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1、城開集團工程檔案管理規定（暫行）一、目的為規范集團各項目工程檔案文件的歸檔整理工作，統一工程檔案文件的標準，確保工程現場資料的收集完整、安全管理和有效利用， 并使工程現場管理資料全過程具有可追溯性，提高公司的檔案管理水平，依據GB/T50328-2001和城開集團文件編寫程序,制定本規定。二、適用范圍集團各項目部及相關部門。三、檔案室職責1、按有關規定有計劃地分別收集各部門檔案文件，各部門定期協調檔案室進行整理、立卷、歸檔。2、凡已辦理完畢的工程準備階段的文件資料，集團檔案室要求各相關部門均應在五日內遞交集團檔案室立卷、歸檔。監理文件、施工文件、可以每月25日前上傳電子文件清單，竣工時上報公司2、存檔，竣工備案文件（紙質）要求項目上報公司一份存檔。檔案形成部門詳見附表一。3、立卷、歸檔的要求：各部門資料管理員在規定時間內把資料整理完畢，并上交公司檔案室，檔案室負責立卷、歸檔。4、各相關部門檔案管理人員向集團檔案室移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。5、檔案室負責對各項目已歸檔文件，建立對應的電子文檔，便于分類管理和查閱。四、檔案管理程序1、歸檔時間及要求1.1 各相關部門資料管理員把本部門工程準備階段的文件，完成后五日內上報集團檔案室辦備案，各類圖紙（施工圖紙、配套工程圖紙、景觀工程圖紙等），有工程服務部下發到各相關部門，其中竣工圖紙（施工圖紙、配套工程圖紙、3、景觀工程圖紙等）及備案文件在竣工驗收結束后由項目部檢查合格后移交公司工程服務部，項目施工檔案資料竣工驗收后移交集團檔案室。1.2 資料管理員把部門文檔及時歸類，監理文件、施工文件5日內上通過OA工程檔案文件審批流程，并把紙質的工程文件上集團檔案室。1.3 集團檔案室資料管理員每月負責檢查各部門資料歸檔情況，并把檢查情況列入績效考核。2、分類2.1 分類、組卷要遵循檔案文件的自然形成規律和成套性的特點，保持卷內文件的有機聯系，做到分類科學、組卷合理、層次分明、檢索便利。盡量以工程項目為單位組卷。2.2 檔案分類按材質分為：紙質檔案和電子檔案。檔案分類按階段分為：工程準備階段（立項文件、建設用地拆4、遷文件、勘察設計文件、招標文件、合同文件）、監理文件（監理規劃、監理細則、監理月報、監理會議紀要、監理通知、監理竣工總結、質量評估報告）、施工文件（設計變更、技術核定文件、現場簽證文件、工程管理文件、進度文件、預決算文件）、竣工文件（施工許可文件、工程質量監督手續、質量合格文件、地基與基礎、結構驗收文件、合同價款結算文件、竣工圖）。3、編號檔案編號由項目代號、分類號、文件順序號構成，表示方法如下：項目代號+分類號+文件順序號編碼SC(1、2、3)KCXHLMZ含義水城(一、二、三期)康城祥和里馬寨編碼ZJSB含義工程準備階段監理文件施工文件竣工文件其中分類號包括三級目錄，詳見附錄一。例如：SC5、3Z040401表示水城三期工程準備階段施工合同中序號為01的文件4、裝訂4.1 文字材料以件為單位裝訂，裝訂前要取下金屬裝訂物，采取三孔線裝形式裝訂，裝訂線在左邊。不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統一尺寸。不得大于A4幅面。且要求裝訂邊及底邊對齊。 4.2 圖紙一律不裝訂，但案卷內大于A4幅面的圖紙要全部折疊成A4幅面，折疊方式采用反折式手風琴折疊法（反面在外），圖標欄在圖紙縱向右下角。4.3 案卷裝訂一般采用卷盒、卷夾兩種形式。工程準備階段文件、竣工圖考慮后期使用方式以卷盒裝定為主，監理文件、施工文件和竣工文件以卷夾分別裝訂成冊，一冊不夠的分兩側或多冊，案卷不宜過厚，一般不超過40mm。56、借閱5.1本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續借閱，必須辦理續借手續。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用人復印。5.2 檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經分管領導批準，辦理外借手續并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時，須經主管領導同意后方可進行。5.3 查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案，違7、者且造成檔案損毀的，依法追究當事人行政、法律責任。5.4 查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結檔案利用工作規律，更好地為各項工作服務。五 檔案保密制度1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項保密制度。2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案，應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經本公司主管領導批準。3、凡作秘密和內部管理的檔案，應嚴格履行查閱審批手續，嚴禁擅自拍照和復制，利用者應嚴格遵守保密規定，不得泄露公司秘密。4、對確已無保存價值的建設工程和設備檔案，列出銷毀清單，經主管領導審批后，由銷毀人、監銷人銷毀，并簽名注銷。六、本作業指導書由集團8、檔案室負責解釋附件：1、工程檔案分類及保管期限表2、卷內文件目錄3、備考表 4、文件資料移交單 5、收文登記臺賬 6、發文登記臺賬 附錄1工程檔案分類表及歸檔范圍一級類目二級類目序號歸 檔 文 件形成部門保管期限 工程準備階段文件（Z）立項文件(01)01項目建議書審批意見工程服務部永久02可行性研究報告審批意見工程服務部永久03項目評估資料工程服務部永久用地征地拆遷文件(02)01選址意見通知書工程服務部永久02拆遷安置意見、協議、方案工程服務部長期03國有土地使用證工程服務部永久04建設用地工程服務部永久05建設工程規劃許可證工程服務部永久06施工許可證工程服務部永久07預售許可證營銷部永9、久勘察設計文件(03)01工程地質勘察報告工程服務部永久02工程文物勘察報告工程服務部永久03工程測量成果報告工程服務部永久04設計方案審查意見書工程服務部永久05施工圖審批意見書（建筑結構、人防、消防、環保、節能等行政部門）工程服務部永久06工程報建工程服務部短期07招投標備案工程服務部短期08質量監督備案工程服務部短期合同文件(04)01勘察設計委托合同招標辦長期02施工承包合同招標辦長期03監理委托合同招標辦長期04甲供、甲分包合同招標辦長期05市政合同（水、電、氣、暖、雨污水）招標辦長期06景觀施工合同招標辦長期07采購合同招標辦長期08其他合同招標辦長期招投標(05)01監理、勘察設10、計、施工招投標文件招標辦長期02供應商招投標文件招標辦長期03中標通知書招標辦長期監理文件（J）監理規劃(01)01監理規劃項目部長期02監理細則項目部長期監理總結(02)01監理會議紀要項目部長期02監理通知單項目部長期03監理月報項目部長期04監理竣工總結項目部長期05質量評估報告項目部長期進度控制(03)01項目總進度計劃項目部長期02開工/復工審批表項目部長期03工程延期報告及審批項目部長期施工文件（S）設計變更、技術核定(01)01圖紙會審紀要項目部/總工室長期02圖紙、竣工圖項目部/總工室長期03設計變更、技術核定項目部/總工室長期04現場簽證項目部/總工室長期工程管理文件(02)11、01專項方案評審記錄工程管理部/項目部短期02質量停檢點檢查工程管理部/項目部短期03專項工程管理檢查工程管理部/項目部短期04整改通知單工程管理部/項目部長期05停工通知單工程管理部/項目部長期06工程管理月報工程管理部短期預決算文件(03)01工程款報審與支付文件工程造價部短期02總包、分包預算書工程造價部短期03設計變更、簽證報審與簽認工程造價部短期04工程竣工決算書審核意見書工程造價部長期竣工備案文件（B）施工許可(01)01建設單位法人委托書項目部長期02建筑工程施工許可證（副本）項目部長期工程質量監督手續(02)01鄭州市工程質量實施監督通知單項目部長期02鄭州市工程質量監督登記表12、項目部長期03工程參建單位質量責任制一覽表項目部長期04工程質量監督計劃書項目部長期05工程質量監督報告書項目部長期06施工圖紙審查批準書項目部長期07施工圖紙審查意見項目部長期質量合格文件(03)01勘察部門對地基及處理的驗收文件項目部長期02施工單位出具的竣工報告項目部長期03建設單位出具的竣工驗收方案項目部長期04工程竣工驗收意見表項目部長期05工程竣工驗收報告項目部長期06工程參建方工作情況報告項目部長期07工程參建方工作情況報告文字說明項目部長期08監理單位出具的工程質量評估報告項目部長期09勘察出具的質量檢查報告項目部長期010設計出具的質量檢查報告項目部長期011監理單位簽署的竣13、工移交證書項目部長期地基與基礎、結構 驗收記錄(04)01地基驗槽記錄項目部長期02結構（地基與基礎）工程驗收報告（表2-5）項目部長期03結構（主體）工程驗收報告（表2-5）項目部長期04屋面防水檢測報告項目部長期05電氣檢測報告項目部長期06工程質量整改通知書及對應的整改報告項目部長期07建筑工程規劃許可證及附件項目部長期08建筑工程消防設計審核意見書項目部長期09建筑工程消防驗收意見書項目部長期010環保部門的認可文件及批準使用文件項目部長期011建筑工程保修書項目部長期012住宅工程質量保證書項目部長期013住宅工程質量說明書項目部長期014工程竣工報告項目部長期工程 價款結算材料(014、5)01建設合同、協議書、專用條款項目部長期02建設工程結算書或預算書項目部長期03建設單位支付工程款的證明項目部長期04建設單位支付工程款憑證項目部長期注：未列入本歸檔文件目錄的文件，根據其文件內容，按一、二、三級類目對應關系進行歸檔。附錄2卷內文件目錄序號文號文 件 題 名日 期頁號備注注：單位：mm。表格寬為185 mm。第1、6、7列寬分別為15，第2、5列寬分別為20，第3列寬為30，第4列寬為70。行高以適應文字內容為宜。建議表格中的文字采用宋體小四號字。附錄3備 考 表本卷共有文件材料 頁。歸檔文件情況說明：立卷人：立卷日期：年月日檢查人：檢查日期：年月日單位：mm 表長為245，寬為165附錄4文件資料移交單部門名稱：文件名稱份 數移交部門接受部門移交原因：移交人簽字日期接收人簽字日期附錄5收文登記臺賬部門名稱：序號文 號文件名稱 發文部門 收文人簽字收文時間附錄6發文登記臺賬部門名稱：序號文 號文件名稱 收文部門 收文人簽字收文時間