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物業管理公司業主檔案管理標準作業規程（2頁）.doc

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作業規程

上傳人：大寶編號：53201 2021-02-07 2頁 32KB

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1、業主檔案管理標準作業規程一、目的規范業主檔案的保管與跟蹤工作。二、適用范圍適用于物業管理處業主檔案的保管與跟蹤。三、職責、服務中心主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。、服務中心負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。四、程序要點、業主檔案內容（）經業主簽署后的業主公約。（）經業主簽署后的消防安全責任書。（）業主家庭情況登記表。（）鑰匙領用登記表。（）業主證領用登記表。（）業主入住驗房表。（）裝修申請審批表、相關圖紙及裝修施工隊資料。（）違章處理通知單及處理結果資料。（）業主的有關證件復印件。（）其他應保存的資料。、檔2、案盒（夾）的制作（）根據檔案盒（夾）的規格準備相應的檔案標貼紙。（）在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如： SW業主檔案：表示物業管理有限公司管理處公共事務部管理的業主檔案。（）將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（夾）左側立面距頂部 3cm 位置上，并排列在檔案柜中。、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內。、按檔案盒（夾）內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在業主檔案目錄內，內容包括：序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。、業主檔案的跟蹤：（）當發生下列情況變化時，服務中心副主管應將變化情況記錄在業主檔案中： a、通訊電話聯絡方式發生變化時； b、業主發生更替時。（）業主檔案跟蹤管理：由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔 15 天跟蹤一次。、業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經服務中心副主管辦理登記手續后方可查閱。、業主檔案應永久保存。、具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。、本規程執行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據之一。五、記錄業主檔案目錄六、相關支持文件檔案管理標準作業規程

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