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1、酒都地區米糧油配送方案酒都農業投資有限公司為認真做好酒都地區中小學校米糧油配送業務，朋友農業公司重新設計了組織架構，擬定了工作流程，將采購、檢驗、配送、客服等各項業務全部細化，力爭做到教育系統、學校、學生“三滿意”。一、組織架構總經理出納總務后勤人事會計綜合部主管行政財務部副總經理配送部車隊主管駕駛人員庫房管理配送主管配送專員客戶部客戶專員客戶專員主管主管衛生專員品控專員采購專員品控主管采購主管物控部二、工作職能1、客服部工作職能：（1） 建立客戶檔案，對客戶反饋信息進行分析，出現問題及時處理；（2）接洽并處理公司與客戶之間有關配送及服務的具體工作；（3）負責建立完善公司客戶資料、客戶關系管理2、系統；（4）收集公司配送業務的市場拓展、新客戶開發資料，并對這些資料進行分類整理，以便隨時了解公司配送服務的市場拓展情況；（5）負責辦公室日常的客戶接待工作；（6）按客戶合同要求制訂配送服務計劃和服務時間安排表；（7）及時分析客戶建議投訴反饋相應部門。2、物控部工作職能:（1）適時收集整理分析掌握市場信息，開拓新的采購方式，優化采購渠道，降低采購費用；（2）確定合理物資采購量，及時了解客戶需求情況，進行合理采購；（3）根據客戶需求計劃，制定物資供應計劃并組織實施；（4）匯總各客戶的合同申請單，編制采購作業計劃；（5）選擇、評審、管理供應商，建立供應商檔案；（6）組織供貨合同評審，簽訂供貨合同，3、實施采購活動；（7）建立采購合同臺帳，并對合同執行情況進行監督；（8）進行市場詢價，采購所需物資；（9）采購物資的報驗和入庫工作；（10）采購過程中的退、換貨工作；（11）采購部合同、供應商檔案、各種表單的保管與定期歸檔工作； （12）全面負責所有米面油產品的質量檢查、衛生營養檢測；（13） 負責品管、衛生營養檢測流程、標準、制度的制定。 3、配送部工作職能：（1）負責公司庫房管理；（2）負責客戶所需貨品的有效分揀、入庫、出庫；（3）根據客戶所在地進行配送車輛路線設計并按計劃配送；（4）適時監控車隊車輛管理情況（含發車時間安排、車輛維修、加油、車輛里程計算等）；（5）及時匯總配送工作情況進行總4、結分析以改進完善工作。4、財務部工作職能：（1）資金監控、加速資金流轉；（2）負責公司的資金管理、運用、帳務的核對；（3）編制年度預算計劃，并根據生產和銷售成本數據，提出成品分析報告；（4）負責公司的財務管理體系運營監控執行。5、綜合部工作職能：（1）全面負責公司的人事管理、行政管理、后勤服務、總務雜務處理等工作；（2）負責公司相關制度、文件的執行落實跟進；（3）負責公司人事招聘、薪酬、績效、培訓、勞動事務、社保等工作；（4）負責公司行政管理構建、制度制訂、執行、行政公關處理等工作。三、業務流程公司在充分區域范圍中小學農副產品特點的基礎上，制定了以食品安全、配送快捷、服務滿意為基本原則配送流程5、。 1、采購流程采購專員根據采購計劃進行供應商比選采購部根據客戶信息指定采購計劃客戶專員定期匯總學校需求并形成電子檔案報副總經理審批后安排采購采購經理對采購產品進行再評估 2、檢測流程合格產品發往配送部，不合格的退回采購部填寫產品檢測標識卡準確記錄各種產品實際檢測結果品控專員對采購貨品利用設備進行抽樣檢查 車隊根據客戶情況安排線路，配送專員負責對口配送服務3、配送流程配送專員對入庫產品按客戶要求分類整理品檢專員、衛生專員對采購貨源進行檢測驗收入庫配送專員與客戶進行貨品驗收交接確認簽字配送專員與客戶交流并提供適當對客戶的配套服務 4、客服流程 建立客戶關系管理系統，并實行滿意度管理 客戶專員建立6、完善客戶管理資料庫配送專員將客戶意見及時記錄反饋客戶部客戶專員適時跟進調查客戶情況并做好記錄反饋相關業務部門四、工作制度1、員工管理制度（1）自覺遵守公司員工手冊條例的各項內容要求。（2）上班時進行簽到考勤制度，不許遲到、早退，不許無故曠工、串崗，下班后不能在倉庫無故逗留。（3）庫區工作人員要穿工作服，或佩戴工作牌，不允許打赤膊、穿背心、拖鞋，配合保安員工作。（4）進出庫區嚴禁攜帶任何包、袋、私人物品等，嚴禁在庫區內吃東西。 （5）員工自行車應停放于地下停車庫，嚴禁庫區內亂停亂放；地下停車庫設有電動車充電插座，需充電的電動車車主須佩帶配送中心的工號牌方可安排充電。（6）嚴禁在庫區內吸煙，吸煙區7、范圍僅限于洗手間的框架內以及辦公大樓；煙蒂請在熄滅后丟棄在洗手間的垃圾筐內。（7）節約用水，節約用電，節約物料，愛護倉庫設施設備。（8）全員防損，對非工作人員以及形跡可疑者要及時制止并報告相關領導，防止公司財產受到侵害。（9）嚴禁員工向供應商索要任何商品、贈品。（10）必須樹立正確的工作態度，嚴格遵守公司的各項規章制度及工作要求，按時保質完成本職工作。（11）員工必須服從上級的工作分配，聽從指揮，服從崗位調動和工作班次的安排。2、商品進貨管理制度（1）庫區安全管理規范1.1 外地貨車進入市區或繞城高速范圍內的，必須做到提前辦理通行手續。1.2 所有送貨車輛，必須聽從配送中心人員（含保安）的管理8、并遵守交通法律法規1.3庫區內嚴禁吸煙（含車內），違者按庫區內有關規定處理，廁所內、辦公樓內允許抽煙。1.4進入配送中心庫區內的所有人員必須嚴格遵守配送中心的相關規章制度，服從管理，更不能有不利于配送中心財產安全的行為發生，如送貨人員有偷竊行為的，則該供應商必須做好批評教育工作，同時按照被竊物品價格的100倍賠償配送中心的相關損失。情節嚴重者，移交公安機關處理。（2）供貨商送貨流程2.1 持送貨單、訂貨單及商品送到配送部。2.2 到預檢室等待預檢，獲取預檢后的訂貨單。2.3 按照訂貨單上的提示到指定的月臺按卸貨規則卸貨。2.4 等待驗收員進行驗收。2.5 獲取驗收員簽字（中轉訂單不簽字）后的訂9、貨單。2.6 憑驗收完畢的訂貨單連同送貨單到結算室換取結算單。（3）卸貨規則送貨人員要注意貨品碼放，保證安全、科學。（4）商品檢驗4.1 收貨必須按照質量標準，檢驗外觀質量和包裝質量，要求外箱完好無損、封口嚴密、無外滲液體、無軟塌現象、能夠起到保護內容物不變形不散漏的作用。（檢驗包裝質量）4.2 所驗收的商品必須是符合國家、部委、地方、行業或企業標準，經生產廠檢驗合格的。（檢驗合格證）4.3 商品標識齊全，有商標、產品質量檢驗合格證、生產廠家（經銷商）名稱、廠址、規格、等級、凈含量、生產日期、產品標準號等相關必須標注內容，箱內外商品信息必須一致。并對商品標識標簽內容進行抽查。（檢查商品標識）410、.4 有使用期限的商品必須標明保質期和安全使用期或者失效日期，同時嚴格執行保質期管理的有關制度。4.5需要索取證件和檢查證件的商品。4.6需要檢查商品信息與實物的包裝規格是否相符。4.7 收貨抽查比例保持在20左右。3、商品出貨管理制度（1）客戶收貨員憑配送中心出具的商品交接單據，驗收清點實際到貨商品。（2）所有帶貨必須隨車攜帶具體的送貨清單。（3）為有效降低交接中的差錯率，商品未交接清楚，配送專員和客戶收貨員對所清點商品件數不一致時，不得拉入賣場。如因特殊情況（根據客戶需求而定），確需入場的，由配送專員和收貨員協商具體交接辦法并在交接單中注明。（4）因裝卸不當等人為原因造成商品破損的都需責任11、人當場按商品價格賠償。（5）客戶在卸貨過程中發現有破損的商品，應請客戶填寫拒收單，由客戶專員帶回配送部處理。（6）在卸貨過程中，客戶若發現外包裝有開口、破裂等情況，應立即檢查，如發現商品內包裝短少的，一律由客戶專員現場確認處理。（7）商品交接完畢后，配送專員要協同客戶收貨員在交接單上簽上實收件數（大寫）、收貨員姓名、到貨時間。交接過程中，如實際到貨件數和交接單總件數不相符，以實際到貨件數為準，并簽上實收件數（如實際到貨總件數大于交接單上的總件數的，也必須按照實際到貨件數簽收）；交接單回單由客戶專員當車帶回。（8）客戶若在配送過程中有意見和建議的，客戶專員要虛心接受并將相關意見反饋改善。4、運送12、管理制度（1）公司駕駛員必須有相關駕駛資格和遵守中華人民共和國道路交通管理條例及有關的交通管理規章制度，遵守員工管理手冊，安全駕駛。同時遵守公司的其他規章制度。 （2）駕駛員要愛惜公司車輛，平時要注意車輛的保養，經常檢查車輛的主要部件，確保車輛正常行駛。（3）駕駛員出車前要例行檢查車輛看其性能是否正常，發現異常要立即報修。（4）駕駛員對車輛的各種證件的有效性應經常檢查，出車時一定保證證件齊全。 （5）晚間出車時駕駛員要注意休息，嚴禁疲勞駕駛及酒后駕駛。駕駛員酒后駕駛或私自用車造成的一切違章和交通事故后果均由自己承擔。（6）駕駛員要文明駕駛，不準危險駕車。行車途中如果發生交通事故，適用快速處理的13、就快速處理，如必須現場處理的，應立即報警等待處理，不得逃離現場。如因違反交通規則而引發的事故，司機要承擔全部后果及責任。（7）駕駛員因違章或證件不全被罰款的，有當事司機承擔全部責任及后果。（8）駕駛員在外出送貨時，如遇特殊情況不能按時返回的，應及時告知管理人員，并說明原因。（9）駕駛員未經公司領導批準，不得將車輛隨便交給其他人駕駛，如果領導同意司機要檢查當事人是否有駕駛資格，嚴禁將車輛交給無駕駛資格的人員駕駛或練習開車。嚴禁公車私用違者每次罰款100元。 5、裝卸管理制度 （1）裝卸工裝車時，首先檢查貨車車廂是否平整或是否有異物，若車廂不平或有異物時，需立即清理后裝車。 （2）貨物堆碼應整齊合14、理，與組長溝通，嚴禁不必要的爭執與返工。 （3）嚴禁野蠻裝卸，造成貨物損壞與損失照價賠償。 （4）裝卸完畢后必須做好清理工作。（5）裝卸過程嚴禁光腳或穿拖鞋，嚴禁吸煙與溜崗。（6）由于工作原因或私事與客戶爭吵影響公司正常運作視情節輕重進行處罰。五、應急響應措施1、預警監測（1）加強食品安全知識教育，開展食品安全的日常監測。做到早發現、早預防、早整治、早解決。（2）定期對本公司所供應的食品進行抽樣調查，避免發生食品安全問題。（3）進行日常巡查，重點檢查消防栓、滅火器、倉庫通道情況，如發現問題，仔細觀察分析，找出原因，及時解決，并匯報部門領導人。2、事故響應（1）接到報告后，本部門工作人員必須盡快15、趕赴現場，參加現場救助工作。（2）接應救護車，指引救護人員及時對傷員進行處理或送于醫院救治。（3）如發生食物中毒事件應即停止食用可疑食物，盡快脫離接觸可疑污染物。（4） 發生事故后，在2小時內報告相關管理部門，積極配合有關部門開展應急救援工作，貫徹落實各項應急措施。3、應急救援過程的人員、物資保障（1）應急通訊。配送部應在倉庫等重要部位醒目位置公布報警電話。物流配送中心應急領導小組有關人員24小時開通移動電話，所有配送人員工作期間一律開通移動電話。（2）應急物品保障。配送部負責配備安全帽、手套、防毒面具、防身工具等必要的應急救援物品，指定專人保管和維護。4、善后處置（1）應急結束后，妥善安置和16、慰問受害和受影響人員，清理污染物，盡快消除事故影響，恢復正常，保證社會安定。（2）對導致事故起因的相關責任人進行嚴肅處理追究。（3）發生事故次日，及時總計經驗教訓、并在內部發出通知、杜絕再次發生類似事故。5、具體方案（1）火災事故應急預案1.1 發生火災事故，第一目擊人應大聲呼喊，立即切斷事發地電源，利用附近的消防器材采取有效措施進行先期處置，并及時向配送部主管報告。倉庫發生火災的，應參照倉庫火災應急預案處置。1.2 配送部主管接到報告后，應立即趕赴現場，采取有效措施及時消防隊開展滅火，轉移貴重物品。火情繼續擴大的，物流配送中心應急領導小組應迅速撥打119報警。如有人員受傷應首先搶救傷員，并撥17、打120救助。1.3 火災無法控制時，物流配送中心應急領導小組應立即采取措施疏散人員和車輛，關閉供電系統，同時疏通消防通道，指定專人引導消防車進入現場。1.4 應急處置工作結束后，配送部主管要配合有關部門做好善后處置及事故調查工作，并在調查結束后及時向公司領導作書面報告。（2）途中事故應急預案2.1 送貨車輛在送貨途中遇到不可抗力因素，如道路塌方、山體滑坡、車輛損壞無法及時修復等，當天無法送達指定地點的，配送專員要及時向配送部主管報告，等候指令。2.2 配送部主管接到報告后，應及時向公司副總經理報告，經請示同意后可指令送貨車輛原路返回，或等待救援。車輛在等待救援時，配送專員應組織做好防盜防搶工18、作。2.3 公司副總經理接到報告后要立即組織應急車輛裝運貨物，保障客戶當日需求。2.4 應急處置工作結束后，配送部主管要配合有關部門做好善后處置及事故調查工作，并在調查結束后及時向公司領導作書面報告。（3）車輛交通事故應急預案3.1 發生交通事故時，配送專員應立即向配送部主管報告，同時撥打電話報警，向保險公司報案，并注意保證自身安全，保護好現場；因特殊情況需改變現場的，要做好標記，盡可能找到證明人，取得聯系方式。3.2 配送部主管接到報告后，應及時向公司副總經理報告。3.3 公司副總經理接到報告后要立即組織應急車輛裝運貨物，保障客戶當日需求。6、其他預警措施由于運輸對象為中小學幼兒園，對于運輸的時效性要求相當高，針對次日的運輸量與運輸客戶需求我們還作了合理的配送安排。（1）保證食品安全，配送車輛全部采用封閉箱式貨車。（2）保證運輸及時，在自身購買2輛貨車的基礎上，與汽車租賃公司進行合作，避免因車輛故障耽誤學生飲食。（3）安排專業的配送人員，優化配送線路，避開線路車流高峰期。六、服務宗旨中小學幼兒園的米糧油配送是一項重要的民生工程，酒都農業投資有限公司將以專業的運營、高效的采購、科學的檢測、迅捷的配送、周到的服務，為酒都地區全體學子提供最優質的農產品供應。