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1、山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院檔案管理辦法第一章 總 則第一條 根據(jù)中華人民共和國檔案法及其實(shí)施辦法和中華人民共和國教育部令第27號普通高等學(xué)校檔案管理辦法的規(guī)定，為了進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校的檔案工作，更好地發(fā)揮檔案的職能和作用，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際，特制定本辦法。第二條 學(xué)校檔案是指建校以來，學(xué)校在從事教學(xué)、科研、黨政管理及其他各項(xiàng)活動中形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條 檔案管理是各項(xiàng)管理工作水平和效果的真實(shí)反映和歷史記載，是不可缺少的一項(xiàng)專業(yè)工作。各部門必須把檔案工作納入各項(xiàng)管理工作中加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。第四條 學(xué)校的檔案工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，所有檔案由學(xué)校檔案室集中管理。2、第二章 第二章領(lǐng)導(dǎo)體制和機(jī)構(gòu)設(shè)置第五條 學(xué)校的檔案工作由校長領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是：(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；(二)將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；(三)建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費(fèi)；(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)檔案工作。其他的校領(lǐng)導(dǎo)要檢查、督促所分管的職能部門做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。學(xué)校檔案工作接受教育主管部門及省級檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。第六條 學(xué)校設(shè)立檔3、案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、研究、解決檔案工作中的重大問題。第七條 學(xué)校檔案室的主要職責(zé)是：（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令、政策和規(guī)定，并完成上級主管機(jī)關(guān)下達(dá)的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作；（二）負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全校檔案工作，并負(fù)責(zé)對本校各學(xué)院、處、室、科等部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查；（三）制訂和組織實(shí)施本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高檔案綜合管理水平； （四）負(fù)責(zé)接收（征集）、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計和保管全校各類永久、長期的檔案及有關(guān)資料；（五）維護(hù)檔案的完整與安全，做好檔案的安全防范、修復(fù)、復(fù)制、保護(hù)工作；（六）開展檔案的開放和利用工作；（七）負(fù)責(zé)編4、輯檔案參考資料，編制檢查工具，積極開發(fā)檔案信息資源；（八）負(fù)責(zé)組織全校專、兼職檔案人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)；（九）開展檔案宣傳工作和利用者教育工作；（十）開展檔案理論和檔案業(yè)務(wù)的學(xué)術(shù)研究，組織和參加校內(nèi)外檔案業(yè)務(wù)研討、交流和協(xié)作活動。第八條 學(xué)校檔案室配備專職檔案工作人員。各部門單位必須有一名負(fù)責(zé)人分管該部門單位的檔案工作，并配備一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、積累、整理、立卷和移交工作。第九條 專兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策，遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。專兼職檔案員隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)保持相對穩(wěn)定。第三章 檔案管理第十條 學(xué)校應(yīng)逐步5、完善歸檔制度，并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍，做到每項(xiàng)重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作，都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。第十一條 學(xué)校各部門應(yīng)將各項(xiàng)工作與檔案工作實(shí)行同步管理，即在布置和完成各項(xiàng)工作時，同時做好相對應(yīng)的檔案收集及整理工作。第十二條 學(xué)校實(shí)行文件材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。學(xué)校各部門、各課題組的兼職檔案工作人員應(yīng)當(dāng)按照學(xué)校檔案整理歸檔的要求，組織本部門或本課題組的教學(xué)、科研和管理等人員及時整理歸檔。學(xué)校檔案室對各業(yè)務(wù)部門的立卷工作予以必要的協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督。其職責(zé)是：（一）按照文件材料的自然形成規(guī)律組卷；（二）編制相應(yīng)的頁號并制作規(guī)范的卷內(nèi)目錄和移交目錄；（6、三）經(jīng)由本部門或課題組檔案工作負(fù)責(zé)人審核合格后，向?qū)W校檔案室移交。第十三條 學(xué)校文件材料的歸檔范圍：（一）黨群類主要包括學(xué)校黨委、工會、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種文件、會議記錄及紀(jì)要；各黨群部門的工作計劃、總結(jié)；上級機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群工作的文件材料。（二）行政類主要包括學(xué)校行政管理工作的各類綜合性文件；上級機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。（三）教學(xué)類主要包括學(xué)校反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動的文件材料；本校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)生登記表等。（四）科研類主要包括學(xué)校在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動中形成的反映科研綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申7、報獎勵；推廣應(yīng)用等工作內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。（五）基建類主要包括學(xué)校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動過程中形成的反映基建綜合管理、可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件，施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等方面內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。（六）學(xué)生類主要包括學(xué)校有關(guān)學(xué)生工作的規(guī)章制度、工作程序、會議記錄、紀(jì)要、迎新工作計劃、方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、教師代表、學(xué)生代表講話，校友工作材料、學(xué)生助學(xué)金、困難補(bǔ)助、學(xué)生就業(yè)、學(xué)生獎懲材料、畢業(yè)生校友工作等材料。（七）儀器設(shè)備類主要包括學(xué)校各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精密、貴重、8、稀缺儀器設(shè)備(價值在五萬元以上)的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在購置、驗(yàn)收、調(diào)試、使用、管理、維修、改造、報廢等全部活動中產(chǎn)生的文件材料。（八）出版類主要包括學(xué)校編輯出版的學(xué)報、校報。（九）外事類主要包括學(xué)校有關(guān)人員出席國際學(xué)術(shù)會議(含在國內(nèi)舉辦的)，出境考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修、留學(xué)及本校聘請的外籍、港澳臺專家與教師(含客座教師)在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動中形成的文件材料；本校涉外活動、對外學(xué)術(shù)交流、友好往來等有關(guān)文件材料。（十）財會類主要包括學(xué)校在財務(wù)管理和會計活動中形成的具有保存價值的文字材料、憑證、帳薄，報表、工資清冊等材料。（十一）聲像類主要包括反映學(xué)校各項(xiàng)活動和歷史發(fā)展，具有保存價值的各9、種以音像、畫面形象等方式記錄的專門載體(照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片，磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等)及其相配套的文字材料等。（十二）上級來文上級有關(guān)各類文件。（十三）實(shí)物類主要包括上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察、檢查、指導(dǎo)工作和境內(nèi)外知名人土來校參觀訪問的題詞、題字等手跡材料；境外、校內(nèi)外的團(tuán)休，個人和校友捐贈的紀(jì)念物品；校內(nèi)各單位和個人榮獲國家、省、市級各類獎品(獎狀、錦旗、獎杯等)，以及其他有保存價值的實(shí)物。第十四條歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整，藍(lán)黑墨水書寫，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求。第十五條 案卷歸檔原則上按以下要求辦理：（一）歸檔時間1學(xué)校各部門應(yīng)于次年6月底前歸檔；2各院系等應(yīng)10、當(dāng)于次學(xué)年寒假前歸檔；3科研、基建、生產(chǎn)設(shè)備的專題性、成套性檔案，應(yīng)在項(xiàng)目完成并通過鑒定、驗(yàn)收后兩個月歸檔；4.辦公自動化產(chǎn)生的電子文件實(shí)時歸檔。（二）檔案移接手續(xù)學(xué)校檔案室接收檔案時，應(yīng)根據(jù)檔案目錄，與移交人共同清點(diǎn)，對秘密、機(jī)密及以上的重要案卷，要逐頁清點(diǎn)，經(jīng)查對無誤，方可辦理簽收手續(xù)。第十六條 學(xué)校各類檔案都是學(xué)校的重要財富，由學(xué)校檔案室集中管理，任何部門或個人都不得將檔案視為私有。全體師生員工都有保護(hù)檔案的義務(wù)。第十七條 學(xué)校檔案室依據(jù)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法，負(fù)責(zé)對本校檔案進(jìn)行分類、編號的排列。第十八條 本校各類檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期三種。（一）永久：凡反映我校主要11、職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校和社會有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括兩部分，一是本校形成的重要文件材料，一是上級領(lǐng)導(dǎo)部門針對本校所發(fā)的重要文件材料。（二）長期：凡在相當(dāng)長的時間內(nèi)，本校需要查考利用的檔案，列為長期保管，它包括本校產(chǎn)生形成的和上級領(lǐng)導(dǎo)部門及有關(guān)部門所發(fā)的與本校工作有關(guān)的比較重要的文件材料。保管期限為十六年至五十年左右。（三）短期：凡在短期內(nèi)本校需要查考利用的檔案，列為短期保管，其保管期限為十五年（含十五年）以下。第十九條 學(xué)校檔案室要定期組織檔案鑒定。要按照國家檔案局機(jī)關(guān)文件材料歸檔和文書檔案保管期限規(guī)定確定檔案的保管期限。對已失去保存價值的檔案，在征得有關(guān)部門同意12、，并造冊報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。第二十條 學(xué)校檔案室定期對檔案的收進(jìn)和移出、庫存案卷數(shù)量、檔案的利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計，并依照有關(guān)規(guī)定，向上級有關(guān)部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。第二十一條 學(xué)校檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的庫房管理制度，并有防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高溫、防曝曬等設(shè)施；要研究和改進(jìn)檔案的保護(hù)，對已破損、蟲蛀、霉?fàn)€和字跡褪色的檔案，應(yīng)及時修復(fù)或復(fù)制；要建立安全保密制度，對所存檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查，遇有特殊情況，應(yīng)立即向?qū)W校主管領(lǐng)導(dǎo)報告，及時處理。第四章 檔案的利用與開放第二十二條學(xué)校檔案室設(shè)立供查閱檔案資料的閱覽室，積極開展檔案利13、用與編研工作，主動提供服務(wù)。第二十三條學(xué)校檔案室開放檔案，必須遵循下列規(guī)定：（一）本校教職工因教學(xué)、科研等工作需要查閱檔案者，憑本校工作證，按照檔案閱覽制度辦理借閱手續(xù)；校外單位或個人，須持有關(guān)單位介紹信、本人身份證、工作證等有效證件，在說明利用檔案的目的和范圍后，按照我校檔案借閱制度辦理借閱手續(xù)，方可查閱利用屬于開放范圍的檔案，并可以摘錄、復(fù)制；（二）因工作需要復(fù)制已開放檔案的，由檔案室負(fù)責(zé)辦理；（三）本校職工借閱黨群類檔案、財會類檔案及保密檔案時，須經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)同意并辦理相關(guān)手續(xù)后方可利用，且一律不準(zhǔn)外借；保密檔案按有關(guān)保密規(guī)定控制查閱范圍，一律不準(zhǔn)外借；珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片14、縮微膠卷等一律不外借。（四）如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。若催還未果，檔案管理員要向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)反映。（五）檔案借閱過程中，凡有未經(jīng)允許私自抄錄、拍攝、描繪、拆散、刪改、撕毀檔案等行為者，嚴(yán)格按照國家檔案法、保密法予以追究法律責(zé)任。（六）未經(jīng)上級主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)并學(xué)校授權(quán)，任何單位和個人都無權(quán)公布檔案。第二十四條本校檔案屬下列情況之一者，不宜開放：（一）涉及黨和國家秘密的；（二）涉及專利和技術(shù)秘密的；（三）涉及個人隱私的；（四）檔案形成單位規(guī)定限制利用的。第二十五條對于重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提原件使用，如特殊需要，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第五章 附 則第二十15、六條 本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院檔案借閱制度為規(guī)范檔案的借閱管理，確保檔案的使用安全，特制定本制度：一、學(xué)校檔案主要供本校黨政管理、教學(xué)及科研工作使用，適當(dāng)為社會提供服務(wù)。二、凡需利用學(xué)校檔案室尚未開放的檔案，必須辦理一定的審批手續(xù)后，方可利用。 （一）本校人員如需查閱檔案（黨群類、財會類和保密檔案除外），須經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到辦公室辦理查閱手續(xù)。（二）本校人員查閱黨群類、財會類及保密檔案，須經(jīng)學(xué)校黨委書記同意并辦理相關(guān)手續(xù)后方可利用。（三）外來單位或個人查閱檔案，須持單位介紹信、本人身份證、工作證等有效證件，辦理相關(guān)查閱手續(xù)后方可查閱。但一律不準(zhǔn)借出使用。三、檔案的利用16、，一般只限于在“檔案閱覽室”使用，并進(jìn)行登記。（一）確需借出者，須經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并自覺遵守借閱時間，按期歸還；一般檔案借閱不超過兩周，重要檔案當(dāng)日歸還，節(jié)假日期間檔案應(yīng)送回檔案室保管。凡需延期使用者，要辦理續(xù)借手續(xù)。愈期不還者，按山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定處理。 （二）黨政類檔案、財會類檔案、珍貴的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠卷等一律不外借；同時，保密檔案按有關(guān)保密規(guī)定控制查閱范圍，一律不準(zhǔn)外借。（三）嚴(yán)禁擅自復(fù)制或摘抄檔案。因工作需要復(fù)制檔案時須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理復(fù)制手續(xù)后方可復(fù)制。四、查閱檔案一律在檔案查閱室進(jìn)行。不得擅自將檔案帶出檔案室。特殊需要17、須經(jīng)批準(zhǔn)后方可借閱。五、檔案的利用者要愛護(hù)檔案，確保檔案的保密、完整與安全。借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)拆卷、抽頁、剪裁，不準(zhǔn)刪改、圈點(diǎn)或勾畫檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)泄密、失密，做到歸還檔案完好無損。六、檔案歸還時，檔案人員須認(rèn)真清點(diǎn)、檢查和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)查明原因及時處理，并報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。七、未經(jīng)學(xué)校授權(quán)和上級主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，任何單位和個人都無權(quán)公布檔案。八、檔案工作人員及檔案利用者，要嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，對違反規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給予批評教育、罰款直至追究法律責(zé)任。九、本制度自公布之日起執(zhí)行。山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院檔案歸檔制度一、凡記錄反映本校職能活動情況、具有是后查考利用價值的各種文字、圖表、材料和圖片、18、錄音、錄像等，均屬歸檔范圍。二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔檔案范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁號，填寫卷內(nèi)目錄，擬出案卷標(biāo)題。三、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一，書寫規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，對不符合要求的要返工重制。四、各種歸檔材料辦理完畢隨時移交歸檔。各種歸檔材料都必須辦理移交手續(xù)。（一）學(xué)校各行政部門應(yīng)當(dāng)在次年6月底以前必須完成歸檔任務(wù)；（二）畢業(yè)生檔案須在每年10月底以前完成檔案立卷歸檔任務(wù)；（三）科研類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成2個月內(nèi)由科技處完成立歸檔任務(wù)；（四）基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成3個月內(nèi)由基建科完成歸檔任務(wù)；（五）學(xué)校重大活動形成19、的檔案，應(yīng)當(dāng)在活動結(jié)束2個月內(nèi)完成歸檔；（六）專門會議、事項(xiàng)可以辦理完畢隨時移交歸檔。（七）電子檔案材料與紙質(zhì)檔案材料同步歸檔。（八）干部人事檔案由組織人事處單獨(dú)管理。五、本制度自公布之日起執(zhí)行。 山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院檔案保密制度為了確保檔案安全，防止泄密、失密，制定本制度。 一、檔案工作人員必須認(rèn)真執(zhí)行檔案法和保密法，嚴(yán)格保守黨和國家的秘密。 二、接待借閱和歸檔人員，應(yīng)在借閱室或辦公室。非檔案室工作人員，未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。 三、嚴(yán)格檔案接收、保管和借閱制度，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)；禁止在檔案整理室、閱覽室等檔案工作場所會客，不允許與檔案無關(guān)的人員翻閱檔案、資料。 四、凡屬密級檔案，應(yīng)按密20、級劃分規(guī)定整理編目，及時入庫。暫不能入庫的密級檔案，必須單獨(dú)存放，專柜專人管理，嚴(yán)防泄密。 五、任何人不得私自將檔案帶出檔案室，更不得私自復(fù)印、摘抄和傳播檔案內(nèi)容。檔案工作人員離開工作室，要隨手關(guān)門落鎖，嚴(yán)防檔案、資料丟失 六、凡需處理和銷毀的檔案，按山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院檔案鑒定銷毀制度辦理。平時辦公廢紙、廢件、重復(fù)件，應(yīng)妥善積存，按規(guī)定銷毀，不得隨意當(dāng)垃圾傾倒。 七、檔案工作人員違反保密制度，按國家有關(guān)規(guī)定處理。 八、本制度自公布之日起執(zhí)行。山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院檔案鑒定和銷毀制度根據(jù)國家檔案局及行業(yè)主管部門關(guān)于各門類檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際制定本制度。一、檔案鑒定、銷毀工作由檔案室負(fù)責(zé)組織。21、檔案室應(yīng)在調(diào)查研究基礎(chǔ)上制定檔案鑒定計劃，對各類檔案定期進(jìn)行檔案價值鑒定，并相應(yīng)修改歸檔范圍和保管期限，對已滿保管期限的檔案及時組織鑒定和銷毀。 二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在學(xué)院辦公室的主持下，由檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。三、經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造清冊，經(jīng)學(xué)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后，方可銷毀。四、銷毀檔案時，必須由兩人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)督銷毀、監(jiān)督銷毀人員必須在注冊上簽名并注明銷毀方式和日期。銷毀檔案注冊要妥善保管。并將所銷毀檔案在目錄中注銷。五、任何單位和個人不得隨意銷毀學(xué)校檔案，違反者，按國家有關(guān)規(guī)定處理。六、本制度22、自公布之日起執(zhí)行。山東農(nóng)業(yè)工程學(xué)院檔案安全管理制度一、檔案庫房要有“八防”措施，即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。二、庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，隨時對檔案裝具進(jìn)行除塵，以防止有害物質(zhì)的侵蝕。三、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放易燃物品。四、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施。五、嚴(yán)格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時，重要文件要逐份登記造冊，并在指定地點(diǎn)專人監(jiān)督銷毀。六、對室藏檔案每年進(jìn)行一至二次全面檢查，主要核實(shí)帳、物、卡是否相符，以防檔案長期借出造成丟失，發(fā)現(xiàn)問題及時報告、處理。七、對計算機(jī)內(nèi)的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與23、損壞。八、配備滅火設(shè)備。九、對庫房內(nèi)電線、電路經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)。十、本制度自公布之日起執(zhí)行。 各類檔案歸檔范圍（一）黨群類主要包括學(xué)校黨委、工會、團(tuán)委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀(jì)要；各黨群部門的工作計劃、總結(jié)；上級機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。（二）行政類主要包括學(xué)校行政管理工作的各類綜合性文件；上級機(jī)關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。（三）教學(xué)類主要包括學(xué)校反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究等活動的文件材料；本校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的入學(xué)登記表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)生登記表等。（四）科研類主要包括學(xué)校在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動中形成的反映科研綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總24、結(jié)鑒定、申報獎勵；推廣應(yīng)用等工作內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。（五）基建類主要包括學(xué)校在基本建設(shè)管理和基本建設(shè)工程項(xiàng)目活動過程中形成的反映基建綜合管理、可行性研究、設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、工程管理文件，施工文件、竣工文件、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)基建預(yù)算、概算、決算、器材管理等方面內(nèi)容的具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料。（六）學(xué)生類主要包括學(xué)校有關(guān)學(xué)生工作的規(guī)章制度、工作程序、會議記錄、紀(jì)要、迎新工作計劃、方案、領(lǐng)導(dǎo)講話、教師代表、學(xué)生代表講話，校友工作材料、學(xué)生助學(xué)金、困難補(bǔ)助、學(xué)生就業(yè)、學(xué)生獎懲材料、畢業(yè)生校友工作等材料。（七）儀器設(shè)備類主要包括學(xué)校各種國產(chǎn)和國外引進(jìn)的精25、密，貴重、稀缺儀器設(shè)備(價值在五萬元以上)的全套隨機(jī)技術(shù)文件以及在購置、驗(yàn)收、調(diào)試、使用、管理、維修、改造、報廢等全部活動中產(chǎn)生的文件材料。（八）出版類主要包括學(xué)校編輯出版的學(xué)報、校報。（九）外事類主要包括學(xué)校有關(guān)人員出席國際學(xué)術(shù)會議(含在國內(nèi)舉辦的)，出境考察、講學(xué)、合作研究、進(jìn)修、留學(xué)及本校聘請的外籍、港澳臺專家與教師(含客座教師)在教學(xué)、科研及其他有關(guān)活動中形成的文件材料；本校涉外活動、對外學(xué)術(shù)交流、友好往來等有關(guān)文件材料。（十）財會類主要包括學(xué)校在財務(wù)管理和會計活動中形成的具有保存價值的文字材料、憑證、帳薄，報表、工資清冊等材料。（十一）聲像類主要包括反映學(xué)校各項(xiàng)活動和歷史發(fā)展，具有保26、存價值的各種以音響，畫面形象等方式記錄的專門載體(照片、錄音帶、錄像帶、幻燈片，磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等)及其相配套的文字材料等。（十二）上級來文上級有關(guān)各類文件。（十三）實(shí)物類主要包括上級領(lǐng)導(dǎo)來校視察、檢查、指導(dǎo)工作和境內(nèi)外知名人土來校參觀訪問的題詞、題字等手跡材料；境外、校內(nèi)外的團(tuán)休，個人和校友捐贈的紀(jì)念物品；校內(nèi)各單位和個人榮獲國家、省、市級各類獎品(獎狀、錦旗、獎杯等)，以及其他有保存價值的實(shí)物。部門立卷要求一、基本原則(一)學(xué)校檔案是指在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項(xiàng)活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。(二)堅(jiān)持平時立卷制度。檔案工作人員應(yīng)熟練27、掌握本部門文件材料的歸檔范圍，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、積累和保管，做到文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；并根據(jù)本部門不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用合理和立卷歸檔。(三)文件材料的保存價值、保管期限及密級的判定，一般遵循下列原則：1、凡反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌，對學(xué)校、國家建設(shè)、歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的列為永久保管。2、凡反映學(xué)校一般工作活動，在長期內(nèi)對學(xué)校和社會有查考利用價值的，列為長期保管。3、凡在短期內(nèi)對學(xué)校工作有查考價值的，列為短期保管。4、凡是上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)所發(fā)的文件，安展原文件所定的密級執(zhí)行；凡屬本校形成的文件材料的密級，按照國家、省和我校的28、有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。二、立卷流程在文件材料收集齊全的基礎(chǔ)上，一般應(yīng)按下列步驟進(jìn)行立卷。（一）對文件材料進(jìn)行立卷分類1、分年度一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度的規(guī)劃、計劃，一般可歸入內(nèi)容針對的第一個年度；跨年度的總結(jié)、報告，歸入文件內(nèi)容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，一般可歸入會議開幕的年度；按學(xué)年處理的文件歸入專門年度。2、分問題將文件材料按其內(nèi)容所反映的問題、事物分開。3、分期限將文件材料按規(guī)定的不同保管期限分開。（二）卷組合排序1、組合形式會議文件，按會議屆次組合，可一會一卷、數(shù)卷、或數(shù)會一卷；人民來信材料，可按信件的作者，信件處理形式或信件所反映的問題組29、合；統(tǒng)計、報表、名冊等文件，按照格式名稱組合；學(xué)校管理和業(yè)務(wù)活動形成的業(yè)務(wù)文件材料，一般按單一問題組合；工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按責(zé)任者或名稱組合；簡報按名稱或期號組合；其他文件可按特殊形式組合。2、排序的原則（1）管理性內(nèi)容的文件材料，按問題、事件或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序：批復(fù)在前，請示在后；證件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。（2）專題性、成套性檔案（含教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版等檔案）按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。（3）準(zhǔn)確判斷文件材料的保存價值與保管期限及密級，不同保管期限，30、不同密級的檔案，應(yīng)分別組卷。（4）卷內(nèi)文件排列，一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列，配套的特殊載體的文字材料按有關(guān)規(guī)定整理。（三）檢查案卷文件材料1、檢查案卷文件材料的成分，審查文件材料是否收集齊全完整，并剔除不應(yīng)歸檔的文件材料；2、檢查案卷文件材料的聯(lián)系，依照案卷類目糾正案卷之間文件歸卷不統(tǒng)一，相互混淆重復(fù)或拆散聯(lián)系的現(xiàn)象；3、檢查案卷文件材料的保存價值，查看各案卷中文件保存價值是否有差異，各部分之間是否大體一致；4、檢查案卷文件材料的數(shù)量，一般不超過200頁，對同一問題文件數(shù)量多的，可適當(dāng)分卷，問題單一、數(shù)量較少的可組薄卷。5、檢查案卷文件材料用筆是否符合歸檔要求，凡用筆不31、符合歸檔要求的文件材料，必須予以糾正。使用鉛筆、圓珠筆、紅色或純蘭墨水書寫的文件材料，禁止歸檔。（四）整理對裝訂線以外有字跡的或破損的文件材料，及與文件材料不可分割的照片、小字條等，要進(jìn)行加邊、修補(bǔ)和裱糊；對較大的表格，要進(jìn)行折疊；除掉文件材料上的金屬物。（五）編頁號卷內(nèi)文件材料無論單面或雙面，只要有書寫文字，均應(yīng)一面編寫一個頁號，頁號的位置在每面材料非裝訂線一側(cè)的下腳，使用鉛筆編頁號。（六）填寫卷內(nèi)文件目錄順序號：以卷內(nèi)文件排列的先后順序填寫的序號。文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文號。責(zé)任者：形成該文件的單位、對文件負(fù)有責(zé)任的署名者。提名：及文件的標(biāo)題，一般照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明內(nèi)容的文件32、，可以自擬標(biāo)題，外加“”號。日期：文件形成時間。頁號：填寫卷內(nèi)文件的起始頁號，最后一欄填寫文件得起始止頁號。（七）填寫卷內(nèi)備考表本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修補(bǔ)、補(bǔ)充等情況。立卷人：有立卷責(zé)任者簽名。審核人：有對案卷質(zhì)量進(jìn)行審查的單位負(fù)責(zé)人簽字。日 期：有立卷人按實(shí)際立卷時間填寫。（八）擬寫案卷標(biāo)題案卷提名應(yīng)簡明確切，結(jié)構(gòu)完整，體式一致。一般應(yīng)準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件材料的主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。部分案卷提名可以是項(xiàng)目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱。（九）裝訂前應(yīng)去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。案卷采用三孔一線裝訂，不訂卷的文件材料，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)用細(xì)線逐件裝訂。三、歸檔驗(yàn)收（一）填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷標(biāo)題，均應(yīng)使用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或毛筆書寫。（二）文件材料一般歸檔一份，學(xué)校正式編號的行文和基建圖紙等重要文件材料，一式二分歸檔。（三）歸檔文件材料應(yīng)是文件材料的原件，復(fù)印件原則上禁止歸檔；電子文件材料應(yīng)是激光打印的有效（如正式加蓋單位印章等）文件，以確保檔案的保存價值與安全。（四）部門立卷后，經(jīng)檔案室工作人員檢查合格，填寫移交目錄，一式兩份，雙方履行簽訂手續(xù)，辦理移交。移交目錄各執(zhí)一份存查。