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1、重慶新龍湖物業(yè)管理有限公司質(zhì)量體系文件 文件編號：XZ-33版本號：C 修改狀態(tài)： 生效日期：2004年2月1日文書、檔案、資料管理辦法1.0 目的:方便資料查閱，完善記錄檔案。是事件有源可查。2.0 適用范圍物業(yè)公司的各種資料、檔案。3.0 管理內(nèi)容3.1 文件和資料的分類質(zhì)量體系文件（質(zhì)量手冊、物業(yè)管理方案、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄）文書檔案(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)其它資料的分類（業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等）3.2 文書檔案管理上級機(jī)關(guān)、來往單位發(fā)來的文件，由行政部在收文薄登記，送經(jīng)理閱轉(zhuǎn)，并送有關(guān)部門傳閱，閱者簽署姓名后送回行政部存檔。2、外來信件，寫明領(lǐng)導(dǎo)人親收或?qū)懨黝I(lǐng)導(dǎo)人姓名的由受文領(lǐng)導(dǎo)拆閱后，若需保存再退回行政部登記處理信函收存登記表指明存往何處。以公司名義的發(fā)文，由承辦部門起草，行政部核稿，編文號、經(jīng)理簽發(fā)，然后安排打印，文件類應(yīng)登記在發(fā)文簿，信函類的登記與收據(jù)或收件人簽名應(yīng)記錄在信函寄發(fā)登記表上，以便查詢。電腦資料的存貯和查找參見電腦資料存貯說明(附錄)。3.3 其他資料管理行政部將需要歸檔的文件、信件、合同等立卷歸檔，并登記、整理、編寫檢索目錄,具體辦理參見相關(guān)細(xì)則如業(yè)主檔案的管理辦法等。定期收集整理檔案資料，收留各部門歸檔的資料、圖紙、批文、合同等。任何個人不得自行私藏資料，如確有需要，可隨時在行政部進(jìn)行查閱。檔案3、資料一般不借出，若特殊情況需借出須經(jīng)經(jīng)理同意，完善登記手續(xù)后方可借閱。借閱資料檔案必須妥善保管，注意保密，不得遺失、拆散、調(diào)換、污損。檔案資料借閱時間原則上不得超過七天，在規(guī)定時間內(nèi)使用人應(yīng)及時歸還，如因保管不善造成檔案資料的遺失，將視情節(jié)輕重，處以50300元罰款。公司所訂閱的報刊、雜志由行政部統(tǒng)一收取，并摘印當(dāng)日重要信息供相關(guān)部門人員參閱。報刊剪報工作，由公司文員負(fù)責(zé)，每月完成上月報刊上有關(guān)信息、資料的收集、整理及傳閱。由行政部統(tǒng)一收取專業(yè)類雜志并提醒相關(guān)部門主管借閱，非專業(yè)類雜志，由公司行政部負(fù)責(zé)及時安排借閱，限定歸還日期后按時收回，以便其他人員借閱。借閱公司的圖書及參考資料應(yīng)辦理登記手4、續(xù)，專業(yè)參考類圖書由對口專業(yè)員工進(jìn)行借用；非專業(yè)類圖書借閱數(shù)目一般不超過叁冊，要求在兩個月內(nèi)歸還。公司行政部文員應(yīng)每月就員工所借各種圖書、參考資料的書目、數(shù)量進(jìn)行清理，并通知員工應(yīng)歸還的日期，員工應(yīng)積極配合清理，以便文員及時掌握員工使用情況，確保不遺失又能充分的發(fā)揮圖書價值。所有圖書資料均應(yīng)妥善保管、及時歸還，如因借閱人保管不善造成資料遺失，將按定價的二倍予以罰款。無定價的將視資料內(nèi)容重要程度處以50-200元罰款。4.0 各職能部門的資料管理各部門內(nèi)部日常工作中常用資料需要由部門內(nèi)部保管的，可在資料室設(shè)專柜存放、取用，有必要時應(yīng)分別建立內(nèi)部資料管理方法和登記。5.0相關(guān)文件5.1 業(yè)主檔案的管理辦法6.0相關(guān)記錄6.1 收文薄6.2 發(fā)文簿6.3 信函收存登記表6.4 信函寄發(fā)登記表7.0 附錄7.1 電腦資料存貯說明編寫：鄧爽 審批：郝紅兵全文共2頁,第- 2 -頁