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1、 工程檔案管理辦法第一章 總則第一條為加強(qiáng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司）工程檔案的收集、整理、歸檔等管理工作，保證移交公司的工程檔案完整、準(zhǔn)確、有效，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于公司承建的所有工程項(xiàng)目的檔案管理，包括以公司為責(zé)任方的聯(lián)營(yíng)體、公司分包的工程項(xiàng)目以及公司投資建設(shè)的項(xiàng)目。第三條公司已建立檔案管理系統(tǒng)，所有工程項(xiàng)目在項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中對(duì)工程檔案資料的錄入、歸檔等都應(yīng)采用該系統(tǒng)軟件。第二章 管理體制與職責(zé)第四條公司對(duì)工程檔案實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集中管理。第五條公司檔案管理中心對(duì)各二級(jí)單位的工程檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，并對(duì)檔案管理情況進(jìn)行考核。第六條各單位檔案管理部門(mén)應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人，項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)立專(zhuān)職2、檔案管理員（或兼職人員），負(fù)責(zé)項(xiàng)目部從開(kāi)工到竣工的所有工程檔案資料的收集、整理、組卷、裝訂、錄入、移交等工作，做到檔案資料完整、準(zhǔn)確、有效。第七條檔案管理人員應(yīng)充分利用現(xiàn)代化的管理手段，加強(qiáng)工程檔案資料的收集、整理及歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)工作，提高工作效率，保證工程檔案與工程建設(shè)同步管理。第八條工程項(xiàng)目借助檔案管理系統(tǒng)軟件來(lái)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的過(guò)程管理，對(duì)項(xiàng)目文件的收集、整理與歸檔采取隨辦隨歸，實(shí)現(xiàn)檔案資料與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。第三章 公司投資建設(shè)的工程檔案資料第九條為順應(yīng)公司的發(fā)展需要，公司自主投資的工程項(xiàng)目，收集的資料包括：項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件（項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖、項(xiàng)目監(jiān)理文件）和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收3、文件。（一）項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主、項(xiàng)目法人）負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項(xiàng)目竣工文件和整理項(xiàng)目文件；（二）項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的移交應(yīng)與項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備、建設(shè)和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。項(xiàng)目檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；（三）建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位和材料、構(gòu)件及設(shè)備供應(yīng)單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)范的要求，完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的竣工文件的編制和項(xiàng)目文件整理、歸檔工作；（四）建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備、工藝和涉外文件；勘察、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計(jì)文件，并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門(mén)提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件；（五）項(xiàng)4、目實(shí)行總承包的，由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總；由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件；項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集、積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽署竣工文件，并向建設(shè)單位提交有關(guān)專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。（六）反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)項(xiàng)目檔案。（七）對(duì)于公司投資建設(shè)的工程項(xiàng)目檔案資料的歸檔范圍和保管期限，按公司2016106號(hào)文第四十八條內(nèi)容執(zhí)行。第四章 公司參與建設(shè)5、的工程檔案資料第十條公司參與建設(shè)的工程項(xiàng)目，為節(jié)約成本，減低庫(kù)存，提高竣工資料的利用率，很好地為公司的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，工程檔案資料的收集和歸檔范圍詳細(xì)情況按公司2016106號(hào)文第四十七條內(nèi)容執(zhí)行。第五章 工程檔案的歸檔與整理第十一條在編制項(xiàng)目文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)歸檔范圍及項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況進(jìn)行收集，根據(jù)合同或協(xié)議規(guī)定的范圍對(duì)竣工文件進(jìn)行編制，同時(shí)應(yīng)對(duì)施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行核實(shí)，按統(tǒng)一的要求進(jìn)行竣工資料的編制。在編制竣工資料的過(guò)程中，除建設(shè)單位移交的份數(shù)外，還要保留一份竣工資料交公司檔案管理中心。竣工資料的保管期限和歸檔范圍以公司2016106號(hào)文為準(zhǔn)。第十二條在編制竣工圖6、時(shí)，竣工圖應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位，真實(shí)反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，做到圖實(shí)相符、技術(shù)數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備、書(shū)寫(xiě)材料耐久、無(wú)覆蓋現(xiàn)象，符合檔案管理規(guī)范。第十三條歸檔的項(xiàng)目文件必須完整、準(zhǔn)確、有效。第十四條項(xiàng)目文件的分類(lèi)符合建設(shè)單位下發(fā)的分類(lèi)大綱，按照分類(lèi)大綱對(duì)承擔(dān)施工的項(xiàng)目文件進(jìn)行分類(lèi)，為今后案卷的整理、移交、保管、利用創(chuàng)造良好的條件。第十五條項(xiàng)目文件的組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類(lèi)科學(xué)，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求，便于檔案的保管和利用。第十六條卷內(nèi)資料的排列順序應(yīng)按文件之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行排列。第十七條案卷的編目應(yīng)準(zhǔn)確、7、規(guī)范。案卷編目應(yīng)遵循國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DA/T 28-2002）和科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T 11822-2000）規(guī)定編制，符合檔案規(guī)范管理的要求。（一）卷內(nèi)文件材料頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)1.案卷內(nèi)文件材料有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面均應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)（頁(yè)碼）。2.單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在其右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；雙面書(shū)寫(xiě)的科技文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。3.圖樣的頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在右下角，或標(biāo)題欄外右上方。4.成套圖樣或印刷成冊(cè)的文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)；與其他文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一份文件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)8、頁(yè)號(hào)，可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。5.各卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。6.案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。（二）案卷封面的編制1.每份案卷由案卷封面、卷內(nèi)目錄清單、案卷內(nèi)容、備考表組成。2.案卷封面，樣式見(jiàn)附件1。3.案卷封面規(guī)格為297mm210mm。（三）案卷目錄1.案卷目錄應(yīng)填寫(xiě)序號(hào)、業(yè)主檔號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、起止日期、件數(shù)、總頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。格式按附件2執(zhí)行。2.案卷題名編寫(xiě)應(yīng)力求簡(jiǎn)明，準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容，應(yīng)包括：項(xiàng)目名稱(chēng)或代字、代號(hào)及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱(chēng)等。3.業(yè)主檔號(hào)，應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位提供的項(xiàng)目檔案分類(lèi)編號(hào)方案，填寫(xiě)檔案的項(xiàng)目代號(hào)、分類(lèi)號(hào)和案卷流水號(hào)。4.檔號(hào)，是指檔案資料進(jìn)到公司檔案9、室的一系列數(shù)據(jù)，由目錄號(hào)-分類(lèi)號(hào)-案卷號(hào)組成。目錄號(hào)是合同簽署年度的后兩位與項(xiàng)目代號(hào)的組合，分類(lèi)號(hào)指檔案的分類(lèi)，屬于水電類(lèi)的，還是風(fēng)電類(lèi)的等等。項(xiàng)目代號(hào)由檔案管理中心統(tǒng)一給定，一個(gè)項(xiàng)目一個(gè)代號(hào)。（四）卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫(xiě)序號(hào)、文件標(biāo)題、文號(hào)、責(zé)任者、形成日期、頁(yè)號(hào)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。格式按附件3執(zhí)行。（五）備考表應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。互見(jiàn)號(hào)應(yīng)填寫(xiě)反應(yīng)同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。備考表格式按附件4執(zhí)行。第十八條案卷的裝訂應(yīng)符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T 11822-2000）的裝訂要求。第十10、九條案卷的卷皮和卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料必須符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T 11822-2000）標(biāo)準(zhǔn)要求。（一）案卷的卷皮采用卷盒形式1.卷盒的外表面規(guī)格為：305mm220mm，厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種。2.卷盒采用國(guó)家檔案局或省級(jí)檔案局監(jiān)制的無(wú)算專(zhuān)用紙（PH8），符合GB/T11822-2008標(biāo)準(zhǔn)的卷盒。2008版本隨時(shí)在更新中。（二）卷內(nèi)表格的規(guī)格和制成材料質(zhì)量1.卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為：297mm210mm。2.卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表宜采用70g/m2以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作。（三）案卷卷脊標(biāo)簽的規(guī)格和質(zhì)量1.案卷脊背標(biāo)簽與11、卷盒的長(zhǎng)度和厚度相同，即305mm10 mm（20,30,40,50,60）mm。2.案卷封面、脊背標(biāo)簽宜采用牛皮紙制作，格式按附件1、5執(zhí)行。（四）卷皮上和卷內(nèi)表格中書(shū)寫(xiě)的字跡要清晰端正。第六章 工程檔案的審核第二十一條移交公司的工程檔案經(jīng)過(guò)檔案管理人員按比例抽查，驗(yàn)收合格后移交公司檔案管理中心。第二十二條對(duì)移交的工程檔案首先要進(jìn)行完整性的審查，主要從工程檔案的整體、單位（單項(xiàng)）工程的局部和每份文件的個(gè)體三方面檢查歸檔資料的完整性。（一）從項(xiàng)目施工每個(gè)階段，每個(gè)專(zhuān)業(yè)，以整個(gè)項(xiàng)目為整體進(jìn)行檢查，對(duì)照各單位移交的項(xiàng)目檔案目錄，清點(diǎn)卷冊(cè)，核查卷內(nèi)文件與卷內(nèi)目錄是否對(duì)應(yīng)，題名編寫(xiě)是否正確，編號(hào)是否有12、缺號(hào)、漏號(hào)，錄入條目信息是否詳細(xì)。從總體的角度審查項(xiàng)目檔案的完整、成套性。（二）對(duì)照單位工程劃分表（單位工程質(zhì)檢計(jì)劃），以單位工程為單元，按照文件形成規(guī)律，檢查單位工程檔案資料歸檔的完整性、成套性。單位工程一般由綜合管理文件、施工記錄文件、質(zhì)量評(píng)驗(yàn)文件三大部份組成。（三）項(xiàng)目文件是歸檔文件的最小細(xì)胞，單份文件的完整性是構(gòu)成項(xiàng)目檔案完整性的基本條件，審查項(xiàng)目檔案的完整性應(yīng)從審查歸檔文件的完整性開(kāi)始。如請(qǐng)示與批復(fù)、正文與附件、正文與附圖，以及歸檔文件是否存在缺張少頁(yè)的情況等。第二十三條對(duì)移交的工程檔案其次要進(jìn)行系統(tǒng)性的審查，主要應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案的分類(lèi)、組卷、排列、編目等系統(tǒng)整理情況進(jìn)行檢查。主要從以下13、幾方面：（一）項(xiàng)目資料分類(lèi)情況審查。分類(lèi)規(guī)則和分類(lèi)表是項(xiàng)目檔案分類(lèi)的依據(jù)性文件，是項(xiàng)目資料系統(tǒng)化整理的關(guān)鍵。（二）文件整理組卷和排列審查。對(duì)于文件整理組卷和排列方面的問(wèn)題，應(yīng)根據(jù)組卷原則進(jìn)行審查。重點(diǎn)檢查以下兩個(gè)方面：1.未按文件形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，隨意分割案卷所表達(dá)的相對(duì)獨(dú)立概念（如專(zhuān)業(yè)、問(wèn)題、內(nèi)容或部件等）的資料，破壞了卷內(nèi)文件內(nèi)容的完整；2.未按文件的有機(jī)聯(lián)系，卷內(nèi)文件隨意被拆分，或未按施工工序或檢驗(yàn)程序排列，嚴(yán)重影響案卷的質(zhì)量和利用價(jià)值。（三）案卷題名審查。案卷題名是卷內(nèi)文件的提示，是為利用者查詢(xún)案卷及卷內(nèi)文件信息的重要索引。因此，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目檔案編目的規(guī)范要求，以方便檔案的檢索和利用14、為前提，重點(diǎn)檢查卷內(nèi)文件題名和案卷題名是否簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示了卷內(nèi)文件的內(nèi)容，是否符合有關(guān)的規(guī)范。第二十四條對(duì)移交的工程檔案最后進(jìn)行有效性的審查，有效性的審查主要是對(duì)項(xiàng)目檔案的原件、簽章手續(xù)完備情況及文件的閉環(huán)情況的檢查。重點(diǎn)檢查以下四方面：（一）檢查因故沒(méi)有原件而用復(fù)印件歸檔的資料，是否按檔案管理要求由原存檔單位簽署意見(jiàn)并蓋章確認(rèn)；（二）檢查歸檔資料印章手續(xù)是否完備，且具有有效性；(三）檢查歸檔資料的閉環(huán)情況；（四）審核卷內(nèi)資料的質(zhì)量。第七章 工程檔案的移交第二十五條在工程項(xiàng)目實(shí)體正式驗(yàn)收合格六個(gè)月后，公司各單位向公司檔案管理中心移交工程檔案。第二十六條為保證項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后按時(shí)移15、交，應(yīng)按照項(xiàng)目建設(shè)單位檔案移交的規(guī)定，分兩種情況進(jìn)行工程檔案的移交：（一）紙質(zhì)檔案的移交：對(duì)于大型項(xiàng)目的檔案的移交，采取按工程進(jìn)度分階段、分期進(jìn)行移交。即按單位（單項(xiàng)）工程完成情況，完成一個(gè)驗(yàn)收一個(gè)，改集中移交為分批、分期移交，以減輕項(xiàng)目竣工后集中移交的壓力。（二）電子檔案的移交：充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)項(xiàng)目文件的收集、整理與歸檔實(shí)行全過(guò)程管理。借助檔案管理系統(tǒng)軟件來(lái)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的過(guò)程管理，對(duì)項(xiàng)目資料的收集、整理與歸檔采取隨辦隨歸，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理，確保項(xiàng)目檔案保質(zhì)保量按時(shí)移交。第二十七條移交給公司檔案管理中心的工程檔案份數(shù)為一份，必須安排專(zhuān)人現(xiàn)場(chǎng)移交，移交過(guò)程中因檔案不符合移交規(guī)范產(chǎn)生的費(fèi)16、用由各單位承擔(dān)。第二十八條移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)電子檔案一同進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后，雙方辦理移交相關(guān)手續(xù)（見(jiàn)附件6）。第八章 工程檔案的考核第二十九條工程檔案考核實(shí)行百分制，納入公司經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)管理體系信息化專(zhuān)項(xiàng)考核，考核內(nèi)容及考核分值如下：序號(hào)考核項(xiàng)目考核內(nèi)容分值扣分原因扣分1設(shè)施、設(shè)備、人員配備情況1、滿(mǎn)足檔案安全、保護(hù)、現(xiàn)代化管理需要2、配備專(zhuān)（兼）職檔案管理人員并經(jīng)培訓(xùn)上崗52歸檔時(shí)間按本辦法在規(guī)定時(shí)間移交公司檔案管理中心。53歸檔范圍及保管期限齊全、完整（具體范圍及保管期限的劃分見(jiàn)第四章）104文件、案卷質(zhì)量（45分）4.1文件材料書(shū)寫(xiě)的字跡、載體清晰、耐久、簽字、印章齊全，具有法律效用。5417、.2竣工圖的編制符合規(guī)范、與實(shí)際相符54.3歸檔文件檔案分類(lèi)、組卷、排列、編號(hào)分類(lèi)準(zhǔn)確、組卷、排列、編號(hào)符合標(biāo)準(zhǔn)要求54.4案卷編目：案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表規(guī)范、便于查找54.5裝訂結(jié)實(shí)、美觀、無(wú)漏訂54.6檢索工具：機(jī)讀目錄、案卷目錄、全引目錄便于快捷檢索54.7移交案卷目錄（清冊(cè)）目錄齊全，簽字完備54.8音像及電子檔案整理整理規(guī)范54.9案卷目錄清單的錄入按照規(guī)定在檔案系統(tǒng)中全部錄入且對(duì)重點(diǎn)案卷掛接了電子版。55重點(diǎn)資料情況（35分）5.1合同文本、中標(biāo)通知書(shū)移交及時(shí)105.2分部分項(xiàng)以上驗(yàn)收簽證移交及時(shí)，簽字、蓋章有效155.3其他資料的移交移交及時(shí)，齊全，完整。10第九章 附則第18、二十八條本考核辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。第二十九條本辦法由公司檔案管理中心負(fù)責(zé)解釋。第三十條本辦法在執(zhí)行期間如遇到國(guó)家檔案局或青海省檔案局頒布的新規(guī)定，公司檔案管理中心統(tǒng)一作出補(bǔ)充和修改。附件：1.案卷封面（式樣）2. 案卷目錄（式樣）3. 卷內(nèi)文件目錄（式樣）4. 卷內(nèi)備考表（式樣）5、案卷卷脊（式樣）6. 案卷移交清冊(cè)附件1案 卷 封 面（式樣） 檔號(hào)：案卷題名 立卷單位： 起止日期： 保管期限： 密 級(jí)：附件2案 卷 目 錄（式樣）序號(hào)檔號(hào)業(yè)主檔號(hào)案 卷 題 名起止日期件數(shù)總頁(yè)數(shù)備注附件3卷 內(nèi) 文 件 目 錄（式樣）序號(hào)文 號(hào)責(zé)任者文 件 標(biāo) 題形成日期頁(yè)號(hào)頁(yè)數(shù)備注附件4卷內(nèi)備考表（式樣）檔號(hào)：互見(jiàn)號(hào)：卷（盒、冊(cè)）內(nèi)情況說(shuō)明：立卷人：年月日檢查人：年月日附件5案卷卷脊（式樣）檔 號(hào)案卷題名附件6案 卷 移 交 清 冊(cè)移交單位：接收單位：移交人：接收人：移交日期：接收日期：共有案卷：合同項(xiàng)目名稱(chēng)：工程檔案驗(yàn)收入檔審簽單合同名稱(chēng)：合同編號(hào)：合同金額：?jiǎn)挝幻Q(chēng)：聯(lián)系人：電話(huà)：說(shuō)明：項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)間：參加驗(yàn)收人員：盒（卷）數(shù)量：共盒，其中6cm的共盒，4cm的共盒，2cm的共盒。簡(jiǎn)要說(shuō)明：說(shuō)明：以上內(nèi)容由移交單位填寫(xiě)。驗(yàn)收過(guò)程記錄：（說(shuō)明：此項(xiàng)內(nèi)容由接收單位填寫(xiě)。）入檔時(shí)間：年月日接收單位：附件：案卷移交清冊(cè)