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1、 工程監理項目文件立卷歸檔規定 20180625 發布 20180701 實施Q/YDS-2354-2018 1 工程監理項目文件立卷歸檔規定 0 引 言 根據國家和我公司關于監理文件材料歸檔的基本要求，為使其在工程實踐中更具可操作性，做到監理文件材料歸檔、移交更為完整和規范化，特制定本規定。1 范 圍 本規定制定了工程監理文件材料立卷歸檔管理的主要技術要求。本規定適用于工程監理文件材料立卷歸檔及工程監理檔案的管理。2 規范性引用標準 下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。G2、B/T50328-2014 建設工程文件歸檔規范 GB/T50319-2013 建設工程監理規范 DL/T5434-2009 電力建設工程監理規范 Q/YDS-2271.2 工程建設監理文件管理規定 3 職 責 3.1 監理公司 總經理負責將監理文件的形成和積累納入工程監理管理的各個環節和有關人員的職責范圍。總經理或技術負責人負責完成監理文件包的編審及簽署。3.2 項目總監理工程師 負責本項目監理全過程文件材料立卷歸檔工作的策劃、監督、檢查。負責組織本項目在工程監理全過程中形成的文件材料的收集、整編，并對其完整性、準確性、系統性負責。負責本項目監理文件的審核、簽署、立卷歸檔，并提出所需的出版份3、數。Q/YDS-2354-2018 2 負責按建設單位的要求將有關監理文件向其移交。3.3 專業監理工程師 負責本專業監理資料的收集、整理、匯總，交信息員集中整理歸檔。并對其完整性、準確性負責。3.4 監理員 協助本專業監理工程師收集、整理、匯總監理資料，交信息員集中整理歸檔。3.5 監理信息員 協助總監理工程師進行整個工程監理文件資料的收集、整理，立卷、歸檔。3.6 檔案管理人員 負責對工程監理項目文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作進行監督和指導。負責對工程監理項目文件材料的接收、整理、編目、歸檔、保管和提供利用。4 管理內容和程序 4.1 歸檔范圍 4.1.1 監理文件包 監理公司根據監4、理文件材料料原件的特點，為了便于整理、保管和提供利用，將其形成監理文件包的形式見附錄 A。其中各種報驗審核、檢查審核等資料只在文件包中開列了審核清單，原件另組卷。4.1.2 開列了“審核清單”的資料原件。4.1.3 特殊工程（我公司未設計過的）設計圖紙資料等。4.2 立卷歸檔要求 4.2.1 監理文件中合同、招投標文件、管理文件、應為原件，工程質量記錄可為復印件。4.2.2 監理文件材料的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。4.2.3 監理文件材料應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。4.2.4 監理文件材料應字跡清楚，圖樣清晰，5、圖表整潔，簽署完整。4.2.5 歸檔的監理文件材料不完整、不齊全或不符合案卷質量要求的，立卷人必須補齊，整理合格后方可歸檔。4.2.6 監理文件包應符合下列規定 4.2.6.1 封面 Q/YDS-2354-2018 3 a)型式：見附錄 A 的 A1。b)編號：按監理工程文件資料分類編號辦法編寫。若裝訂成一冊，則為“共 1 冊第 1 冊”，其文件序號為 A01；若裝訂成二冊，則為第一冊為“共 2 冊第 1 冊”，文件序號為 A01；第二冊為“共 2冊第 2 冊”，其文件序號為 A02；其余依次類推即可。c)工程名稱：為本工程的全稱。d)案卷題名：監理文件包 e)本冊內容：對見附錄 A 的 A36、監理文件資料總目錄內容而言。若裝訂成一冊，其內容為：“一 總結資料至十二 工程竣工、驗收、移交資料”。若裝訂成二冊，第一冊內容為“一 總結資料至五 會議紀要”；第二冊內容為“六施工資料至十二 工程竣工、驗收、移交資料”。或在每冊分別把每章（卷）名稱標識出來。其余依次類推即可。4.2.6.2 簽署 a)型式：見附錄 A 的 A2。b)批準：發電項目、500 千伏及以上輸變電項目，由監理公司下設電源部/電網部主管、監理公司副總經理/總經理審核，公司主管監理工作副總經理批準；220 千伏和 110 千伏及以下輸變電項目，由監理公司下設電源部/電網部主管審核，監理公司副總經理/總經理批準；c)編審：監7、理公司下設電源部/電網部主管或主任 d)編制：主要參編人員 4.2.6.3 總目錄及編制要求 按國網公司監理項目部標準化管理手冊要求編寫。5 報告和記錄 備考表（表 2330-4）；監理文件材料移交清單（表 2354-1）。監理文件包（見附錄 A）；Q/YDS-2354-2018 4表 2354-1 監理文件材料移交清單 工程名稱：序號 歸檔文件材料名稱 檢 索 號 責任者 冊數保管 期限 階 段 或分類 備 注 部門(項目)負責人：總監理工程師：移交人：接收人：歸檔時間：年 月 日 注：本表一式兩份，移交人和接收人各存一份。Q/YDS-2354-2017 5 附 錄 A（規范性附錄）監理文件8、包 A1 封面 工程建設監理檔案 工程建設監理檔案 編 號：共 冊 第 冊 工程名稱：案卷題名：監理文件包 本冊內容：中國電建集團河南省電力勘測設計院有限公司 年 月 日 Q/YDS-2354-2018 6 A2 簽署頁 批 準：編 審：總監理工程師：編 制：Q/YDS-2354-2017 7 A3 監理文件資料總目錄 序號 文 件 資 料 名 稱 數量(頁)頁次一、總結資料 1 工程監理工作總結 2 階段性總結 3 專題性總結 二、合同文件 1 監理合同 2 施工、設備材料招標文件審核清單 3 設計、施工、設備材料合同審核清單 三 監理文件 1 成立監理機構、聘任總監理師、監理師文件 2 工9、程監理規劃（含補充修改）監理工作大綱 3 專業監理實施細則 4 監理日志清單（按人、月開列）5 監理部的重要來往文件 6 設計（可研、初設）審批文件（設計監理）四 監理大事記、月報 1 監理大事記 2 監理月報 五 會議紀要 1 工程主要會議紀要 2 設計技術交底、施工圖會審紀要 六 施工資料 1 施工單位（含分包單位）資質、質保體系審核清單 2 特殊工種人員資格證書報審表 3 試驗室資質證書、試驗測量設備器具檢定報審表 4 主要起吊機械準用證報審表 5 施工項目質量檢驗劃分表審核清單 6 施工組織設計、施工方案、作業指導書等施工文件審核清單 七 質量控制資料 1 設備、材料、購配件報驗審核清10、單 2 施工放線定位測量審核資料 3 施工試驗資料報驗審核清單 Q/YDS-2354-2018 8 序號 文 件 資 料 名 稱 數量(頁)頁次4 隱蔽工程、分項、分部工程質量報驗審核清單 5 旁站監理記錄表 6 審閱/確認圖紙記錄單（設計監理）7 質量事故報告及處理等資料 八 進度控制資料 1 施工進度網絡計劃報審資料 2 月作業計劃審核清單 3 開工報告審核清單 4 開工、停工、復工令 5 施工進度調整（延期）報審資料 九 投資（造價）控制資料 1 工程預付款報審及支付證書 2 工程量、月進度款報審及支付證書 3 設計修改通知單或對其審核清單 4 工程聯系（變更）單或對其審核清單 5 合同11、違約、費用索賠報審資料 6 工程竣工結算報審表 十 安全控制資料 1 周安全例會紀要或其清單 2 安全文明施工考核月報或其清單 3 安全大檢查紀要或其清單 4 安全事故報告及處理資料 十一 監理通知 1 監理工程師通知單 2 監理工作聯系單 3 整改通知單 十二 工程竣工、驗收、移交資料 1 土建、安裝、調試中間驗收交接資料 2 單位工程竣工驗收資料 3 上級監檢機構的質量監督檢查報告 4 質量整改回復記錄 5 工程竣工報告、竣工驗收方案、竣工驗收報告及移交證書等 Q/YDS-2354-2017 9 A4 審 核 清 單 序號 報送文件資料 報送單位 報送日期(年月日)審核記錄 審核人 審核日期(年月日)編號 名稱 數量(頁)結果