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1、工程項目采購管理流程和實施辦法制定本流程和實施辦法的原則和假設 1. 公司項目的采購管理職能設在主管部門，主管部門通過制定采購管理流程和程序文件，并協調項目采購的計劃、執行和控制，以保證項目在適當的時間和地點以合理的價格獲得需要的服務/設備和物資，并保證其質量和符合蒙古國的有關法律及公司的有關規定，保留項目采購管理的靈活性同時加強采購的監督和控制。2. 本辦法須遵循法律規則和相應產量分成合同的有關規定；3. 根據公司有關規定和內控管理辦法，考慮公司項目實際情況特制定公司項目采購管理流程相關程序文件； 4. 由于目前項目階段，根據工程項目的特點和業務特性，建議應用項目管理的方法管理這一階段；5.2、 根據項目特點和公司治理的要求，建議公司董事會設立執行董事，負責與公司管理層和公司項目公司董事會聯系，執行公司對公司業務的采購管理流程和公司項目的采購協調等事項；6. 由于公司項目歸口主管部門管理，建議主管部門董事定為執行董事，在主管部門設立項目管理辦公室支持該項目的采購管理；7. 公司項目主要由分成合同形成的業務，根據這一特點，建議分別以三個項目經理分別兼任三個項目的項目經理，根據采購管理流程的要求，下設總師、成本控制負責人和采購負責人組成項目采購管理小組來管理項目的采購。8. 三個項目分別采用以下流程管理該項目的采購，項目的采購流程主要包括：l 采購管理計劃編制l 外包方案編制l 招標管理3、l 評標管理l 采購合同管理l 采購合同關閉9. 所有采購流程與項目的其它管理流程的接口待定；10. 本采購管理流程僅適用于勘探期；11. 合同要以長期合同為主以減少管理界面和降低風險，主要是EPC合同、咨詢設計合同和設備采購合同和特定物資長期供應合同等，通過招投標管理來實現；小于一定價款的合同可以直接指定；其他正常物資原材料按生產計劃和預算執行。 12. 本文件包括采購管理流程，采購管理流程圖說明，采購管理程序文件，采購管理實施細則和采購文件模板五個部分（后面兩個部分沒有完成，要由有采購管理理論經驗的人完成）編制和審批采購計劃流程干系人輸入任務輸出執行董事聯合管理委員會工作計劃項目管理計劃項4、目經理相關技術總師成本控制負責人采購負責人編制工作訂單采購管理計劃批準的變更請求合同策略購買決策審批合同策略審批變更請求審批采購計劃工作訂單編制采購管理計劃變更請求設計合同策略自己完成或采購分析編制外包方案干系人輸入任務輸出執行董事項目管理計劃項目經理相關技術總師成本控制負責人采購負責人采購管理計劃工作訂單編制采購文件制定評估標準變更工作訂單請求評估標準變更的工作訂單采購文件審批評估標準審批采購文件審批重大變更招標管理流程干系人輸入任務輸出執行董事采購政策標準項目經理相關技術總師成本控制負責人采購負責人采購管理計劃廣告供應商名單采購資料包審批供應商名單供應商采購文件編制合格供應商名單標書提供資5、質文件招標會議任務評標管理流程干系人輸入公司管理制度執行董事批準文件審定供應商審定采購合同審定談判方案采購管理計劃采購指令評估技術標，制定談判策略項目經理與供應商談判合同接受和評估商務標技術評估標準相關技術總師成本/價格分析成本控制負責人采購合同文件提出初步合同方案接受采購指令采購負責人合同備選供應商投標書采購合同管理流程干系人輸入任務輸出執行董事合同管理制度項目經理相關技術總師成本控制負責人采購（合同）負責人批準的變更請求技術績效報告項目管理計劃更新合同文件采購管理計劃成本績效報告承包商工作信息合同合同管理方案項目財務支付檢查審計變更請求重大變更請求承包商績效審查合同管理更新績效審查采購記錄6、歸檔項目部流程資產更新出發票支付證據采購合同關閉流程干系人輸入任務輸出執行董事公司政策制度項目經理相關技術總師成本控制負責人采購（合同）負責人采購管理計劃公司流程資產更新關閉的合同供應商（合同）負責人合同關閉程序保留采購記錄采購記錄歸檔采購審計關閉合同指示關閉合同項目編制采購管理計劃流程說明流程名稱：編制采購管理計劃一、 流程簡介：1、流程內容根據聯合管理委員會的工作計劃和預算，以及項目管理計劃，項目部有關人員編制采購管理計劃和工作訂單，提出變更請求；采購管理計劃和采購管理計劃的重大變更，報送主管部門蒙辦，由主管部門主任跨國公司執行董事審批。2、流程的起止點編制采購管理計劃流程，從制定采購決策7、開始到主管部門審批采購管理計劃止二、流程涉及部門及職責1、 業務主管部門及職責：主管部門負責采購管理計劃的審核、審批、傳遞等工作。2、業務參與部門及職責：公司跨國項目部負責采購管理計劃的編制、審核、上報等工作。公司項目編制采購計劃控制程序1 適用范圍本程序適用于編制采購管理計劃業務。2 風險2.1 采購管理計劃與實際需求不符。2.2 采購管理計劃未經有效審批。采購管理計劃的形成過程缺乏適當的職權分離。3 部門職責3.1 項目部負責采購管理計劃的編制、審核、上報等工作。3.2 主管部門負責物資采購計劃的審核、審批、傳遞等工作。4 控制4.1 保證采購計劃符合實際需求4.1.1 (1)項目部提供的8、采購管理計劃與該項目的需求對照，準確無誤后，呈報主管部門蒙辦。(2)項目部的采購管理計劃以對應的項目為基礎，一個項目，一個采購管理計劃。4.2 保證采購管理計劃經過必要的審批。4.2.1由相關人員匯總、審核采購管理計劃的準確性、合理性，無誤后報送主管部門主任審批。4.2.2 工作訂單和采購管理計劃的重大變更由蒙辦相關人員匯總、審核其準確性、合理性，無誤后報送主管部門主任審批。 5 相關制度5.1 采購管理計劃管理實施細則6 控制證據采購管理計劃、工作訂單、采購管理計劃變更單公司項目編制外包方案流程說明流程名稱：編制外包方案二、 流程簡介：1、流程內容公司采購管理小組負責編制外包方案，其中包括采9、購文件和評估標準及工作訂單變更的請求，主管部門負責工作訂單重大變更的審定。2、流程的起止點編制外包方案流程，包括編制和審批采購文件，制定和審定評估標準，以及工作訂單變更的請求和批準。二、流程涉及部門及職責2、 業務主管部門及職責：項目部負責外包方案的編制、審核、審批工作，并及時報送主管部門蒙辦備案。2、業務參與部門及職責：主管部門負責采購文件、評估標準的備案，以及工作訂單重大變更的核準和審批。公司項目編制外包方案控制程序1 適用范圍本程序適用于項目部采購的編制外包方案的業務。2 風險2.1 選擇了不合適的評估標準。2.2 未確定合理的工作訂單變更。3 部門職責3.1 項目部負責外包方案的編制、10、審核、審批，編制采購文件，制定評估標準，提出變更請求。3.2 主管部門負責工作訂單重大變更的審定。4 控制4.1 根據采購管理計劃和采購管理實施細則確立合適的評估標準和評估方法。4.1.1 采購負責人制定編制招標方案，相關人制定相關評估標準，報送相關總師審核，報項目經理審批。4.1.2工作訂單重大變更及時上報主管部門承辦，承辦核準無誤后報送主管部門主任，保證重大合同工作范圍陳述變更獲得場部主任的審批5 相關制度5.1 編制外包方案管理細則6 控制證據評估標準、采購文件和工作訂單變更單公司項目招標管理流程說明流程名稱：招標管理三、 流程簡介：1、流程內容項目部根據制定的外包方案由采購負責人在合適11、媒體發布廣告尋求合格供應商，并編制合格供應商名錄，報送相關總師審核，并報送項目經理和/或主管部門主任批準；供應商制作標書。2、流程的起止點招標管理流程，自采購負責人發布廣告開始，至召開招標會議，發送采購文件止。二、流程涉及部門及職責3、 業務主管部門及職責：項目部負責召開招標會議和確定合格供應商名單。2、業務參與部門及職責：主管部門蒙辦核對供應商名單后，報送主管部門主任批準和備案。供應商提供資質文件和編寫標書。公司項目招標管理控制程序1 適用范圍本程序適用于招標管理業務。2 風險2.1 選擇了不合格的供應商和不合規則的招標方式，致使項目損失。2.2 采購文件不完整，招標不符合招標管理程序。3 12、部門職責3.1 項目部負責確定合格的供應商名單。3.2 主管部門負責審批合格的供應商名單并備案。4 控制4.1 保證選擇合格的供應商和規范的招標方式，保護項目利益。4.1.1 采購負責人發布廣告，編制供應商名單，項目部采購管理小組負責召開招標會議，確定合格供應商名單，并報送主管部門，主管部門審批和備案4.2 保證采購資料包的完整和傳遞到所有供應商。4.2.1 采購負責人發放采購文件，項目經理負責確認。5 相關制度5.1 招標管理實施細則6 控制證據合格供應商名單及其資質文件、采購文件發放記錄公司項目評標流程說明流程名稱：評標四、 流程簡介：1、流程內容項目經理下達采購指令，供應商投送標書，相關13、技術總師和成本控制負責人根據評估標準分別對標書進行技術和經濟的評估，并同時制定合同草稿和談判方案，由項目經理審定談判方案和簽訂采購合同，由主管部門主任審定供應商。 2、流程的起止點評標流程，自項目經理下達采購指令和供應商投送標書始，到項目經理簽訂采購合同止。二、流程涉及部門及職責4、 業務主管部門及職責：項目部負責評估標書，選擇供應商，項目經理審定談判方案以及審定和簽署合同和報送主管部門承辦備案。2、業務參與部門及職責：主管部門主任審定供應商；主管部門承辦合同備案。公司項目評標控制程序1 適用范圍本程序適用于采購的評標業務。2 風險2.1 使用了不合理的評標程序，選擇了不合格的供應商，致使項目14、損失。2.2 未簽定有效的合同。3 部門職責3.1 項目部采購管理小組負責招標采購的評標、定標工作和相關采購文件的編制歸檔。3.2 主管部門承辦負責合同的備案，主管部門負責審定供應商。4 控制4.1 保證選擇合格的供應商和規范的評標、定標程序和方式。4.1.1 根據采購管理計劃和評估標準，遵守評標程序和職業道德評定技術標、商務標和談判方案，采購負責人根據標準合同編制初級合同，談判方案報項目經理審定，選定的供應商報項目經理審核，主管部門主任審定。4.2 保證簽訂有效的采購合同。4.2.1 采購管理小組根據談判方案與供應商談判，實施談判采購、招標采購。項目經理負責簽定采購合同，報主管部門承辦備案，15、并根據企管法規部要求執行有關程序。5 相關制度5.1 采購評標管理實施細則6 控制證據采購文件、采購合同公司項目采購合同管理流程說明流程名稱：采購合同管理五、 流程簡介：1、流程內容根據公司對公司采購合同管理的有關規定制定本流程，采購管理小組根據采購管理計劃，合同和合同管理方案依法履行合同，采購管理小組負責對供應商的績效審查和評估，根據需要提出合同變更，報項目經理審批，重大變更報送主管部門承辦，由承辦核實后報送主管部門主任審批，主管部門承辦代表主管部門與項目經理和/或采購管理小組一道根據采購管理計劃對采購進行檢查和審計。供應商提供工作信息，供應商出具發票，項目經理審核，項目財務支付合同款。2、16、流程的起止點采購合同管理流程包括，合同變更管理，績效考核，支付管理和檢查審計。二、流程涉及部門及職責5、 業務主管部門及職責：公司項目部負責采購合同變更請求和變更的執行，負責供應商工作績效審查和支付合同款，負責對供應商檢查和審計。2、業務參與部門及職責：主管部門負責采購合同重大變更的審定，主管部門承辦按采購管理計劃要求參與檢查和審計。公司項目采購合同管理控制程序1 適用范圍本程序適用于采購合同管理業務。2 風險2.1 采購合同管理未執行油田公司有關法律規定，供應商績效審查不合規定。2.2 采購合同變更形成過程缺乏有效的程序，采購合同變更未經有效審批。3 部門職責3.1 項目部負責采購合同的管理17、和重大變更的上報等工作。3.2 主管部門負責采購合同的備案和傳遞等工作，并負責重大合同變更的審批。4 控制4.1 保證采購合同管理執行油田公司的有關規定。4.1.1 (1)項目部按公司企管法規部的有關流程執行有關采購合同管理規定。（2）根據采購管理計劃審查供應商績效。項目經理和/或主管部門承辦人員會根據采購管理計劃對采購和供應商進行定期檢查和審計。4.2 保證采購合同變更經過必要的審批。4.2.1 采購負責人、成本控制負責人和相關技術總師根據合同執行情況提出變更請求，由項目經理審批，采購合同的重大變更由承辦相關人員匯總、審核其準確性、合理性，無誤后報送主管部門主任審批。 5 相關制度5.1 采18、購合同管理實施細則6 控制證據采購合同，采購合同變更單，檢查和審計報告。公司項目采購合同關閉流程說明流程名稱：采購合同管理六、 流程簡介：1、流程內容根據采購管理計劃有關規定制定本流程，采購管理小組負責保留有關采購記錄，采購負責人負責采購管理記錄的歸檔，項目經理根據采購管理計劃和合同管理程序提出合同關閉請求，由采購（合同）負責人與供應商合同負責人完成合同關閉的程序，主管部門根據采購管理計劃對采購進行審計，總結經驗教訓，更新企業流程相關資產。2、流程的起止點采購合同關閉流程自保留采購記錄到采購審計結束。二、流程涉及部門及職責6、 業務主管部門及職責：公司項目部負責采購合同關閉。2、業務參與部門及19、職責：主管部門負責采購審計和企業相關流程資產的更新。公司項目采購合同關閉關鍵控制程序1 適用范圍本程序適用于采購合同關閉管理業務。2 風險2.1 采購合同關閉未執行公司有關規定。2.2 采購審計過程缺乏有效的程序，數據和記錄丟失。3 部門職責3.1 主管部門執行采購審計，主管部門承辦負責教訓總結，并更新公司相關流程資產。3.2 項目部負責采購文件、合同文件，合同變更文件和合同履行文件的完整、歸檔和報送。4 控制4.1 保證采購合同關閉執行公司的有關規定，。4.1.1 項目部按公司有關流程執行有關采購合同關閉的規定，保證采購文件、合同文件，合同變更文件和合同履行文件的完整、歸檔和按時報送。4.2 保證采購審計過程的有效性，保證數據和記錄的完整性。4.2.1采購負責人、成本控制負責人和相關技術總師以及項目經理有責任保證采購文件、合同文件，合同變更文件和合同履行文件的完整，采購負責人負責歸檔，主管部門根據項目采購管理計劃實施審計，并注意總結經驗教訓，更新公司相關流程資產。 5 相關制度5.1 采購合同關閉管理實施細則6 控制證據采購文件，合同文件，采購合同，采購合同變更單，企業流程資產更新文件。