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輸送原水水利工程檔案管理辦法(18頁)
輸送原水水利工程檔案管理辦法(18頁).docx
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上傳人:偷**** 編號:580755 2022-09-13 17頁 42.31KB

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1、徐州市向豐縣和沛縣輸送原水工程檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為切實加強建設(shè)項目檔案管理工作,明確檔案管理職責,規(guī)范檔案管理行為,確保建設(shè)項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全,充分發(fā)揮檔案在徐州市向豐縣和沛縣輸送原水工程(以下簡稱“豐沛原水工程”)建設(shè)、管理、運行、維護等方面的作用,根據(jù)中華人民共和國檔案法、水利部水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定、江蘇省水利廳水利基本(工程)檔案資料管理規(guī)定及有關(guān)規(guī)定,結(jié)合豐沛原水工程建設(shè)的實際情況,制定本辦法。第二條 豐沛原水工程建設(shè)項目檔案是指在豐沛原水工程建設(shè)管理工作(包括從項目籌劃到工程竣工驗收各環(huán)節(jié))中經(jīng)過鑒定、整理、歸檔后直接形成的、具有保存價值的各種文2、字、圖表、聲像等不同形式與載體的各種歷史記錄,是對豐沛原水工程項目進行稽察、審計、監(jiān)督、管理、驗收及運行、維護、改造等的重要依據(jù)。第三條 豐沛原水工程建設(shè)項目檔案工作是工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分,各參建單位(包括建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位)必須將其納入工程建設(shè)的全過程。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導,分級管理”的原則,切實加強領(lǐng)導,強化措施、明確職責,確保檔案規(guī)范化管理。第四條 本辦法適用于豐沛原水工程建設(shè)項目檔案管理,征地拆遷和移民安置檔案管理可參照執(zhí)行。第二章 檔案管理第五條 徐州市城鄉(xiāng)供水一體化市直工程建設(shè)處(以下簡稱“建設(shè)處”)作為項目法人,對豐沛原水工程建設(shè)項目檔案工作負總責,豐沛原水工程組3、負責具體實施。豐沛原水工程組按照檔案管理規(guī)定,負責統(tǒng)籌安排,組織協(xié)調(diào),制定統(tǒng)一標準、制度和檔案分類方案,組建檔案管理網(wǎng)絡(luò),開展檔案業(yè)務活動,監(jiān)督和指導豐沛原水工程建設(shè)項目檔案管理工作;負責集中統(tǒng)一管理建設(shè)項目的全部檔案,做好本處檔案文件的形成、收集、整理和歸檔工作,并負責組織、協(xié)調(diào)和指導勘察設(shè)計、施工、監(jiān)理、材料和設(shè)備供應商等單位所形成的項目竣工文件的編制、收集、整理和歸檔工作。勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工、材料和設(shè)備供應商等參建單位,應按照本辦法及合同要求,做好職責范圍內(nèi)工程建設(shè)項目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作,屬于向建設(shè)單位移交應歸檔的文件材料,在完成收集、整理、審核工作后及時移交。監(jiān)理單位還4、應負有監(jiān)督、檢查、審核、簽署建設(shè)項目施工文件的職責。第六條 豐沛原水工程項目檔案工作要納入工程質(zhì)量管理體系范疇,貫穿于工程建設(shè)程序的各個階段,確保檔案工作與工程建設(shè)同步實施:即從工程立項開始就應進行文件材料的收集和整理工作;在工程招標及簽訂有關(guān)工程協(xié)議(合同、責任狀等)時,應對工程檔案收集、整理、移交提出明確要求;在檢查工程進度與施工質(zhì)量時,要同時檢查工程建設(shè)項目檔案的收集、整理情況;在進行單元(分項)與分部工程質(zhì)量等級評定和驗收(包括單位工程驗收和階段工程驗收)時,要同時審查、驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量。對達不到規(guī)定要求的,要限期整改,仍不合格的,按工程質(zhì)量不合格處理,且不得進行5、工程竣工驗收。第七條 檔案專(兼)職管理人員要認真履行崗位職責,做好文件材料的收集、整理、組卷和歸檔工作,做好檔案的保管、統(tǒng)計、日常維護以及查閱等利用服務工作。嚴格執(zhí)行黨和國家的保密政策和保密制度,維護檔案的信息安全和實體安全。工程技術(shù)和管理人員應將工作中形成的檔案資料按要求及時收集,定期整理,及時交給檔案管理部門。任何部門和人員都不能將應歸檔的各種文件材料據(jù)為已有或拒絕歸檔。工作調(diào)動前必須交清有關(guān)檔案資料,否則不能辦理調(diào)動手續(xù)。第八條 要按照國家檔案信息化建設(shè)的要求,充分利用現(xiàn)代化先進技術(shù),積極開展豐沛原水工程建設(shè)項目檔案信息化工作。配備檔案管理應用系統(tǒng),建立項目檔案數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)文件級目錄和6、案卷級目錄查詢功能以及項目綜合管理性文件和竣工圖全文數(shù)字化。大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案管理水平,為工程建設(shè)與管理提供有效地利用。第九條 建立豐沛原水工程建設(shè)項目檔案管理登記制度。第三章 項目文件的收集、整理與歸檔第十條 豐沛原水工程項目文件是指從立項審批、招投標、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等以紙質(zhì)、膠片、磁介、光介為載體的全部文件。第十一條 凡是反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,都應及時收集齊全,歸入建設(shè)項目成套檔案。按照“誰形成、誰收集、誰整理”的要求,各參建單位各負其責,做好文件材料的形成、收集和整理工作。行文程序要規(guī)范7、,收集的文件材料力求是原件或正本,文件材料質(zhì)量要符合以下標準:(一)文件材料字跡清楚、圖樣清晰,圖表整潔,不得使用易退色的筆墨(如圓珠筆、鉛筆、紅墨水、藍墨水等),簽字手續(xù)完備。(二)凡由易褪色材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的并需要永久和長期保存的文件,應附一份復印件。(三)復印打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰牢固程度應符合設(shè)備規(guī)定質(zhì)量。(四)錄音、錄像文件應保證載體的有效性,并附以必要的情況說明。(五)電子文件應以光盤為長期介質(zhì)。收集范圍和責任單位詳見豐沛原水工程文件歸檔范圍、保管期限與責任單位表(見附件2)第十二條 竣工圖是豐沛原水工程建設(shè)項目檔案的重要組成部分,必須做到完整、準確、清8、晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。施工單位按規(guī)定及時編制好竣工圖。竣工圖須由施工單位在圖標上方空白處逐張加蓋“竣工圖章”(竣工圖章的內(nèi)容與規(guī)格詳見附件3-1),有關(guān)單位和責任人應嚴格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。竣工圖的套數(shù)必須滿足歸檔和實際需要,施工單位需提交竣工圖紙三套及電子文檔。施工單位應按以下要求編制竣工圖:一、 按施工圖施工沒有變動的,須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章;二、一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的,可在原施工圖上更改、在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)加蓋并簽署竣工圖章;三、凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變,或圖面變更超過1/3的,應重新繪制竣工圖(可9、不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應按原圖編號,并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù),在圖標欄內(nèi)注明“竣工階段”和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。第十三條 豐沛原水工程建設(shè)項目聲像檔案是紙質(zhì)載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人,負責各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作,歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故,必須要有完整的聲像材料歸檔。第十四條 豐沛原水工程建設(shè)項目文件歸檔前必須按照國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA/T28-2002)進行整理。案卷質(zhì)量必須符合國家科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/T11822-210、000),財務檔案應按照會計檔案管理辦法(財會199832號)的要求,照片檔案整理質(zhì)量應符合照片檔案管理規(guī)范(GB/T11821-2002)的要求。第十五條 豐沛原水工程建設(shè)項目檔案按下列程序進行整理和歸檔。編制實體分類方案分類組卷卷內(nèi)文件排序案卷編目案卷裝訂編制案卷目錄排架一、編制實體分類方案:豐沛原水工程建設(shè)項目檔案分類方案是根據(jù)檔案整理原則和要求,結(jié)合本工程的具體情況編制而成(見附件4),是對豐沛原水工程建設(shè)項目檔案進行科學分類、系統(tǒng)整理、規(guī)范保管的依據(jù)性文件。二、項目文件的組卷要求(一)組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點,保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系;分類科學,組卷合理;法律性文件手續(xù)11、齊備,符合檔案管理要求。(二)項目施工文件按單項工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺件等組卷;管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、項目竣工驗收文件組卷;設(shè)計變更文件、工程聯(lián)系單、監(jiān)理文件按文種組卷,原材料試驗按單項工程組卷。(三)案卷及卷內(nèi)文件不重份,同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件,該卷保管期限按最長的確定。三、案卷內(nèi)文件材料的排列(一)管理性文件按問題、時間或重要程度排列。(二)施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。(三)設(shè)備文件按照依據(jù)性材料、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。(四)圖紙按專業(yè)、圖號排列。(五)卷內(nèi)文件一般文字在前12、,圖樣在后;譯文在前,原文在后;批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。四、案卷編目(一)卷內(nèi)文件頁號的編寫凡有書寫內(nèi)容的頁面均用鉛筆編寫頁號。單面書寫的文字材料在右上角編寫頁號,雙面書寫的文字材料正面在右上角,背面在左上角;圖紙按規(guī)定折疊后標題欄在右下角,頁號應緊靠標題欄的外左下角或外右上角;成冊的文件材料可不編已有頁碼頁面的頁號,只編沒有頁碼頁面的頁號;各案卷之間不連續(xù)編頁號,即卷內(nèi)的首頁頁號始終為1;案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表均不編寫頁號。(二)卷內(nèi)目錄編制(卷內(nèi)目錄式樣見附件5)卷內(nèi)目錄是登記文件及其排列次序的目錄,實際上是揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容與數(shù)量的清單。13、卷內(nèi)目錄起到便于查閱,便于統(tǒng)計單份文件,利于保護卷內(nèi)文件的作用。1、序號:用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內(nèi)文件的順序。2、文件編號:填寫文件的文號或圖樣的圖號。3、責任者:填寫文件材料的形成部門或主要責任者。4、文件材料題名:填寫文件標題全稱,文件標題過于簡單或標題不規(guī)范的,可自擬文件題名,自擬的文件題名應加“ ”。5、日期:填寫文件材料形成的日期。用8位阿拉伯數(shù)字表示,不能確定時間的用“0”表示,如文件形成時間是2007年1月,則表示為20070100。6、頁號:填寫每份文件首頁上標注的頁號,最后一份文件應填寫起止頁號。(三)卷內(nèi)備考表的編制(卷內(nèi)備考表式樣見附件6)說明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、14、頁數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題;立卷人、檢查人應由責任立卷人和案卷質(zhì)量審核者分別簽名;互見號應填寫反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案的檔號,并注明檔案載體形式,用括號括起;卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。(四)案卷封面的編制1、案卷題名:是立卷人給案卷擬定的標題,標題應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。其結(jié)構(gòu)一般由三部分構(gòu)成:一是工程項目名稱,工程項目名稱通常由兩部分構(gòu)成:1、徐州市向豐縣和沛縣輸送原水工程,2、單項工程名稱(XX年度或單位工程名稱),名稱太長時可根據(jù)情況略寫。二是工程階段或結(jié)構(gòu)的名稱,如初步設(shè)計(階段特征),鋼閘門(結(jié)構(gòu)特征)等等。三是文件材料的名稱15、特征,如批復、圖紙、計算書等。、立卷單位:填寫編制該案卷的單位全稱或規(guī)范性簡稱。如“徐州市城鄉(xiāng)供水一體化市直工程建設(shè)處”。、起止日期:填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。、保管期限:分為永久、長期、短期三種。、密級:依據(jù)保密規(guī)定,填寫卷內(nèi)文件材料的最高密級,如卷內(nèi)文件材料沒有密級就不必填寫。6、檔號:由檔案分類號和案卷順序號聯(lián)合組成,中間用“-”隔開,如分類號32.2.1,案卷順序號為1,則檔號為32.2.1-1。(五)案卷脊背的編制。1、案卷脊背采用貼標簽的形式編制。“檔號”標簽為白紙,分四格,分別填寫全宗號,目錄號,分類號,案卷順序號。標簽上格子線條的顏色來區(qū)分案卷的不同保管期限,紅線條代表16、永久,黃線條代表長期,藍線條代表短期。標簽式樣如圖。全宗號和目錄號暫不填寫,分類號是根據(jù)檔案分類方案(見附件4)所給定的類別號。用阿拉伯數(shù)字標識,不同級位的類別之間用間隔符“.”分開,案卷順序號是指項目檔案按一定順序排列的流水號。“案卷題名”欄的標簽形式和格式(見附件7)。五、案卷的裝訂案卷的文字材料可采用整卷裝訂和單份文件裝訂兩種形式。無論采用哪種形式,卷內(nèi)文件材料都要折疊成A4幅面,都要將卷內(nèi)文件金屬釘除去。整卷裝訂采用軟卷皮裝訂,案卷裝訂的要求是:結(jié)實、整齊、美觀,裝訂做到下齊、左齊,三點成一線。單份文件裝訂時,應在卷內(nèi)每份文件的首頁右上方加蓋、填寫檔號章(式樣見下圖),檔號章包括檔號和17、序號,圖紙可采用不裝訂形式組卷,必須按照技術(shù)制圖復制圖的折疊方法(GB/T10609.3-1989)要求統(tǒng)一折疊,在圖紙標題欄外的右上方加蓋檔號章。檔號章用不褪色紅印泥加蓋,檔號章內(nèi)的檔號和序號用鉛筆填寫。六、編制案卷目錄案卷目錄是工程建設(shè)項目檔案的總臺帳,它不僅反映項目檔案歸檔情況和統(tǒng)計項目全部檔案的數(shù)量,而且是檔案利用時的一種檢索工具。(案卷目錄式樣見附件)七、排架排架是指按照一定的要求和秩序?qū)⒁研纬傻娜繖n案排列到檔案柜里的一項工作。案卷的排序要求與檔案分類方案一致,排架的秩序是:自左向右,自上而下。聲像檔案與紙質(zhì)檔案分開存放。第十六條 豐沛原水工程建設(shè)項目檔案案卷卷皮一般采用軟卷皮裝訂18、后再裝盒的形式。卷盒的表面尺寸為300mm220mm,厚度尺寸分別為20、30、40、50、60mm五種。軟卷皮的外表面尺寸為297mm210mm,厚度可根據(jù)卷內(nèi)文件材料厚度調(diào)整,但不宜超過40mm。卷盒、軟卷皮要求在江蘇省檔案局統(tǒng)一購買。第十七條 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采用70g白色復印紙制作,案卷脊背上的標簽宜采用150g白色復印紙制作。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表以及卷皮、卷脊上的字體、字號、間距等,均按統(tǒng)一規(guī)定的格式設(shè)置。第四章 檔案的匯總、移交與驗收第十八條 豐沛原水工程建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應按檔案的要求,由文件形成單位進行分類、組卷、裝訂、編目等整理工作,各施工單位、監(jiān)理單19、位應在工程完工三個月內(nèi),將經(jīng)整理完成工程或單項工程完工后向建設(shè)單位移交(有尾工的應在尾工完成后及時整理、移交)。第十九條 豐沛原水工程建設(shè)項目檔案質(zhì)量是豐沛原水工程建設(shè)質(zhì)量體系的重要組成部分,是衡量工程建設(shè)與管理工作質(zhì)量的重要內(nèi)容。建設(shè)單位在接收檔案時,應組織施工、監(jiān)理、質(zhì)檢部門對文件材料的完整、準確情況和案卷質(zhì)量進行審查或三方會審,經(jīng)建設(shè)單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄一并歸檔。第二十條 豐沛原水工程組依據(jù)徐州市向豐縣和沛縣輸送原水工程檔案分類方案對項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號,也可責成施工、監(jiān)理單位用鉛筆臨時填寫檔案號。匯總時對項目檔案進行清點,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明20、。第二十一條 豐沛原水工程組要收集、匯總整理兩套完整的項目檔案。項目檔案驗收合格后,在項目正式通過竣工驗收后一個月內(nèi),向有關(guān)單位或部門移交。一套向徐州市水利局移交;一套向工程管理單位移交。第二十二條 檔案的移交應履行手續(xù),明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等,填寫工程檔案交接單(見附件9)。交接雙方應認真核對目錄與實物,清點無誤后由交接人雙方簽字、加蓋單位公章確認。第二十三條 按照國家檔案局國家發(fā)展和改革委員會關(guān)于印發(fā)的通知和江蘇省水利廳有關(guān)規(guī)定,項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目的竣工驗收。各項目參建單位均應高度重視檔案驗收工作21、,認真準備,積極配合,切實做好豐沛原水工程建設(shè)項目檔案驗收工作。第二十四條 項目檔案驗收之前,各項目建設(shè)單位應組織項目施工、監(jiān)理單位負責人以及有關(guān)人員進行檔案項自檢,形成項目檔案工作自檢報告。省建管局組織各工程參建單位按照重大建設(shè)項目檔案驗收內(nèi)容及要求對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢,確認工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達要求后,可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告,并提出檔案專項驗收申請。檔案自檢報告應包括:工程概況,工程檔案管理情況,文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況,竣工圖的編制與整編質(zhì)量,工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內(nèi)容。第二十五條 豐沛原水工程組在項目竣工驗收或交工驗收22、(初步驗收)前3個月向檔案驗收組織單位遞交檔案驗收申請,并附重大建設(shè)項目檔案驗收申請表(一式兩份,表式見附件10)和項目檔案工作自檢報告。第二十六條 項目檔案驗收組織單位組織召開項目檔案驗收會議,建設(shè)處、設(shè)計、施工、監(jiān)理和工程管理單位有關(guān)人員列席會議。建設(shè)處匯報項目建設(shè)概況、項目檔案工作情況;項目施工單位代表匯報項目施工文件、竣工圖的編制及管理情況;監(jiān)理單位代表匯報項目監(jiān)理文件的管理情況和對項目施工文件、竣工圖審核情況。第二十七條 項目檔案驗收組在抽查項目檔案及檔案管理情況時,建設(shè)處、施工、監(jiān)理單位的檔案管理人員應在現(xiàn)場積極配合,抽調(diào)案卷,解答檔案驗收組成員所提出的問題。第二十八條 項目檔案驗收組對項目檔案質(zhì)量進行綜合評議,對所提出的存在問題、整改意見與建議,項目建設(shè)單位要認真對待,明確相關(guān)責任人,限期整改,并進行復查。復查后仍不合格,不能通過項目檔案驗收的,建設(shè)處將對該項目建設(shè)單位通報批評,并應依法追究有關(guān)單位及人員的責任。第二十九條 參建單位應在工程決算、審計、驗收以及項目后評估時,要善始善終做好后續(xù)文件材料的收集、整理與歸檔工作,并及時向有關(guān)單位移交。第五章 附 則第三十條 本管理辦法由徐州市城鄉(xiāng)供水一體化市直工程建設(shè)處豐沛原水工程組負責解釋。第三十一條 本管理辦法自公布之日起施行。
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