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1、監(jiān)理資料管理工作交底石油儲備庫監(jiān)理部石油儲備庫監(jiān)理部n n一一一一.信息管理的基本概念信息管理的基本概念信息管理的基本概念信息管理的基本概念 1.信息管理的定義 對信息的收集、整理加工、儲存、傳遞與應(yīng)用收集、整理加工、儲存、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。2.信息管理的目的 通過有組織的信息流通,使決策者能及時、準(zhǔn)確地獲得相應(yīng)信息。【對項目監(jiān)理部而言，信息管理還有另一目的：反映、記錄監(jiān)理行為，使之可追溯。】3.信息管理的原則（1）標(biāo)準(zhǔn)化原則 要求對信息的分類進行統(tǒng)一,對信息管理流程進行規(guī)范,實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。（2）有效性原則 信息應(yīng)針對不同層次管理者的要求進行篩選和濃縮。（3）及時性原則（4）時效性原2、則 n n二二二二.建設(shè)工程施工階段信息分類建設(shè)工程施工階段信息分類建設(shè)工程施工階段信息分類建設(shè)工程施工階段信息分類2.1按照建設(shè)工程的目標(biāo)劃分:質(zhì)量質(zhì)量控制信息所有與工程項目質(zhì)量有關(guān)的信息,如省市地方的質(zhì)量法律法規(guī)、規(guī)范；工程項目的施工方案、質(zhì)量控制流程、質(zhì)量驗收文件、質(zhì)量事故記錄和處理報告及隱蔽工程的照片資料等。進度進度控制信息所有與工程項目進度有關(guān)的信息,如工程總控（網(wǎng)絡(luò)進度）計劃、工程年、季度、月施工進度計劃以及監(jiān)理對上述計劃的審批表等；工期變更申請等。投資投資控制信息所有與工程項目投資有關(guān)的信息,如工程造價、工程量清單、材料調(diào)差表、工程變更通知單,施工階段工程款審批、支付證書、已完工3、程結(jié)算單等。安全監(jiān)理安全監(jiān)理信息所有與工程項目安全生產(chǎn)有關(guān)的信息。如安全生產(chǎn)專項方案、安全隱患整改通知及復(fù)查單、施工單位安全管理資料、施工機械、設(shè)備準(zhǔn)用（備案）文件、監(jiān)理組織的各種安全檢查評分表、監(jiān)理安全巡查和安全旁站記錄等。合同管理合同管理信息所有與工程項目相關(guān)的各種合同信息,如工程招投標(biāo)文件、施工承包合同、監(jiān)理合同、供貨合同；費用、工期索賠申請及審批表等。2.2 按信息產(chǎn)生（單位/部門）劃分:建設(shè)單位建設(shè)單位由建設(shè)單位形成、負(fù)責(zé)提供的與工程建設(shè)有關(guān)的信息資料，如政府批文、報建資料（規(guī)劃、工程）、施工許可證、設(shè)計圖紙、建設(shè)單位形成并要求相關(guān)方執(zhí)行的有關(guān)項目質(zhì)量、進度、投資各方面的管理文件等。4、監(jiān)理單位監(jiān)理單位現(xiàn)場監(jiān)理部在項目實施過程全方位管理形成的資料文件，如監(jiān)理通知、聯(lián)系單、各種工作報表、會議紀(jì)要，工程驗收記錄，公司貫標(biāo)等。它體現(xiàn)監(jiān)理單位履行監(jiān)理合同的程度，是衡量項目部監(jiān)理工作質(zhì)量的直接依據(jù)，是監(jiān)理部資料管理的主要部分。施工單位施工單位施工單位按照承包合同、規(guī)范等要求，在項目實施過程應(yīng)自行形成、收集及上報監(jiān)理、業(yè)主的所有與工程項目有關(guān)的信息資料,如現(xiàn)場管理體系文件、制度；施工方案、進度計劃、各施工報表、報告、驗收申請、整改回復(fù)、安全管理等。通常情況下，就工程竣工資料上交城建檔案部門而言：施工單位是工程技術(shù)檔案資料編制、裝冊的主體單位，施工單位是工程技術(shù)檔案資料編制、裝冊的主體單位5、，建設(shè)單位只是完成最終提交手續(xù)。建設(shè)單位只是完成最終提交手續(xù)。n n三三三三.建設(shè)工程監(jiān)理資料管理與歸檔建設(shè)工程監(jiān)理資料管理與歸檔建設(shè)工程監(jiān)理資料管理與歸檔建設(shè)工程監(jiān)理資料管理與歸檔1.監(jiān)理資料管理的基本概念 監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托,在工程監(jiān)理期間,對建設(shè)工程實施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的資料進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等的一系列工作。2.監(jiān)理資料管理歸檔的依據(jù)(1)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范 GB/T 50328-2001(2)建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范 CJJ/T117-2007(3)公司相關(guān)文件和制度。3.與與監(jiān)監(jiān)理理資資料料管管理理密密切切相相關(guān)關(guān)的的工工程程實實施施階6、階段段流流程程4.施工階段日常監(jiān)理資料應(yīng)包括且不限于：4.1 監(jiān)理規(guī)范的資料目錄1、施工合同、委托監(jiān)理合同；2、勘察、設(shè)計文件；3、監(jiān)理規(guī)劃；4、監(jiān)理實施細(xì)則；5、分包單位資格報審表；6、設(shè)計交底及圖紙會審會議紀(jì)要；7、施工組織設(shè)計（方案）報審表；8、工程開工/復(fù)工報審表及工程暫停令；9、測量核驗資料；10、工程進度計劃；11、工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備進場報審表12、檢查試驗資料；13、工程變更資料；14、隱蔽工程驗收資料；15、工程計量及工程款支付證書；16、監(jiān)理工程師通知單；17、監(jiān)理工作聯(lián)系單；18、報驗申請表；19、會議紀(jì)要；20、來往函件；21、監(jiān)理日記/日志；22、監(jiān)理月報；23、質(zhì)7、量缺陷與事故的處理文件；24、分部工程、單位工程等驗收資料；25、工期、費用索賠審批；26、竣工結(jié)算審核意見書；27、質(zhì)量評估報告；28、監(jiān)理工作總結(jié)；29、三位一體貫標(biāo)資料；30、項目安全管理資料；31、行政主管部門（政府）文件；32、監(jiān)理公司文件；合同文件合同文件合同文件合同文件監(jiān)理合同（包括招投標(biāo)文件）；施工合同；分包合同和其他合同；合同變更協(xié)議文件；費用索賠和工程延期文件。監(jiān)理文件監(jiān)理文件監(jiān)理大綱；監(jiān)理規(guī)劃；監(jiān)理實施細(xì)則；會議紀(jì)要（例會紀(jì)要、專題會議紀(jì)要、其他與工程相關(guān)的會議紀(jì)要）;監(jiān)理階段性總結(jié)報告；監(jiān)理月報；監(jiān)理日志/日記；監(jiān)理旁站記錄；監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單；監(jiān)理工作總8、結(jié)。4.2 常用的資料目錄工作聯(lián)系文件工作聯(lián)系文件建設(shè)單位聯(lián)系單；施工單位聯(lián)系單；政府部門函件；設(shè)計變更文件。施工單位報驗資料（一）施工單位報驗資料（一）開工文件；施工組織設(shè)計及方案；總包單位（分包單位）資質(zhì)資料；人員上崗證；工程量申報及付款報告；試驗室資質(zhì)報審資料。施工單位報驗資料（二）施工單位報驗資料（二）建筑材料、構(gòu)配件、設(shè)備報審表；報驗申請表；工程質(zhì)量問題處理記錄及質(zhì)量事故處理報告；工程測量放線報審文件；工程進度計劃報審文件。工程驗收文件工程驗收文件工程基礎(chǔ)、結(jié)構(gòu)工程等中間驗收文件；設(shè)備安裝專項驗收記錄；工程竣工預(yù)驗收報驗表；消防工程驗收記錄；單位工程驗收記錄；工程質(zhì)量評估報告；竣工移9、交證書等竣工文件；工程照片及聲像資料。5.監(jiān)理資料的管理要求(1)監(jiān)理資料收文與登記項目監(jiān)理部對所有收文應(yīng)在收文登記表上進行登記,要記錄文件名稱、文件摘要信息、文件發(fā)放單位、文件編號及收文日期,最后由負(fù)責(zé)收文人員簽字；對有追溯性要求的資料應(yīng)在文件和記錄上注明相關(guān)信息編號和存放處；資料管理人員應(yīng)檢查資料的各項內(nèi)容填寫和記錄真實完整,簽字人員符合規(guī)定且不得以蓋章和打印代替手寫簽字,簽字必須用碳素墨水筆；照片及聲像資料應(yīng)注明拍攝日期及反映工程建設(shè)部位或有關(guān)活動等摘要信息，重要文件內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中記錄。(2)監(jiān)理資料傳閱與登記 項目監(jiān)理部內(nèi)部需要傳閱的文件,每位傳閱人閱后應(yīng)在傳閱文件上簽名,并注明日10、期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該文件的處理期限,傳閱完畢后,應(yīng)將文件原件交還資料管理人員歸檔。(3)監(jiān)理資料發(fā)文與登記發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名,并加蓋項目監(jiān)理部的章；發(fā)文應(yīng)按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼,并在發(fā)文登記表上登記，（收文單位）收件人收到文件后應(yīng)在發(fā)文登記上簽字。發(fā)文應(yīng)留有底稿,可以留存在計算機發(fā)文包中,但最好同時留有紙質(zhì)文件。(4)監(jiān)理資料分類存放 項目監(jiān)理部對建設(shè)過程中的監(jiān)理資料應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求或行業(yè)及工程特點制定分類原則。6.監(jiān)理單位對監(jiān)理資料的職責(zé) 按照建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范對施工階段監(jiān)理資料管理和對設(shè)備采購監(jiān)理與設(shè)備監(jiān)造監(jiān)理資料管理要求,監(jiān)理單位應(yīng)做11、到:（1）應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作,在項目監(jiān)理部,監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé),并指定專人具體實施,監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔。（2）監(jiān)理資料必須及時整理、真實完整、分類有序。在施工階段,對施工單位的工程文件和形成、積累、立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查。（3）可以按照委托監(jiān)理合同的約定,接收建設(shè)單位的委托,監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。（4）編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容、提交時間,應(yīng)按照現(xiàn)行建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范和各地城建檔案管理部門的要求,編制移交清單,雙方簽字蓋章后,及時移交建設(shè)單位,由建設(shè)單位收集和匯總。監(jiān)理單位檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照規(guī)12、范的要求,由項目監(jiān)理部按監(jiān)理單位規(guī)定的時間向檔案部門歸檔。n四四.現(xiàn)場監(jiān)理資料的分類存放與立卷現(xiàn)場監(jiān)理資料的分類存放與立卷1.資料分類。分類原則：有序、易于檢索。2.資料整理流程3 3.示范（示范（1 1號文件盒號文件盒政府批文政府批文）政府批文：建設(shè)工程行政主管部門，如建設(shè)廳、局，規(guī)劃、消防等部門針對本項目所作的批文、審核意見、許可證照等文件，統(tǒng)稱政府批文，諸如：可研報告、施工許可、余泥渣土排放證、圖紙審查意見。（1）接收到建設(shè)單位發(fā)來的批文。查核是否完整；若符合要求，即進行收文登記；如收到建設(shè)用地規(guī)劃許可證（2）登記后，交項目總監(jiān)或項目主管，由項目負(fù)責(zé)人根據(jù)文件的涉及的內(nèi)容及專業(yè)類別、以及13、監(jiān)理人員的職責(zé)權(quán)限，進而確定由何人跟進處理；（3-a）對于需簽復(fù)監(jiān)理意見的文件，由相關(guān)監(jiān)理人員完善意見后，交項目負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)后加蓋項目章（如需），后轉(zhuǎn)發(fā)；（3-b）對于收到備案類或抄送監(jiān)理（屬告知）的函件，則由項目主管先閱批，若有指導(dǎo)意見一并簽上，再由項目部全體監(jiān)理人員閱后簽名，標(biāo)注時間。（4）全體人員閱后，由資料員統(tǒng)一收集、在文件右上角編碼（如“批文-x”x為序號，根據(jù)入冊時間，從1開始），后歸冊。并更新卷內(nèi)目錄，填寫該文件入冊信息。4.4.簡介簡介簡介簡介其他文件盒應(yīng)收集的文檔其他文件盒應(yīng)收集的文檔其他文件盒應(yīng)收集的文檔其他文件盒應(yīng)收集的文檔監(jiān)理日記是逐日記錄監(jiān)理工作和施工活動的重要資14、料，內(nèi)容涉及工程建設(shè)的全方位，記錄應(yīng)是連續(xù)性的，它是總監(jiān)檢查監(jiān)理工作和監(jiān)理資料的重要線索。總監(jiān)理工程師每天簽閱監(jiān)理日記。對于監(jiān)理日記的檢查，總監(jiān)理工程師可根據(jù)監(jiān)理人員的職責(zé)和施工進度，檢查監(jiān)理日記是否有漏記部分。監(jiān)理日記中，有關(guān)“施工情況”主要簡要記錄今天施工部位、進度情況，人員、機械投入情況；有關(guān)“監(jiān)理工作”是記錄的重點，應(yīng)詳細(xì)記錄當(dāng)天監(jiān)理工作情況：主要包括（1）材料進場、取樣送檢情況；（2）巡視工地現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況，兩者必須形成閉合環(huán)；（3）工序驗收情況（注明驗收時間、驗收部位，參與驗收的監(jiān)理人員、驗收結(jié)論）；（4）工序隱蔽施工的旁站監(jiān)理情況；（5）安全文明施工監(jiān)理工作等等。“其他記事”欄主要記錄召開會議；發(fā)出監(jiān)理文件類型及文號；建設(shè)單位的通知及文件、項目其他大事記。具體詳見監(jiān)理日志填寫指引5 5 5 5、監(jiān)理日記是總監(jiān)檢查監(jiān)理工作、監(jiān)理資料的主線、監(jiān)理日記是總監(jiān)檢查監(jiān)理工作、監(jiān)理資料的主線、監(jiān)理日記是總監(jiān)檢查監(jiān)理工作、監(jiān)理資料的主線、監(jiān)理日記是總監(jiān)檢查監(jiān)理工作、監(jiān)理資料的主線五、向建設(shè)單位、檔案館移交文件一覽表五、向建設(shè)單位、檔案館移交文件一覽表（根據(jù)建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范GB/T50328-2001）