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1、工程項目采購方式作業(yè)指引編制人編制日期審核人簽發(fā)人修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內容修改人審核人簽發(fā)人1. 目的規(guī)范工程項目采購方式的選擇方法及采購作業(yè)程序，提高采購效率，降低采購成本。2. 適用范圍集團及下屬公司工程項目采購。3. 術語和定義3.1 工程項目采購：指項目工程實施過程中的咨詢服務、工程施工、設備材料等方面的采購，包括但不限于有關設計、施工監(jiān)理、招標代理、造價咨詢、策劃、營銷代理、物業(yè)管理委托；建筑、安裝施工；電梯、空調、石材、門窗、潔具等的采購。3.2 采購方式：指各項采購業(yè)務采用的操作方式，包括戰(zhàn)略采購、招標采購、直接采購。3.3 戰(zhàn)略采購：指采購方出于提高質量、降低成本、增加效2、率等目的，與若干家戰(zhàn)略供方伙伴簽署協(xié)議，約定提供產品及服務范圍等，在一定時期和數量范圍內直接向其進行的采購。3.4 招標采購：是由招標人（采購方）發(fā)出采購招標公告或通知，邀請投標人（潛在供應商）前來投標，最后由招標人通過對投標人所提出的價格、質量、交貨期限、技術水平和財務狀況等各種因素進行綜合比較分析，確定其中最合適的投標人作為中標人，并與其簽訂合同的過程。包括公開招標、邀請招標、議標。3.5 直接采購：由于某些特殊情況無法或不適宜通過招標方式而采取直接商談或詢價來確定供應商的采購方式。 4. 職責4.1 主辦部門/下屬公司4.1.1 經辦集團授權范圍內的采購；4.1.2 在項目采購需求計劃內3、提出每項采購的采購方式；4.1.3 負責提出采購方式的變更申請；4.1.4 組織或參加招標采購工作小組開展相關采購工作。 4.2 工程管理中心/研發(fā)設計中心/其他相關業(yè)務部門4.2.1 配合主辦部門/下屬公司編制項目采購需求計劃；4.2.2審核項目采購管控表中有關技術標準完成時間和進度安排等內容，并提出相關專業(yè)意見；4.2.3負責提供或審核與工程項目采購相關的技術標準和圖紙等技術文件；4.2.4參與招標采購小組工作，牽頭組織技術標評標。4.3 成本管理中心4.3.1 就主辦部門/下屬公司編制項目采購需求計劃，提供目標成本管理支持；4.3.2 審核項目采購管控表中有關目標成本等內容，并提出相關專4、業(yè)意見；4.3.3 負責審核與工程項目采購相關的商務方面的內容；4.3.4 為集中采購的主辦部門；4.3.5 負責審核項目采購需求計劃中的“采購方式”等內容，編制項目采購管控表并確定工程項目采購的具體采購方式等，報招標采購領導小組或集團領導審批；4.3.6 負責采購方式變更申請的審核；4.3.7 牽頭組織招標采購工作小組并開展相應的集中采購工作，協(xié)調、參與技術標和商務標評標工作。4.4 招標采購領導小組/集團領導4.4.1 負責采購方式的審批；4.4.2 負責采購方式變更申請的審批。5 工作要求5.1 采購方式的確定 招標采購，包括公開招標、邀請招標和議標，是工程項目采購的主要和最基本的采購方5、式；直接采購屬嚴格控制的采購方式；戰(zhàn)略采購由集團成本管理中心統(tǒng)一組織落實，各業(yè)務部門和下屬公司配合實施。5.1.2 下屬公司報送項目采購需求計劃時針對每項采購內容，在“采購方式”欄內須填寫公開招標、邀請招標、議標或直接采購的建議。 成本管理中心針對報送的項目采購需求計劃，依據集團采購管理制度并結合工程項目采購工作的具體情況，編制項目采購管控表，表中注明每項采購內容的“采購方式”，包括戰(zhàn)略采購、公開招標、邀請招標、議標和直接采購，報招標采購領導小組或集團領導審批后下達實施。5.2 采購方式的變更 采購方式由公開招標、邀請招標、議標到直接采購的依次變更，提出部門或下屬公司需填寫采購事項變更審批表，6、報送成本管理中心。反之，逆順序的采購方式變更無需提出變更申請。 成本管理中心對報送的采購事項變更審批表發(fā)表審核意見后，報招標采購領導小組或集團領導審批。成本管理中心將采購事項變更審批表上報審批之前，應與變更提出部門或下屬公司充分溝通，保證變更的必要性。5.2.3 采購方式的變更經招標采購領導小組或集團領導批準后方可實施。5.3 采購方式的實施5.3.1 戰(zhàn)略采購.1成本管理中心可以根據集團整體采購需求，向招標采購領導小組或集團領導申報戰(zhàn)略采購審批事項，將部分咨詢服務、工程施工和設備材料采購采用戰(zhàn)略采購方式。.2戰(zhàn)略采購申請事項經招標采購領導小組或集團領導批準后，成本管理中心根據工程項目供方資質7、預審作業(yè)指引對供方進行篩選，確定擬邀請的供方，報招標采購領導小組或集團領導審定。.3擬邀請的戰(zhàn)略采購供方經集團審定后，成本管理中心組織相關部門與戰(zhàn)略采購供方進行談判確定合作內容及條件等，并擬訂戰(zhàn)略采購協(xié)議。.4戰(zhàn)略采購協(xié)議由成本管理中心按公司合同管理制度組織審核會簽，并上報招標采購領導小組或集團領導審批后簽署并實施。5.3.1.5集團主辦部門/下屬公司根據經批準的項目采購管控表和項目采購實施總計劃與戰(zhàn)略供方在戰(zhàn)略采購協(xié)議框架內容下簽訂具體采購合同。5.3.2 招標采購5.3.2.1招標前期工作a)按照項目采購實施總計劃的時間節(jié)點要求，下屬公司匯同集團相關業(yè)務部門提供集中采購所需圖紙、技術標準等8、報送成本管理中心；b)成本管理中心依據經批準的項目采購管控表所明確的目標成本及招標采購所需的經下屬公司和相關業(yè)務部門確認的圖紙技術標準等資料，牽頭組建某項采購的招標采購工作小組，并協(xié)調組建相應的評標小組，開展具體的招標采購工作。c)成本管理中心、招標采購工作小組收集供方資料及合格供方名錄、試用供方名錄，推薦三家以上供方作為邀請投標或議標單位，選擇入圍單位。多標段同時發(fā)標時，應該合理劃分標段，一個標段不得少于3家投標單位。填寫招標采購入圍單位審批表后，報招標采購領導小組或集團領導審批。d)成本管理中心組組織編制集中采購招標文件、評標辦法、填寫招標采購文件審核會簽單并附上招標文件文本及與其有關的資9、料，組織相關部門審核會簽，會簽修改完善后，填報招標采購文件審批表供集團招標采購領導小組或集團領導審批。評標辦法視具體情況可不經審核會簽直接上報集團招標采購領導小組或集團領導審批。e)招標文件及投標人資格經審批通過后方可實施招標，招標文件和入圍單位一旦批準將成為本次招標的約束性文件，不得隨意變更。5.3.2.2招標采購實施過程a)招標采購工作小組根據招標工作進度要求的時間，邀請投標單位參加招標文件發(fā)布會，發(fā)標時須辦理招標文件領取簽收單，為了保證投標單位履行其投標承諾，原則上發(fā)標要收取一定的投標保證金。b)招標答疑由招標采購工作小組組織，相關業(yè)務部門參加。一般情況下，應要求投標單位提出書面疑問，招10、標答疑要做好準備工作及相關記錄，整理好作為招標文件的附件發(fā)給所有投標單位，同時由成本管理中心留存。c)如有必要組織現(xiàn)場踏勘的，集中采購由成本管理中心/招標采購工作小組牽頭，項目公司負責現(xiàn)場組織、相關業(yè)務部門參加。d)招標采購工作小組按照招標文件規(guī)定的時間接受投標文件,相關各方人員在投標文件交收記錄表上簽字。投標書開標后，開標參加人員在投標書開標記錄上簽字確認。e)評標按技術標和商務標分別進行，技術標由業(yè)務主辦部門牽頭，成本管理中心及下屬公司等相關部門參加，必要時邀請社會專家參加；商務標評標由成本管理中心牽頭組織，成本管理中心參加，必要時可請投資監(jiān)理參與；技術評標小組和商務評標小組依據投標人投標11、情況分別進行對比分析，并嚴格依據“評標辦法”對投標人評標，并分別提交“技術評標報告”和“商務評標報告”給招標采購工作小組。f)對投標文件中不明確、互相矛盾等問題，招標采購工作小組應及時組織詢標，發(fā)出詢標函，要求投標單位在規(guī)定的時間內以書面形式澄清有關問題。g)招標采購工作小組根據“技術評標報告”、“商務評標報告”及“投標書”編寫“評標工作報告”，提出推薦中標單位意見，報招標采購領導小組或集團領導審批。h)推薦中標人經審批通過后，方可定標，中標單位應滿足招標文件的實質性要求，對合同條件的細節(jié)問題在雙方同意的情況下可以修改，在最終確認后，由主辦部門/下屬公司以招標單位的名義向中標單位發(fā)出中標通知書12、，同時知會未中標人。i)上述過程中與投標方的所有談判均必須有兩人以上在場，并填寫招標采購事項約談記錄。j)下列情況不應確定中標單位，應作為廢標，必須重新招標：o 投標單位相互串通投標；o 投標單位向招標小組、評標小組成員行賄，廢除該標后不足三家；o 投標單位以他人名義投標或以其他方式弄虛作假，廢除該標后不足三家；o 開標后若各標價皆高出預期且不在合理報價范圍之內；o 其他應作廢標處理的情況。招標采購工作小組應根據上述情況填寫廢標審批表，經過審批后宣布原招標為廢標，向所有投標人發(fā)出廢標通知書。5.3.2.3合同簽訂主辦部門/招標采購小組按照工程項目采購合同管理程序和xx地產（集團）有限公司合同管13、理制度進行合同洽談的組織、合同擬定、合同審批和合同簽訂。5.3.2.4其它規(guī)定對于必須進行公開招標的采購事項，應按政府有關公開招投標管理的相關規(guī)定辦理。5.3.3 直接采購5.3.3.1 由于某些特殊情況無法或不適合通過招標采購方式選擇供方的，可以選擇直接采購方式進行采購；5.3.3.2凡擬選擇直接采購方式進行采購的，主辦部門/下屬公司須填報直接采購審批表，按規(guī)定程序經審批同意后，方可進行直接采購；5.3.3.3主辦部門/下屬公司進行直接采購，需組織相關部門及人員一起進行比價、議價及合同洽談；5.3.3.4工程項目的直接采購洽談結果及合同文本，按合同管理制度規(guī)定的程序報批；5.3.4 下屬公司14、主辦的招標采購、直接采購參照本作業(yè)指引制定相應制度實施。6 支持性文件6.1 工程項目采購管理程序6.2 工程項目供方資質預審作業(yè)指引6.2 工程項目采購合同管理程序6.3 合同管理制度6.4 招標采購管理辦法7 相關記錄及表單格 7.1 采購事項變更審批表7.2 招標采購小組、評標小組人員組成名單推薦確認表7.3 投標入圍單位審批表7.4 招標采購文件審核會簽單7.5 招標采購文件審批表7.6 招標文件領取簽收單7.7 投標文件交收記錄表7.8 廢標審批表7.9 招標采購事項約談記錄7.10 直接采購審批表項目采購需求計劃公司名稱： 項目名稱： 序號招標采購內容采購分類采購方式面積或數量使用15、部位技術標準確定時間目標成本計劃招標日期計劃進場日期備注單價單位名稱總價問題及建議編制： 審核： 日期： 年 月 日注：（1）采購分類是指:咨詢服務類:甲方委托;工程施工類:施工總承包、指定分包、專業(yè)承包；設備材料類：甲供、甲定乙供。 （2）采購方式是指：戰(zhàn)略采購、公開招標、邀請招標、議標、直接采購。 項目采購管控表序號采購內容計劃進場時間采購分類采購方式采購分層開始時間完成時間圖紙?zhí)峤弧⒓夹g要求確定時間目標成本備注單價單位名稱總價項目公司： 研發(fā)設計中心： 工程管理中心： 成本管理中心： 成本管理中心：集團領導：注：（1）采購分類是指：咨詢服務類：甲方委托；工程施工類：施工總承包、指定分包、16、專業(yè)承包；設備材料類：甲供、甲定乙供。（2）采購方式是指：戰(zhàn)略采購、公開招標、邀請招標、議標、直接采購。（3）采購分層是指：集中采購、授權采購、分散采購。采購事項變更審批表采購內容變更事項主辦部門/單位經辦人變更原因：主辦部門/單位負責人： 年 月 日成本管理中心意見 年 月 日分管領導意見 年 月 日總裁意見 年 月 日董事長意見 年 月 日招標采購工作小組、評標小組組成人員推薦確認表項目名稱招標采購內容主辦部門經辦人推薦要求經辦人：負責人： 年 月 日小組名稱推 薦 名 單項目公司研發(fā)設計中心工程管理中心成本管理中心成本管理中心招標采購工作小組技術標評標小組商務標評標小組推薦部門/單位負責17、人（簽名）年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日年 月 日招標采購入圍單位審批表項目名稱發(fā)包類別擬邀請投標單位序號單位名稱資質招標采購工作小組意見招標采購工作小組成員（簽名）： 年 月 日成本管理中心意見 年 月 日招標采購領導小組/集團領導意見 年 月 日招標采購文件審核會簽單說明：1、會簽部門在會簽意見前，應主動與主辦部門溝通，了解實際情況。2、項目采購管控表審核意見，請寫在會簽單上，待成本管理中心協(xié)調處理好后，再通知各相關部門負責人在管控表上簽字。項目名稱文件名稱主辦部門經辦人部門負責人待審文件簡述審核會簽部門請在此日前返還主辦部門審核會簽意見： 會簽部門負責人簽名：18、 年 月 日招標采購文件審批表項目名稱文件名稱主辦部門經辦人已會簽部門會簽意見匯總及主辦部門意見部門負責人簽名： 年 月 日審計法務中心審核意見簽名： 年 月 日分管領導意見簽名： 年 月 日財務管理中心意見簽名： 年 月 日總裁意見簽名： 年 月 日董事長意見簽名： 年 月 日招標文件領取簽收單招標文件名稱： 領取地點： 日期： 年 月 日 序號單位名稱領取人（簽名）聯(lián)系方式電話地址傳真電子郵箱投標文件交收記錄表投標文件名稱： 交收地點： 日期： 年 月 日 序號單位名稱送交人（簽名）送交人聯(lián)系方式接收人（簽名）電話地址傳真廢標審批表招標采購項目開標時間評標時間投標單位開標、評標情況擬廢標、19、重新招標采購原因說明招標采購工作小組成員（簽名）：年 月 日 成本管理中心意見成本管理中心負責人： 年 月 日招標采購領導小組意見 年 月 日招標采購事項約談記錄 約談事項約談地點時間約談單位及參加人員約談內容：會簽xx地產（集團）有限公司直接采購審批表說明：1、公司采購一般均應選擇招標采購方式，直接采購屬嚴格控制的方式。若申請直接采購，主辦部門須說明清楚其原因；2、申請直接采購應附上采購合作單位的營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)介紹、以往業(yè)績以及報價合理性說明等材料；3、工程項目直接采購由成本管理中心審核采購金額合理性及與目標成本符合性等，并發(fā)表意見；非工程項目直接采購由財務管理中心審核采購金額合理性及與預算符合性等，并發(fā)表意見。項目名稱： 經辦人采購類別： 工程項目采購 非工程項目采購甲方：乙方：合同價：主申采辦請購部直原門接因經辦人： 部門負責人：財務管理中心意見 部門負責人：成本管理中心意見 部門負責人：分管領導意見總裁/董事長批示