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1、工程檔案管理作業指引編制日期審核日期批準日期修訂記錄日 期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人1 目的1.1 為了進一步完善公司工程檔案的管理制度，規范工程檔案資料的收集、整理和保管工作，以保證建設工程管理的有序進行，確保公司在工程建設方面的歷史資料完整、準確、科學保護、方便利用，根據中華人民共和國檔案法、基本建設檔案資料管理的暫行規定，結合公司工程檔案管理的實際情況，特制定本細則。2 適用范圍2.1 適用于公司及各地區公司工程檔案資料的收集、整理和保管工作。3 術語和定義3.1 工程檔案是指工程建設管理和工程建設項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖紙、圖表及聲像載體材料等。4 職責42、.1 地區公司綜合部/綜合辦4.1.1 負責地區公司項目工程檔案的收集和匯總整理；4.1.2 負責組織向本地區城建檔案館備案；4.1.3 負責本地區檔案的保管。4.2 各相關部門4.2.1 負責按要求準備檔案資料并提交給地區公司綜合部/綜合辦。5 工作程序工程檔案必須實行集中統一管理的原則。此項工作要做到工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工資料、竣工圖的驗收同步進行。5.1 工程檔案的歸檔范圍、內容、要求5.1.1 工程檔案歸檔范圍詳見附件：建設工程文件歸檔范圍和保管期限。5.1.2 工程檔案歸3、檔的主要內容為六個方面，即：工程基建文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件、綜合管理文件。5.1.3 工程檔案歸檔的重點是項目建設各個階段形成的不同載體的文件材料，特別是包括竣工圖在內的全套圖紙（及與竣工圖配套的CAD電子文件）。5.1.4 不歸檔的文件材料包括：a) 正式施工前的草圖，未定型的圖紙；b) 重份文件材料和重份圖紙；c) 無查考價值的臨時性的文件。5.1.5 工程過程中使用的工程文件材料不允許隨便更改，如有更改，必須填寫變更通知單，并履行批準手續。5.1.6 歸檔的工程文件材料要求格式統一，字跡工整，圖表清晰；底圖格式必須按國家制圖標準繪制完成；藍圖規格必須符合國家標準，4、字、圖清晰，用紙優良；所有竣工圖均應加蓋竣工章。利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應重新繪制竣工圖。5.2 工程檔案的歸檔流程5.2.1 流程簡要示意圖a) 各部門在工作中形成的文件材料（主要為工程基建文件）； 勘察、設計、監理、施工單位在項目建設中形成的文件材料；各部門、各單位自行收集、積累。工程檔案員每周進行收集、檢查。b) 分類按工程項目。按問題。c) 整理組卷按歸檔范圍、規范要求排列各種文件或專業性材料；修補、粘貼破損或過小的文件材料；將過大的文件材料、表格、圖紙按規定折疊成形；打頁號：每卷單獨編號，頁號從5、1開始；填寫卷內文件目錄包括序號（以一份文件為單位，從開始）、責任者（填寫文件的直接形成單位和個人）、文件編號（填寫工程文件原有的文號或圖號）、文件題名（填寫文件標題的全稱）、日期（填寫形成的日期）、頁次（填寫文件在卷內所排的起始頁號）、備注；d) 案卷裝訂拆除文件材料上的金屬物；全卷文字材料集中裝訂（三孔一線）；即有文字材料，又有圖紙的案卷裝訂（三孔一線）。e) 填寫備考表包括標明卷內文件的總頁數、各類文件頁數（照片張數），以及對案卷情況的說明；立卷人；審核人；立卷時間。f) 填寫案卷封面包括檔號（由分類號、項目號、案卷號組成）、檔案館代號（由檔案館填寫）、案卷題名（包括工程名稱、專業名稱、6、卷內文件的內容）、編制單位（填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者）、起止日期（填寫案全部文件形成的起止日期）、密級（分為絕密、機密、秘密三種）、保管期限（分為永久、長期、短期三種）、共幾卷、第幾卷。g) 案卷進盒。h) 歸檔驗收。i) 填寫移交檔案目錄包括順序號；檔案號；案卷題名；日期；頁；保管期限；移交單位；移交經手人；接收單位；接收人；交接日期。 j) 移交檔案案卷。5.2.2 流程簡要示意圖的部分說明a) 地區公司綜合部/綜合辦在接到工程項目后，布置形成積累工程文件材料的任務。因地區公司各部門均為立卷單位，故由工程檔案員負責每周定期向地區公司各部門收集已辦理完畢的或已形成的文件材料（主要7、為工程基建文件），并根據工程文件形成的具體情況編制預立卷類目，將收集的資料按類目分別存放積累，具體參照建設工程文件歸檔范圍和保管期限執行。b) 工程項目實行總承包給外單位的，由各分承包單位負責收集、整理分包范圍內的工程文件，交總承包單位匯總、整理、立卷，竣工時由總承包單位向地區公司綜合部/綜合辦提交完整、準確、系統的工程檔案資料。c) 工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理、立卷其承包項目的工程文件，竣工時向地區公司綜合部/綜合辦提交完整、準確、系統的工程檔案資料，地區公司綜合部/綜合辦再進行匯總、整理。d) 地區公司綜合部/綜合辦收集和匯總勘察、設計、監理等單位立卷歸檔的工程檔案8、資料。e) 工程開工時，地區公司綜合部/綜合辦負責在城建檔案館備案，以確保城建檔案館隨時了解項目的工程進度。工程項目在竣工驗收前，地區公司綜合部/綜合辦通知城建檔案館對準備歸檔的工程文件材料進行檢查、驗收，由城建檔案館出證明，否則不能組織工程竣工驗收。5.3 工程檔案的移交辦法和歸檔時間5.3.1 地區公司的前期人員必須將在建項目工程的前期報批、審批完的文件材料原件做好收集、整理工作，并及時把原件交給定時來收集資料的工程檔案員，雙方做好文件材料的移交工作，由工程檔案員集中統一整理、歸檔、立卷后送交城建檔案館。5.3.2 勘察、設計單位應在任務完成時將形成的有關工程檔案整理立卷，建設單位、監理單9、位根據城建檔案館的要求對檔案文件完整準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。由工程檔案員在檔案預驗收前完成歸檔工作。5.3.3 監理單位應在工程竣工前，將各自形成的工程檔案整理立卷后向建設單位移交。施工單位的工程檔案在工程竣工前，由建設單位、監理單位應根據城建檔案館的要求對檔案文件完整準確、系統情況和案卷質量進行審查。審查合格后向建設單位移交。由工程檔案員于檔案預驗收前完成歸檔工作。5.3.4 地區公司綜合部/綜合辦于工程竣工驗收后三個月內，向市城建檔案館移交一套符合規定的工程檔案（除竣工決算外）；如只有一套原件，必須復印一套在集團公司檔案室存檔，再將原件移交城建檔案館。510、.3.5 地區公司綜合部/綜合辦于四個月內向公司檔案室移交一套工程檔案（除竣工決算外）。檔案移交時，工程檔案員填寫工程檔案移交目錄，一式兩份，連同檔案經地區公司檔案管理崗檢查、清點無誤后進行移交。交接雙方應在移交目錄上簽字，各執一份以備查。地區公司綜合部/綜合辦的綜合管理文件由工程檔案員每周定期將文件移交給地區公司檔案室。5.4 工程檔案的管理5.4.1 工程檔案員根據工程檔案的特點，遵循檔案管理的原則和分類方法，以查找和利用方便為目的，采取必要的保護手段，對工程檔案進行分類編號、編目、排架和保管工作。5.5 工程檔案的借閱5.5.1 借閱的工程檔案、資料需摘抄、拍照、復制時，須經工程檔案員允11、許。底圖檔案只供復制，不能借出。如工作需要外借，須填寫借閱檔案審批單，經部門經理批準后方能借閱。5.5.2 借閱者對借閱的檔案要妥善保管，要嚴守機密。不得毀壞、涂改、外傳或遺失。閱后及時歸還。5.5.3 外單位查閱本地區公司檔案，須經地區公司分管領導批準，方可查閱。5.6 工程檔案的鑒定、銷毀5.6.1 工程檔案的保管期限分為永久、長期（即等于該工程的使用壽命）、短期（即保存20年以下）。對于超過保管期限的工程檔案定期進行鑒定。5.6.2 對已失去保存價值的工程檔案必須經過地區公司總經理審批，登記造冊后進行銷毀。銷毀時須與檔案管理崗一起進行，雙方并在銷毀清冊上簽字，以備查。5.7 工程檔案員的12、崗位責任制5.7.1 認真貫徹檔案工作的法規文件，嚴格遵守檔案管理的各項規章制度。5.7.2 集中統一管理工程項目建設的全部檔案，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管和提供利用工作。5.7.3 做好檔案的保密、保衛工作，防止檔案泄密、損失等事件的發生。5.7.4 嚴格把好檔案的鑒定關，檔案銷毀須經領導審批后才能進行。5.8 附 則5.8.1 本細則由地區公司綜合部/綜合辦管理、解釋和修改。5.8.2 本細則之附件與細則本身具有同等約束力，未涉及之處，參見國家現行的有關法律、規范等。5.8.3 本細則自公布之日起執行，并請公司各部門按照工程檔案管理的細則落到實處，并給予密切配合，做好協助工作。6 支13、持性文件6.1 建設工程文件歸檔范圍和保管期限7 相關記錄7.1 無建設工程文件歸檔范圍和保管期限一、工程基建文件序號歸檔文件保管期限文件來源提交文件時間建設單位城建檔案館一立項文件1項目建議書長期土地開發部文件形成后一周內2項目建議書審批意見及前期工作通知書長期土地開發部審批文件取得后一周內3可行性研究報告及附件長期土地開發部報告完成后一周內4可行性研究報告審批意見長期土地開發部文件取得后一周內5關于立項有關的會議紀要長期土地開發部紀要形成后一周內6專家建議文件長期土地開發部文件形成后一周內7調查資料及項目評估研究材料長期土地開發部文件形成后一周內二建設用地、征地、拆遷文件1選址申請及選址規14、劃意見通知書、選址紅線圖永久土地開發部/項目報建部文件形成及通知書下發后二周內2用地申請報告及縣級以上人民政府城鄉建設用地批準書永久土地開發部/項目報建部批準文件取得后二周內3拆遷安置意見、協議、方案等長期土地開發部/項目報建部拆遷完畢后二個月內4建設用地規劃許可證及其附件、附圖永久項目報建部取得證書后一周內5劃撥建設用地文件（即國有土地使用出讓合同等）永久項目報建部文件取得后一周內6國有土地使用證永久項目報建部取得證書后一周內三勘察、測繪、設計文件1工程地質勘察報告永久設計管理部/設計部報告出來后一周內2水文地質勘察報告、自然條件、地震調查永久設計管理部/設計部報告出來后一周內3建設用地釘樁15、通知單（書）永久項目報建部文件取得后一周內4地形測量和撥地測量成果報告永久設計管理部/設計部報告出來后一周內5申報的規劃設計條件和規劃設計條件通知書永久項目報建部文件取得后一周內6初步設計圖紙和說明長期設計管理部/設計部資料齊全后二周內7技術設計圖紙和說明長期設計管理部/設計部資料齊全后二周內8審定設計方案通知書及審查意見長期項目報建部文件取得后一周內9有關行政主管部門（人防、環保、消防、交通、園林、市政、文物、通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛生等）批準文件或取得的有關協議永久項目報建部批準文件取得后一周內10施工圖及其說明長期設計管理部/設計部資料齊全后二周內11設計計算書長期設計管理部16、/設計部文件完成后二周內12政府有關部門對施工圖設計文件的審批意見永久項目報建部審批文件取得后一周內四招投標文件1勘察招投標文件長期設計管理部/設計部招標完成后二周內2勘察承包合同長期設計管理部/設計部合同簽訂后一周內3設計招投標文件長期設計管理部/設計部招標完成后二周內4設計承包合同長期設計管理部/設計部合同簽訂后一周內5施工招投標文件長期運營管理部招標完成后二周內6施工承包合同長期運營管理部合同簽訂后一周內7工程監理招投標文件長期運營管理部招標完成后二周內8監理委托合同長期運營管理部合同簽訂后一周內五開工審批文件1建設項目列入年度計劃的申報文件永久項目部申報文件形成后一周內2建設項目列入年17、度計劃的批復文件或年度計劃項目表永久項目部批復文件取得后一周內3規劃審批申報表及報送的文件圖紙永久項目部文件形成后二周內4建設工程規劃許可證其附件、附圖永久項目部取得證書后二周內5建設工程開工審查表永久項目部文件取得后二周內6建設工程施工許可證永久項目部取得證書后二周內7投資許可證、審計證明、繳納綠化建設費等證明長期財務部證書、證明等取得后三周內8工程質量監督手續（即工程質量監督委托書、工程質量監督通知書等）長期項目部文件形成后二周內六財務文件1工程投資估算材料短期成本管理部/成本部材料形成后二周內2工程設計概算材料短期成本管理部/成本部材料形成后二周內3施工圖預算材料短期成本管理部/成本部材18、料形成后二周內4施工預算短期成本管理部/成本部材料形成后二周內七建設、施工、監理機構及負責人1工程項目管理機構（項目經理部）及負責人名單長期項目部資料齊全后一周內2工程項目監理機構（項目監理部）及負責人名單長期項目部資料齊全后一周內3工程項目施工管理機構（施工項目經理部）及負責人名單長期項目部資料齊全后一周內二、監理文件序號歸檔文件保管期限文件來源提交文件時間建設單位城建檔案館一監理管理資料1監理規劃長期監理單位竣工驗收前2監理實施細則長期監理單位竣工驗收前3監理部總控制計劃等長期監理單位工程進行時4監理月報中的有關質量問題長期監理單位竣工驗收前5監理會議紀要中的有關質量問題長期監理單位竣工驗19、收前6監理工作總結（專題、階段）長期監理單位工程進行時7監理竣工總結長期監理單位竣工驗收前二監理工作記錄1工程技術文件報審表長期監理單位工程進行時2施工測量放線報驗表長期監理單位工程進行時3施工進度計劃報審表長期監理單位工程進行時4工程物質進場報驗表長期監理單位工程進行時5工程開工/復工審批表長期監理單位竣工驗收前6工程開工/復工暫停令長期監理單位竣工驗收前7不合格項目通知長期監理單位竣工驗收前8質量事故報告及處理意見長期監理單位竣工驗收前9工程進度款報審表及支付證書長期監理單位工程進行時10工程延期報告及審批長期監理單位竣工驗收前11工程變更費用報審表長期監理單位工程進行時12工程竣工決算審20、核意見書永久監理單位竣工驗收后13費用索賠報告及審批長期監理單位工程進行時14合同爭議、違約報告及處理意見永久監理單位竣工驗收前15合同變更材料長期監理單位竣工驗收前16監理抽檢記錄長期監理單位工程進行時三監理通知1有關進度控制的監理通知長期監理單位工程進行時2有關質量控制的監理通知長期監理單位工程進行時3有關造價控制的監理通知長期監理單位工程進行時四分包資質1分包單位資質材料長期監理單位竣工驗收前2供貨單位資質材料長期監理單位竣工驗收前3試驗等單位資質材料長期監理單位竣工驗收前五竣工驗收資料1單位工程竣工預驗收報驗單長期監理單位竣工驗收前2竣工移交證書長期監理單位竣工驗收后3工程質量評估報告21、長期監理單位竣工驗收前六其他資料1工作聯系單長期監理單位竣工驗收前2工作變更單長期監理單位竣工驗收前三、施工文件序號歸檔文件保管期限文件來源提交文件時間建設單位城建檔案館一土建（建筑與結構）工程1施工技術準備文件施工單位竣工驗收前施工組織設計長期技術交底長期圖紙會審紀錄長期施工預算的編制和審查短期施工日志短期2施工現場準備施工單位竣工驗收前控制網設置資料長期工程定位測量資料長期基槽開挖線測量資料長期3地基處理記錄施工單位竣工驗收前地基釬探記錄和釬探平面布點圖永久驗槽記錄和地基處理記錄永久樁基施工記錄永久試樁記錄長期4工程圖紙變更記錄施工單位竣工驗收前設計會議會審記錄永久設計變更記錄永久工程洽商22、記錄永久5施工材料預制構件質量證明文件及復試試驗報告施工單位竣工驗收前砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料等試驗匯總表長期砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料等出廠證明文件長期砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料等復試試驗報告長期預制構件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗記錄長期6施工試驗記錄施工單位竣工驗收前土壤干密度試驗報告長期土壤擊實試驗報告長期砂漿（試塊）抗壓強度試驗報告長期混凝土（試塊）抗壓強度試驗報告長期混凝土抗摻試驗報告長期混凝土出廠合格證、復試報告長期鋼筋接頭（焊接）試驗報告長期土壤、砂漿、混凝土抗滲試驗報告匯總表長期7隱蔽工程檢查記錄施工單位竣工驗收前23、基礎和主體結構鋼筋工程長期鋼結構工程長期防水工程長期高程控制長期8施工記錄施工單位竣工驗收前工程定位測量檢查記錄永久沉降觀測記錄長期結構吊裝記錄長期現場施工預應力記錄長期工程竣工測量長期新型建筑材料長期施工新技術長期9工程質量事故處理記錄永久施工單位竣工驗收前10工程質量檢驗記錄施工單位竣工驗收前檢驗批質量驗收記錄長期基礎、主體工程驗收記錄永久幕墻工程驗收記錄永久分部（子分部）工程質量驗收記錄永久二電氣、給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣、建筑智能化、電梯工程1一般施工記錄施工單位竣工驗收前施工組織設計長期技術交底短期2圖紙變更記錄施工單位竣工驗收前圖紙會審永久設計變更永久工程洽商永久3設備24、產品質量檢查、安裝記錄施工單位竣工驗收前設備、產品質量合格證、質量保證書長期設備裝箱單、商檢證和說明書、開箱報告長期設備安裝記錄長期設備試運行記錄長期設備明細表長期4隱蔽工程檢查記錄長期施工單位竣工驗收前5施工試驗記錄施工單位竣工驗收前電氣接地電阻、絕緣電阻等測試記錄長期樓宇自控、監視、安裝、視聽等系統調試記錄長期變配電設備安裝、檢查、通電等測試記錄長期給排水、消防、采暖、通風、空調、燃氣等管道強度、灌水、通水、閥門等試驗記錄長期電氣照明、動力、給排水等系統調試、試運行記錄長期電梯接地電阻、絕緣電阻測試記錄；空載、半載等試運行記錄長期6質量事故處理記錄永久施工單位竣工驗收前7工程質量檢驗記錄25、施工單位竣工驗收前檢驗批質量驗收記錄長期分部（子分部）工程質量驗收記錄永久三室外工程施工單位竣工驗收前1室外安裝（給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電訊、電力、照明、電視、消防等）施工文件長期2室外建筑環境（建筑小品、水景、道路園林綠化等）施工文件長期四、竣工圖序號歸檔文件保管期限文件來源提交文件時間建設單位城建檔案館一綜合竣工圖1綜合圖施工單位竣工驗收前總平面布置圖（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、綠化等）永久豎向布置圖永久室外給水、排水、熱力、燃氣等管網綜合圖永久電氣（包括電力、電訊、電視系統等）綜合圖永久設計總說明書永久2室外專業圖施工單位竣工驗收前室外給水、雨水、污水、熱力、燃氣、電26、視、電訊、電力、建筑小品、消防、照明、水景、道路、綠化圖永久二專業竣工圖施工單位竣工驗收前建筑竣工圖永久結構竣工圖永久裝修（裝飾）竣工圖永久電氣工程（智能化工程）竣工圖永久給排水工程（消防工程）竣工圖永久采暖通風空調工程竣工圖永久燃氣工程竣工圖永久五、竣工驗收文件序號歸檔文件保管期限文件來源提交文件時間建設單位城建檔案館一工程竣工總結1工程概況表永久項目部竣工驗收前2工程竣工總結永久項目部竣工驗收前二竣工驗收記錄1單位（子單位）工程質量驗收記錄永久項目部驗收文件取得后一周內2竣工驗收證明書永久項目部驗收文件取得后一周內3竣工驗收報告永久項目部驗收文件取得后一周內竣工備案表（包括各專項驗收認可文27、件）永久項目部驗收文件取得后一周內工程質量保修書永久項目部文件取得后一周內三財務文件決算文件永久財務部決算完成后一周內交付使用財產總表和財產明細表永久財務部文件形成后一周內四聲像、電子檔案1工程照片永久項目部竣工驗收前2錄音、錄像材料永久項目部竣工驗收前3光盤、磁盤永久項目部竣工驗收前六、綜合管理文件序號歸檔文件保管期限文件來源提交文件時間建設單位城建檔案館1合同文件（包括建筑、裝飾、采購等）長期運營管理部合同簽訂后一周內2會議資料長期項目部會議結束后一周內3業務聯系單（包括各類設計變更聯系單、內部工作聯系單等）長期項目部文件形成后一周內4工程洽商記錄長期項目部文件形成后一周內5工作計劃、進度表等長期項目部文件形成后一周內6政策性文件、標準、規范等長期政府部門等文件取得后一周內7內部公文等長期公司各部門文件收到后一周內備注：1.以上凡城建檔案館（“”處）要求的工程資料文件均需提供原件。 2.不同地區公司應根據本地區檔案管理部門的要求準備檔案資料。 3.列入A類歸檔的項目準備階段文件、監理文件、竣工驗收文件移交時需同時提供掃描文件或電子文件。4.永久是指工程檔案需永久保存；長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命；短期是指工程檔案保存20年以下。