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1、工程檔案管理規定1、目的為了加強對全集團工程檔案管理，規范工作流程，確保工程檔案的完整、準確、系統，有效地保護和利用檔案，使工程檔案資源更好地服務于公司的改革與發展，特制訂本規定。2、適用范圍本管理辦法適用于集團工程檔案管理工作。3、引用標準和相關文件3.1 中華人民共和國檔案法3.2 建筑工程資料管理規程JGJ/T185-20093.3 北京市建筑工程資料管理規程DB11/T695-20103.4 集團下發的工程管理辦法（2010-07修訂版）4、定義4.1 企業檔案：是指企業在生產經營和各項管理活動中形成的對國家、社會和企業具有利用和保存價值的各種形式的文件材料。4.2 工程檔案：在工程項2、目前期立項、施工、竣工過程中形成的具有保存、查考價值，應歸檔的各種工程資料。4.3 立卷歸檔：是指將辦理完畢具有保存價值的文件材料按其形成規律和內在聯系分門別類進行系統整理、保存的過程。4.4 歸檔文件：是指立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。4.5 件：是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報告與批復為一件。4.6 案卷：是由互有聯系的若干文件材料組合而成的檔案保管單位。4.7 電子文件是指能被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳送的數字代碼序3、列。4.8 電子檔案：是指具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持產品軟件、硬件說明和相關數據。5、各級公司工程檔案管理職責5.1 根據檔案法等有關法律、法規和其它政策性文件，集團工程管理中心制定本集團工程檔案歸檔管理制度，并對各級工程檔案管理工作進行監督、檢查和指導。5.2 地區總經理為地區檔案第一負責人，地區工程管理中心總監為地區工程檔案第一負責人，全面負責地區工程檔案管理工作，對項目工程檔案管理工作進行監督、檢查和指導，組織互檢，并定期指派工程資料管理人員到所屬項目公司對工程文件立卷歸檔移交情況進行巡檢，特別是工程文件準確性、完整性狀況，發現問題及時上報并提出整改意見。5.3 項目總經4、理為項目檔案第一負責人，項目工程負責人為項目工程檔案第一負責人，全面負責項目工程檔案管理工作，嚴格加強本項目工程檔案管理，提升員工對檔案重要性認識，督促本項目檔案管理員及時進行工程檔案歸檔及臺帳登記。5.4 地區公司、項目公司工程檔案管理人員必須持證上崗，并定期參加當地建設部門組織的工程資料培訓。5.5 地區公司根據本地區負責參照本管理辦法建立本地區項目所有工程檔案的保管、保密、鑒定、統計、借閱等管理制度的細則。5.6 地區公司負責驗收并接收項目移交的已竣工程檔案，負責長期保管、保密、鑒定、統計、借閱等工作。5.7 項目公司負責本項目工程全過程檔案的收集、簽認、整理、保管、保密、鑒定、統計和提5、供利用等工作，地區公司負責定期檢查跟蹤，并形成記錄。6、工程檔案人員配備及崗位職責6.1 人員配備：地區檔案室配備具備相應資格的專職檔案管理人員，各項目檔案室根據文件材料形成、收集、整理和歸檔的需要配備專職檔案管理人員。6.2 崗位職責：檔案工作人員應持證上崗，熱愛檔案工作，忠于職守、遵紀守法、嚴守檔案機密，具有相應的檔案專業知識和業務能力。7、檔案工作的基本內容7.1 收集：7.1.1將項目在各項管理工作中形成的應歸檔案文件材料、資料收集齊全。7.2 整理7.2.1 分類7.2.1.1 工程檔案分類原則：以全部檔案為對象，依據企業管理職能，結合檔案內容及其特點，保持檔案之間的有機聯系，便于科6、學管理與開發利用。7.2.1.2 工程檔案設置兩個一級類目即：建筑工程資料管理規程規定的工程資料類和集團內部資料類。詳見附表工程資料歸檔范圍和分類表。7.2.1.3 工程檔案分類中的二級類目按照企業管理職能和檔案特點設置。7.2.2 立卷方法：7.2.2.1 歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、編目、裝盒，使之有序化，裝訂時使用不銹鋼釘書針。文件左側、下側對齊。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉發文在前，被轉文在后；批復在前，報告（請示）在后。頁數的計算為正本與定稿的合計，以次類推。7.2.2.2 工程資料組卷，詳見建筑工程資料管理規程JGJ/T185-2009，以各地區現行標準為準。77、.2.2.3 特殊載體檔案按年度分榮譽檔案、聲像檔案、電子檔案和印章檔案以件為單位立卷。7.3 保管7.3.1 保存檔案必須有專門庫房和專用柜架，各種門類檔案相對集中存放，案卷的排列科學有序，自左向右、自上而下地進行。柜、架應注明標識，方便利用、便于存取。7.3.2 施工設計圖紙存放應平放或卷放。7.3.3 保存檔案的庫房應具備良好的衛生環境，應采取有效措施對檔案進行安全保管。7.3.3.1 庫房安放溫濕度記錄儀表，每天監控記錄登記，安裝必備的設備，掌握變化情況，隨時采取相應措施。7.3.3.2 溫濕度儀表每年檢測一次，以確保其準確性。7.3.3.3 庫房溫濕度應盡可能地控制在1424C和458、60%之間。7.3.3.4 做好檔案的防火、防盜、防蟲、防塵等工作，并在每年的五月底之前擦拭所有的檔案柜架，投放防蟲藥物，發現蟲霉及時處理。7.3.3.5 每年對檔案庫房進行檢查，發現問題及時報告并采取措施予以處理，以確保檔案庫房安全。7.3.3.6 當遭遇火災、水災等不可預見的特殊災害時，應對貼有紅色標識的永久保管檔案進行搶救。7.3.3.7 非檔案管理人員禁止進入庫房，庫房無人時，必須關燈、關門、切斷電源。7.4 統計7.4.1 檔案統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠、及時填報檔案工作基本情況統計年報。7.4.2 建立檔案數量的統計與基本情況統計臺帳、檔案利用效果統計臺帳。7.5 利9、用7.5.1 公司重要檔案設專人、專庫保管。利用重要檔案需經公司主要領導同意。7.5.2 為維護公司自身利益，確保檔案的安全，檔案室保存的各種門類檔案原件不得借出本公司。如確因特殊工作需要借出檔案原件的，經公司主管領導批準方可借出，并辦理借閱手續，登記文件借閱記錄表；7.5.3 職工因工作查考需要借閱、查閱或復制檔案內容的，需經本單位（部門）領導同意，并辦理相關手續。7.5.4 借出的檔案原件，一周內歸還。7.5.5 利用者應對所借檔案負責，必須妥善保管，任何人不得私自拆裝、撕頁、涂改、杠畫、污損、摘抄、復制、轉借、泄密、丟失檔案。7.5.6 員工調出單位時，應及時到檔案室歸還所借檔案。7.610、 鑒定7.6.1 成立由地區公司有關領導、有關專業人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負責檔案鑒定銷毀工作。7.6.2 工程檔案的保管期限分為永久、長期（1550年），根據檔案的實際價值和有關規定準確劃分各類檔案的保管期限。對于保管期限已滿的的檔案，應進行二次鑒定，經鑒定仍存在利用價值的應暫緩銷毀，對不存在利用價值的組織銷毀。8、歸檔要求與歸檔范圍8.1 歸檔要求8.1.1 各類文件資料歸檔時，由歸檔者按工程資料歸檔范圍和分類表規定類別建立臺帳，整理完成后統一編寫目錄（參照各地區工程資料管理規程和集團相關標準執行），經檔案室核對后歸檔。8.1.2 各項目檔案管理員負責本項目文件的保管，檔案管理員11、要經常檢查書面文件及電子文件的有效性、完整性，建立文件借閱臺帳，杜絕文件的丟失、誤用現象的發生。文件保存時應確保文件清晰，并容易識別和檢索；8.1.4 各項目公司編制和管理的工程文件和技術資料按國家、行業和施工工程所在地資料和管理規定執行；8.1.5 歸檔的文件材料必須準確地反映公司生產、經營等各項活動的真實內容和歷史過程；8.1.6 歸檔的文件資料必須齊全、完整、真實、有效、層次分明符合其形成規律，保證其具有可追溯性；8.1.7 歸檔文件的載體和書寫材料應符合耐久性要求。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆，紅墨水、純藍墨水、復寫紙字跡；8.1.8 文件材料文跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章12、手續完備；8.1.9 文件材料幅面尺寸規格及裝訂按照資料管理規程要求； 8.1.10 凡歸檔文件材料必須是原始件，只能是復印件的須在簽章處加蓋紅章，機打文件材料需簽字的必須手工簽名；8.1.11 在“無紙化”辦公或事務處理系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施。保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份、存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有長期或永久保存價值的電子文件制成紙質文件一并歸檔保存；8.1.12 電子文件形成部門應指定專人負責電子文件的形成、收集、積累和歸檔工作，并及時建立完整可查的臺帳。8.2 歸檔范圍8.2.1 建筑工程資料管理規程規定的工程資料包括：A類基建文件、B類監理13、資料、C類施工資料、D類竣工圖。8.2.2 集團內部資料包括：工程立項資料、招標資料、設計資料、合約資料、內部工程管理資料、結算資料和行政類資料。8.2.3 以上分類詳見附表工程資料歸檔范圍和分類表。9、移交9.1 項目公司將已竣工期區的工程檔案，整理完畢后，移交地區公司。9.2 交接雙方依據工程資料歸檔范圍和分類表檢查應歸檔內容是否齊全，驗收合格后將案卷裝訂成冊。9.3 工程檔案于項目期區工程竣工后三個月內向所屬地區公司移交。9.4 工程資料形成項目編制工程檔案審核備考表、工程檔案移交書和工程檔案移交目錄，一式份，交接雙方逐項核對后簽字認可，各留一份備查。10、其它10.1 各項目可根據工程檔案形成特點按不同階段、不同內容適當調整移交時間。10.2 各地區公司在執行過程中可依據本辦法制定本地區工程檔案管理實施細則，并報集團工程備案。10.3 本辦法由集團負責解釋。10.4 本辦法自發布之日起試行。11、附表（參考）11.1工程資料歸檔范圍和分類表11.2發文登記表11.3收文登記表11.4文件借閱記錄表11.5文件拷貝登記表11.6卷內備考表式樣11.7案卷封面（或內封面）式樣11.8卷盒脊背式樣11.9工程檔案移交書11.10工程資料移交目錄