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1、建設(shè)工程有限公司 物資采購管理辦法第一章 總 則第一條 為了規(guī)范公司的物資采購，降低物資采購成本，確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng)，加強(qiáng)企業(yè)物資采購的監(jiān)督管理，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定是公司物資采購管理的基本規(guī)范。第三條 物資部應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價(jià)采購，同時，在付款方式上，做到貨到付款，或分期付款，減少采購風(fēng)險(xiǎn)。第四條 本管理辦法中的物資是指公司施工項(xiàng)目所需要的、由公司采購的材料和設(shè)備，包括：工程材料、工程用設(shè)備、工程用施工設(shè)備。公司購買的管理用固定資產(chǎn)和低值易耗品不包含在本制度管理范圍內(nèi)。第五條 物資部上級管理，總工/副總主管人事、人員調(diào)配及物資質(zhì)量，總會計(jì)師主管合同及付款，總經(jīng)濟(jì)師確定價(jià)2、格。第二章 物資部職責(zé)第六條 物資部崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)物資采購管理制度和內(nèi)部各崗位職責(zé)的制定；2、負(fù)責(zé)物資采購員、檔案管理員的監(jiān)督與管理；3、負(fù)責(zé)物資采購計(jì)劃的制定，協(xié)助合約部簽訂采購合同及保管；4、負(fù)責(zé)物資采購的詢價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)；5、負(fù)責(zé)本部門按時、保質(zhì)、保量地完成所需各項(xiàng)物資的采購工作；6、負(fù)責(zé)管轄范圍內(nèi)的衛(wèi)生、安全工作。7、物資部做好各項(xiàng)檔案的管理工作，如采購合同、各種審批文件及公司下發(fā)的各種文件；8、物資部建立采購物資臺帳、借款明細(xì)帳及公司應(yīng)付帳款，定期與財(cái)務(wù)部對帳。9、物資部建立網(wǎng)上采購平臺（注明材料名稱、生產(chǎn)廠家、規(guī)格型號、單價(jià)、聯(lián)系人、聯(lián)系電話）并每月更新。第七條 物資采購遵3、守的原則1、未經(jīng)審批的物資一律不得采購；2、倉庫內(nèi)的庫存物資應(yīng)優(yōu)先使用；3、建立合格供應(yīng)商名錄時，采購遠(yuǎn)近搭配的原則；4、采購物資時，應(yīng)盡量通過銀行結(jié)算，減少現(xiàn)金結(jié)算；5、在比價(jià)過程中，嚴(yán)格執(zhí)行同類產(chǎn)品比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格比服務(wù)的原則，擇優(yōu)確定采購單位；6、對于先試用的物資，必須由使用部門出具試驗(yàn)報(bào)告，并由審批后，方可采購。第三章 物資采購管理第八條月度采購計(jì)劃項(xiàng)目部每月根據(jù)工程圖紙和施工進(jìn)度編制月度物資需求計(jì)劃，與經(jīng)營部核對后將計(jì)劃提交給物資部。物資部根據(jù)上報(bào)的計(jì)劃，進(jìn)行匯總，形成月度采購計(jì)劃，報(bào)公司三總及總經(jīng)理審批。審批通過后，合約部根據(jù)月度物資采購計(jì)劃套用計(jì)劃或定額價(jià)格提出資4、金支付計(jì)劃，提交財(cái)務(wù)部落實(shí)采購資金，反饋物資部統(tǒng)籌做好人員安排、時間安排等采購準(zhǔn)備工作。第九條需求申請物資部根據(jù)月度物資需求計(jì)劃按照統(tǒng)一格式編制物資需求申請表。物資需求申請應(yīng)分類填寫，按照項(xiàng)目部和類別連續(xù)編號，要求內(nèi)容準(zhǔn)確、明晰、完整，項(xiàng)目部對申請的正確性和合理性負(fù)責(zé)。2、項(xiàng)目部應(yīng)在以下規(guī)定時間內(nèi)分別上報(bào)給物資部。材料類別提前申報(bào)天數(shù)（相對于擬進(jìn)場時間）每月申報(bào)日期建筑材料10天10日、20日、30鋼材10天1日、10日、20日管材、電氣、電纜等其他材料15天1日、15日零星設(shè)備15天1日、15日小型設(shè)備30天15日中型設(shè)備根據(jù)設(shè)備生產(chǎn)周期和項(xiàng)目進(jìn)展情況適當(dāng)提前申報(bào)隨時大型設(shè)備3、物資需求申請5、提交物資部前應(yīng)由項(xiàng)目部的工程人員、經(jīng)營部負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字。但下列情況必須經(jīng)過特殊審批后方可提交給物資部：1）提前申報(bào)天數(shù)少于規(guī)定時間的，應(yīng)經(jīng)總工/副總審批；2）未能在規(guī)定的申報(bào)日期申報(bào)的，應(yīng)經(jīng)總工/副總審批；3）沒有列入月度物資需求計(jì)劃的大、中型設(shè)備，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理審批；4）沒有列入月度物資需求計(jì)劃的其他物資，應(yīng)經(jīng)總工/副總審批；5）項(xiàng)目部必須按日期申報(bào)物資需求申請；6）定價(jià)詢價(jià)工作單位、各部門必須已工作聯(lián)系單的形式，并注明材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、聯(lián)系人、聯(lián)系電話。第十條采購申請物資部收到項(xiàng)目部上報(bào)的物資需求申請表后，進(jìn)行審核并匯總，編制采購申請表。采購申請表應(yīng)分類填寫，每類連續(xù)編6、號，并注明擬采取的采購方式。1、公司招標(biāo)采購方式：單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以上并且根據(jù)實(shí)際情況可以進(jìn)行招標(biāo)的，將采購申請表提交給合約部進(jìn)行招標(biāo)，由總會計(jì)師負(fù)責(zé)、物資部、合約部、項(xiàng)目部按照公司的有關(guān)規(guī)定共同完成采購工作。 2、非公司招標(biāo)方式：1）單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以上，但根據(jù)實(shí)際情況本次無法進(jìn)行招標(biāo)采購的，物資部將采購申請表提交公司總工/副總及總經(jīng)理審核并批準(zhǔn)后，執(zhí)行采購程序。2）單類產(chǎn)品采購金額在10萬元以下的，物資部根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購。第十一條尋找供應(yīng)商物資部、各部門應(yīng)尋找不少于5家供應(yīng)商(采購金額在10萬元以下的不少于3家)。供應(yīng)商少于規(guī)定數(shù)量的，物資部應(yīng)向公司書面報(bào)告原7、因，公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后進(jìn)行采購。項(xiàng)目部應(yīng)向物資部推薦供應(yīng)商。特別是首次購買和技術(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目，推薦的供應(yīng)商應(yīng)不少于3家。物資部尋找供應(yīng)商應(yīng)遵循以下原則：1、應(yīng)根據(jù)成本效益原則，盡量多尋找供應(yīng)商參與洽談；2、重復(fù)采購的，應(yīng)在公司的平臺中合格供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中優(yōu)先選擇供應(yīng)商；3、同類產(chǎn)品采購中，應(yīng)不斷更新采購供應(yīng)商，不得長期保持不變。第十二條供應(yīng)商評定物資部收集尋找供應(yīng)商的資質(zhì)、資格等能夠表明供應(yīng)商實(shí)力和水平的資料，與項(xiàng)目部、合約部、總工/副總、公司領(lǐng)導(dǎo)共同對供應(yīng)商進(jìn)行資格評定，篩選出符合要求的供應(yīng)商。物資部將符合要求的新增供應(yīng)商添加到公司的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中。第十三條信息傳遞與溝通物資部負(fù)責(zé)收集、整理采購8、信息，傳遞給評定合格的供應(yīng)商，并接受和回答供應(yīng)商提出的疑問。采購信息一般包含以下內(nèi)容：1、產(chǎn)品信息：包括產(chǎn)品名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號、標(biāo)準(zhǔn)、品牌要求、產(chǎn)地要求等關(guān)于產(chǎn)品的信息，由物資部根據(jù)項(xiàng)目部的需求計(jì)劃編制。2、商務(wù)信息：包括付款方式、付款期限、要求的供貨時間、對供應(yīng)商違約的制約條款等除價(jià)格之外的信息，由物資部根據(jù)公司的采購政策編制。3、技術(shù)信息：包括產(chǎn)品采用的生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)指標(biāo)、運(yùn)行要求等技術(shù)信息，由項(xiàng)目部技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)編制后交給物資部。第十四條技術(shù)交流需要技術(shù)交流的，物資部組織項(xiàng)目部與供應(yīng)商以合適的方式進(jìn)行技術(shù)交流，物資部對技術(shù)交流的組織工作負(fù)責(zé)，項(xiàng)目部對技術(shù)交流的效果負(fù)責(zé)。技術(shù)交流后形成9、技術(shù)交流記錄，物資部、項(xiàng)目部、供應(yīng)商在記錄上簽字后交物資部存檔。在技術(shù)交流過程中，項(xiàng)目部應(yīng)會同物資部對參與的供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步的了解和審查，評估供應(yīng)商的能力和水平，篩選出參與商務(wù)報(bào)價(jià)的供應(yīng)商。第十五條商務(wù)報(bào)價(jià)在供應(yīng)商充分了解和明確采購信息的基礎(chǔ)上，物資部組織供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)報(bào)價(jià)。物資部可以采取以下方式取得供應(yīng)商的商務(wù)報(bào)價(jià)：1、協(xié)商定價(jià)物資部與供應(yīng)商一一進(jìn)行協(xié)商議價(jià)，供應(yīng)商確定報(bào)價(jià)后向公司提供書面的報(bào)價(jià)表。總經(jīng)濟(jì)師審核通過后，物資部根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)編制報(bào)價(jià)匯總表，并注明擬選擇的供應(yīng)商和價(jià)格。2、集中競價(jià)由公司相關(guān)部門共同組成競價(jià)小組，負(fù)責(zé)召集供應(yīng)商參與集中競價(jià)，取得供應(yīng)商的書面報(bào)價(jià)文件。集中競價(jià)過程10、如下：1）組成競價(jià)小組：競價(jià)小組一般由物資部、項(xiàng)目部、合約部、經(jīng)營部、財(cái)務(wù)部、辦公室派員組成，是負(fù)責(zé)集中競價(jià)的臨時組織，由物資部牽頭組織開展工作；2）發(fā)放集中競價(jià)通知：物資部在確定集中競價(jià)時間、地點(diǎn)、人員安排后，通知供應(yīng)商參與集中競價(jià)；3）確認(rèn)采購信息：供應(yīng)商按照要求參加集中競價(jià)，競價(jià)小組負(fù)責(zé)召集。供應(yīng)商現(xiàn)場確認(rèn)對產(chǎn)品信息、商務(wù)條款、技術(shù)條款已經(jīng)知曉，并在知曉書上簽字確認(rèn)。4）競價(jià)準(zhǔn)備：競價(jià)小組宣布競價(jià)規(guī)則，發(fā)放報(bào)價(jià)表。5）競價(jià)：供應(yīng)商現(xiàn)場填寫發(fā)放的報(bào)價(jià)表，交給集中競價(jià)小組。集中競價(jià)小組可以根據(jù)實(shí)際情況公布集中競價(jià)最低價(jià)格，安排供應(yīng)商進(jìn)行競價(jià)，競價(jià)輪數(shù)由集中競價(jià)小組確定。6）簽署集中競價(jià)結(jié)果文11、件：最后一輪競價(jià)結(jié)束后，集中競價(jià)小組根據(jù)最后一輪的報(bào)價(jià)表編制報(bào)價(jià)匯總表，并注明擬選擇的供應(yīng)商和價(jià)格。集中競價(jià)小組參與人員在報(bào)價(jià)匯總表上簽字，連同供貨商填寫的原始報(bào)價(jià)表交物資部存檔。第十六條價(jià)格審核物資部將報(bào)價(jià)匯總表報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，公司領(lǐng)導(dǎo)對采購價(jià)格進(jìn)行審核并簽批意見。第十七條價(jià)格審批價(jià)格審核完畢后，物資部將報(bào)價(jià)匯總表及相應(yīng)資料報(bào)給公司總工/副總、總經(jīng)理審批。第十八條通知供應(yīng)商公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，物資部編制連續(xù)編號的采購訂單，報(bào)物資部經(jīng)理審核批準(zhǔn)后，將采購訂單發(fā)給供應(yīng)商，通知供應(yīng)商按照約定送貨。第十九條簽訂合同公司原則上應(yīng)與供應(yīng)商就每一筆采購簽訂供銷合同。根據(jù)實(shí)際情況不能簽訂合同的，應(yīng)由公司總工/副總和12、總經(jīng)理批準(zhǔn)。合約部根據(jù)采購審批結(jié)果，起草合同。項(xiàng)目部負(fù)責(zé)提供合同的技術(shù)條款，技術(shù)條款應(yīng)與相關(guān)方簽字的技術(shù)交流記錄一致。合同起草完畢，合約部報(bào)項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部、經(jīng)營部、物資部、公司總工/副總、公司總經(jīng)理會簽，審核批準(zhǔn)后，辦公室簽章，合同正式簽署。第二十條通知收貨與供應(yīng)商達(dá)成供應(yīng)協(xié)議后，物資部將采購訂單副本傳遞給項(xiàng)目部、物資部保管員等相關(guān)單位和人員，通知其預(yù)計(jì)送貨時間，使其做好收貨準(zhǔn)備。第二十一條驗(yàn)收與交接物資到庫后，物資部送檢人員通知項(xiàng)目部質(zhì)檢人員檢查到貨物資的數(shù)量、及規(guī)格型號、質(zhì)量等，按約定時間到達(dá)對物資進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收中的不合格物資，由物資部及時與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，及時進(jìn)行退、換貨處理。凡對外調(diào)劑13、的物資必須由物資部確認(rèn)后，經(jīng)副總（姬衛(wèi)東）審批后，方可對外調(diào)劑。驗(yàn)收合格的物資，由物資部送檢人員及時送至倉庫，由倉庫保管員對物資辦理入庫手續(xù)；貨票同行的，由倉庫保管員打印入庫單，并由送檢人員帶回入庫單，雙方做好交接手續(xù)。貨票不同行的，等發(fā)票到后，再由倉庫保管員打印入庫單。物資部收到入庫單后，盡快到財(cái)務(wù)部辦理抽欠條手續(xù)。每月25日前，將欠款壓縮到20萬元限額內(nèi)。第二十二條掛賬與付款供應(yīng)商執(zhí)行訂單完畢后開立銷售發(fā)票，發(fā)票必須注明采購訂單號碼，并與采購訂單一一對應(yīng)，不可將多張采購訂單的產(chǎn)品混在一起開立發(fā)票；供應(yīng)商將發(fā)票交給物資部采購員，采購員根據(jù)采購訂單和報(bào)價(jià)匯總表進(jìn)行審核后，按照公司的審批程序進(jìn)行14、審批，審批完成后到財(cái)務(wù)部辦理掛賬。根據(jù)與供應(yīng)商的約定需要付款時，采購員填寫付款申請書，按照公司的付款審批程序進(jìn)行審批，審批完成交財(cái)務(wù)部辦理付款事宜。第四章采購檔案管理第二十三條采購文檔物資部應(yīng)做好采購文檔的檔案管理工作，采購工作中的以下文檔應(yīng)按照采購訂單批次整理歸檔：1、物資需求申請；2、采購申請；3、產(chǎn)品商務(wù)文件、技術(shù)文件，技術(shù)交流記錄；4、報(bào)價(jià)表和報(bào)價(jià)匯總表；5、采購訂單；6、采購合同；7、驗(yàn)收報(bào)告。第二十四條采購臺賬物資部應(yīng)建立采購臺賬，采購員將各個采購階段的信息記錄于采購臺賬。物資部可以按照供應(yīng)商、物資名稱、訂單號等不同索引進(jìn)行查詢，以加強(qiáng)對采購的管理和對采購信息的利用。采購階段需要的15、記錄信息需求計(jì)劃階段需求計(jì)劃編號、需求單位、施工單位、聯(lián)系人、負(fù)責(zé)人；產(chǎn)品品名、規(guī)格、型號、數(shù)量、進(jìn)場開始時間、進(jìn)場中止時間等。采購階段供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式；訂單編號、合同編號、協(xié)議數(shù)量、協(xié)議價(jià)格、協(xié)議送貨時間等。交貨階段交貨日期、入庫單號、送貨數(shù)量、應(yīng)付金額；延誤原因、短缺原因、質(zhì)量狀況；收貨人等信息。付款階段發(fā)票號碼、發(fā)票金額、付款日期、付款金額、應(yīng)付余額等。各個階段其他特殊事項(xiàng)等采購臺賬應(yīng)定期與供應(yīng)商、材料保管員、材料會計(jì)、財(cái)務(wù)部等相關(guān)各方進(jìn)行核對，核對不一致的應(yīng)及時查找原因并進(jìn)行處理。第五章監(jiān)督與考核第二十五條監(jiān)督辦公室負(fù)責(zé)參與采購內(nèi)部控制制度的建立，并監(jiān)督其運(yùn)行狀況，提出修改和完善意16、見；總工負(fù)責(zé)監(jiān)督采購執(zhí)行工作過程，并有權(quán)對采購工作進(jìn)行檢查，根據(jù)檢查結(jié)果，向公司高層領(lǐng)導(dǎo)提出處理和考核建議。第二十六條考核公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對物資部的工作進(jìn)行考核，并提出考核建議，包括：采購工作是否及時準(zhǔn)確、采購程序和紀(jì)律的遵循性、采購文檔的管理、臺賬的管理等。第六章 獎罰第二十七條 公司將嚴(yán)格考核物資部情況及公司財(cái)務(wù)部付款情況。第二十八條 出現(xiàn)下列情況時：1） 公司物資部若沒有通過經(jīng)營部、合約部直接簽訂合同的，對物資部負(fù)責(zé)人行處罰。單項(xiàng)工程最高為月工資。2） 因合同簽訂后合同條款出現(xiàn)糾紛時，對物資部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)濟(jì)師、總會計(jì)師、總工/副總進(jìn)行處罰，最高罰款額度為10000元，承擔(dān)比例：2:2:5:1 17、3) 因合同簽訂的價(jià)格過高時，對物資部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)濟(jì)師、總會計(jì)師、總工/副總進(jìn)行處罰，最高罰款額度為10000元，承擔(dān)比例：2:5:2:1 4）因徇私舞弊、縱擁廠家圍標(biāo)簽訂合同時，對物資部負(fù)責(zé)人進(jìn)行處罰，最高罰款額度為10000元。5） 因計(jì)劃數(shù)量錯誤，由專業(yè)工長、技術(shù)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理及經(jīng)營部負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任，最高罰款額度為5000元，承擔(dān)比例：3:3:2:2 6） 因進(jìn)貨數(shù)量錯誤，造成損失的，由物資部負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任，最高罰款額度為5000元。7） 因進(jìn)貨物資質(zhì)量不合格，造成損失的，由專業(yè)工長、技術(shù)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目經(jīng)理、物資部負(fù)責(zé)人及總工承擔(dān)責(zé)任，最高罰款額度為5000元，承擔(dān)比例：2:2:2:2:28）因付款錯誤造成損失的，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，造成巨大損失的還要追究相關(guān)刑事責(zé)任。第七章 附則 本辦處罰法自頒布之日起開始執(zhí)行，本管理辦法北京建工博海建設(shè)有限公司第四分公司物資部負(fù)責(zé)解釋。第八章 附件物資需求申請(物資/tsy/01)采購申請(物資/tsy/02)付款計(jì)劃(物資/tsy/03)付款申請(物資/tsy/04)注：網(wǎng)上采購平臺：針對生產(chǎn)廠家，減少中間環(huán)節(jié)，平臺中的價(jià)格應(yīng)該是采購價(jià)。網(wǎng)上采購平臺由物資部提供數(shù)據(jù)，辦公室每月25日前更新數(shù)據(jù)并上傳。采購合同：一式N份，特別強(qiáng)調(diào)辦公室檔案管理部門留存正本，物資部、合約部、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目部留存副本；