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1、工程檔案管理作業指引編制審核批準修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人08-10-30第一次增加工程檔案管理總則；明確項目部需存檔文件內容及調整組卷目錄；補充對項目工具書管理的要求；補充對竣工資料整理要求；補充現場檔案的歸檔時限及建立現場檔案的檢查制度。09-6-25第二次根據公司二級管控模式調整進行修訂。一、 流程概況流程目的為了確保項目工程圖紙與存檔資料的完整性和有效性，及時地對項目管理提供信息資源，提供有效的單位工程竣工結算或分項工程竣工結算資料。適用范圍1、 本流程適用城市公司設立項目部的項目工程檔案管理工作。2、城市公司由工程技術部履行項目部職能的參照此流程執行。定義無。流2、程主導及參與部門總部技術部（主導）、總部總經理辦公室、城市公司項目部（主控）、城市公司工程技術部、城市公司檔案管理部門上游流程名稱下游流程名稱子流程名稱工程管理流程部門流程中承擔職責城市公司項目部（下稱項目部）1. 負責現場圖紙的審核，發放；2. 負責現場設計變更的發放；3. 負責現場作廢圖紙的收回；4. 負責現場工程竣工資料的整理、移交及歸檔；5. 負責總部聯檢及月度巡檢發現的項目現場資料、檔案管理問題整改。城市公司工程技術部（下稱工程技術部）1. 負責通過月度巡檢對城市公司項目現場工程資料管理情況進行檢查；2. 監督月度巡檢及總部聯檢發現的項目現場工程資料管理問題整改工作。城市公司檔案管理3、部門1 負責城市公司月度資料檔案管理、公章使用、收發文制度檢查情況的匯總與上報；2 負責工程竣工檔案的內部驗收及歸檔工作。總部技術部（下稱技術部）1. 負責本流程的修編；2. 通過總部聯檢及日常工作跟蹤配合總經辦監督、指導城市公司工程資料檔案管理工作。總部總經理辦公室（下稱總經辦）1、負責公司檔案管理、公章使用、收發文制度工作的檢查；二、 工程檔案管理總則1. 為了規范項目部工程檔案資料的管理，做好項目檔案資料管理工作，根據國家建筑施工質量驗收統一標準（GB50300-2001）、建設工程文件歸檔整理規范（GB/T50328-2001）、我司檔案資料管理規定等有關規定，結合項目部的實際情況，特4、制定本流程。2. 工程檔案資料是指我司負責開發建設的工程，依據有關管理規定，在開發全過程中形成的應當歸檔保存的文字資料、各種圖表、表格、圖紙、材料實物、音像資料等技術文件的總稱。它是開發手續辦理、施工過程管理及竣工驗收、交付使用的必備條件，也是對工程進行檢查、驗收、管理、使用、維護、維修和改擴建的依據。3. 本作業指引所稱“工程檔案資料管理”是指從前期手續辦理、工程開始組織施工到工程竣工交付，在開發建設過程中形成的前期手續文件、勘察設計資料、施工圖紙、招投標文件、合同文件、施工準備工作文件、工程質量管理資料、工程進度管理資料、工程技術資料、工程施工記錄、工程材料檢驗記錄、變更洽商資料、往來文函5、會議資料、工程巡檢資料、工程驗收資料、竣工圖紙及工程移交資料的積累、整理、編制、報送和移交歸檔的規定和要求。4. 本作業指引統一規定了項目部內部工程檔案資料管理工作的內容和要求，適用于項目現場工程檔案資料的管理。三、 工程檔案的建立和使用1. 項目部根據公司檔案資料管理規定對現場檔案的管理要求及本作業指引要求，建檔立卷，保證現場文件的完整性和可追溯性。2. 每卷文件分別建立目錄。 3. 建立現場檔案借閱登記簿、現場檔案簽收/發登記簿（見附表），要求經辦人對現場檔案借閱和收發情況進行登記備案。四、 文本檔案的管理1. 按照公司檔案資料管理規定，項目部需存檔的工程檔案資料分為一級檔案和二級檔案資6、料：1.1 屬一級檔案的有：項目投資指導書；項目開發指導書；項目五證，有關政府部門對項目的批文；公司上報政府部門請示文件；立項文件資料；建設用地、征地、拆遷文件資料，勘察、測繪、設計報批批復文件資料；市政報裝相關資料；招投標文件；建設、施工、安裝、監理等政府審批文件資料；項目采購合約管控表、項目一級、二級計劃、項目工程進度總控制計劃，合同及協議書、重要的往來文件、信函，竣工圖及竣工驗收文件材料，工程移交文件等；1.2 屬二級檔案的有：項目現場規章制度；施工圖紙、施工組織方案和重要分部工程施工方案（附審批文件）、施工總進度計劃及年、季、月度計劃（附審批文件）；圖紙及設計交底記錄、圖紙會審記錄、變7、更洽商和客戶洽商（含內部報審表、變更洽商記錄單及附圖等）；項目工程質量驗收標準文件；工程施工備忘錄（大事記）、城市公司工程檢查文件、工程管理月報、監理與承包商檢查評價記錄、關鍵工序檢查記錄；監理月報、監理通知、監理會紀要及其它現場工程協調、專題會紀要；材料認價及工程量確認文件、洽商月報、工程進度款支付審核表、項目結算文件；材料設備封樣清單、進場材料設備驗收分類表、材料設備驗收記錄單、現場施工樣板驗收記錄單；設備檔案（設備合格證、使用說明書等）；索賠函和反索賠函及相關資料、往來文函等；擔保管理文件資料。2. 檔案保存：按照公司檔案資料管理規定，屬一級檔案的資料原件存城市公司檔案管理部門，業務部門8、存復印件。業務部門經辦的一級檔案資料，在取得原件后應在48小時內將原件交付城市公司檔案管理部門，經辦部門保存復印件。二級檔案資料由相關業務部門保存原件，工程類及現場施工管理類檔案原件存項目現場，需經業務部門審核的資料檔案原件存業務部門，項目部存復印件。3. 檔案資料組卷：項目部現場資料組卷按照公司檔案資料管理規定執行，并對項目需存檔的工程檔案資料分卷號補充如下：項目部需存檔的文件目錄卷別檔案類型檔案內容項目存檔形式A1卷前期證照項目五證復印件F卷政府性文件政府部門對項目的批復文件，各項專業市政方案、各項專業審批手續復印件I卷征地相關手續建設用地、征地、拆遷文件材料復印件J卷勘察設計文件勘察、測9、繪、設計文件材料復印件L卷招投標文件各類招標文件、投標文件、定標審批文件、免招標申請審批表復印件M卷M1卷參建單位資料甲方、監理、總包及各分包單位資質、招標備案手續、監督備案及安全備案手續等復印件M2卷項目管理資料項目投資指導書、項目開發指導書、項目采購合約管控表、項目一、二級計劃等、項目總控制計劃等復印件M3卷技術方案各類專項技術方案、專項工藝研究報告等原件M4卷監理月報每月監理月報原件M5卷監理規劃監理規劃及細則原件M6卷材料樣板材料認價單、材料樣板（實物）、進場材料設備驗收分類表、材料設備封樣清單、材料設備驗收記錄單、現場施工樣板驗收記錄單等原件M7卷設備資料設備合格證、線路圖、檢測報告10、使用說明書等復印件M8卷工程款文件月進度確認文件、工程進度款支付審核表等原件M9卷工程檢查資料項目工程質量驗收標準、月度工程巡檢報告、項目現場聯檢記錄、工程管理月報、監理與承包商檢查評價記錄、關鍵工序檢查記錄等復印件M10卷變更洽商變更洽商和客戶洽商（含內審表、變更洽商記錄和附圖等）、工程量確認單、洽商月報原件QS-JZ建筑專業QS-JG結構專業QS-SB設備專業QS-JZ精裝專業QS-DQ電氣專業QS-SZ市政專業QS-KH客戶洽商其它（根據項目情況增加）M11卷音像資料項目實施過程的音像資料原件M12卷施工技術文件總體施工組織設計、施工方案、施工過程關鍵工序檢查要點、現場施工樣板計劃書等11、原件M13卷工程擔保文件工程擔保實施方案及細則、保函復印件等相關文件復印件N卷竣工驗收資料各類專業驗收、竣工驗收文件材料，工程移交資料復印件O卷合同協議書各類設計、施工、訂貨合同及協議書、現場合同交底記錄等（按合同單位分別歸類）原件/復印件P卷P1卷往來文函索賠函和反索賠函及相應資料、項目發出與收到的各類文件及函件復印件P2卷現場指令工作聯系單（如有回復應附對應的工作聯系單一起保存）原件P3卷監理通知監理單位發出的現場通知原件Q卷現場規章制度項目部內部及施工現場管理的各項規章制度、工作手冊、技術標準原件U卷圖紙資料各類施工圖紙、招標圖、設計交底和圖紙會審記錄原件T卷施工計劃施工總進度計劃及年、12、季、月度計劃，計劃完成情況原件S卷會議資料監理例會、現場工程協調會、交底會紀要原件Z卷項目結算文件合同結算審核表、工程預（結）算書4. 文本檔案的保管要求4.1 工程現場檔案柜置于現場辦公室的干燥通風處，做好“防火、防盜、防潮、防蟲、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。4.2 采用塑質3寸檔案盒成檔組卷，并按分卷編號順序排放。盒的側面要求粘貼標簽，標簽上注明項目號、案卷號及內容，字跡要清晰。4.3 卷內的文件要編寫資料目錄，并編制檔號，在文件的右上角按照統一格式制簽貼簽，標簽格式按檔案資料管理規定執行。4.4 根據公司檔案資料管理規定統一規定，編制現場檔案目錄。5. 來往文函管理：項目部所有來往文函均13、由項目部資料管理人員負責，如遇臨時不在崗可由項目經理指定臨時代理人負責來往文件的收發，文件收發時應按照以下規定執行：5.1 文函發放：現場文函在發放前，經辦人按本作業指引6.1條進行審批，項目部資料管理人員按照經辦人所列發放范圍將文件發放到收文單位或部門，并復印存檔，同時在現場檔案簽發登記簿中注明發文時間及收文部門人員的簽字確認；如通過傳真方式發放文件，可先在現場檔案簽發登記簿中注明發文時間及發文方式，并附收文單位確認收到文件的回復傳真，后補收文部門人員的簽字。5.2 文件接收：項目部資料管理人員在收到其它單位或部門的文件后，應在現場檔案簽收登記簿中對接收的文件資料進行登記并復印存檔，同時根據14、來文性質按照公文管理及行文制度規定進行下步工作處理。五、 圖紙檔案的管理1. 工程圖紙檔案編制要求1.1 項目部收到的正式施工圖需蓋有審圖章，并確定現場圖紙發放范圍和數量，由項目部資料管理人員負責圖紙發放并填寫圖紙發放記錄表。非正式圖紙應經由工程技術部審批會簽并要在圖紙顯著位置注明非實際施工用圖，由項目部資料管理人員負責發放。圖紙發放時要特別注意留出用于移交和歸檔的圖紙數量。1.2 所有圖紙要標明項目、專業、圖名、圖號、版次及出圖日期，并有完備的簽字蓋章手續及施工圖目錄。1.3 交項目現場用于施工管理及成本核算的施工圖紙，按圖紙原圖幅分專業裝訂成冊。1.4 工程洽商和設計變更內容項目部應及時在15、施工圖紙上標注，同時標注變更洽商編號、日期和修訂人員。1.5 竣工圖編制說明：竣工圖按照國家規范及地方標準規定應由竣工圖編制單位簽字、蓋竣工圖章后交政府檔案管理部門、城市公司檔案管理部門和物業公司存檔。竣工圖編制單位上報的竣工圖除紙質圖紙外還應有與紙質圖紙內容一致的電子文件。竣工圖紙應按照國家標準技術制圖的折疊方法（GB/10609.3-89）中表一的方法折疊，折疊成A4幅面圖紙（297210mm）規格，圖面朝外圖簽要外露，頁號標在圖簽的右上方。1.6 工程圖紙電子版本要求：(1) 施工圖和竣工圖要求移交CAD電子文件，圖形電子文件必須為DWG格式，電腦建筑效果圖應為JPG格式。(2) 施工圖16、和竣工圖電子文件目錄表要求采用Word、Excel或txt文本軟件編制，樣式示例如下：1) 設計與施工圖說明書 GXT.dwg2) 總平面圖 Z.dwg3) 底層架空層平面圖（建筑、結構、水電等分開） P-1. dwg4) 標準層平面圖 P-2。.dwg5) 剖面圖 PO.dwg 6) 立面圖 LL.dwg7) 生活給水系統圖 GSXT.dwg8) 消防給水系統圖 XFXT.dwg9) 雨水系統圖 PY-XT.dwg10) 排水立管系統圖 PY-XT2.dwg11) 照明系統圖 S1-3DQ1.dwg12) 弱電系統圖 S1-3DQ2.dwg(3) 編寫說明：圖紙名稱要相符(字符間不得含有空格17、)圖名與電子文件名間有一個以上的空格電子版本要求分項目、類別用光盤裝載，除圖形文件外，還要有漢字字形庫、壓縮解壓工具和其他保證能夠完整讀出再現圖形的工具和軟件，并要確保光盤不帶病毒。1.7 紙質圖紙檔案的分類及組卷示例如下：案卷序號案卷名稱U卷圖紙檔案U-1卷市政前期圖紙U-2卷招標圖紙U-3卷施工過程圖紙U-4卷施工正式圖紙U-5卷裝修工程圖紙U-6卷園林工程圖紙U-7卷泛光工程圖紙U-8卷市政施工圖紙U-9卷專項施工圖紙（幕墻、弱電、空調等）2. 圖紙檔案的保管要求2.1 工程現場檔案柜置于現場辦公室的干燥通風處。2.2 所有圖紙分類存放于圖紙架或圖紙柜。2.3 圖紙檔案標簽按統一格式制簽18、貼簽。 2.4 根據公司檔案資料管理規定統一規定，編制現場檔案目錄。3. 圖紙作廢確認程序：3.1 收到新發施工圖紙時，項目部組織進行審核，確認收到圖紙是否存在重復并確認原圖紙是否作廢。3.2 審核完成后，由項目部資料管理人員下發新發圖紙并對需替換的原有圖紙進行回收，加蓋“作廢”章，簽上作廢日期并單獨存放。六、 項目文件資料傳閱流程1. 工程供方資料：1.1 需公司審批、蓋章、回復的文件：工程供方監理單位項目部簽收按公司流程評審、審批項目部按審批意見執行1.2 無需公司審批、蓋章、回復的文件：工程供方監理單位項目部資料管理人員存檔項目相關人員簽閱2. 其他文件資料：需回復審批的按公司公文管理及19、行文制度執行。3. 項目檔案資料在存檔前，項目部資料管理人員應組織項目部有關人員傳閱（復印件），各有關人員閱后在文件上簽閱，所有人員簽閱后的文件由項目部資料管理人員存檔。項目部保存復印件的應在檔案目錄注明“原件已存檔”及原件所存部門。七、 存檔文件及圖紙借閱要求：1. 借閱現場檔案在登記使用之日起5日內歸還，若遇特殊情況使用人應向項目部資料管理人員及時辦理延長借閱登記。2. 使用檔案期間，使用人應保持借閱檔案的整潔、齊全，歸還檔案時，由項目部資料管理人員檢查借閱檔案使用情況，若遇檔案損壞或遺失由使用者負責在規定時間內修復或補齊。3. 工具書屬項目部共享資料應統一編號存放管理，項目部人員一般情況20、不專門配工具書，使用時可到項目部資料管理人員處查閱、借閱，并填寫工具書借閱登記借閱時間不應超過7天。八、 竣工資料整理： 1. 工程竣工資料由總包單位負責收集匯總、整理、裝訂，項目部資料管理人員負責向總包單位提供甲方辦理的證照和驗收合格證明。竣工檔案的內容必須符合建筑工程施工質量驗收統一標準和其它有關規定的要求，真實反映工程過程和工程竣工后的實際情況，不得隨意涂改。工程竣工資料應在工程竣工3個月內完成總包上報和項目部審核并由項目部負責組織政府檔案管理部門項目資料存檔工作。2. 竣工資料應不少于三套，保證政府檔案管理部門存檔、公司存檔和移交物業公司的需要。3. 工程竣工資料政府檔案管理部門存檔工21、作完成后，按照公司檔案資料管理制度要求對資料進行內部及物業移交、歸檔工作。九、 現場檔案的歸檔時限及建立現場檔案的檢查制度1. 現場檔案交存后需及時進行整理歸檔，交存檔案要求項目部資料管理人員在一周內完成檔案的歸案、錄入。2. 由工程技術部負責通過月度巡檢對項目現場工程檔案管理工作進行檢查，現場工程檔案檢查須出具檢查報告于每月25日前報城市公司檔案管理部門備案，由檔案管理部門匯總至月度檔案管理工作匯報。3. 總經理辦公室負責會同相關部門通過季度聯檢對現場工程資料檔案進行檢查。十、 支持性文件1. 檔案資料管理規定2. 公文管理及行文制度3. 工程管理流程4. 總部對城市公司聯檢管理流程十一、 相關記錄1. 現場檔案簽收登記簿2. 現場檔案簽發登記簿3. 現場檔案借閱/使用登記簿4. 圖紙/變更洽商發放記錄表5. 工具書借閱登記表