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1、地產（集團）公司 建設工程資料管理辦法編號： HXDC-G-GC-B15-03修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人2015-7完成修訂王東莊蔚張榮敏地產（集團）公司建設工程資料管理辦法第一章 總則第一條 目的為了加強地產（集團）公司（以下簡稱“地產集團”）建設工程資料管理，規范工程資料的收集、整理、編制、審核、移交、保管等工作，確保工程資料全面完整、客觀真實、可追溯、可復查，特制定本辦法。第二條 適用范圍本辦法適用于地產集團建設、開發的所有項目工程資料收集、整理、編制、審核、移交、保管等工作。第三條 關鍵術語解釋（一）建設工程檔案：在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、2、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。待工程竣工后須報送城建檔案管理部門。（二）建設工程資料：從醞釀決策到竣工驗收移交的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括項目的提出、調研、可研報告、評估、勘測、設計、施工、調試運行、竣工移交等工作活動中所形成的紙制資料（文字、圖紙、圖片等）、電子資料（圖片、聲像等）和其它載體資料。第四條 建設工程資料管理原則1. 集中統一管理；2. 工程一開始就與建立檔案工作同步進行；3. 工程建設過程中，要與過程管理和竣工資料的積累、整編、審定工作同步進行；4. 工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工資料、3、竣工圖的驗收同步進行；5. 最后完整的建設工程資料統一移交給分公司工程管理部門。第二章 職責與分工第五條 主要職責(一) 地產集團工程管理中心：1. 制定地產集團建設工程資料管理辦法；2. 組織管理辦法的培訓；3. 不定期檢查辦法的執行情況；4. 根據檢查結果給運營部門提供考核依據。(二) 各分公司工程管理部門：1. 編制實施細則，并規范建設工程資料管理行為； 2. 定期檢查所轄范圍內各個項目的建設工程資料形成過程的真實性、準確性、完整性、及時性。3. 負責對所屬分公司工程資料管理工作進行業務指導，并對其進行監督和檢查。4. 負責對竣工工程資料進行審核，督促項目部移交工程竣工資料。5. 督促結4、果考核的落實。(三) 甲方項目部（以下簡稱“項目部”）：1. 執行建設工程資料管理標準、制度和實施細則；2. 對項目建設工程資料準確、完整、齊備負全責；3. 對各資源單位工程資料編制過程監控管理，收集、審核及整理竣工資料；4. 每月上報建設工程資料的過程整理情況說明；5. 設置單獨的資料室,以便于檔案資料的管理和收存。第三章 建設工程資料管理流程第六條 建設工程資料管理流程（一）資料收集項目資料員收集來自資源單位或公司相關部門的工程資料。（二）登記項目資料員按照工程資料管理的分類進行登記備案，填寫附表一工程資料接收登記表。（三）提交項目經理處置項目資料員接收資源單位或公司內部的資料文件需提交甲5、方項目經理（以下簡稱“項目經理”）處置，由其根據資料文件內容明確所涉及的資源單位、人員、公司相關部門。（四）下發或上報項目資料員依據項目經理意見將接收的資料文件下發或上報給相關資源單位、項目相關人員、公司相關部門，并填寫附表二工程資料發放登記表。（五）整理、歸檔將接收或需下發并保存的工程資料及時按第四章第七條中工程資料分類整理歸檔，填寫附表三工程資料管理通用目錄并裝入統一的檔案盒及資料柜。（六）借閱項目人員、公司相關部門、資源單位因工作需要，對項目部工程管理資料進行借閱時，項目資料員需填寫附表四工程資料借出登記表。（七）保存日常項目工程資料的保存由項目資料員負責管理，項目部設置獨立的資料室并定6、期核對、清點和維護。（八）檢查或抽查分公司工程管理部門定期組織對各在建項目的資料管理工作進行檢查或抽查。（九）移交建設工程檔案在竣工后經當地城建檔案管理部門審查合格，一套移交當地城建檔案管理部門永久存檔，一套移交分公司工程管理部門備查，一套移交物業使用，同時填寫附表五工程資料移交書；建設工程資料在竣工后經分公司工程管理部門審核合格后，移交分公司工程管理部門存檔，同時填寫附表五工程資料移交書。第四章 資料管理辦法建設工程資料工作是工程建設過程的一部分，是工程建設的實際反映，是維護使用和改擴建的技術依據，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。第七條 建設工程資料的歸檔內容建設工程資料歸檔的主要內容7、為六個方面，即： 序號歸檔內容分類1工程準備階段文件2監理文件3施工文件4竣工圖5竣工驗收文件6綜合管理文件(包括工程日常往來文件、會議紀要)第八條 工程圖紙管理(一)工程圖紙的分類序號工程圖紙的分類備注1方案圖、擴初圖、施工圖工程設計圖紙2主體工程（建筑、結構（含路基路面）、給排水、電氣、熱力、燃氣、通風空調）需發放圖紙及設計變更文件涉及的專業3智能化工程4電梯工程5廠站機電設備工程6園林綠化、照明及交通工程7鋁合金門窗工程8二次裝修9其它零星項目，如百頁、欄板、局部做法修改等(二) 工程圖紙電子版本要求1.施工圖和竣工圖要求移交CAD電子文件，圖形電子文件必須為DWG格式，電腦建筑效果圖應8、為JPG格式。2.施工圖和竣工圖電子文件目錄表要求采用Word、Excel或txt文本軟件編制。3.電子版本要求分項目、類別用光盤裝載，除圖形文件外，還要有漢字字形庫、壓縮解壓工具和其他保證能夠完整讀出再現圖形的工具和軟件，并要確保光盤不帶病毒。(三)工程圖紙的管理1.項目保存、使用的施工圖由項目資料員分類按編號順序存放。2.所有圖紙要標明項目、專業、圖名、圖號、版次及出圖日期，并有完備的簽字蓋章手續及施工圖目錄。3.施工圖紙必須設置專用的位置分類管理碼放,并應設置讀圖臺，以便于專業工程師進行讀圖、審圖工作。（四）工程圖紙及設計變更文件需發放的單位：1現場專業工程師； 2監理項目部；3總包項目9、部；4相關分包單位；5相關供應商。(五) 竣工圖編制及審核集團、分公司工程、成本、設計管理部門，以及項目部對竣工圖的編制和審核管理，具體詳見地產（集團）公司竣工圖編制及審核操作指引。 第九條 建設工程資料文件日常管理(一) 原則上所有施工單位的文件先全部交項目監理部審核，由監理部簽署意見后轉發項目部處理。(二) 來文處理流程：外來文件原則上統一安排項目資料員對口接收、登記，在工程資料接收登記表上登記后，在1個工作日內報項目經理。項目經理簽署處理意見，指定處理責任人和時間要求。(三) 發文處理流程：應以會議或書面的形式明確各單位文件接收人不少于2人。文件登記后，項目資料員填寫工程資料發文登記表，10、根據批示或職能發放給相關人員及單位，由接收人簽名確認。傳真和重要文件須及時電話確認是否收到，并保留傳真憑據和電話確認記錄。重要的電話也要進行記錄，但原則上盡量采用會議紀要、工作聯系函等書面文件。(四) 對內發放與對外發放登記應分開，對外單位的發放應盡量做到除了在工程資料接收登記表、工程資料發放登記表上簽收外，在文件原件上也直接簽收（需寫明簽收單位、姓名、時間），以便在涉及到項目各項（如財務、法律）事務時可作為直接依據。(五) 資料借用、調用、查閱要經批準并填寫工程資料借出登記表，調閱重要文件要復印存底，項目部以外人員借閱，除需要填寫工程資料借出登記表，還需經項目經理批準后方能借出。(六) 項目11、部建立“文件夾目錄”，由項目資料員在文件柜門處張貼，以便于查閱。文件夾側面標識文件夾分類編號和名稱。每個文件夾首頁建立工程資料通用目錄，包括序號、文件編號、主題內容、日期、處理人、備注。(七 ) 項目部需建立重要電話記錄本、項目大事記錄本、項目內控計劃、天氣晴雨表、值班記錄本（由值班人員在當日下班前填寫完成），并在項目辦公室上墻懸掛。 (八) 項目資料員或主管工程師對所保管的全部資料，每半年核對清點一次，發現破損檔案應及時修復或復制。存放檔案排列整齊，保持檔案柜內外清潔衛生。第十條 建設工程資料的有效使用（一）工程設計文件的有效使用：項目部負責工程圖紙的受控使用和分發。1.工程圖紙在各使用場所12、的使用必須加蓋設計院出圖章，方為有效；2.工程圖紙發放單位必須保證發放有效圖紙并履行發放簽收手續；3.有效工程圖紙必須受控使用，不得私自更改。如確屬圖紙錯誤，必須執行設計變更流程方可改圖，否則使用無效圖紙而產生的不良后果由使用者承擔。(二) 分公司工程管理部門文件生效條件：專業工程師簽字、項目經理簽字、分公司工程負責人簽字方為有效。第十一條 建設工程資料的廢止條件（一）設計院出具修改通知單標明廢止圖紙編號時，相應標明編號的圖紙須廢止使用。（二）為確保圖紙的適用與有效性，由分公司設計管理部門統一確定作廢版本的圖紙，同時發放新生效版本，回收情況填寫圖紙發放回收記錄表，并簽名確認。第十二條 建設工程13、資料的歸檔(一) 建設工程資料歸檔：1. 項目部日常工作中產生的文件檔案原件統一由項目資料員或主管工程師登記歸檔，項目各專業工程師自行復印存檔留底。移交到項目資料員或主管工程師的文件要求是簽字蓋章手續完備的正式文本。移交時要填寫文件交接登記表，由移交人與接收人共同簽名確認。2. 文件歸檔使用統一的資料盒，每個資料盒均建立檢索用卷內目錄，并按照卷內目錄的順序及資料與記錄的先后順序收集存放。建設工程資料在標識清楚完備后，由項目資料員或主管工程師按分類編號存放，要有固定的文件夾，放入編有序號的資料柜中妥善保管。3項目報批報建的申請文件及政府批文及合同原件、付款、結算、進度計劃采用書面文檔存檔管理。月14、資金計劃、工程進度計劃、月工作計劃（計劃評估）、工程月報、周例會紀要、專題會議紀要以電子文件形式分類存檔，由項目資料員或主管工程師統一管理。 4電子文檔公共文件夾閱覽權限設置為只讀共享，由項目資料員或主管工程師管理及更新。(二) 建設工程檔案歸檔：1.歸檔的建設工程檔案，應按照所在區域的建設主管部門要求進行編制，卷內目錄要求收集齊全、完整、準確、系統，各簽證手續完備，字跡清楚；原件嚴禁用復印、復寫及易褪色的墨水編制和書寫。建設工程檔案的整理裝訂，文字材料以A4規格為標準，不夠大的采用空白A4紙墊襯裱糊，采用城建檔案管理部門統一印制的表格和卷皮、盒，用棉線裝訂整齊。2.竣工圖采用手風琴式折疊，大15、小為四號圖幅，按順序裝入資料盒。3.卷內目錄、移交目錄和卷盒封面的書寫應采用墨汁、碳素墨水書寫或黑墨打印，要求用字規范、楷寫公正、揭示清楚、真實準確。第十三條 建設工程資料的移交要求 1. 建設工程檔案應一式三套，在竣工后經當地城建檔案管理部門審查合格，一套移交當地城建檔案管理部門永久存檔，一套移交分公司工程管理部門備查，一套移交物業使用；除建設工程檔案外的其他建設工程資料由分公司工程管理部門存檔。2.屬于報送城建檔案管理部門的資料，在取得建設工程檔案預驗收合格證之日起三個月內向城建檔案管理部門移交完畢，項目部應在其后一個月內完成與物業及分公司工程管理部門的移交。第五章 獎罰第十四條 獎懲措施16、(一) 各分公司工程管理部門應對項目部進行宣講，并對執行不力的項目予以處理，包括與季度個人績效掛鉤；(二) 地產集團工程管理中心定期組織第三方評估（包括檢查過程文件），對評估結果進行排序和發布，對優秀分公司和項目部進行表彰；對弄虛作假、故意漏項等情況將嚴肅處理，并視情節輕重遵循公司紀律與處罰管理規定給予處罰。第六章 附則第十五條 本辦法是對原地產（集團）公司建設工程資料管理辦法（編號HXDC-G-GC-B14-03）的修訂，自發布之日起實行，原地產（集團）公司建設工程資料管理辦法廢止。第十六條 本辦法涉及的建設工程資料管理中的檔案管理按照公司檔案管理制度執行。第十七條 對于下設項目公司的分公司17、，分公司可向項目公司授權，具體內容由分公司自行決定。第十八條 本辦法由地產集團工程管理中心負責編制、修訂和解釋；附表一：工程資料接收登記表附表二：工程資料發放登記表附表三：工程資料通用目錄附表四：工程資料借出登記表附表五：工程資料移交書附表六：工程資料移交單附件一：工程資料管理流程圖附件二：地產（集團）公司竣工圖編制及審核操作指引附表一： 工程資料接收登記表序號編號文件名稱份數發文人日期備注附表二： 工程資料發放登記表序號編號文件名稱份數接收單位接收人日期備注附表三： 工程資料通用目錄工程名稱資料類別序號資料編號內容摘要日期處置人備注附表四： 工程資料借出登記表序號文件名稱份數申請單位用途申請人借出日期聯系電話返還日期備注附表五： 工程資料移交書 按公司規定向 辦理 工程資料移交手續。共計 冊，其中圖樣材料 冊，其它材料 張（ ）。具體詳見工程資料移交單移交部門： 接收部門： 移 交 人： 接 收 人：移交日期： 年 月 日 （此移交書作為公司內部資料移交證明，明細見附表六）附表六： 工程資料移交單項目名稱： 共（ ）頁 第（ ）頁 年 月 日序號資料或圖紙名稱單位（套/頁）數量移交時間備注移交人簽字： 接收人簽字：附件一： 工程資料管理流程圖