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1、工程監理資料管理規定1 目的為了加強對工程施工監理資料的統一管理，提高監理資料規范化程度。2 適用范圍適用于公司施工階段監理資料的分類、收集、整理、驗收移交各個環節。3 職責3.1項目總監總體負責項目監理資料管理工作，對監理資料規范性負責，并指定專人負責施工過程中監理資料的收集整理歸類工作；3.2被指定負責監理資料收集整理歸類工作的監理人員應保證監理資料整理歸類的及時性和規范性；3.3項目監理機構其他監理人員應為監理資料管理規范化盡職盡責，并負責配合監理資料收集整理工作；3.4項目監理機構監理人員調離時要做好資料交接工作并辦理交接手續。項目總監負責指定專人接管被調離的監理人員資料。4 編制依據2、l 基本建設項目檔案資料管理暫行規定l 科學技術檔案案卷構成的一般要求(GB/T11822-2000)l 照片檔案管理規范（GB/T11812-89）l 建設工程文件歸檔整理規范（GB/T50328-2001）l 建設工程監理規范（GB50319-2000）l 公路工程竣工驗收辦法l 公路工程質量檢驗評定標準l 公路工程監理規范l 技術制圖復制圖的折疊方法5 監理資料的分類及要求5.1 監理資料的分類體系5.1.1按資料產生來源劃分：業主方資料、監理方資料、施工方資料；5.1.2按資料內容劃分：進度、投資、質量、安全、合同、協調等；5.1.3按工程單元劃分：建設項目、單位工程、子單位工程、分部3、工程、子分部工程、分項工程、檢驗批；5.1.4按時間階段劃分：前期資料、過程資料、后期資料；5.1.5按載體類型劃分：紙質載體、電子載體；5.1.6按資料的保存期限劃分：永久、長期、短期、臨時資料；5.2監理過程中資料收集、整理及目錄化（臺帳化）管理的具體要求5.2.1在編制監理規劃時，應對項目進行單位、分部、分項工程劃分；并按本項目特點進行資料體系分類、詳細策劃；在監理過程中，監理檔案資料可按建設項目、單位工程、分部工程、分項工程組織歸檔。5.2.2所有資料均應按本規定附表1（監理資料檔案歸檔內容（范圍）目錄表）歸入對應目錄按文種時間的先后順序建立臺帳；5.2.3文檔類資料（如通知、會議紀要4、月報等）采用流水臺帳；5.2.4工程報驗類資料采用規定格式的臺帳（當業主有統一要求時按業主要求，業主無要求時按附錄要求）；5.2.5監理資料應隨工程進展同步整理并登錄相應臺帳；臺帳與對應資料一同歸檔；5.2.6項目監理部應利用計算機進行資料輔助管理，將信息、資料和各類管理臺帳輸入計算機，完工后刻入光盤存放。5.2.7每月應匯總當月主要臺帳并在監理月報中反映，主要臺帳包括：監理指令或通知一覽表；會議紀要一覽表；工程變更一覽表；工程計量支付一覽表；工程進度計劃統計表；進場材料報驗臺帳；工程驗收臺帳；其它報驗臺帳。5.2.8項目監理部應對安全監理資料、節能資料分別單獨建立臺帳。5.3歸檔監理資料的5、質量要求5.3.1監理資料應做到全面、準確、細致、具體和系統。對資料的收集、整理不應有主觀的偏廢和取舍，在監理工作過程中，凡一切有價值的數據、文字和音像資料，包括工程文件、記錄、指示、報告、函件、批件都應整理歸檔，而且應按規定格式分類，使其明了、清晰、真實可靠、分類有序、字跡清楚、簽字齊全、不得弄虛作假、擅自涂改。其中照片檔案的整理可按下述要求進行：照片應有反映工程基地原貌、奠基或開工儀式、竣工典禮和工程實體及其施工過程中反映重大事件、工程質量、隱蔽工程使用新材料、新工藝以及其他重要問題的內容。凡歸檔的照片應有文字說明，其中包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素。說明應文字簡潔，語言通6、順，一般不宜超過200字。時間用阿拉伯數字表示，采用“. . ”形式表示如：2003.04.03照片、底片要分類、分組存檔，每組要有總說明。總說明要注明本組照片的起止編號，總說明要打印后貼在本組第一張照片的前面。分說明可以手寫，但字跡要工整，不許涂改，也可打印后貼上。說明采用橫寫格式。格式如下：照片號/底片號 : 拍攝時間:參見號: 攝影者:文字說明: 底片及照片均應編號。底片用鐵筆在膠片乳劑面邊處以橫排阿拉伯數字編號，照片在背面左上角用阿拉伯數字編號。照片與對應的底片宜置一處。照片檔案的底片應放入底片袋中保管，底片袋的右上方應標明底片號，照片及其文字說明應一同整理，并與對應的底片一起固定在照7、片檔案芯頁上，組成案卷，照片案卷芯以30頁左右為宜。照片、底片應采用干燥箱保管。卷盒、卷皮、目錄等:a 卷內目錄以照片的自然張或組單元排列。b照片題名在盡量保證基本要素內容完整的前提下，將文字說明綜合成照片名稱，照片題名最多不應超過50字，且須打印。可以一組照片填寫一個題史。c 參見號指本照片反映的內容與某卷有關聯，需結合起來看，如質量事故處理照片，與施工記錄、檢查表等檔案文件有關，此文件檔案的檔號即為參見號。d 備考表，說明本卷所存照片及底片的張數，照片的分組情況等。卷內備考表應放在案卷的最后一頁。5.3.2房建及市政工程監理資料質量應符合建設工程文件歸檔整理規范（GB/T50328-2008、1）第4.2條（歸檔文件的質量要求）規定； 5.3.3公路工程按公路工程竣工文件編制辦法要求執行。業主及檔案館有具體要求時，如業主提供了 工程竣工文件編制辦法，應按業主要求執行。5.3.4原則上，向公司歸檔的工程監理資料應為原件（特殊情況需采用復制件的，應注明原件存放處）；5.3.5工程監理資料的內容及深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工等方面的技術規范、標準和規程；5.3.6工程監理資料應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、黑色中性簽字筆等，不得使用易褪色的紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等；5.3.7工程監理資料應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備；5.3.8工程監9、理資料中文字材料幅面尺寸為A4（297mm210mm）。圖紙應采用國家標準圖幅；5.3.9工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件；5.3.10其他幅面的紙張應折疊成A4幅面。工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法統一折疊成A4幅面且圖標欄露在外面。6 歸檔監理資料的立卷6.1立卷的原則和方法：立卷應遵循工程文件的自然形成規律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的保管和利用；房建及市政工程監理資料驗收移交時對需向業主和城建檔案館移交的資料若有具體規定，按其具體規定進行整編。否則，按建設工程文件歸檔整理規范（GB/T10、50328-2001）第5條（工程文件的立卷）的要求進行組卷。卷內目錄、卷內備考表、案卷封面及案卷脊背式樣統一采用建設工程文件歸檔整理規范（GB/T50328-2001）附錄B、C、D、E式樣。一個建設工程項目由多個單位工程組成時，工程報驗、工程材料報驗文件應按單位工程組卷，對于監理的管理文件（監理部資料）可按建設工程項目進行組卷。6.2立卷過程中宜遵循下列要求：6.2.1案卷不宜過厚，一般不超過40mm；6.2.2案卷內不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷；6.2.3卷內文件的排列：文字材料按事項順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、11、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。6.3案卷的編目6.3.1卷內目錄的編制應符合下列規定：卷內目錄式樣宜符合本規定附表2的要求；序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數字從“1”開始依次標注；責任者：填寫文件的直接形成項目監理部或個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替；文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號；文件題名：填寫文件標題的全稱；日期：填寫文件形成的日期；頁數：填寫組成案卷文件的總頁數；卷內目錄排列在卷內文件首頁之前。6.3.2卷內備考表的編制應符合下列規定：卷內備考表的式樣宜符合本規定附表3的12、要求；卷內備考表主要是對案卷情況的說明；卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后；卷內備考表在審核人簽字完成后，必須加蓋項目監理部印章。6.3.3案卷封面的編制應符合下列規定：案卷封面為內封面。案卷封面的式樣宜符合附表4的要求；案卷封面的內容包括：檔號、工程編號、案卷題名、編制項目監理部、編制日期、密級、保存期限、共幾卷、第幾卷；檔號：由項目號（名稱）、案卷號組成，由檔案管理員填寫；工程編號：應為公司或工程監理部對工程的編號，由工程監理部填寫；案卷題名：應簡明、準確地揭示卷內文件的內容。案卷題名應包括建設單位全稱、工程名稱、案卷名稱、卷內文件的內容；編制項目監理部：應填寫項目監理部全稱；起止日期：應13、填寫案卷內各文件最早和最遲形成的日期；保管期限分為永久、長期、短期、臨時四種。永久指永久保存；長期指資料保管期限與工程使用壽命相同；短期指20年以下；臨時指項目完成工程驗收和竣工結算解除缺陷責任時，但一般最小不少于2年。各類文件的保管期限執行GB/T503282001建設工程文件歸檔整理規范規定，同時結合工程項目具體情況確定。一般情況下，不同保管期限的文件應分別組卷，若同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷總的保管期限應為其中最長期限的期限；密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。6.3.4編制卷內文件頁號應符合下列規定：卷內文件均按有書寫內容的頁面編號14、。每卷單獨編號，頁號從“1”開始；頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；成套印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼；案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。6.3.5卷內目錄、備考表、封面必須采用幅面為A4幅面的白色書寫紙。6.4案卷裝訂6.4.1裝訂時必須剔除金屬物；6.4.2案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應采用棉線繩三孔左側裝訂法，訂結在背后，要整齊、牢固，便于保管和利用；7 歸檔監理資料的移交7.1監理資料應在項目竣工驗收15、前整理完畢，由項目監理部根據本項目特點打印出歸檔詳細目錄，由總監理工程師審核驗收，報公司技術質量部審查批準。項目監理部應在10日內根據公司審核意見進行整改并按要求進行裝訂、整編成冊。經公司審查批準的監理檔案資料才能向各檔案保管單位辦理移交歸檔手續（當地方主管部門有規定時，工程竣工驗收前，監理檔案資料應送呈城市檔案管理機構預驗收，驗收合格，并取得工程檔案認可文件后，方可進行工程竣工驗收）；7.2原則上所有監理資料均需移交公司檔案室歸檔；需移交業主方（包括城市建設檔案館）的資料一般只是監理部文件夾包含的資料；若在施工過程中已向建設單位移交了部分監理服務資料，則工程結束后一般不再另行移交該部分資料（16、除委托監理合同另有約定外）。業主、設計方資料、施工報審類資料一般只在公司檔案室歸檔（其中，施工報審類資料按相關規定或規范在該項報驗審簽同意后應即返還施工單位，項目監理部只保留一份）；7.3經公司審查批準的監理檔案資料應及時辦理移交歸檔手續。移交工作必須辦理簽證手續，簽證表按公司統一格式（見本規定附表6： 監理檔案歸檔移交簽證表）進行；7.4所有資料在移交公司檔案室歸檔之前不得銷毀。附表1監理資料歸檔內容（范圍）目錄表第 1 頁 共 3 頁序號歸 檔 文 件檔案接收單位及保存期限備注公司業主檔案館一業主及設計方資料一般以建設項目組卷（一）工程報建類資料1建設工程規劃許可證及附件臨時永久2建設工程17、施工許可證臨時永久3工程質量監督手續臨時長期（二）招投標文件及合同1工程施工招投標文件臨時長期2工程施工合同臨時長期3工程監理招投標文件臨時長期4（三）業主函件短期（四）質量監督站文件短期長期（五）設計文件1工程地質勘察報告臨時永久2設計圖紙及說明臨時長期3施工圖審查意見臨時長期4設計變更文件臨時長期（六）其它注：業主及設計方資料是指由業主或設計方產生或由其提供給監理的資料，一般屬于監理依據性資料，在監理過程中收集整理，項目結束時一般只在公司檔案室歸檔。業主及城建檔案館的資料由業主自行辦理。 監理資料歸檔內容（范圍）目錄表第 2 頁 共 3 頁序號歸 檔 文 件檔案接收單位及保存期限備注公司業18、主檔案館二監理部資料（一）監理前期資料一般以建設項目組卷1工程監理委托合同長期長期2項目監理機構組成任命文件及人員名單長期長期3監理規劃短期長期4監理實施細則短期長期（二）監理過程資料1項目監理日志長期一般以建設項目組卷2個人監理日記短期3旁站記錄長期長期以單位工程組卷4涉及工程結構安全及使用功能的平行檢驗抽檢資料（包括見證取樣）長期長期5監理指令（通知）及回復長期長期一般以建設項目組卷6質量事故報告及處理意見長期長期7不合格項目通知長期長期8工程延期報告及審批長期永久9費用索賠報告及審批長期長期10合同爭議、違約報告及處理意見長期永久12監理會議紀要及各類交底記錄長期長期13監理聯系單及備忘19、錄長期長期14監理月報、年度、專題總結報告長期長期15分部工程、單位工程質量評估報告；長期長期16監理工作總結報告長期長期17照片影像資料短期18ISO體系運行記錄文件臨時19其它注：監理部資料主要是指在監理過程中由監理機構產生的資料，這部分監理資料驗收移交時對需向業主和城建檔案館移交的資料：1、房建及市政工程應按建設工程文件歸檔整理規范（GB/T50328-2001）第5條（工程文件的立卷）的要求進行組卷。卷內目錄、卷內備考表、案卷封面及案卷脊背式樣統一采用建設工程文件歸檔整理規范附錄B、C、D、E式樣。2、公路工程按業主提供的 公路工程竣工文件編制辦法的要求進行組卷。卷內目錄、卷內備考表、20、案卷封面及案卷脊背式樣統一采用 公路工程竣工文件編制辦法的要求。業主沒有具體要求時，按公司公路工程竣工文件編制辦法執行。監理資料歸檔內容（范圍）目錄表第 3 頁 共 3 頁序號歸 檔 文 件檔案接收單位及保存期限備注公司業主檔案館三施工報審類資料1施工組織設計及開工條件報審表長期長期一般以建設項目組卷2分包單位資格審查表臨時長期3施工進度計劃報審表臨時長期4工程計量及支付文件臨時長期5工程變更及洽商文件長期長期6施工技術交底記錄臨時長期以單位工程組卷7工程測量控制網的報驗及復測資料臨時長期8各類材料、構配件、設備、器具、成品、半成品報驗資料臨時長期以單位、分部、分項工程組卷9施工工序報驗單（若21、有）臨時長期10隱蔽工程驗收記錄臨時長期11檢驗批、分項工程驗收記錄長期長期12分部工程、單位工程驗收記錄長期永久以單位工程組卷13工程竣工申報表長期長期14工程結算審核意見臨時長期15有關專業技術總結（如樁基礎、軟基處理、主要結構物施工技術等）臨時16其它報審類資料臨時注：施工報審類資料是指一切由施工方產生需由監理方簽認的資料，是監理控制工作的重要體現，在監理過程中必須留一份在監理部。而項目結束時一般只在公司檔案室歸檔。業主及城建檔案館的資料由承包商辦理。 1上述三表中羅列資料不一定完整，各項目可根據具體情況補充完善。2資料保管期限分為永久、長期、短期、臨時四種。永久指永久保存；長期指資料保22、管期限與工程使用壽命相同；短期指20年以下；臨時指項目完成工程驗收和竣工結算解除缺陷責任時，但一般最小不少于2年。移交擋案時不應把不同保存期的資料放在一個檔案盒內。3 房建工程與建設工程文件歸檔整理規范（GB/T50328-2001）相矛盾時，以建設工程文件歸檔整理規范（GB/T50328-2001）為準。 公路工程與業主提供的 公路工程竣工文件編制辦法的要求相矛盾時，以業主提供的 公路工程竣工文件編制辦法的要求為準。附表2 卷 內 目 錄序號文 件編 號責任者文件題名日期頁次備注附表3 卷 內 備 考 表本案卷共有文件、材料共 頁。其中：文字材料 頁，圖樣材料 頁，照片 張。說明：立卷人：年 月 日審核人：年 月 日附表4 案 卷 封 面檔 號 工程編號 案卷題名 編制項目監理部 編 制 日 期 密 級 保管期限 共 卷 第 卷 附表5 卷 盒 封 面檔 案 盒卷 內標 題起止時間自 年 月 日起至 年 月 日止卷內冊數保管期限全宗號目錄號案卷號項目監理部 案 卷 脊 背工程項目名稱檔案盒歸檔文件名稱第 盒共 盒附表6監理檔案歸檔移交簽證表(樣表)項目名稱： 第 頁 共 頁案卷編號文件名稱檔案套數公司保存期限備注卷號冊號分冊號公司業主總監理工程師： 檔案移交經手人： 技術質量部審核人： 接收單位： 檔案接收經手人： 接收日期： 年 月 日