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1、XX房地產有限公司工程建設管理辦法（試用稿）年01月20日目錄一、 總則-3二、項目前期工作分工-4三、 招標及采購管理-5四、 工程合同管理-11五、 工程項目建設管理-13六、 工程結算管理-17七、工程竣工與決算-18八、財務支付管理-20九、 工程檔案管理-24十、 工程維修保養-26第一部分：總則為進一步加強工程建設管理，規范基本建設程序，提高工程建設管理水平和投資效益，根據國家有關政策、法規，結合公司實際，特制定本管理辦法。本辦法所稱工程建設前期工作是指從建設項目的策劃、選址、可行性研究分析到規劃立項這一過程的全部組織、實施和管理工作。本辦法所稱工程建設實施階段是指從建設項目的方案2、設計開始一直到項目的竣工驗收為止的整個過程。工程建設應當科學規劃、合理布局，符合公司整體工作思路及集團戰略規劃。工程建設的實施要認真遵守國家的有關法律、法規，確保建設工期，保證安全生產。本辦法適用于公司所有建設項目的規劃、設計、工程、物資采購及相應項目施工組織管理。公司各部門職責：工程部：負責工程建設項目的立項、報建、規劃、設計，協助工程驗收工作。成本控制部：工程招標、物資采購、合同管理、預結算、成本核控。項目部：建設項目施工管理、竣工驗收及備案、參與成本核控。銷售部：銷售、回款、售后服務。策劃部：市場需求分析、立項、營銷策劃、市場推廣。規劃發展部：土地、項目建議、可行性研究分析、項目跟蹤。綜3、合管理部：行政、后勤、人力資源保障。檔案室：證章印鑒管理、銷售檔案資料、工程竣工備案資料。物業公司：竣工交付后的物業管理工作。第二部分：項目前期工作分工一、市場跟蹤、項目建議、土地手續。責任部門：策劃部、規劃發展部協助部門：成本控制部、工程部二、項目環評、震評、立項等前期報建（節能、水土保持、防雷、可研）。責任部門：工程部協助部門：項目部三、規劃、設計。責任部門：工程部協助部門：項目部、銷售部、物業公司四、圖紙審查（規劃、施工圖、消防、人防、防雷、節能等）。責任部門：工程部協助部門：項目部、銷售部、成控部、物業公司五、工程招標。責任部門：成本控制部協助部門：項目部六、施工許可證、質量監督書、開4、工報告。責任部門：項目部第三部分、招標及采購管理第一章總則 第一條 為了加強和規范公司招標采購工作管理，保護集團、公司利益和招投標活動當事人的合法權益，達到控制建設成本、確保建設工期、強化產品質量和提高投資效益的目的，特制定本管理辦法。 第二條 本辦法對招標小組構成及職責、招投標的立項及實施過程（招標文件的編制、發標、開標、評標、定標審批）等內容做出原則性的規定。 第三條 本辦法適用XX房地產有限公司所有新（改、擴）建工程項目包括監理、審計、施工、設備、材料的招標采購活動。第二章 招標采購小組及職責 第四條 公司設立招標小組。 1.招標小組的組成： 組長：公司總經理組員：工程副總經理、成本副總5、經理、財務副總經理及財務部、項目部、成本控制部等部門負責人。 第五條 招標小組的職責 1. 招標小組的主要職責： （1）在集團采購招標采購中心的領導下，負責房產公司所有采購招標的決策與實施。（2） 負責項目招標計劃的審批。（3） 負責投標單位的入圍審批。 （4） 負責招標文件的審定。 （5） 負責評標小組人員組成的審批。 （6） 參與投標單位的考察。 （7） 參與評標。 （8） 負責中標單位的審定。（9） 合同簽訂第六條 招標小組各部門主要職責 1、招標會議的組織由成本控制部負責。 2、主要工作職責：招標項目的各項具體工作，包括招標項目的立項報批、招標文件編制、收集投標單位信息。組織資格預審、6、組織考察。投標入圍單位報審、發放標書、組織現場踏勘。組織回標及開標、組織評標、議標、發放中標通知書及未中標單位通知。組織合同談判及簽訂等。 (6)招投標資料檔案管理。 3、項目部主要職責： 負責招標文件中項目方案、技術標準、施工組織的編制及審核。 負責編制年度、月度、急需招標計劃。（3）負責現場踏勘的說明（4）參與投標單位的審核及考察，參與開標、議標、評標、合同起草及審核。 4、財務部主要職責：負責招標文件中財務狀況、資信等要求的編制。.負責投標單位財務狀況、資信審核。.負責合同條款中付款方式等審核。 第三章 招標范圍第七條 公司所有總金額在一萬元（含）以上的工程及物資采購招標項目原則上必須實7、行招標，第八條情況除外。 第八條 以下項目可以不進行招標： 1. 金額在一萬元（不含）以下的工程及物資采購可按照貨比三家、合理低價的原則，報公司招標小組批準后確定承包商； 2. 經公司招標小組審批簽訂了年度戰略合作供貨合同的，并有明確的確價方法，在后期材料計劃中可不進行招標。 3. 因特殊原因情況下的急需采購及工程發包，在招標小組同意后，可進行采購和施工，完成后將后補手續報招標小組確認。 4、特殊工藝、特殊材料、專有專利項目及特殊條件限制，不便于進行招標的項目，經領導批準后可進行議標。第四章 招標原則 第九條 邀請招標原則：公司所有工程及材料采購招標項目原則上采用邀請招標方式。 第十條 全面招8、標原則：凡是符合招標條件的工程項目及設備材料都要以招標方式進行。第十一條 整體招標原則：禁止將項目肢解或化整為零，規避招標； 第十二條 資質審查原則：所有投標單位都要經過資質預審，符合項目要求的投標單位才能參加項目投標； 第十三條 透明公正原則：整個招標過程務必有充分的透明度，各部門應積極配合、加強溝通、信息共享，杜絕暗箱操作； 第十四條 保密原則：要做好標底、投標文件、評標、定標等內 容的保密工作，以防影響招標的公正與效果第五章 招標計劃 第十五條 招標計劃及提報時間（非到貨時間，是進行招標發包的時間）。所有招標計劃必須經公司領導審批后方能實行采購。（招標計劃表見附件） 年度招標計劃：公司各9、項目部針對項目現狀及進度計劃提報并，編制年度招標計劃。年度招標計劃必須在每年末12月10日前報成本控制部匯總后報公司領導批準。 月度招標計劃：各項目部根據工程進度在每月25日前提報下一月招標計劃報成本控制部匯總后交公司領導批準。 急需采購計劃：各項目部如出現急需采購計劃，在每周一、周四集中匯總經領導批準后方可執行。 （4）招標采購計劃編制應有前瞻性，計劃編制應在技術方案詳細明確并得到主管領導批準的基礎上提報，并預留招標及備料時間，原則上不低于15天。 第六章開標第十六條 開標： 1. 開標由成本控制部組織，招標小組相關人員參加。2. 每周二、周五進行招標開標會，其他時間不進行招標會議。由成本控10、制部每周六與招標小組成員聯系，并提供相關資料（招標資料），招標小組成員無特殊原因不得缺席。3. 標書必須全部密封，無缺損，開標工作應集體、現場拆封。成本控制部人員對開標過程及開標結果作好記錄，填寫開標記錄表，參加開標的全體人員簽字確認，存檔備案。4. 開標時，對于投標文件中的疑點，招標小組須要求投標單位進行澄清，可召開議標會 ;5. 開標后，評標前，由成本控制部派專人對投標文件統一封存保管。第八章 評標第十七條 由招標小組成員對投標文件進行評標。1、 評標人員應認真研讀招投標文件，掌握招標項目的招標要點。2、 雷同標書或有證據證明為串標的標書應判為廢標；3、 投標資料弄虛作假的應判為廢標；4、11、 凡判為廢標的應有確鑿證據，并經評標小組確認；5、 評標過程中 ，評標人員對投標文件有疑問，可組織各投標單位召開質詢會，也可要求投標人員以書面形式澄清。6、 對投標單位進行多輪次價格復議，確定最后投標報價，各家最后報價要以書面形式加蓋公章后報送.7、 評標、議標結束，可確定唯一中標單位，也可根據實際情況確定幾家中標候選單位，排出中標先后順序。第十八條 評標小組根據投標單位的技術咨詢、設計、施工及投標商的實力、信譽、財務能力、業績、保修服務及付款方式進行綜合評比。 第八章 定標第十九條 公司領導根據招標小組的評標報告，最終確定中標單位。 第二十條 確定中標單位后，一般在3日內與中標單位簽訂合同。12、如因特殊原因最終未能與中標單位簽訂合同，可從候選中標單位中依次遞補。 第四部分、工程合同管理一、工程合同由項目部經理代表公司與中標人簽訂，成本控制部、項目部、財務部參與合同洽商、談判過程，并協助進行流程簽批。合同洽商完成后報公司及集團領導會簽批準。二、工程合同文本（1）技術咨詢、技術服務合同采用國家科學技術委員會制定的技術咨詢合同書、技術服務合同書文本。（2）施工圖設計、勘察合同、監理合同、審計合同采用建設部制定的建設工程設計合同、建設工程勘察合同建設工程監理合同建設工程造價咨詢服務合同文本。（3）與外單位簽訂的工程合同宜采用相應的標準合同范本。分包單位施工的土石方工程、道路堆場、給排水、供電13、照明、景觀配套、建筑裝修、通訊及建筑設施維修等工程可采用簡易合同文本。三、工程合同的洽談、會簽及審批：工程合同的洽談，由成本控制部牽頭，項目部、工程部協助配合。1、工程合同價款均實行復審制，即主管部門負責人負責初審。2、成本控制部組織項目部、工程部共同參與對工程合同的洽談。根據招標比價及與中標人的洽商記錄整理合同條款。其中合同商務條款部分由成本控制部負責，技術條款部分由項目部、工程部負責。3、工程合同初稿：成本控制部根據與中標人商談確定的內容起草工程合同初稿，初稿經項目部、財務部審議會簽，報公司負責人審定后報集團領導審批。4、集團領導審批后，方可辦理合同蓋章事宜。四、工程合同履行與修改工程合同14、生效后，各職能部門要遵照各自的職責范圍，各負其責，認真履行工程合同中授予的權利和義務。在工程合同履行過程中若需對工程合同進行修改或補充，要將修改或補充的原因書面報送公司領導，經審查確認可行后，經與承包人協商后及時對工程合同進行修改或補充。需集團公司領導審批的工程合同，需將修改或補充的原因書面報送集團綜合管理部，經集團領導批準后，方可變更。五、合同交底 復雜的工程合同由成本控制部對項目部進行書面交底，交底書應對工程執行中可能發生的爭議分歧、可能發生的成本變動因素、對工期的影響、對相關專業的配合要求進行詳細分析。六、工程合同文本存放工程合同正本二份，副本若干份。正本一份由成本控制部保存（另一份正本15、交施工單位）工程交工時存檔。副本發送到項目部、工程部、財務部、檔案室等有關部門存檔。因工程部不參與招標，故建議不參與合同洽談，或參與兩項工作第五部分、工程項目建設管理一、工程建設項目（應急、搶險項目除外）經過技術交底、施工預算審查，施工組織設計審查，開工報告，施工合同，計劃安排和施工前各項準備工作落實后方可組織施工。二、工程建設項目實施階段管理的工作重點是保證工程質量和安全、縮短（建議改為控制）建設工期、節約投資、提高效益，確保工程的順利實施。三、工程施工管理的職責部門為項目部，項目部負責協調辦理施工初期階段需辦理的相關手續，工程部協助配合。工程開工前必須按照有關規定辦理建設工程施工許可證、質16、量監督書。項目部應發送施工單位進場施工通知書等書面資料，并做好進場施工協調工作。四、施工單位進場后，項目部應對工程實施過程中所采用的施工方案進行充分論證，對施工單位編制的施工組織設計進行審核，對現場平面布局、機械設備選用配置、施工技術、勞動力計劃等進行優化，并經成本控制部、工程部審議，公司領導批準后方可實施，未經審核批準的施工方案不得進入結算。五、工程項目建設執行工程監理制，一般應通過招投標方式擇優選定監理單位。六、項目部應強化分部、分項工程的中間驗收，實事求是簽證各項驗收記錄，不得弄虛作假，驗收不合格或未經監理人員現場驗收的，不準進行下道工序的施工。七、工程實施過程中，需要變更原設計的，要按17、設計變更程序辦理變更手續，并通報有關部門。項目部應針對施工現場情況，結合工程實際需要，合理論證工程變更的可行性、合理性及經濟性。對必須進行的工程變更，應及時提報變更方案，協調設計單位出具設計變更單（圖），設計變更文件要及時報成本控制部、工程部審核并經公司領導批準。未經公司批準的工程變更單（圖），項目部不得提前實施，如已提前實施，該變更不得進入工程結算。經批準的工程變更應及時發放至施工單位實施并備案，盡量減小工程變更造成的費用損失。項目部應與成本控制部充分溝通，加強聯系，按照合同約定期限辦理工程簽證事宜，并聯系成本控制部組織變更簽證的反索賠工作。八、質量管理：（1）項目部應貫徹執行上級頒布的各種18、質量管理文件、規程、規范和標準，牢固樹立“百年大計，質量第一”的思想，保證優質、優產、用戶至上的原則。（2）項目部應建立工程質量管理檔案，對所負責的工程質量進行跟蹤、記錄。項目人員必須與監理單位協調一致，對質量實行全過程監督。對工程發生的質量事故進行深刻分析，總結經驗教訓。質量管理措施要到位，獎罰措施要分明。（3）為保證工程質量，設置由項目經理負責的質量管理小組，協調、監督施工單位的質量管理，落實施工單位專人負責施工質量檢測和核驗記錄，并認真做好施工記錄和隱蔽工程驗收簽證記錄，整理完善各項施工技術資料，確保施工質量符合要求。（4）經常性的進行工程質量學習培訓，提高施工現場的監督水平，在施工到關19、鍵部位時，由項目技術負責人和專職質量檢查員到現場進行質量檢查和技術指導。（5）施工現場工程質量管理嚴格按照施工規范要求層層落實，保證每道工序的施工質量符合驗收標準。堅持做到每個分項、分部工程施工質量自檢自查，嚴格執行“三檢”制度；不符合要求的不處理好決不進行下道工序的施工，實行“質量一票否決”制。（6）隱蔽工程施工前，施工單位自檢合格后報監理公司查驗，項目部配合監理工程師查驗合格后方可辦理隱蔽工程驗收簽證并進入下道工序的施工。（7）嚴格把好材料質量關，不合格的材料不準使用，不合格的產品不準進入施工現場。工程施工前及時監督施工單位落實工程所需的材料復試，材料沒有檢驗證明，不得進入隱蔽工程的施工。20、（8）對違反工程質量管理制度的人，將按不同程度給予批評教育和罰款處理，并追究其責任。對發生事故的當事人和責任人，將按上級有關規定追究其責任并做出處理。九、進度控制：項目部在開工前，組織銷售、成本、工程等部門對項目工期進行策劃，編制項目進度計劃。（1）項目部應采取各類合理的措施保證項目進度計劃的施行。 （2）項目部監督施工單位按照工期計劃執行，對總進度計劃合理拆解，嚴把分部分項工程施工進度計劃、季度、月 、旬、作業計劃，并控制其執行，完成規定的目標任務等。（3）項目部不斷收集施工實際進度的有關資料進行整理統計，并與計劃進度比較，及時制定工期糾偏措施并落實糾偏。十、工程安全管理：項目部應充分認識安21、全施工的重要性，認真貫徹落實安全施工管理的各項措施，加強對施工單位安全施工的管理、監督。（1）建立安全責任制，制定安全生產指標，加強各級安全教育，完善施工組織設計中的安全措施，分部（分項）工程均應有書面技術交底，工人均應經安全培訓，特殊工種需持上崗證。 （2）堅持不定期安全檢查并做好記錄；對工傷事故做好調查分析，做出安全分析報告，建立安全管理檔案。（3）項目部對工程材料的防盜及成品防護負責，應加強對材料設備的保護、維保、防盜、防火及各種自然或人為破壞的預防措施；對部分拆除、重建項目的材料進行管理，并督促成本控制部進行殘值評估，預防資產縮水或丟失。（4）工程建設合同中應對安全施工進行詳細的約定，22、明確施工單位的安全管理職責及義務，要求配備專職安全員協助項目經理進行安全生產管理，對違反安全生產的處理措施要明確，明確施工單位承擔對安全事故的經濟及法律責任。十一、項目開工后，公司各部門要樹立一切為項目服務的意識，全力做好服務工作。成本控制部要隨時進駐施工現場考察施工現狀及進度，解決實際發生的工程分包、簽證、收方、索賠與反索賠工作；采購人員要加快物資采購及材料確價工作，不得影響項目進度；工程部應針對施工現狀，重點落實施工圖紙、施工方案等工作。十二、工程竣工時必須進行預驗收或初步驗收，認真審核竣工資料和竣工報告，在各項竣工資料準確齊全的情況下，方可報請上級主管部門組織竣工驗收。第六部分、工程結算23、管理一、工程結算的職責部門為成本控制部，項目部、工程部、財務部配合成本控制部對各項工程的結算工作，并予以監督。二、結算依據：（1）工程及采購合同、工程圖紙、竣工驗收證明。（2）甲供材結算清單、乙供材料確價單。（3）定額及取費文件。（4）批準的變更圖紙、隱蔽資料、收方記錄單、簽證、簽呈。加上施工組織設計以與前款相符三、結算流程： （1）按照合同約定期限，施工（供貨）單位提報結算申請。 （2）成本控制部派駐預算員/統計員入駐項目現場，對施工現狀進行割算、隱蔽收方，統計工程割算數據。 （4）預算員/統計員及時與施工（供貨）單位進行工程量對量核算，查對差異，消除爭議，編制工程預（結）算書。 （5）出具24、結算報告，報項目部、成本控部負責人審核后，報公司領導審批。 （6）項目部根據結算報告，出具工程（物資）付款單，成本控制部、財務部審議會簽（質保金付款需由物業公司審核），報請公司及集團領導批準。四、總包工程需對外委托審計，分包工程及物資采購由成本控制負責進行結算，出具結算證明書，并報請集團職能部門審批。第七部分、工程竣工與決算一、工程竣工、交付、備案：項目部代表公司對工程的竣工驗收工作負責，在建工程參加竣工驗收需達到以下要求：（1）完成建設工程設計和合同約定的各項內容；（2）有完整的工程技術檔案和施工管理資料；（3）有工程使用的主要建筑材料、建筑構配件和設備的合格證、檢驗單和進場試驗報告；（4）25、有勘察、設計、施工、監理等單位分別簽署的質量合格文件。（5）相關空氣檢測、強電檢測、防雷檢測、節能備案文件、消防檢測、人防備案、分戶驗收等檢測合格的證明文件齊全（各分部分項工程檢測:如門窗噴淋、電梯檢測、設備試運行等，最好籠統說明）。對于總承包工程的驗收，項目部應當在工程竣工驗收7日前書面通知工程質量監督站，并領取工程竣工驗收備案表。項目部在工程竣工驗收之日起15日內，依照本規定，向相應的建設行政主管部門備案。（6）項目部應審核施工單位提報的辦理工程竣工驗收備案的資料如下：1、工程竣工驗收備案表：2、工程竣工驗收報告；3、由規劃、公安消防、環保、節能、人防、防雷等部門出具的認可文件或者準許使用26、文件；4、施工單位簽署的工程質量保修書；5、法規、規章規定必須提供的其他文件；6、商品住宅還應提交住宅質量保證書和住宅使用說明書。（7）工程竣工驗收備案表一式三份，兩份由建設單位保存，一份留備案機關存檔。（8） 項目部對施工單位提報的竣工驗收文件資料進行復核，對采用虛假資料辦理工程竣工驗收備案的，工程竣工驗收無效，責令停止使用，重新組織竣工驗收，并按有關規定進行處理。（9）對于分包工程，由項目部負責核查竣工驗收資料，報總包單位整理、歸檔。項目部組織監理單位進行工程竣工驗收，并提報竣工驗收證明。二、項目決算 （1）工程項目竣工驗收合格后，由成本控制部牽頭組織進行竣工結算。結算完成后，報財務部進行27、竣工決算。 （2）竣工結算包含總包工程和附屬的各項分包工程。 （3）總包工程結算按照規定應送交審計單位審計，成本控制部、項目部配合審計單位進行工程審計工作。分包工程由成本控制部和項目部組織收方結算。 （4）單位工程竣工結算完成后，結算報表交由財務部進行統計核算。財務部根據本工程從工程建設前期到竣工交付期間發生的所有費用，進行財務分析，核算各類費用，并進行工程竣工決算工作，編報竣工決算總表，并提報工程經濟分析。(決算包不包括前期費用及設計？)第八部分、財務支付管理一、總則 1、為了加強和規范公司服務、工程及采購付款流程，確保集團、公司利益和合作單位的合法權益，達到控制資金安全運營、確保建設工期、28、提高投資效益、杜絕風險及不可控人為因素，特制定本管理辦法。 2、本辦法適用XX房地產有限公司及所屬二級公司所有新（改、擴）建項目，包括規劃設計、營銷策劃、監理審計、工程施工、設備材料采購等所有支付活動。二、付款業務簽批部門 1、公司所有付款均采用書面審批表執行，各相關人員進行簽字確認，逐級上報。2、付款審批表格式按照集團財務管理要求設定。按照集團財務管理要求需報經集團領導審批的，需由集團領導批準后方可支付。3、公司各執行部門為付款申請的提報人，負責組織辦理付款單的提報工作。4、公司成本控制部為付款申請的審核人，負責審核各相關付款項目的支付依據、付款比例、支付數額。5、財務部負責各類付款項目的審29、定工作，負責各支付項目的最終把關，對各類扣費、水電費、代扣稅及發票等進行查對、核定。6、工程負責人、財務負責人審定支付額度，簽字后報總經理審批。7、總經理簽批后，由財務部按總經理簽批意見進行支付；需由集團領導批準的，報集團領導批準后再進行支付工作。三、付款業務簽批部門職責1、付款提報人：提報人為公司各項目部、工程部、規劃發展部、智達營銷策劃、天誠物業公司、浚園綠化公司等執行部門。 1.1項目部：項目部為公司基本生產部門，負責項目內的工程進度款、物資材料款的提報，提報應按照合同條款及項目實際情況實施，提供相關付款的依據，按期上報扣款、水電費數額，并對付款申請負責。 1.2 工程部：工程部為公司規30、劃設計及報建驗收部門，負責公司各項目的規劃設計費、報建驗收費用的提報，工程部提報付款申請時應提供相關付款的合同及進度依據，并對付款申請負責。 1.3 規劃發展部：規劃發展部為公司規劃、立項的職能部門，負責各項目前期推動、立項等工作，對土地、立項及項目成立前的各類清障、補償費用進行支付申報，并對付款申請負責。 1.4 智達營銷策劃：負責房產公司相關廣告、營銷、策劃、銷售代理等方面的付款申報工作，并對付款申請負責。 1.5 天誠物業公司;負責物業公司各相關物料采購、工程維修的支付申報工作，并對付款申請負責。 1.6 浚園綠化公司：負責浚園綠化公司各類材料采購、人工費支付、機械費租賃、水電費結算等相31、關付款申請的提報，并對付款申請負責。付款提報人均應建立健全支付臺賬，做好支付記錄，并按照實際支付情況進行實時調整，確保臺賬數據真實可靠。2、付款審核人：成本控制部為付款的審核人。審核人職責及流程要求如下： 2.1 按照合同及相關簽呈約定，審核付款時間是否達到要求。 2.2 對工程進度款支付，進行必要的工程產值割算并進行對量、復核，按照合同約定進行付款額度調整。 2.3 對預付款、結算款的支付，按照合同約定付款比例進行數額核對。如涉及質保金支付，需交由物業公司審核，物業公司審核未通過的，成本部不得進行審核。 2.4成本控制部相關工程款審核，由專職預算員和成本責任人共同簽字確認；物資材料款審核，由32、采購主管和成本責任人共同簽字確認。 2.5成本控制部建立業務支付專用臺賬，按照業務臺賬進行核對，支付完成后按照財務回單實時更新臺賬。2.6 審核人不得代替提報人提報付款申請表。2.7 審核人與提報人對付款數額不一致的，由雙方對賬核算，對已支付額不一致的，按照財務部核定數額執行。2.8 審核人對審核付款額度，向總經理負責。3、付款審定人：財務部為付款的審定人。審定人職責及流程要求如下： 3.1 按照合同及相關簽呈約定，審查付款時間、支付額度是否達到相關要求，是否超付，是否已扣除相關水電費、工程扣款、代扣款、代扣稅款。 3.2 負責組織與集團財務部門的溝通工作，組織對老賬目、代建項目等的付款查對工33、作。 3.3 負責對賬目支付情況進行宏觀把控，組織發票及代扣稅的繳納工作，協調項目部、成本部落實實施。 3.4 財務部支付完成后，應實時將成本部回單返還，并向付款申請人通報支付情況，以便支付臺賬及時更新。 3.5審定人對各類支付額度、發票回收、代扣稅情況向公司總經理負責。4、工程負責人、財務負責人：協助總經理對付款狀況進行宏觀把控，根據項目實施情況向總經理提報合理性建議。5、總經理：負責各類付款申報的最終簽批工作。第九部分、工程檔案管理一、工程檔案資料是指建設工程的設計文件、設計圖紙、工程變更資料、工程函件、聯系單、簽呈、簽證、招標文件、投標資料、工程施工合同、物資采購合同、材料確價單、結算文34、件、竣工驗收證明及工程建設前后發生的報建、土地、規劃、城建配套、行政執法、環保、地震、人防辦、防雷辦、質監站、市政等政府職能部門關于建設工程的批示、批件、證件、公函等(所有和工程有關的)資料。二、檔案室負責建設工程相關政府部門出具的批件、證件、公函的原始證件存檔、工程竣工備案資料的存檔、公司證章印鑒管理。三、工程部在項目實施過程中辦理的證件類（立項批文、土地、規劃、審圖、消防、防雷、人防、節能、規劃驗收、勘察報告、備案圖紙等）應及時交檔案室歸檔。四、項目部負責工程建設相關竣工驗收及備案資料的收集、整理，包含各相關建設管理部門的測量、放驗線、質檢、各類檢測、竣工圖紙、監理資料、施工單位驗收資料及35、工程技術檔案資料的收集、整理。 五、成本控制部負責工程建設成本類檔案資料（圖紙、變更圖紙、工程招投標資料、中標通知、合同、工程變更單、工程簽證、簽呈、工程及物資確價單、甲供材結算單、收料單）的整理收集，對所收集的資料進行系統歸集，分類存放，資料完善后及時交檔案室歸檔。六、項目部、工程部、成本控制部對在項目實施過程中發生的各類工程檔案資料，除留存本部門復印件外，原件均應轉存檔案室歸檔。七、所有房產工程竣工檔案資料在完成竣工備案后，由檔案室整理備案資料復印件一份并交付物業公司，便于物業管理公司對工程或設備進行養護、檢測、維修。建設工程竣工驗收備案資料明細序號文件編號文件題名責任部門1日照市發展和改36、革委員會文件策劃部2國有土地使用證策劃部3建設用地規劃許可證策劃部4用地紅線圖策劃部5建設工程規劃許可證工程部6施工圖審查意見書工程部7施工許可證項目部8勘察報告項目部9招標文件成本控制部10中標通知書成本控制部11勘察合同工程部12施工合同成本控制部13監理合同成本控制部14設計合同工程部15質量監督書項目部16質量保證體系項目部17建設（用地）放驗線記錄項目部18空氣檢測報告項目部19建設工程消防備案結果通知書項目部、工程部20日照市防雷設計圖紙審核意見書項目部、工程部21防雷設施設計審核批準書項目部、工程部22防雷檢測報告項目部、工程部23電氣防火設施驗收報告項目部、工程部24決算報告成37、本控制部25結算備案表成本控制部26建筑節能認定證書項目部、工程部27竣工測量圖項目部、工程部28竣工測量成果報告書項目部、工程部29建設工程竣工規劃驗收合格證項目部、工程部30工程照片項目部、工程部31使用說明書項目部、工程部32商品住宅質量保證書項目部33建設工程概況項目部34管理人員名單項目部35竣工總結項目部36施工圖光盤1份工程部37竣工圖紙1套項目部38監理資料1套項目部第十部分、工程維修保養工程竣工驗收并交付后，工程維修保養由物業公司負責。在物業公司介入前的維修保養工作，由項目部負責。對工程維修保養工作按照如下條款執行：（1） 因施工質量引起的維修保養內容，在質保期內由項目部與施38、工單位交涉、溝通，采取必要的保證措施，落實施工單位及時到場按時維修，保證業主的利益。 （2）與承建方爭議較大、互相推諉的維修項目，項目部應采取拍照、留樣、調查取證等手段保留證據，避免后期的工作被動。（3）涉及積水滲漏、漏電跳閘及其它危及公共安全的維修工作，應在規定的時間期限內優先解決，不得拖延。（4） 所有維修保養事項均應建立臺賬，詳細記錄備案。（5）成本控制部、項目部應配合物業公司核對質保期限、保修金扣款、辦理質保金撥款等手續。（6）物業部全部接收工作后，項目部仍需對必須協助配合的質量維修等工作進行全力配合。（7）因施工單位不到場維修，或因特殊情況來不及維修的，物業公司應承擔相應維修工作。維修前由物業公司和項目部共同取樣、拍照、封存證據，維修后將維修記錄交業主簽字確認，涉及的人工材料等費用收據等均作為證據，在支付施工單位款項時相應扣除。（8）為加大物業公司協調力度，涉及工程尾款及質保金均需由物業公司簽字認可后，方可辦理支付手續。