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1、中 國（鄭 州）世 界 旅 游 城 市 市 長 論 壇策 劃 方 案中 國 鄭 州目錄12活動概述Site Layout場地規劃Activity overview 3KV ExtensionKV及延展20202020中國（鄭州）世界旅游城市市長論壇中國（鄭州）世界旅游城市市長論壇活動規劃主辦方規劃會議具體流程，本次XXX專注于為您提供以下服務：p活動整體布置p主KV設計及延展主辦單位：2020中國（鄭州）世界旅游城市市長論壇策劃制作：XX有限公司活動名稱：2020中國（鄭州）世界旅游城市市長論壇活動時間：活動地點：河南鄭州會展中心軒轅堂參與人數：1000人左右嘉賓屬性：主辦單位領導、承辦單位領2、導、專家學者代表、企業代表等。The OrganizerExecute CompanyActivity ThemeActivity DateAbout GuestsNumber of Guests Activity 活 動 屬 性S Site ite L Layoutayout場地規劃場地規劃VIP 入 口 門 樓觀 眾 入 口 門 樓入 口 主 題 特 裝主 題 合 影 墻 特 寫簽 到 處 實 景 圖簽 到 處 3D 模 型 圖會議中心大廳實景圖展 示 特 裝 特 寫議 程 墻 特 寫特 裝 展 示 墻特 裝 展 示 墻 特 寫主 舞 臺 特 寫路 引路 引大 會 就 餐 區KV Exte3、nsionKV ExtensionK V K V 及延及延 展展主KV一主KV二主KV三貴賓室/采訪區畫面歡 迎 墻 畫 面大 會 嘉 賓 致 辭 畫 面路 演 畫 面路 演 畫 面（無演講PPT）大 會 轉 播 畫 面大 會 簽 約 儀 式 畫 面大 會 會 議 用 包 示 意大 會 桌 卡大 會 便 簽 紙/椅 背 貼A4便便簽紙：210mm*297mm（200g雙膠雙膠紙）大會椅背大會椅背貼：100mm*200mm（背膠（背膠）大 會 溫 馨 提 示 卡大會溫馨提示卡：大會溫馨提示卡：A4大小，大小，銅版版紙指示展架示意圖易拉寶：易拉寶：800mm*1800mm話 筒 貼、接 機 牌接機4、牌：接機牌：600mm*400mm（KT板）板）話筒套：筒套：100mm*100mm*55mm（KT板）板）便 簽 紙、臺 卡 示 意 圖A4便便簽紙：210mm*297mm（200g雙膠雙膠紙）A4三角臺卡：三角臺卡：210mm*110mm（250g銅版版紙）午 餐 券 示 意 圖會 議 手 冊 示 意 圖Comprehensive Comprehensive ExecutionExecution執行統籌執行統籌項目籌備組現場布置組后勤服務組執行負責人設備控制場地布置流程控制后勤負責人現場維護人員組織時間控制創作總監物料設計空間設計方案策劃場地丈量工程預算物料制作組制作工程部進度控制物料選擇5、印刷制作運輸送貨客戶聯絡組客戶總監人員對接財務管理客戶溝通項目總監項目統籌執行管控前期籌備場地推薦現場實地考察制定詳細計劃第三方協調第三方培訓活動資料整理相關物品的設計與制作各方的溝通與協作現場實施會議安排資料收集活動管理流程管理設備管理用品管理VIP管理危機管理及應急預案后期總結影像資料整理活動DVD制作活動影集制作活動總結報告資源保障集團優勢保障強大創意團隊項目運營團隊項目評估團隊第三方資源保障500余家協議供應商長期合作，節省成本各地操作，經驗豐富完善管理，保證質量第三方培訓，滿足各種需要專業的團隊保障豐富的項目運作經驗工作高效、細致、沉穩團隊戰斗力強，充分協作24小時待命，隨時進入狀態6、優質的工作永遠是我們的第一 使命46最為詳盡的時間推進表;活動執行手冊、活動設計制作手冊、活動節目手冊;活動流程表、活動日程表、活動AV流程、活動接待流程、活動搭建流程;活動人員分工、活動人員聯絡表、活動物品清單、活動禮品分配清單、內部用品清單;后勤保障文件、活動備用文件、各類簽到表格;Working ScheduleSampleSampleVIP Check ListSampleEvent Check List重要文件執行47所有文件字體嚴格遵循公司規范發送郵件請抄送項目總監、項目組相關人員所有郵件要求接收人必須有反饋電話溝通使用禮貌規范用語所有文件更新后使用日期標注后綴，以便他人調用各種會7、議要做到有會前議程文件及會后紀要文件，做到所有事項落實到書面對于各種項目的確認，嚴格要求必須有書面的回復確認（包括電子郵件、短信、電話錄音等）所有項目有關文件做到嚴格保密，非項目組成員調用需征得項目總監的許可前期工作48確認布置物尺寸和設計；確定材質的安全性和環保性；確定制作周期，保證制作時間；使用相同材質，制作小稿請活動負責人確認；物料準備期間前往施工場地，監督顏色、材質等工程質量，核查制作情況；現場搭建時，規定搭建時間，提供細致的AV設備清單，安排技術人員熟悉現場流程；通過彩排，調試燈光、確定位置、設定程序，發現問題并解決；制作管理49 活動搭建物及設備（結構及設備）-統一清點 統一包裝 8、統一運輸-運輸全程監管，確保按時到達現場-統一卸貨及安裝，活動結束統一撤場 活動用品（裝飾用品、活動文件、簡易用品等）-統一清點 統一裝車 統一運輸 -運輸全程監管，確保按時到達現場-到達地點及時清點，確保所有用品準時到達 -活動結束統一回收 活動禮品（禮品包裝、各類禮品等）-統一清點 統一裝車 統一運輸-運輸全程監管，確保按時到達現場-到達地點及時清點，現場包裝，確保完好、美觀物流管理安排專人負責制作物搭建的整體監控；提前辦理場地搭建手續；按照搭建區域提前制定搭建規劃，現場搭建時，規定搭建時間；監督制作物顏色、材質等工程質量，確保搭建進度，保證搭建時間安排專人負責AV設備搭建的整體監控；提前9、制定活動環節AV使用流程；提前安排技術人員熟悉現場場地及現場流程；通過彩排，調試燈光、確定位置、設定程序，發現問題并解決；制 作 物 搭 建A V搭 建搭建管理51禮儀安保人員攝影攝像師臨時工作人員招募面試前期培訓崗位細節培訓現場服務現場環境熟悉第三方管理52嚴格按照活動規定，統一著裝；應禮貌微笑歡迎來賓及其他客戶，使用禮貌用語；在遇到來賓咨詢的時候，不管是否屬于自己管轄范圍，都不能拒絕回答問題，如果有碰到自己不清楚或者難以解決的問題，必須第一時間通知直接領導；不得與現場來賓談論本項目以外其他事情，也不得對客戶擅自進行任何評論；活動進行期間，不得將自己的手機關閉或者處于呼叫轉移狀態，為防止通訊10、問題出現，請自行準備備用電池、備用手機等其他解決方式；活動執行期間，不得在公開場合吸煙、聊天、打鬧、吃東西，不得擅自品嘗為嘉賓準備的餐飲；有義務對活動現場所有搭建物、制作物、AV設備等進行看管及保護，有義務阻止其他非項目組工作人對于上述設備的接觸與操控；按照分工要求，逐級匯報，不得越級匯報；遇到突發情況，請冷靜思考，第一時間通知主管領導；沒有經過主管領導許可，不得擅自離開自己工作崗位；第三方執行要求危險管理場地內提供有緊急疏散通道活動開始前，將確認緊急通道的暢通發生緊急情況，迅速打開所有緊急通道，疏散人群；每個通道有1-2人負責每個緊急通道門框處、周圍通道有明顯指示，便于人們在緊急情況下辨認其11、余小設備，如：無線麥、對講機、鮮花、頒獎道具、發放禮品、會務用品等將預留備用設施離事發地最近的保安將以最快的速度趕到現場，滅火、疏散來賓；其余保安將由保安總負責人依據現場情況統一指揮火災發生后應立即疏散人群并撥打119，派出人員接應消防車，必要時向有關單位聯絡，請求支援 立即切斷電源，打開應急燈各員工應立即用所配置的滅火器材進行滅火各員工應保持現場秩序，防止人為搗亂，造成更大的損失救援工作結束后，認真清理現場，統計損失，盡快恢復正常秩序火情處理緊急疏散其他備份場地內設消防設備擺放點若干，擺放位置：簽到區、會場內、大廳、用餐場地、晚宴場地、連接通道并分別由若干保安負責。保安將對消防器材進行最后的12、檢查發生設備備份（1）保證在活動的相關物料的設計和布置上，根據活動目的、活動主題和項目特征，設計出創意精彩、新穎別致，能形成良好印象的作品。（2）在該項目中，將按貴公司的要求盡公司最大力量，團隊服務、硬件資源配置上投入最大力量，保證在現場的布置和維護過程中全程跟蹤服務，協調的各項工作進程。如出現突發事件，在第一時間內予以解決。（3）保證現場布置的重要部分和技術部分都嚴格把關，通過國家規定的安全技術標準，并在正式使用前進行相關的試驗，為正式活動的啟用做充分準備；（4）在現場不知道相關材料選擇上，都按照鄭州的行業標準進行選材和制作，保證所有材料和設備都能夠符合活動的高規格和高標準。（5）保證在活動開始之前即進場布置，按照溝通時間進場布置完畢；相關緊急需要或需要臨時增加的物料根據數量與難度在甲方提出要求后-5天全部準備完畢，并運往活動現場；活動結束后，所有物料及時撤離現場。我們的承諾：感謝您給予我們一個為您服務的機會，本方案初步方案，請貴公司親讀指導，以便我們進一步完善整體方案。期待與您的溝通與交談。下面，請允許我為您介紹XXTHANKSTHANKS！