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物業公司文件、檔案資料管理規程（3頁）.doc

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物業資料

上傳人：大寶編號：55186 2021-02-12 3頁 26.04KB

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1、1 目的目的規范公司檔案資料的管理工作。 2 適用范圍適用范圍適用于公司所有檔案資料的管理工作。 3 職責職責 3.1 綜合部負責公司的文件、資料的打印、歸類、發放及登記工作，并保存公司在管理服務活動中形成的各類檔案。 3.2 各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。 3.3 公司經理負責上報公司文件、對外公開文件的發放審批工作。 3.4 公司經理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。 4 實施程序實施程序 4.1 歸檔保存的文件歸檔保存的文件 4.1.1 公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。 4.1.2 在工作2、中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。 4.1.3 在專門業務活動中形成的各種檔案，如：會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。 4.2 文件、資料歸檔的要求。文件、資料歸檔的要求。 4.2.1 歸檔的文件資料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家標準。 4.2.2 歸檔的文件材料要完整齊全。 4.2.3 每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加，對其文件材料（含有關圖紙等）完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收。 4.2.4 保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號。 4.2.5 案卷題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限。 4.3 檔案資料的保管。檔案資料的保管3、。 4.3.1 所有檔案資料均由資料管理員管理。 4.3.2 存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時，應按照類別和保管部門的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。 4.3.3 底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、補充情況，并在檔案資料盒內的面層上注明修改情況。 4.3.4 存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內。必要時采取復制、拷貝。 4.3.5 每年一季度，對上一年度的各種資料檔案進行歸檔，并對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作，做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案，要及時進行修補和復制，發現檔案發霉或蟲害要及時消殺。 4.3.6 檔案資料柜需做好防盜等設施。 4.3.7 質量記錄保存期為二年。 4.4 檔案資料借閱管理。檔案資料借閱管理。 4.4.1 公司所有人員都有保護檔

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