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1、第一章 總 則第一條 為使我公司工程項目資料完整、準確、安全保管并有效利用，根據國家重點建設項目檔案管理登記辦法（檔發字199715號）、重大建設項目檔案驗收辦法（檔發20062號）、國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范（DA/T28-2002）及相關規定，結合我公司實際情況，特制定本辦法。第二章 職責劃分第二條 部門職責(一) 公司經營管理部門職責負責向檔案室及時提供工程中標項目信息，公司與項目部負責人簽訂“項目管理目標責任書”的同時，一并簽訂“項目歸檔責任書”(附件1)。未提供信息，發生漏簽項目，扣罰經營管理部門負責人的兌現獎。(二) 公司工程管理部門職責1、負責所屬項目部工程項目資2、料登記的督辦工作，并負責向檔案室及時提供工程項目竣工信息。2、負責工程項目資料檢查與驗收的牽頭組織工作。3、負責竣工資料齊全、各項記錄數據是否準確的審核、簽字移交工作，對竣工資料審核把關不嚴就簽字蓋章，造成不可補救損失和未及時提供工程竣工信息、不按期移交工程項目資料，扣罰工程管理部門負責人的兌現獎。(三) 公司檔案管理部門職責1、負責匯總與掌握工程項目資料登記情況。2、負責項目資料的檢查與驗收，并向預算考核部門提供歸檔情況統計考核意見，預算考核部門在未接到檔案部門的考核意見之前，不得計發兌現獎。3、對符合歸檔要求的工程項目資料，進行接收并歸檔；對不符合歸檔要求的情況，提出限期整改意見。4、擅自3、接收未經部門負責人審核、簽字蓋章不齊全、不合格資料歸檔的，扣罰檔案管理部門負責人的兌現獎和檔案管理人員當月獎金。(四) 項目部職責1、項目部一經成立，項目經理和項目總工應提前劃定各崗位責任人的資料收集、整理范圍，提出數量、質量、時間、責任要求等，并同時指定一名兼職檔案員報公司檔案主管部門備案，填寫“項目檔案員名單登記表”（附件2）。若因機構調整、人事變動等原因應及時對兼職檔案員予以調整。2、項目部兼職檔案員要把好檔案形成的第一關，并依照工程的進度，即前期準備、施工過程中與竣工驗收等不同階段，做好各種文件材料的收集、整理和保管工作，確保項目檔案的齊全、完整、準確。第三章 工程項目資料登記第三條 4、公司項目部負責按項目隸屬關系做好本年度內新建、在建、即將竣工工程項目資料的登記工作。第四條 項目部自成立一周內，由指定專人負責填寫中交天津航道局有限公司工程項目資料登記表（附件3），報公司檔案部門備案。先施工后簽定合同的工程項目，待合同簽定并下發后一周內進行登記。 第四章 工程項目資料檢查與驗收第五條 工程項目所屬單位分管領導對本單位項目部的資料歸檔工作負領導責任，對歸檔資料的數量、質量和“歸檔驗收評定統計表”內容是否齊全負核查之責。對已竣工項目在未接到檔案主管部門出據的“項目檔案歸檔驗收評定表”(附件4)之前，不得簽批該項目的兌現獎罰意見。第六條 工程項目資料檢查驗收組由工程、檔案部門聯合組5、成，工程部門負責人分管負責。第七條 工程項目資料檢查驗收組對施工過程中或已竣工項目需歸檔的文件材料進行檢查驗收，檢查驗收內容見中交天津航道局有限公司疏浚工程項目文件材料歸檔范圍（見附件5）、中交天津航道局有限公司水工工程項目文件材料歸檔范圍（見附件6）。第五章 工程項目資料整理第八條 遵循工程文件材料的形成規律，保持案卷內工程文件材料的有機聯系，便于檔案的保管和利用。第九條 案卷內工程文件材料內容必須準確反映生產及其管理活動的真實情況。第十條 工程項目資料整理立卷流程包括分類、編號、編目、裝訂四個步驟。（一）分類：詳見附件5、附件6；（二）編號：具體指編制文件頁號。案卷內有書寫內容的頁面必須編6、寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫文件在右上角；雙面書寫文件，正面在右上角，背面在左上角；圖樣的頁號編寫在右上角；各卷之間不連續編頁號。（三）編目：具體指編制科技檔案卷內目錄（見附件7）、編制科技檔案案卷目錄（見附件8）、編制卷內備考表（見附件9）、編制科技檔案案卷封面（見附件10）、編制科技檔案案卷脊背（見附件11）五項內容。1、科技檔案卷內目錄編寫要求序號：應用阿拉伯數字從l起，依次標注卷內文件的順序，一個文件一個號，如1，2，3；文件編號：應完整填寫文件文號或圖樣的圖號或設備、項目代號；責任者：應填寫文件形成部門或主要責任者；文件名稱：應填寫文件標題全稱；日期：應填寫文件形成日期。如：該份文7、件日期為2002年1月1日，該項目則標記為：20020101；頁次：應填寫每份文件首尾頁上標注的頁號，如1/3；備注(注明原件或復印件)。2、科技檔案案卷目錄編寫要求序號：應用阿拉伯數字從l起，依次標注案卷順序，每卷一個號，如1，2，3；檔號：空項；案卷標題：應簡明準確地揭示卷內科技文件材料的內容，主要包括項目名稱及其階段的名稱等。如：XXX工程招投標文件（招標書、資質材料、投標文件、中標通知書、公證書）； 案卷起止日期：卷內科技文件材料的起止日期。如：該卷內文件最早為2001年1月1日，最晚為2002年10月10日，該項目則標記為：20010101-20021010；卷內張數：該卷所含文件的8、總頁數。如：該卷所含文件的總頁數為100，該項目則填寫：100；保管期限：長期；備注：空項。3、卷內備考表編寫要求盒內文件情況說明：要標明卷內文件的件數、頁數。如：文字材料20件，100頁，照片10張，附圖1張；整理人：項目部兼職檔案人員；檢查人：項目經理；審核人：公司工程部門兼職檔案員；審核部門負責人：公司工程部門負責人；年月日：應填寫實際完成立卷的日期；卷內備考表排列在卷內文件最后。4、科技檔案案卷封面編寫要求檔號：空項；檔案館號：空項； 縮微號：空項；案卷題名：即案卷標題，要求填寫完整；編制單位：項目部全稱，要求加蓋項目部公章；編制日期：項目資料整理立卷實際日期；保管期限：長期；密級：空9、項。5、科技檔案案卷脊背編寫要求年度、保管期限：暫用鉛筆填寫；檔號：空項。（四）裝訂：1、項目文件材料采用分卷裝訂形式；2、案卷內不應有金屬物；3、裝訂采用線繩三孔一線左側裝訂，孔距為8cm；4、單獨成冊、外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。第十一條 聲像資料：應附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內容逐一進行著錄。第十二條 電子檔案：應保存電子版施工組織設計、施工總結等重要內容，連同紙質檔案一并歸檔。第六章 工程項目資料移交與歸檔第十三條 應在工程項目竣工驗收后2個月內，經系統整理分類后，及時向工程部門移交。同時，將該項目需歸檔的內容填寫在“項目檔案歸檔驗收評定表10、”內，一并移交。自項目部移交項目資料后一周時間內，項目所屬單位工程部門負責及時向檔案部門歸檔，雙方辦理交接手續。因客觀因素造成工程項目資料延期移交，項目部應以書面形式向項目所屬單位工程管理部門和檔案管理部門作出說明。第七章 獎勵與懲罰第十四條 凡按時移交項目竣工檔案且符合歸檔要求的，由檔案管理部門協同項目主管部門對優秀竣工資料進行評比，并給予一定的物質獎勵。第十五條 各施工項目竣工后，竣工資料不能按時移交歸檔，項目負責人年度兌現獎推遲到竣工資料歸檔后，憑檔案管理部門接收簽證單再行補發。第十六條 凡發生觸犯檔案法行為的，除追究經濟責任外，還要給予行政處分。第八章 附 則第十七條 本辦法由公司辦公11、室負責解釋。第十八條 凡其它規定與本辦法有沖突之處以本辦法為準。第十九條 本辦法自下發之日起施行。附件1項 目 歸 檔 責 任 書（封面）年 度： 項目名稱： 依照公司工程項目檔案責任制度的規定，簽訂“項目歸檔責任書”并嚴格履行。1.責任書的主要責任人要明確一名分管領導或主任工程師分管項目資料工作，并配備一名專（兼）職檔案員具體負責，各單位在簽訂本責任書的同時，將檔案員名單報公司檔案管理部門備案（人員如有變動及時調整補報）。2.竣工驗收時，應保證所驗收項目竣工資料，符合向公司移交歸檔要求，并按規定時間由主管部門審核合格后，向公司檔案管理部門移交檔案。3.項目竣工后，竣工資料不能按時移交歸檔，項12、目負責人年度兌現獎推遲到竣工資料歸檔后，憑檔案室接收簽證單再行補發。4.凡按時移交項目竣工檔案且符合歸檔要求的，檔案室協同項目主管部門對優秀竣工資料進行評比，給予一定的物質獎勵。5.違反本規定，接收不齊全、不合格檔案資料歸檔的，扣罰檔案管理部門負責人的兌現獎和檔案管理人員當月獎金。6.凡發生觸犯檔案法行為的，除追究經濟責任外，還要給予行政處分。本保證書一式三份，項目部、項目主管部門、檔案管理部門各執一份。項目部蓋章： 項目主管部門蓋章：項目行政負責人簽字： 項目黨組織負責人簽字： 項目主管部門負責人簽字：檔案部門蓋章： 檔案管理部門負責人簽字：本保證書簽訂日期： 年 月 日附件2項目檔案員名單13、登記表項目名稱：序號姓 名年齡職 稱參建項目名稱項目開工/竣工時間備 注附件3中交天津航道局有限公司工程項目資料登記表項目名稱合同工期實際開/竣工日期合同工程量合同工作量項目檔案主管領導兼 職檔案人員項目地址聯系方式 項目部名稱（公章）： 項目部負責人（簽字）： 填表人：附件4項目檔案歸檔驗收評定表工程項目名稱： 共 頁 第 頁序號名 稱應歸檔時 間歸檔卷數照片卷數光盤數量實際歸檔時間備 注123456項目主管部門意見：歸檔評定意見：考核兌現部門意見：項目所屬單位分管領導意見：附件5中交天津航道局有限公司疏浚工程項目文件材料歸檔范圍序號歸檔文件備注1招標書（招標文件）、資質材料、投標文件、中標14、通知書、公證書原件2承包、分包合同及協議、施工合同及協議、采購材料等合同及協議；履約保函；反擔保證書原件3工程地質報告、水文地質報告、踏勘報告4質量交底、環保交底、職業健康安全交底5施工許可證、開工報告、航行通告原件6施工預算、施工組織設計、設計圖紙、重大的設計變更與洽商7項目管理目標責任書、項目考評結果8我方與業主及監理就工程質量、安全、進度、造價、索賠、項目重大增減、設計變更等事宜的業務聯系單、對外聯系函件及其它技術資料、會議紀要原件9測量技術總結、測定報告、船上報的施工旬報表、施工日志、簡報10竣工驗收報告（竣工圖、竣工結算、決算清單、質量檢驗評定表）原件11竣工工程項目情況一覽表原件115、2工程總結13被評為局級優質優效工程、優秀文明經理部、 優秀施工組織設計和施工預算、優秀工程總結、優秀測量成果的評比材料14聲像資料（包括施工照片）15電子檔案（包括施工組織設計、施工總結）附件6中交天津航道局有限公司水工工程項目文件材料歸檔范圍序號歸檔文件備注一、按期向檔案部門歸檔的內容1招標書（招標文件）、投標文件、工程合同和設計圖紙、中標通知書、公證書原件2踏勘報告、施工組織設計（施工方案）、施工設計變更文件和圖紙，施工預算3開工報告、竣工報告（包括浚前圖、竣工圖、驗收表、工程量計算書）、重大事件報告原件4施工月報、工程協調會議文件5竣工工程項目情況一覽表原件6工程總結、測量技術總結、測16、定報告、施工日志、施工周報、技術交底資料7對外聯系單、各種對外聯系函件原件8新材料、新工藝、新技術、新設備的“四新”工藝總結材料9項目經濟責任書及項目考評結果10被評為局級優質有效工程、優秀文明項目經理部、優秀施工組織設計和施工預算、優秀工程總結的評比材11工程結算單原件二、按期向業主單位提交的項目資料（一）竣工綜合資料1、工程竣工說明2、開工報告3、竣工報告、竣工圖紙4、工程交工驗收證書5、工程竣工數量清單6、工程結算清單或文件7、工程施工合同、協議8、有關工程工期、造價及項目重大增減的文件、紀要序號歸檔文件備注 （二） 技術綜合資料1、圖紙會審記錄2、設計變更通知單3、工程更改洽商單4、工17、程業務聯系單5、施工基線、水準點驗收記錄6、施工過程報驗單及驗收記錄7、主要施工記錄8、沉降、位移觀測成果等（三）試驗檢測資料1、原材料出廠合格證、出廠試驗檢測報告2、原材料抽檢試驗資料3、施工過程中的平行試驗檢測資料4、第三方試驗抽檢資料及其它試驗檢測資料（四）質量檢驗評定記錄1、單位工程質量評定表2、單位工程觀感質量評分表3、分部工程質量評定表4、分項工程質量檢驗評定表（五）質量保證資料1、工程質量保證資料核查表2、相應標準規定的測量、試驗報告、記錄（六）聲像資料附件7科 技 檔 案 卷 內 目 錄序號文 件編 號責任者文件名稱日期頁次備注附件8科技檔案案卷目錄序號檔 號案 卷 標 題案卷起止日期卷 內張 數保 管期 限備 注附件9卷 內 備 考 表 盒內文件情況說明： 整理人：檢查人：審核人：審核部門負責人： 年 月 日附件10科技檔案案卷封面檔 號檔案館號 科技檔案縮 微 號案卷題名編制單位編制日期保管期限密 級附件11 科技檔案案卷脊背