管理計劃，確立目標、檢查物業質量狀況、形成租金方案和出租策略。3.1.3 負責各物業服務中心有償設點申請，并實施監督檢查。3.2 采購控制3.2.1 負責審核各部門、各物業服務中心除辦公文具類外的所有物資的采購申請，并對已審批的20000元以下的采購申請實施統一采購。3.2.2 負責根據采購部門需求及倉庫存貨情況進3、行統一調配，實現資源共享。3.3 物資采購招投標管理3.3.1 負責組織50000元以上（含50000元）的采購項目的招標工作。3.3.2 負責組織需求人、專業人員、財務人員對公司20000元以上（含20000元）、50000元以下的采購項目進行綜合議價，并簽訂合同協議；3.4 剩余資產經營和管理3.4.1 制定和分解公司、集團留存資產的經營計劃、經營目標，負責開發多項經營項目，實現資產利潤最大化。3.5 會所經營3.5.1 制定會所經營管理方案及考核指標，負責實施監督、檢查、指導。3.5.2 負責審核會所場地出租及管理。第四章 崗位說明書經營發展中心經理崗位說明書崗位名稱：經營發展中心經理 4、所屬部門：經營發展中心定員標準：1名職務等級：經理級工作地點：經營發展中心辦公室直接上級崗位：副總經理崗位分析者：副總經理審核者：總經理公司負責人：總經理崗位關系：1.匯報關系（包括上下級匯報關系）向上匯報關系：總經理、副總經理接受匯報關系：本部室人員及所負責工作的相關責任部門人員2.與其它崗位關系：內部聯系：公司各部室、基層單位外部聯系：與工作有聯系的相關單位崗位職責：1. 全面負責經營發展中心的工作。2. 負責審核會所經營管理方案及考核指標，實施監督、檢查、指導。3. 負責審核公司、集團留存資產的經營計劃、經營目標，開發多項經營項目。4.負責審核會所場地出租、各物業服務中心有償設點申請。55、.負責編制部門工作計劃，對部門員工進行績效考核，定期進行培訓。6.負責審核招標文件并組織評審工作。7.負責審核委托管理合同等經濟合作合同。8.負責審核各部門采購申請、有償設點申請。9.完成領導交辦的其他工作任務。工作權限：1.可作出決定的自由度：按職責和規定處理公司和本部門內部事務2.可動用的人力：本部門屬下員工3.可動用的財力：無可升遷崗位：總經理助理資歷與經驗：1.學歷要求：大專及以上2.工作經驗：從事過國有大中型企業經營管理工作滿五年以上。3.職稱要求：中級職稱4.主要技能和知識：掌握經濟類和管理類學科理論知識和經營管理的專業技能，熟悉公司的各項規章制度，掌握國家相關法律法規和經營管理的6、發展動態。 熟悉先進企業的經營管理體制，及時引進先進的經營管理方法。具有經營管理和改革的組織和協調能力，有良好的文字和較強的語言工作能力。工作特點：工作面廣、協調事宜多。所需工具設備：電腦、傳真機、電話等采購主管崗位說明書崗位名稱：采購主管所屬部門：經營發展中心定員標準：1名職務等級：主管級工作地點：經營發展中心辦公室直接上級崗位：經營發展中心經理崗位分析者：經營發展中心經理審核者：副總經理公司負責人：總經理崗位關系：1.匯報關系（包括上下級匯報關系）向上匯報關系：向總經辦主任匯報接受匯報關系：與本職工作相關人員的匯報2.與其它崗位關系： 內部聯系：與各部室人員及各基層單位相關人員外部聯系：外7、包采購單位、與工作有聯系的單位崗位職責：1.負責采購物資詢價并實施采購。2.負責招標文件的編寫，發出招標公告或邀請。3.負責組織相關人員對投標單位進行綜合評估。4.負責采購、外判項目合同的草擬或初審，并組織相關部門對合同進行評審。5.完成領導交辦的其他工作任務。工作權限：1.可作出決定的自由度：本職工作范圍內的事務2.可動用的人力：無3.可動用的財力：無可升遷崗位：經營發展中心經理資歷與經驗：1.學歷要求：大專2.工作經驗：有三年或以上相關崗位工作經驗。3.職稱要求：初級職稱4.主要技能和知識：具有洽談外包、采購等業務的能力。 熟悉公司在外包、采購方面的管理。對合同條款及法律法規有敏感性，能有8、效地維護公司利益。工作特點：工作涉及面廣，事務性工作較多，凡事以公司利益為重。所需工具設備：電腦、傳真機、電話等經營主管崗位說明書崗位名稱：經營主管 所屬部門：經營發展中心定員標準：1名職務等級：主管級工作地點：經營發展中心辦公室直接上級崗位：經營發展中心經理崗位分析者：經營發展中心經理審核者：副總經理公司負責人：總經理崗位關系：1.匯報關系（包括上下級匯報關系） 向上匯報關系：總經辦主任 接受匯報關系：各基層單位人員與本職工作相關的匯報2.與其它崗位關系： 內部聯系：與公司各部室人員、各基層單位人員 外部聯系：與工作有聯系的單位崗位職責：1.負責制定會所經營管理方案及考核指標，監督、檢查、指9、導會所經營。2.制訂和分解公司、集團留存資產的經營計劃、經營目標，負責開發、拓展多項經營項目。3.負責場地有償使用的洽談，議價。4.完成領導交辦的其他工作任務。工作權限：1.可作出決定的自由度：按職責和規定處理本職責事務2.可動用的人力：無3.可動用的財力：無可升遷崗位：經營發展中心經理資歷與經驗：1.學歷要求：大專2.工作經驗：從事過大中型企業經營工作滿三年以上。3.職稱要求：初級以上職稱4.主要技能和知識： 掌握財務和物業類學科理論、經營、拓展管理知識。 熟悉會所管理及考核運作程序。 能及時引進商家，開發、拓展多項經營。工作特點：專業性較強，凡事以公司利益為重。所需工具設備：電腦、傳真機、10、電話等合同主管崗位說明書崗位名稱：合同主管 所屬部門：經營發展中心定員標準：1名職務等級：主管級工作地點：經營發展中心辦公室直接上級崗位：經營發展中心經理崗位分析者：經營發展中心經理審核者：副總經理公司負責人：總經理崗位關系：1.匯報關系（包括上下級匯報關系） 向上匯報關系：經營發展中心經理 接受匯報關系：各基層單位人員與本職工作相關的匯報2.與其它崗位關系： 內部聯系：與公司各部室人員、各基層單位人員 外部聯系：材料和服務的供應商，包括建筑承包商、設計院、監理公司、材料及設備供應商等崗位職責：1.組織相關業務部門確定合同條款，并組織法律事務專員或外聘法律顧問進行法律審查，保證合同條款的合法性11、；2.協助上級進行采購合同洽商，在授權范圍內代表公司簽訂合同； 3.負責公司采購合同檔案的日常管理，包括整理、分類、歸檔、監督執行等； 4.定期將采購合同原件轉交財務管理中心和運營管理中心保存，并采取必要備份措施； 5.負責招標過程中所有相關文件資料的整理、歸檔；6.完成上級安排的其他工作。工作權限：1.可作出決定的自由度：按職責和規定處理本職責事務2.可動用的人力：無3.可動用的財力：無可升遷崗位：經營發展中心經理資歷與經驗：1.學歷要求：法律、房地產經濟、文秘等相關專業2.工作經驗：兩年以上房地產企業招標、采購工作經驗；3.職稱要求：初級以上職稱4.主要技能和知識： 掌握合同法等基本的法律12、知識； 掌握房地產開發項目運作流程、合同管理、招投標和供應商管理等實務知識；良好的談判能力、溝通能力和處理人際關系能力；為人正直嚴謹、客觀公正；工作特點：專業性較強，凡事以公司利益為重。所需工具設備：電腦、傳真機、電話等第五章 業務流程及部門間溝通流程倉儲流程部門負責人審核經營發展中心復審經營發展中心、財務管理中心備案采購部門聯系供貨商購貨貨物驗收、進倉、入賬辦理領料、發貨、登記手續盤 點編制庫存月報表各部門的物品采購申請計劃由經營發展中心、財務管理中心備案總經辦審批合同評審流程符合不符合公司職能部門和物業服務中心評審副總經理審核修改經營發展中心初審或草擬合同簽訂合同總經理審批 招標業務流程操13、作主管部門立項部門負責人審核副總經理審批總經理審批采購主管負責制作招標文件發出招標文件組織相關人員對投標書進行評審確定分包商報副總經理審批報總經理審批合同簽訂操作主管部門聯系分包商進場，并實施現場監督注：1.經營發展中心組織相關部門對投標書進行評審。2.確定分包商，同時填寫物業服務分包商評審。3.合同簽訂后正本由經營發展中心存檔，財務管理中心及操作部門保留復印件。4.虛線表示招投標后跟蹤，一般不作為招投標的一部分考慮。采購業務流程一、采購申請審批流程1.1 10000元以下采購：報送采購計劃合格采購申請部門經營發展中心初核支付費用進倉、使用申購部門驗收不合格財務管理中心復核分管副總經理審批經營14、發展中心實施采購（10000元以下）采 購是否是否采購明確原因和辦法總經理審批回復1.2 10000元30000元采購：報送采購計劃合格采購申請部門經營發展中心初核支付費用進倉、使用申購部門驗收不合格財務管理中心復核分管副總經理審批經營發展中心組織不少于三個部門的工作人員進行議價簽訂合同，供應物資是否是否采購明確原因和辦法總經理審批回復1.3 30000元以上采購：是報送采購計劃合格采購申請部門經營發展中心初核支付費用進倉、使用申購部門驗收財務管理中心復核分管副總經理審批經營發展中心組織招投標，確定供貨商簽訂合同，供應物資否是否采購明確原因和辦法總經理審批回復不合格二、緊急采購申請流程緊急采購15、申請副總經理、總經理同意經營發展中心指定采購實施部門申購部門驗收、使用補辦進倉手續申購部門3日內補辦采購申請手續三、服務中心應急小金額零星采購服務中心小金額零星采購（500元內）補辦進出倉手續月報表反映應急使用場地有償使用審批流程各物業服務中心、會所提交場地有償使用申請經營主管負責洽談具體事項及價格（兩天內）運營管理中心審核副總經理、總經理審批將審批意見回傳相關部門現場跟進經營發展中心不定期抽查場地使用情況第六章 管理制度合同評審管理規定1.0 目的通過合同評審，明確質量要求，確保合同的可執行性和滿足要求的能力。2.0 適用范圍適用于本公司的委托管理服務、招投標書、外包服務、物料采購、租賃等各16、類合同的評審。3.0 職責3.1 總經理負責合同評審的審批與批準簽訂正式合同。3.2 經營發展中心負責合同的草擬或初審、以及組織相關部門對合同進行評審。3.3 合同評審記錄表及合同正本由經營發展中心負責存檔，財務管理中心保留合同復印件備查。3.4 各職能部門根據待審合同的內容提出評審意見。4.0 細則4.1 重大或特殊項目的合同評審（項目招投標書、委托管理等）。4.1.1 經營發展中心負責組織有關部門通過與顧客的溝通及市場調查與分析了解顧客的需要。4.1.2 經營發展中心根據顧客的需要、行業標準及法律法規等，草擬合同，并組織有關部門對合同草案進行評審。4.1.3 各相關部門對合同草案進行評審，17、并在合同評審記錄表上填寫評審意見。經營發展中心負責合同評審記錄表在部門間的傳遞。4.1.4 合同評審記錄表經總經理審批確認。4.1.5 合同草案內容變更時，應重新進行評審。4.1.6 合同評審表記錄表由經營發展中心負責存檔。4.2 一般性服務合同的評審（如外包服務、物料采購、租賃等）。4.2.1 經營發展中心根據公司要求、行業標準及法律法規等，對相關合同進行初審或草擬合同。4.2.2 草擬或初審后的合同由經營發展中心組織相關部門進行評審，各部門在合同評審記錄表上填寫評審意見。經營發展中心負責合同評審記錄表在部門間的傳遞。4.2.3 合同評審記錄表經總經理審批同意后簽訂正式合同。4.2.4 合同18、評審記錄表及合同正本由經營發展中心存檔，財務管理中心保留復印件備查。5.0 合同評審的時間5.1 待評審合同開始進入評審程序起，待審合同在每個評審部門的停留時間不宜超過2天，各評審部門需將合同評審記錄表及時傳回總經辦。5.2 如遇特殊情況，經營發展中心根據需要可組織相關部門對待審合同進行共同評審。6.0 合同評審流程圖符合不符合公司職能部門/相關部門進行評審副總經理審核修改經營發展中心初審或草擬合同簽訂合同總經理審批 7.0 相關文件和記錄7.1 文件控制程序7.2 外包服務控制程序7.3 采購控制程序7.4 顧客滿意的測量和監視程序7.5 服務質量的測量和監視程序7.6 合格外包方名錄7.719、 供方評審表7.8 年度供方復審表7.9 合同評審記錄表標識管理規程1.0 目的與適用范圍本規程規定了本公司對不同類型的服務過程或產品進行正確標識的職責和方法，以防止混淆。適用于本公司質量活動產品和服務的標識。2.0 職責2.1 總經理2.1.1 負責批準公司內部、小區公共等標識。2.2 總經辦2.2.1 經營發展中心是產品標識和追溯性控制的歸口管理部門，負責制定本規程。2.2.2 負責對標識申請進行審核，確定需要進行標識的項目及標識方法。2.2.3 負責標識的設計、制作、采購等工作。2.2.4 負責建立公司現用標識清單（含標識圖例）。2.2.5 負責建立標識分布、使用、維護、更換情況一覽表檔20、案。2.2.6 負責對各種標識的使用情況進行監督。2.3 其他部門2.3.1 負責本部門轄內標識的清潔、維護、監控等日常管理。2.3.2 負責配合公司對標識進行統計、備案等管理工作，負責填寫公司現用標識清單（含標識圖例）及標識分布、使用、維護、更換情況一覽表報經營發展中心。3.0 控制程序3.1 標識項目及標識方法的確定由各部門提出標識申請表列明需進行標識的項目，經營發展中心負責人審核（影響面較廣的標識項目報公司總經理審批），針對各標識項目確定標識的方法并由總經辦建立公司現用標識清單（含標識圖例），清單內容包括：3.1.1 需標識項目的所在部門3.1.2 項目名稱、編碼及用途，包括：樓宇、道路21、服務中心、各種小區配套設施等。危及人身安全處的警示標識等。服務標識如工作人員的胸卡、工作服，求助牌等。其它需標識的項目。3.1.3 標識的方法，包括：掛牌以文字形式說明，如樓宇的樓號、道路名稱、服務中心牌等。以顏色標識，如消防設備/設施用紅色油漆等。記錄標識，各種記錄的編號。其它方法。3.1.4 標識的生效日期。3.1.5 標識簡述，概括描述該標識的大小、用色、圖案等。3.1.6 適用范圍、使用部門及地點。3.1.7 圖例如屬公司自行設計制作的，按適當比例尺縮放。如屬外購標識，附其圖例（如自然光下的4R像片、電腦設計版等形式）。如屬記錄形式標識，可視情況附樣板。每個標識用一份圖例，應標明標識22、名稱及編碼.3.2 標識的形成和發放由經營發展中心負責本公司內部各種標識的設計、制作、采購、發放等工作；各部門在部門標識管理一覽表上列出部門現用標識情況。3.2.1 形成強制性規定使用的標識由經營發展中心派人及時采購。無特殊規定的標識由經營發展中心組織人員進行設計、制作。確定以記錄形式表現的標識，要寫明記錄的名稱及編碼。3.2.2 增領與更換工作實際需要或由于標識不適用、損壞或其他原因，需增領或更換標識的部門需填寫標識申請表，按原審批程序審批后由經營發展中心進行重新標識。3.2.3 部門標識管理一覽表內容包括：第 26 頁 共 34 頁部門名稱標識編碼及名稱標識的數量標識設置點更換情況維護/維23、修情況3.3 維護和管理各部門按有關實施規范的要求對使用的標識進行維護和管理。3.4 有可追溯要求的情況下，應按本規程規定的方法增加特定唯一的標識以實現可追溯性。3.5 經營發展中心每年年末應收集各部門部門標識管理一覽表，進行統計并監督。3.6 標識申請表后附的申請標識圖例應不少于三種方案。4.0 相關記錄4.1 公司現用標識清單(含現用標識圖例)4.2 部門標識管理一覽表4.3 標識申請表招標管理規定1.0 目的為規范招標流程，有效降低管理成本，提高工作效率和經濟效益，特制定本規定。2.0 適用范圍2.1 本規定適用于公司合同標的在3萬元以上（含3萬元）的物資采購和工程發包等項目。3.0 職24、責3.1 經營發展中心為公司采購、外判項目招標工作的歸口管理部門，主要負責招標文件的制作、合同的評定，并統籌招標工作的進行，其他管理中心協助。3.2 財務管理中心負責審核并支付有關款項。3.3 項目發生部門參與合同評定、技術指導及監督驗收等工作。4.0 實施規程4.1 服務中心或歸口項目管理部門負責提出招投標項目的立項申請。4.2 經營發展中心會同財務管理中心對需進行招標的項目進行驗證，審核招標項目的適宜性及充分性。具體包括：4.2.1 費用是否達到招標要求。4.2.2 費用來源（由業主承擔的應經業主代表確認）。4.2.3 項目是否屬政府指定類型或具體專利性質。4.3 對于政府指定或具體專利性25、質的項目，可由立項申請部門直接提出分包單位，寫明分析報告（必要時提供有效證明），經經營發展中心、財務管理中心等相關部門負責人審核后，報分管副總經理審核，并由總經理審批。4.4 財務管理中心對不按招標處理的項目，應該及時通知總經辦核查，核查內容包括：4.1.1 規避招標（如將同一項目分成兩個或多個項目處理，而分散該項目的費用的）。4.4.2 應進行招標而未進行招標的。4.4.3 應報上級主管處理而未報的。5.0 招標準備5.1 經營發展中心的負責人為當次招標負責人，負責協調該次招標的開展情況。5.2 經營發展中心負責制定當次招標標書，項目發生部門提供技術幫助。5.3 標書內容應包括：5.3.1 26、項目名稱、地點、工程期限、投資概算。5.3.2 明確標明采購物品的質量要求和工程項目的質量要求和相關標準。5.3.3 合格供方的條件。5.3.4 采購物品工程項目的費用預算范圍。5.4 當次招標負責人召集相關人員討論標書的適宜性及充分性，并確定招標日期，確定初步的應標價位。5.5 經營發展中心聯系有關單位，發出標書。對所選擇的招標單位均應進行評價，參加招標單位一般不得少于三個，對參與單位反饋回來的預算、報價應進行密封保管。5.6 招標項目由該項目管理部門提供三家以上供應商或承包商資料，交經營發展中心組織評審工作，評審意見報分管副總經理審核，并由總經理審批后簽約實施。6.0 招標的實施6.1 每27、次招標小組的參與人至少包括財務管理中心、經營發展中心、項目發生部門負責人，必要時招標應邀請有關業主代表參加。6.2 招標的實施辦法6.2.1 現場公開招標、當場開標定標。6.2.2 現場公開招標、過后開標定標。6.2.3 其他方法。6.3 招標小組對參加招標的單位進行評審，確定中標單位，定標應考慮中標單位以往的業績、聲譽、業務水平、應標價位等，定標應采取民主集中制形式進行。6.4 項目發生部門應對現場招標情況進行記錄，對招標工作進行總結。6.5 經營發展中心對招標實施進行監督，包括：6.5.1 參加競標單位是否為合格供方。6.5.2 參加競標單位數量是否符合要求。6.5.3 招標小組成員組成是28、否符合要求。6.5.4 招標的方法是否合適。7.0 定標后項目的實施7.1 經營發展中心與中標單位協商擬定正式合同文本。7.2 經營發展中心組織有關部門對合同進行評審，與中標單位簽定有關合同。7.3 項目發生部門對項目的施工情況進行監督，相關部門提供必要的幫助。7.4 項目發生部門組織有關部門人員進行項目驗收。7.5 項目發生部門負責項目保養期間的跟蹤，對屬保養維修內容的應及時通知施工單位進行維修保養。7.6 經營發展中心應對當次的招標資料進行整理歸檔。8.0 相關記錄：8.1 招投標立項申請表8.2 項目招/投標書8.3 項目招標小結8.4 合同第七章 附錄外來文件引用清單文件名稱編號實施日29、期發文單位適用條款質量管理體系要求GB/T19001:20002001/06/01中國標準研究中心質量管理體系要求中華人民共和國物權法2007/10/01建設部關于印發前期物業管理招標投標管理暫行辦法的通知建住房2003130號2003/06/26建設部前期物業管理招標投標管理暫行辦法物業管理條例修訂版國務院令第504號2007/10/01國務院物業管理條例國家發展改革委、建設部關于印發物業服務收費明碼標價規定的通知發改價檢20041428號2004/10/01發改委建設部物業服務收費明碼標價規定物業管理企業資質管理辦法建設部令第125號2004/05/01建設部物業管理企業資質管理辦法建設部30、財政部關于印發住宅共用部位共用設施設備維修基金管理辦法的通知建住房1998213號1999/01/01建設部住宅共用部位共用設施設備維修基金管理辦法廣州市國土資源和房屋管理局印發廣州市物業管理業主委員會規定穗國房字200224號2002/01/04廣州市國土資源和房屋管理局廣州市物業管理業主委員會規定物業管理企業資質管理辦法建設部令第125號2004/05/01建設部物業管理企業資質管理辦法全國物業管理示范住宅小區標準及評分細則-全國物業管理示范大廈標準及評分細則-記錄清單記錄編號記錄名稱使用部門保存年限FL/QR-JY-01投標工作小結經營發展中心一年FL/QR-JY-02招標委托書經營發31、展中心一年FL/QR-JY-03招標技術方案審批表經營發展中心三年FL/QR-JY-04招投標立項申請表經營發展中心合同終止前FL/QR-JY-05項目招標小結經營發展中心長期FL/QR-JY-06投標單位推薦表經營發展中心合同終止前FL/QR-JY-07日常保潔報價單經營發展中心長期FL/QR-JY-08合格供方名錄經營發展中心長期FL/QR-JY-09供方評審表經營發展中心長期FL/QR-JY-10供方年度復審記錄表經營發展中心三年FL/QR-JY-11免標申請及審批表經營發展中心三年FL/QR-JY-12采購物資申請單經營發展中心三年FL/QR-JY-13采購物資驗收單經營發展中心三年FL/QR-JY-14制服領用登記表經營發展中心五年FL/QR-JY-15合同評審記錄表經營發展中心五年FL/QR-JY-16合同一覽表經營發展中心五年FL/QR-JY-17合同匯總一覽表經營發展中心五年FL/QR-JY-18標識申請表經營發展中心三年FL/QR-JY-19公司現用標識清單經營發展中心三年FL/QR-JY-20部門標識管理一覽表經營發展中心三年第 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