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物業管理顧問公司檔案管理標準（1頁）.doc

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物業資料

上傳人：大寶編號：55323 2021-02-12 4頁 24KB

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1、檔案管理標準作業程序檔案管理標準作業程序重要重要一、目的規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。二、適用范圍適用于物業部各類檔案的管理。三、職責 1、總經理審批檔案的借閱申請及清單。 2、行政部經理監督檔案管理的實施工作。 3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。四、程序要點 1、檔案的編號 (1)公司、物業部編號：物業部編號為：WY（英文縮寫）。 (2)部門編號：辦公室；財務部；事務處；工程處；護衛處； (3)年份編號：引用年份序號2000、2001、2002。 (4)檔案順序號：采用阿拉伯數字取 3 位有效數字001、002、003。 (5)檔案編號舉2、例：物業部編號：檔案序號類別編號部門編號物業部編號物業部編號：檔案序號類別編號部門編號物業部編號 2、檔案的分類 (1)區分全宗，按物業管理的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類：行政、人事類；財務類；公共事務類；保潔類；園林綠化類；機電維修類；經營類；品質類。 (2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規律出發，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據物業管理的物性，我們采用組織機構問題分類法，如：收文類發文類合同類辦公室員工人事檔案類圖紙類后勤類收文類發文類報表類財務部帳冊類憑3、證類合同類工程圖紙類合同類收文類發文類業主檔案類事務部員工檔案類維修類投訴類回訪類有償服務與多種經營類計劃總結類 3、立卷與編制目錄 (1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷：根據檔案（或文件夾）的規格準備相應的檔案標準貼紙；在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：物業行政部、人事部收文：XZ收文；物業財務部報表：CW報表；物業部服務處業主檔案： FW業主檔案。將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部 3CM 位置處，并排列在檔案柜中；將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒（或文件夾內）。 (2)編制目錄：檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁檔案目錄；每一份檔案在歸檔時，均需將

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