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1、質(zhì)量記錄控制程序 1.01.0 目的目的 為了通過對與物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量和質(zhì)量體系運行相關(guān)的質(zhì)量記錄的編 目、標(biāo)識、收集、歸檔、借閱、貯存、保管和處理的控制，達(dá)到提供客觀證據(jù) 的目的。必要時實施追溯，為采取糾正措施提供依據(jù),特制定本程序。 2.02.0 適用范圍適用范圍 本程序適用于對物業(yè)管理服務(wù)和質(zhì)量體系運行相關(guān)的質(zhì)量記錄的管理。 3.03.0 職責(zé)職責(zé) 3.1 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)編寫并組織實施質(zhì)量記錄控制程序 。 3.2 各部門及項目負(fù)責(zé)相關(guān)的質(zhì)量記錄的管理。 4.04.0 程序要點程序要點 4.1 質(zhì)量記錄的標(biāo)識和編目 4.1.1 質(zhì)量記錄的標(biāo)識采用名稱及編號方式。 4.1.2 歸檔序號：該2、質(zhì)量記錄按時間排列順序號，由質(zhì)量記錄保管人員按質(zhì) 量記錄清單中規(guī)定的“歸檔時限”在歸檔時給出。 4.1.3 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)編制質(zhì)量記錄清單 ，對質(zhì)量記錄進(jìn)行總體控制。 4.1.4質(zhì)量記錄清單包括以下內(nèi)容： 質(zhì)量記錄名稱。記錄編號、填寫部門、一式幾份、送達(dá)部門。歸檔時限和保存 期。 4.2 質(zhì)量記錄的收集、歸檔時限、貯存及保管 4.2.1 質(zhì)量記錄由最終送達(dá)部門定期收集，按質(zhì)量記錄清單上規(guī)定的歸檔 時限、保存期裝訂成冊并保管。 4.2.2 各部門、管理中心在接收質(zhì)量記錄表格時，應(yīng)檢查質(zhì)量記錄項目填寫是 否齊全、有無簽名，確保所收集質(zhì)量記錄有效。 4.2.3 各部門、管理中心應(yīng)將質(zhì)量記錄保存在公司3、指定的文件柜中或其它適宜 的地方，確保在保存期內(nèi)不會丟失、損壞及變質(zhì)。 4.3 質(zhì)量記錄的查閱、歸檔、保存期及過期處理 4.3.1 品質(zhì)管理部文件管理員負(fù)責(zé)將各部門質(zhì)量記錄清單收集管理，并負(fù) 責(zé)檢查質(zhì)量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定要求，確保質(zhì)量記錄按時歸檔，方便 存取和檢索。 4.3.2 對于已填寫完成的質(zhì)量記錄表格，每季度由各職能部門、管理中心進(jìn)行 歸檔收集，并填寫質(zhì)量記錄歸檔清單 。質(zhì)量記錄由各部門、管理中心自行 保管。將質(zhì)量記錄歸檔清單報送品質(zhì)管理部備案。 4.3.3 當(dāng)業(yè)主（客戶）需要查閱時，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意后方可查閱。 4.3.4 綜合管理部文件管理員可根據(jù)各部門、各管理中心實際情況，在征得總 經(jīng)理批準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，確定每種質(zhì)量記錄的歸檔時限、保存期限，并列入質(zhì)量 記錄清單中。 4.3.5 對于超過保存期限的質(zhì)量記錄，由各職能部門、各管理中心提出，報總 經(jīng)理審批后，并填寫銷毀文件(記