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1、項目工程技術資料管理辦法編制日期審核日期批準日期修訂記錄日 期修改內容修改人審核人批準人12.201、增加了工程設計文件、招投2、標文件的內容；3、增加了工程技術文件管理的生效、廢除和移交及其它要求；增加了支持文件和相關記錄；目 錄第一章 總則4一、 目的4二、 原則4三、 適用范圍4第二章 管理內容4一、 工作規定4二、 支持文件12三、 相關紀錄12第三章 附則12第一章 總則一、 目的規范項目工程技術文件的管理與控制，確保其在使用范圍全面、規范、齊全、有效，特制定本辦法。二、 原則提高項目工程技術文件的管理水平，促進集團對項目工程技術文件管理工作的科學化、規范化和統一化，明確管理工作重點2、，落實管理內容。三、 適用范圍集團下屬公司所組建的各項目工程技術文件的管理工作。第二章 管理內容一、 工作規定本辦法所述項目工程技術文件的管理，按大類分為以下四種：工程設計文件，招投標文件，日常來文和日常發文(包括項目工程聯系函)。1.1 工程設計文件包括：工程設計圖紙、工程設計變更文件1.1.1 工程設計圖紙包括：施工圖；1.1.2 工程設計變更文件包括：設計修改圖紙、設計變更通知單、工程聯系（函）單；1.1.3 設計部需發放圖紙及設計變更文件涉及的專業，主要包括以下幾點a） 主體工程：建筑、結構、給排水、強電、弱電、燃氣、暖通；b） 智能化工程；c） 電梯工程；d） 園林綠化工程；e） 鋁3、合金門窗工程；f） 二次裝修；g） 泛光照明工程；h） 人防工程；i） 其他工程，如中水工程、游泳工程等；1.1.4 項目部需發放圖紙及設計變更文件涉及的單位，主要包括以下幾點a） 監理公司；b） 現場專業工程師；c） 設計工程師；d） 預算工程師；e） 主體施工單位；f） 相關分包施工單位；g） 資料室（存檔留底）；1.2 招投標文件包括：以下三種情況1.2.1 由市建設工程交易中心主持招標的工程項目，公司招標小組管理招投標過程的文件；a） 此類主要工程項目的招投標包括：基坑支護工程招標、樁基礎工程招標、上部主體工程招標；b） 此類主要工程項目的招投標的文件管理包括：c） 發放資格預審文件（4、有資格預審要求的招標項目）；d） 簽收各投標單位送交的資格預審資料；e） 通知已通過資格預審單位參加招標書的時間及地點；f） 參加招標會，檢查相關證件，發放招標文件、工程量清單及招標圖紙、地質勘探資料（樁基礎工程招標用），并收取投標圖紙押金；g） 參加開標、評標會議。收集整理投標單位技術標、商務標；h） 擬開標、評標紀要、中標通知書；i） 給中標單位發放中標通知書；j） 通知未中標單位退還投標圖紙，辦理退還投標押金手續；k） 整理全套招標文件資料、投標文件資料（均為原件）交公司檔案管理部門存檔；1.2.2 金額10萬元以上，由公司招標小組主持招標的工程項目，公司招標小組管理招投標過程的文件。a5、） 此類工程項目的招投標一般包括：1） 消防工程招標2） 智能化工程設計施工單位招標3） 高低壓配電安裝招標4） 低壓配電柜供貨單位招標5） 柴油發電機組供貨單位招標6） 電梯安裝單位招標7） 鋁合金門窗安裝單位招標8） 防火門、入戶門安裝單位招標9） 外墻磚供貨單位招標10） 燃氣工程施工單位招標11） 室外給排水工程施工單位招標12） 園林綠化施工單位招標b） 此類工程項目招投標的文件管理一般包括：1） 提前準備招標所需圖紙；2） 配合發放招標文件及圖紙；3） 簽收投標文件；4） 參加招標會、擬制會議紀要（限土建專業）；5） 發放中標通知書；6） 收集招投標文件，整理全套原件交檔案管理部門6、存檔。（主要內容包括：招標小組成立報告、考察報告、招標會紀要、招標答疑、開標會紀要、中標通知書、所有投標單位投標書正本一套）。1.2.3 零星項目招標，屬部門管理招投標過程的文件a） 此類工程項目的招投標一般包括：1） 陽臺欄桿設計施工單位招標；2） 空調百頁設計施工單位招標；3） 樓梯欄桿、扶手設計施工單位招標；4） 外墻涂料供貨施工單位招標；5） 鋼結構施工單位招標；6） 網架設計施工單位招標；7） 燈光亮化工程施工單位招標；8） 零星項目材料的供貨安裝施工單位招標；9） 其它零星項目招標，小學、幼兒園裝修涉及到的黑板、膠地板、木地板、墻裙等零星項目招標；b） 此類工程項目招投標的文件管理7、一般包括：1） 配合發放招標文件及圖紙；2） 簽收投標文件；3） 收集招投標文件，整理全套原件交檔案管理部門存檔。（主要內容包括、開標會紀要、中標通知書、所有投標單位投標書正本一套）；1.3 日常來文包括：監理公司來文、施工單位來文、公司部門間來文、其它單位來文；1.3.1 監理公司來文（原則上所有施工單位的文件先全部交監理公司審核，由監理公司簽署意見后轉發甲方處理）；a） 需甲方簽署處理意見的文件類型有：1） 各施工單位文件；2） 各施工單位的現場增加工程量簽證單；3） 各施工圖圖紙會審紀要；4） 各施工單位開工報告、竣工報告；5） 各施工單位分部工程中間驗收證明書；6） 各施工單位隱蔽驗收8、記錄；7） 各施工單位進度款報審；8） 各施工單位請款報告；9） 各施工單位中間支付申請表；b） 需甲方傳閱的文件類型有：1） 各施工單位施工組織設計；（需審批）2） 施工專項方案；（需審批）3） 各施工單位施工進度月計劃、周計劃；（需審批）4） 監理工程師通知單及回復單；5） 責令整改通知書及回復單；6） 監理月報、周報；7） 例會紀要；8） 公司當期發布的文件；9） 整改通知單；10） 工程例檢報告；1.3.2 施工單位來文內容主要包括以下文件但不限于以下項a） 需由甲方蓋章的表格、報告等；b） 報價書；（可以不蓋章）c） 結算書；d） 工程聯系單；e） 簽證單；f） 其它需由甲方直接處理9、的文件；1.3.3 營銷部來文內容a） 需由項目部提供設計數據的函件；b） 需由項目部配合完成的質量保證書、產品使用說明書等；c） 轉發物業公司需由項目部處理的相關文件；d） 需項目部配合營銷方案或措施的文件；1.3.4 人力行政部來文內容，主要通過OA信息化平臺實現a） 公司有關通知；b） 聯系函；c） 工作留言；1.3.5 其它單位來文內容a） 地質勘探資料；b） 樁基檢測報告；c） 電梯資料（產地證明、數量等）原件；d） 智能化產品使用說明書原件；e） 高低壓配電柜的使用說明書原件；f） 各政府職能部門下發的竣工驗收證明書原件；g） 其它有關的重要文件；1.4 日常發文包括：項目部發文、10、成本部發文、設計部發文，原則上所有給施工單位的回復文件均由監理公司回復。1.4.1 項目部發文類型a） 對施工單位施工進度、質量、安全等提出要求的文件；b） 對施工單位安排施工項目及做法的文件；c） 對設計單位提出設計相關問題的文件；d） 對發展部、物業公司文件的回復函件；e） 工程聯系函；f） 其它需發放的文件；1.4.2 成本部發文類型a） 對施工單位報價書的回復；b） 結算書審核完畢后回復施工單位：結算書審核完畢后，簽字、蓋章，發施工單位原件一份、發財務資金部原件一份，交資料室三份原件存檔；c） 工程聯系函；1.4.3 設計部發文類型a） 對施工圖紙發放的文件及文件簽收單；b） 對設計變11、更產生的文件及文件簽收單；c） 工程聯系函；d） 其它需發放的文件；1.4.4 工程聯系函、簽證a） 工程聯系函是公司內部流通的重要文件，詳見：第四章附件：“項目工程聯系函”管理細則；b） 工程簽證主要由設計變更和現場簽證組成，詳見成本部設計變更、工程指令、現場簽證管理辦法；1.5 工程技術文件的有效使用1.5.1 工程設計文件的有效使用：項目部負責工程圖紙的使用和分發a） 工程圖紙必須加蓋設計院出圖章，方為有效；b） 工程圖紙發放單位必須履行發放簽收手續；c） 有效工程圖紙不得私自更改。如確屬圖紙錯誤，必須執行設計變更流程經原設計單位確認后出設計變更單；1.5.2 工程聯系單生效條件：設計工12、程師、專業工程師、項目部工程經理、成本部經理簽字方為有效；（直接由項目部審核的工程聯系單，無需經過設計與成本簽字）；1.5.3 項目部文件生效條件：專業工程師簽字、項目部工程經理簽字、蓋項目部公章方為有效；1.5.4 成本部文件生效條件：專業工程師簽字、成本部經理簽字、蓋成本部公章方為有效；1.5.5 現場增加工程量簽證生效條件：施工單位、監理單位相關人員簽字、蓋公章；項目部現場專業工程師簽字、項目部工程經理審核同意并簽字加蓋項目部公章；預算工程師簽字、加蓋成本部公章方為有效；1.6 工程技術文件的廢止條件1.6.1 設計院出具修改通知單標明廢止圖紙編號時，相應標明編號的圖紙須廢止使用；1.613、.2 所有已發放的舊版圖紙必須由原發放單位全部收回或注明作廢，并履行回收簽收手續。作廢原件加蓋作廢章后可保留在原發圖單位；1.7 工程技術文件的分類保存1.7.1 工程技術文件的使用單位，要求有專人對其負責管理；1.7.2 工程技術文件可考慮分類編號并建立相應的文件清單進行管理；1.7.3 所有工程技術文件必須保存到工程竣工后至少1年以上；1.8 工程技術文件資料工作的移交1.8.1 管理工程技術文件資料的工程秘書或專職內業員，因崗位變化、工作調動或離職需做工作移交；1.8.2 資料移交，按照已發布的項目工程內業管理暫行辦法和集團檔案管理相關規定執行，對于“8+3+8”（見項目工程內業管理暫行14、辦法）逐一進行，電子與書面記錄清單并行，此項工作由工程經理全程負責，協助工作移交及時、準確、有序進行；1.8.3 工作移交，要求如下：a） 項目領導要高度重視，嚴格把關，杜絕應交未交，交接不及時；b） 第二，明確責任，由工程經理全面負責，不能簡單認為只是資料員之間的事情，且應在移交清單上以監交人的身份簽字確認；c） 第三，工作移交前，工程經理應提前以OA等書面形式通知集團檔案管理員參與監交，集團檔案管理員應參與監交并在移交清單上簽字；d） 第四，移交及時，移交工作準備充分，移交周期不宜過長，保證資料齊全；e） 第五，交接手續齊全，交接工作是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，保證手續清晰、15、移交內容齊全，移交清單與實際資料完全一致，杜絕缺、少、漏等情況的發生；1.8.4 工作移交分為兩個部分，移交和接收。而認真做好資料移交前的準備工作是確保移交工作順利進行的前提。主要做好以下幾點：a） 移交方對保管的資料進行一次全面清理，做到帳實相符；b） 移交方對未整理的零散文件材料要分類存放，清理排序，做到系統有序；c） 移交方根據資料內容列出清單，填寫移交表單，并留有接收人簽收確認處；d） 移交方編制資料移交說明；e） 移交方要對借出的資料及時催還，歸還不了的要注明原因，整理好借據，并在借據上注明催還情況；f） 接收方要了解公司資料管理工作要求；g） 接收方要向前任資料員了解資料管理和資料16、本身的一些基本情況；h） 接收方要與工程經理及時溝通，確保接受資料的完整，移交手續的健全；1.8.5 工程技術文件資料是重要的工程活動記錄，只有移交工作準備充分，順利開展，才能確保資料管理的連續性和完整性；1.9 工程技術文件資料工作其它要求1.9.1. 工程技術文件資料保管人員因保管不善導致資料丟失或損毀的，公司有權追究其相關責任并采取處罰措施。1.9.2. 本辦法未提及部分執行集團檔案管理相關制度及辦法。二、 支持文件2.1 項目工程內業管理暫行辦法2.2 項目工程內業評分辦法三、 相關紀錄3.1 招標文件審批表3.2 項目工程聯系函3.3 項目工程通知單第三章 附則一、 本辦法由項目管理中心工程部起草與修訂，經公司審批后發布。二、 本辦法自發布之日起生效施行，原有相關辦法如與本辦法沖突，以本辦法為準。三、 本辦法解釋權屬于集團項目管理中心。