房地產開發公司工程保修管理作業指引手冊.pdf
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編號:582002
2022-09-14
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1、 工程保修管理作業指引 制度編號:JT-GC-ZY-09 版號及分級:A0 三級 生效日期:15.10.19 頁碼:第 1 頁 共 11 頁 工程保修管理作業指引 修訂記錄 日 期 修訂狀態 修改內容 修改人 審核人 批準人 工程保修管理作業指引 制度編號:JT-GC-ZY-09 版號及分級:A0 三級 生效日期:15.10.19 頁碼:第 2 頁 共 11 頁 1.1.目的目的 指導項目工程保修階段維修管理,以達到快速、有效、客戶滿意的目的,確保房修服務滿意度的提升。2.2.適用范圍適用范圍 適用于集團所屬事業部與城市公司所有工程保修階段項目。3.3.術語術語及及定義定義 3.1.工程保修:2、3.1.1.指項目交付后保修期內所有工程質量瑕疵的修繕行為。3.2.保修項目:3.2.1.指依據住宅質量保證書,在一定期限內對于房屋的部份部位、部件提供無償保修的項目。3.3.保修期限:3.3.1.指依據住宅質量保證書,對房屋部分部位、部件提供無償保修的期限。4.4.職責與權限職責與權限 4.1.房修中心房修中心 4.1.1.負責集中返修期外保修期內套內業主工程質量報事及公區土建質量報事的維修管理;4.1.2.經辦集中返修期內套內業主工程質量報事及公區土建質量報事的維修管理;4.1.3.負責對接報工單的錄入;4.1.4.協助物業做好保修期內公區機電系統類質量缺陷的維修管理;4.1.5.實施前期3、介入機制,對項目集中交付前進行相關風險檢查并對房屋質量問題進行跟蹤反饋,對于重大問題及時預警。4.1.6.參與項目集中交付工作,跟蹤并落實項目交付后問題的處理;4.1.7.客戶維修過程中提出賠償要求時,房修工程師應第一時間將公司的處理原則告知客戶;4.1.8.客戶關系職能人員處理客戶投訴中,房修工程師應現場配合解答相關維修技術問題。4.2.事業部事業部項目項目部部工程職能工程職能/城市公司城市公司項目項目工程工程職能職能 4.2.1.項目工程負責人為集中返修期內工程維保工作的第一責任人,負責集中返修期內的工程質量報事的維修管理;4.2.2.負責組織集中交付期內業主驗房單質量缺陷的工單錄入工作;4、4.2.3.項目分期施工的,在后期施工階段,項目工程職能仍是前期已交付項目的房修工作第 工程保修管理作業指引 制度編號:JT-GC-ZY-09 版號及分級:A0 三級 生效日期:15.10.19 頁碼:第 3 頁 共 11 頁 一責任人,承擔房修相關考核指標;4.2.4.房屋保修工作移交房修中心后,項目工程職能仍需安排專職人員對接該項目的保修工作,對房修中心的保修工作進行幫扶。4.3.事業部工程事業部工程職能職能 4.3.1.事業部房修工作的主管部門,對事業部房修工作負責;4.3.2.負責督促地產項目部在集中返修期內派出工程師駐場進行房修管理工作,督促完成交付期間驗房問題的整改及整改的過程控制5、報驗確認和專業溝通,確保維修整改的質量和及時性;4.3.3.負責對房修中心工程保修工作的督導;行使房修中心與地產其他部門之間的總協調職責以及重大維修投訴的指導、處理;4.3.4.參與指導重點房修工作;4.3.5.根據房修工作需要,審定和要求房修中心制定、完善相關房屋保修制度文件,并按此內容督促實施;4.3.6.根據現場維修實施情況,對是否清退原維修責任單位,啟用第三方作出審批;4.3.7.負責對地產項目工程負責人、房修中心負責人進行房屋保修管理工作考核;4.3.8.達到集中返修期滿的條件后,監督地產項目部將房屋保修工作向房修中心移交的過程,并進行書面確認。4.4.事業部客戶關系事業部客戶關系6、職能職能 4.4.1.監督項目房修工作的開展;4.4.2.負責集中交付組織工作和集中交付期的工單錄入組織工作;4.4.3.負責客戶投訴的處理,并對重點客戶進行情感修復;4.4.4.負責將公司對于質量缺陷的索賠原則對房修工程師培訓和交底。4.5.呼叫中心呼叫中心 4.5.1.對呼入報事進行登記、派單;4.5.2.維修工單關閉進行及時回訪。5.5.房修工作實施房修工作實施 5.1.房修信息接報 5.1.1.呼叫中心端口(1)接到業主房屋質量問題電話報修及投訴后,記錄業主房號及聯系方式,明確告知客戶馬上會將相關信息反饋房屋保修中心,由責任工程師 30 分鐘內與業主聯系,并在 4 小時內電話回訪業主確7、認工程師是否與其取得聯系;5.1.2.房修中心端口(1)接到業主房屋質量問題電話報修及投訴后,記錄業主房號及聯系方式,明確告知業主 工程保修管理作業指引 制度編號:JT-GC-ZY-09 版號及分級:A0 三級 生效日期:15.10.19 頁碼:第 4 頁 共 11 頁 30 分鐘之內由責任工程師與客戶聯系,并在 1 小時后電話回訪業主確認工程師是否與其取得聯系;(2)業主來訪時,應先于業主主動問好,了解業主到訪的原由,作好詳細記錄。在與業主溝通過程中不能一心二用,禁止邊用電腦邊和客戶說話,對于業主反映事項應及時予以回應;(3)對于職責范圍內且能及時安排處理的問題,應明確給予答復并安排處理;若8、屬非權限范圍等情況應委婉告知業主,以取得客戶理解;對憤怒的抱怨性到訪客戶要做到不亢不卑、有禮有節,禁止與客戶發生爭執。有多戶業主到訪時,應兼顧每一業主,應向等候的業主致以歉意,并請其就坐,遞以茶水。5.1.3.物業端口(1)接到業主房屋質量問題報修后,引導業主直接撥打或代為撥打呼叫中心電話,確保信息錄入工單系統;呼叫中心派單后由房修工程師 20 分鐘內與客戶聯系;(2)緊急情況下,物業立即安排人員先行上門查看,同時及時告知房屋保修中心,房修工程師在 10 分鐘內趕到;(3)物業端口接單由呼叫中心在 4 小時內電話回訪業主確認工程師是否與其取得聯系。5.2.房修信息處理 5.2.1.接報信息處理9、(1)接到報修任務后,呼叫中心或房修信息員錄入工單系統,同時記錄在接報記錄本中,并派單給責任工程師;(2)物業端口接報的,由物業引導業主撥打或代為撥打呼叫中心電話錄入工單系統,由呼叫中心派單;(3)由責任工程師現場查看后確定問題后填寫表單,交單時間分為中午十二點前及晚上四點半前交給房修信息員,房修信息員錄入工單系統,同時在接報記錄本中進行記錄,做到當天接報當天錄入。5.2.2.標明報修人員態度:(1)報修人如有異常態度,應在房屋維修登記處理單上備注,可采用分級標注,例如“一級”代表有抱怨,“二級”代表強烈抱怨,“三級”代表有投訴或有索賠要求,“四級”代表有群訴風險。5.2.3.二次返修確認:(10、1)業主提出。業主報修時提出前期已有返修過的,房修信息員在接報記錄本上需注明或派單時提醒工程師引起重視;(2)受理人記憶。房修信息員有印象或房修工程師有記憶屬二次或多次返修的;(3)對確認屬于二次返修的應在 房屋維修登記處理單 上注明二次返修,如編號:“文SH 工程保修管理作業指引 制度編號:JT-GC-ZY-09 版號及分級:A0 三級 生效日期:15.10.19 頁碼:第 5 頁 共 11 頁 保修-2011-001”CF(重復房修項目在編號后注明 CF,表明重復維修),以引起工程師重視;(4)房修工程師對已標注二次返修的派單應給予充分重視,必須親自上門查看。5.3.聯系與上門 5.3.111、.房修信息員直接派單給房修工程師,房修工程師與業主確認上門時間后,聯系施工單位協同房修人員上門察看,確定房修方案;5.3.2.發生須積極搶修事故如滲水、漏水、給排水、供電設施及線路出現故障等等影響業主正常生活的情況,房修工程師必須在 5 分鐘內聯系維修單位,維修單位在接到通知后10 分鐘內和房修工程師一起到達客戶室內,如責任單位無駐場工程師或按規定時間不到,由房修工程師直接安排第三方處理;5.3.3.一般房修項目,房修工程師接單后 20 分鐘內與業主聯系上門時間并在約定時間內上門查看。房修工程師在第一時間內通知維修單位,維修單位在接到通知后 24 小時內到現場落實維修方案和維修進度,按規定時間12、不到,由房修工程師直接安排第三方處理。5.4.客戶溝通 5.4.1.對于常規、簡單能現場確認方案的問題:房修工程師現場或 1 小時內與業主溝通問題產生的初步原因判斷,并進行房修方案簡介;5.4.2.對于特殊、工藝復雜的現場不能立即確認房修方案的問題:房修工程師現場與業主溝通,12 小時內予以答復。若遇滲漏水、電氣線路故障、給排水系統故障等緊急情況而一時不能立即確定房修方案的,房修工程師應立即安排施工單位做好臨時應急措施,以保證業主正常生活;5.4.3.房修周期超過半個月的,房修工程師以電話及公司短信平臺將房修信息告知業主,后期每周與其溝通房修進展及材料備貨情況。5.5.房修補償、客戶索賠投訴升13、級處理 5.5.1.因房屋質量問題,房修過程切實給客戶生活造成影響和損失的,由房修工程師協助項目客戶關系職能負責人與客戶溝通,妥善處理后續事宜;5.5.2.有重大投訴或升級隱患的,房修主管需及時與客戶經理溝通,最大限度安撫客戶情緒,避免事態升級,并將相關處理方案進行及時上報。5.6.房修工作落實 5.6.1.房修現場需落實成品保護工作,相關工作需責任到人。5.6.2.房修過程監控(1)房修工程師 對責任范圍內的任務每天現場檢查施工單位現場房修工藝、材料、質量、進度、成品 工程保修管理作業指引 制度編號:JT-GC-ZY-09 版號及分級:A0 三級 生效日期:15.10.19 頁碼:第 6 頁14、 共 11 頁 保護、安全文明施工等是否符合要求。尤其是工藝復雜、施工難度大的房修任務,發現異常情況及時督促整改;(2)房修主管 對房修任務定時進行抽查,發現異常情況及時督促整改,同時負責項目內部橫向端口協調、組織工作,確保各項任務順利完成。5.6.3.房修結果預驗收(1)一般房修項目,施工單位應在和業主確認的房修完成時間提前三分之一時間完成,房修工程師同時在此時間點完成驗收,房修工程師發現施工單位不能按時完成或出現驗收不合格,直接委托第三方單位實施;(2)重大房修項目,如滲漏水問題結構裂縫責任界限不清的室內出現大面積空鼓裂縫業主拒絕入伙重復維修業主有要求的前臺提醒的(含系統提醒)有重大投訴的15、。施工單位應在和客戶確認的房修完成時間提前二分之一時間完成,房修工程同時在此時間點完成驗收,房修工程師發現施工單位不能按時完成或出現驗收不合格,直接委托第三方單位實施。5.6.4.室內保潔(1)房修工程師在預驗收合格后通知保修單位對房修現場進行保潔;(2)如室內已經裝修完畢,必要時安排專業保潔公司對客戶室內進行全面家居保潔,并跟蹤保潔質量和完成時間。5.7.客戶驗收 5.7.1.保潔完畢后統一由責任工程師通知業主驗收;5.7.2.電話通知業主來確認,業主表示無需確認的,責任工程師需將溝通情況記錄在現場房修接報單備注欄,回訪認可即可關閉;5.7.3.電話通知業主來確認,業主表示改天再來簽字,責任16、工程師將溝通情況記錄在“備注”欄,在業主約定的時間再次約業主簽字,簽字后即可關閉。按照業主約定的時間,業主三次違約,即業主答應三次來簽字均未來的,通過公司平臺發送復驗通知短信并記錄溝通情況在“備注”欄,不作回訪工作。必要時,需以正式函件形式通知業主復驗,以此規避公司法律風險;5.7.4.業主前來復驗的,由責任工程師親自陪同業主驗收,驗收完畢后,由呼叫中心進行回訪;5.7.5.房修主管根據工程師及回訪結果反饋,及時查明不滿意原因,當面拜訪、采取措施,消除客戶不滿情緒。5.8.回訪、房修檔案整理 5.8.1.工單關閉后,房修信息員將相關資料進行整理,建立檔案,一戶一檔;工程保修管理作業指引 制度編17、號:JT-GC-ZY-09 版號及分級:A0 三級 生效日期:15.10.19 頁碼:第 7 頁 共 11 頁 5.8.2.呼叫中心對已關閉的房修工單進行電話回訪并通過月報形式反饋各一線公司;5.8.3.回訪不滿意的客戶,房修主管分析原因,與業主進行溝通,并采取補救措施,直至再次回訪客戶滿意。6.6.保修期滿前戶內及公共部位集中返修保修期滿前戶內及公共部位集中返修 6.1.信息知會 6.1.1.原則上進行主動告知,形式有樓道粘貼,短信提示,具體知會形式由各項目服務端口綜合評估后再決策確定是否執行;6.1.2.需知會客戶層面的按以下步續操作:(1)保修期滿前三個月房屋保修中心組織(房修主管主導,18、房修工程師及前臺接待協助)將保修期限將至的信息以“溫馨知會”的形式知會業主。知會內容應含提醒業主仔細檢查、保修期滿時間、保修期滿后報修途徑及聯系方式等事項;(2)發短信知會。房修主管安排房修信息員對各到保片區的每戶信息發送;(3)打印“溫馨知會”小區內張貼。由項目客戶經理、房修主管、物業服務中心經理等聯合起草“溫馨知會”,經部門領導審核通過后,進行打印并蓋好公司印章后交物業服務中心,由物業服務中心協助在小區宣傳欄內張貼。6.2.報修信息匯總、組織力量維修 6.2.1.項目房修信息員負責收集整理各渠道報修的質量問題信息;6.2.2.由項目房修負責人組織房修工程師、各維修單位負責人召開保修期滿前房19、修動員會;6.2.3.房修工程師根據現場情況全面考慮做好安排,督促房修單位人員和材料準備,全面組織實施到位。7.7.房修相關扣款要求房修相關扣款要求 7.1.扣款類型 7.1.1.客戶賠償類(房屋質量問題):(1)因房屋質量問題,導致業主向公司提出索賠,同時經項目客戶關系職能主管溝通并上報公司批準進行賠償的,所有費用由相關責任單位承擔;(2)由責任單位承擔的業主賠償款由責任單位保修款中統一扣除,賠償情況屬實但責任單位推諉的,進行強扣處理。7.1.2.房修管理類:(1)因施工單位違反房修管理規定(如:維修不及時、責任推諉、拒不履行報修義務等),房屋保修中心有權對相關單位進行處罰;(2)相關處罰標20、準嚴格按照合同約定或相關約談內容執行,被扣款金額將直接由保修款中扣除;(3)如責任單位拒絕簽字確認的,房修中心有權進行強扣處理。工程保修管理作業指引 制度編號:JT-GC-ZY-09 版號及分級:A0 三級 生效日期:15.10.19 頁碼:第 8 頁 共 11 頁 7.1.3.第三方房修類:(1)因責任單位拒不履行報修義務或經公司判定無保修能力的,由房修中心通知第三方施工單位進行處理;(2)第三方維修所發生的相關費用,將由責任單位承擔;(3)如責任單位拒絕簽字確認的,房修中心有權進行強扣處理,但應注意保全相關書面證據,詳見旭輝集團工程保修管理流程。7.2.扣款流程 7.2.1.單筆扣款金額小21、于或等于 3000 元的,同時累計扣款金額小于或等于保修款總額 20%的,由項目成本專員審核;7.2.2.單筆扣款金額大于3000元且小于20000元的,同時累計扣款金額大于保修款總額20%且小于 40%的,由成本部經理審核;7.2.3.單筆扣款金額大于或等于 20000 元的,同時累計扣款金額大于或等于保修款總額 40%的,由公司分管領導審核;7.2.4.公司分管領導審核的扣款,需經總經理再進行審核。7.2.5.以上扣款流程權限與地區公司授權不同的,按照地區公司授權手冊執行。7.3.扣款說明 7.3.1.施工單位扣款均為保修款,所有扣款需由主辦人說明相關原因,并經房修中心負責人及事業部工程職22、能審批。7.3.2.房修第三方類扣款:(1)對于第三方常規房修項(合同中明確的)價格,不需另外再行審核;(2)對于第三方房修的特殊項(不包含在合同中的)價格,需由成本部進行審核,并提前備案;(3)對于第三方房修的,責任單位扣款金額即為報備金額;7.3.3.保修期內相關扣款,房修中心需留存相關記錄,待施工單位申請保修款時一并扣除。7.4.信息管理 7.4.1.施工單位扣款經審批通過后,由房修中心做好扣款臺賬,并將相關資料進行歸檔;7.4.2.房修中心每月發送扣款臺賬至成本部項目成本專員,并抄送成本部經理、財務部經理、采購部經理、工程部經理及公司分管領導。7.5.其他 7.5.1.客戶賠償類扣款、23、房修管理類扣款及房修第三方類扣款,之間無直接聯系,不存在相互沖抵的情況,實施時需單獨進行;7.5.2.涉及各類扣除保修款的事項,均需留存相關過程資料(如:房修通知單、約談記錄等),規避公司糾紛。工程保修管理作業指引 制度編號:JT-GC-ZY-09 版號及分級:A0 三級 生效日期:15.10.19 頁碼:第 9 頁 共 11 頁 8.8.房修管理標準房修管理標準 8.1.成品保護 8.1.1.成品保護應從以下幾方面進行綜合考慮(1)工序合理安排:應按正確的施工工藝流程組織施工,不得顛倒工序,防止后道工序損壞或污染前道工序;(2)對業主已裝修部分的成品保護:維修單位實施維修前,應針對業主已裝修24、部分采取必要的保護措施,防止后續施工造成破壞;(3)成品自身防護:各施工單位必須對成品及半成品采取必要的防護措施,防止氣候、環境或人為破壞;(4)后續工序對成品的保護:后續施工時,必須采取一定的措施,以避免對前道工序的成品造成破壞;(5)人為的偷盜和破壞:由于房屋交付后客戶家的部品部件較為貴重,現場需加強保安措施,防止由于偷盜和破壞帶來的重大損失和質量缺陷;(6)成品保護標準可以參考附件一,各公司可以細化完善。8.2.房修人員行為規范 8.2.1.為提升客戶對維修服務的滿意度,除應確保快速、有效完成維修外,在與業主溝通、維修過程中,房修中心員工及維修工人應注意行為規范、服務禮儀,相關標準詳見附25、件二、附件三;8.2.2.房修工程師入職、維修單位進場前,房修中心應做好相關培訓工作;8.2.3.對于違反行為規范和禮儀標準的人員,應制定考核標準進行相應處罰。8.3.房修標準工期 8.3.1.質量問題應盡量快速維修,維修工作必須在標準工期內完成,相關標準工期詳見附件四;8.3.2.為提升客戶滿意度,各事業部可以根據本公司實際情況制定更高要求的工期標準;8.3.3.標準工期從接報之日起計,業主驗收關閉之日止。8.4.備品備件 8.4.1.為確保維修的及時性,各項目應準備維修常用的備品備件,備品備件清單參考附件五;8.4.2.新項目實施前,房修中心及物業公司根據項目維修要求,制定備品備件要求,提26、交合約采購部,在招標文件和承包合同中明確備品備件要求;8.4.3.合約采購職能負責把備品備件整理齊全后,最晚在項目集中交付前一周,移交至項目物業服務中心,并填寫項目備品備件移交清單,辦理交接及驗收手續,房修中心參與驗收;8.4.4.項目物業服務中心、項目房修中心共同負責對備品備件進行,數量核實、材料驗收和 工程保修管理作業指引 制度編號:JT-GC-ZY-09 版號及分級:A0 三級 生效日期:15.10.19 頁碼:第 10 頁 共 11 頁 入庫工作,并填寫相應項目備品備件入庫清單;8.4.5.項目物業服務中心負責建立編制項目備品備件使用臺帳,對備品備件的維修領用、調換、進出庫進行嚴格登記27、管理;8.4.6.項目備品備件的領用前,需填寫項目備品備件出庫單,并經房修中心負責人、項目物業經理簽字確認后,方可領取出庫使用。8.4.7.項目備品備件主要用于房屋質保期內的房屋維修,達到下述條件方可使用:(1)維修單位忘記帶材料或材料不匹配;(2)維修材料加工周期超過 10 天;(3)材料存在無法購買或型號不對、有色差等情況;(4)采用第三方進行維修。8.4.8.項目備品備件領取/使用后,應在 2 周內必須補充歸還相應備品備件;8.4.9.若 2 周內仍未補充歸還,其備品備件費用從使用單位的質保金中進行扣除(扣款金額將為實際發生金額的 1.5 倍);8.4.10.如由第三方領取/使用的備品備28、件,在第三方結算時扣除相應的材料報價。8.5.維修方案 8.5.1.房修中心應制定通用維修方案(詳見附件六),作為房修工程師的培訓、維修的參考資料;8.5.2.由于維修工序多、時間長,對業主的生活可能會造成一定的影響,為取得業主的信任及理解,維修前工程師需與業主面對面做好溝通,填寫維修方案告知卡(詳見附件七);8.5.3.通用維修方案為參考方案,涉及具體項目維修,由于房屋構造不同、缺陷原因不同、材料使用不同等,部分維修項還應根據實際情況進行維修方案完善。8.6.供方管理 8.6.1.各地房修中心應制定維修供方管理標準,作為各項目對維修單位管理的標準,參考附件八施工單位管理標準;8.6.2.對維29、修單位管理,應從現場管理、人員管理、服務標準管理、質量驗收管理、維修工其管理、履約評估等方面進行重點管控;8.6.3.集中返修期內,總包、精裝修總包、鋁合金(塑鋼)門窗、進戶門、地板維修單位每月進行履約評估,其他單位集中返修期結束進行一次履約評估;集中返修期外,總包、精裝修總包、鋁合金(塑鋼)門窗、進戶門、地板維修單位每季度進行一次履約評估,其他單位每半年進行一次履約評估,詳見附件九施工單位履約評估表;8.6.4.履約評估表同時抄送地產工程、采購職能;8.6.5.對于履約評估存在較大問題的單位,房修中心應及時約談維修單位負責人,提出改進建議,必要時聯合采購、工程職能共同約談,詳見附件十施工單位約談記錄。
運營管理
上傳時間:2021-01-25
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