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物業公司管理制度匯編（擋案管理）（2頁）.doc

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物業資料

上傳人：大寶編號：54015 2021-02-11 2頁 17KB

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1、檔案管理實施細則為了加強公司檔案的綜合管理，有效地保護和利用檔案，充分發揮檔案資料的作用，為公司各項工作服務，根據中華人民共和國檔案法，特制定本實施細則。一、公司檔案的立卷和歸檔一、公司檔案的立卷和歸檔 1、公司接收或下發行政公文、以公司名義簽屬的合同及協議等文件由綜合管理部負責立卷、歸檔； 2、向各項目下發的各種規范、制度、流程等文件由品質部負責立卷、歸檔； 3、財務帳冊、財務單據及有關文件資料由財務部負責歸檔； 4、各項目的主體及公共設施、配套設施的竣工圖紙，驗收材料、批文報件由技術部負責歸檔； 5、公司下發的各類公文及各項目向業主下發的各類通知等由各項目負責歸檔。二、歸檔文件材2、料要求二、歸檔文件材料要求 1、文件紙質較好，紙大小規格統一，一般用標準的 A4 公文紙。 2、字跡端正、清楚。最好用打字油印件，抄寫要用碳素墨水寫，不能用圓珠筆、鉛筆。 3、文件要有明確的標題、文號、主送、抄送、抄報、抄發單位。發文稿紙上各欄內容應填寫清楚。領導簽發文件要用黑墨水或藍黑墨水，不能用圓珠筆色墨水，文稿和正文同是存檔。 4、材料齊全、準確。每項活動要從開始到結束所形成的全套完整材料，統計數字要準確。三、案卷質量要求：三、案卷質量要求：遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯系，區別管理和利用。 1、內文件材料必須準確反映公司管理活動的真實內容，手續完善，利于長期保存。 3、2、管理內容的檔案，按問題時間或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列順序：定稿在前，歷次修改稿在后，結論性材料在前，依據性材料在后。 3、專題性：成套性檔案（包括科研、基建、設備等）按階段、結構、部分進行歸檔。 4、確定文件材料的保存價值，分為永久、長期、短期保存。 5、凡反映公司職能活動和基本歷史面貌，對公司、國家建設、歷史研究有長遠利用價值的，列為永久保管。凡反映公司一般工作活動，在長期內對公司有查考利用價值的，列為長期保管，保管期為十五年至五十年。凡在較短時間內對公司工作有查考價值的，列為短期保管，短期保管年限為一至五年。 6、立卷視文件材料數量的多寡進行。當同一問題的文件多時，可采用硬卷或單份裝訂。問題單一，文件較少，又不便一起歸類的，可立薄卷。 7、卷內文件材料按順序排好后，裝訂的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，應在裝訂線一側下角編號，不裝訂的案卷，應在卷

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