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1、23項活動合同條款簽署合同前的最后審核，可以從這樣兩個方面入手。第一，合同中的每個條款是否表達清晰？第二，合同內容是否涵蓋了所有要點？下面以活動組織方為甲方、酒店(活動場館)方為乙方，來說明甲乙雙方合同的內容和條款：C O N T E N T S目錄u 01.開頭u 02.活動細節u 03.客房u 04.多功能廳u 05.多個活動u 06.酒店的硬件損耗u 07.餐飲活動u 08.茶歇u 09.外部供應商u 10.現場經營許可u 11.付款方式u 12.合同終止u 13.合同解除u 14.合同履行瑕疵u 15.雙方保護條款u 16.保險要求u 17.隱私條款u 18.變更通知u 19.合同轉讓2、u 20.合同附件u 21.簽字與授權u 22.違反合同u 23.合同糾紛1.開頭合同的開頭一般來說是一段序言，說明合同雙方的稱謂名稱和地址，說明雙方簽訂合同的意愿，通常是一段套話。如果合同只是要約(offer)，序言部分會有一個選擇條款(optionclause)，讓另一方(受要約方)在一定時間內接受要約。比如，酒店給活動主辦方發出要約，在開頭的序言部分有這樣的選擇條款，如果主辦方在某具體日期之前不簽署合同(即接受要約)的話，酒店的多功能就不再為活動主辦方保留了。在序言中明確要求這樣的接受(acceptance)日期，意味著如果要約方(offeror)如果沒有在該日期前收到受要約方(offe3、ree)簽署并發回的合同，要約中的權利義務就自動終止。在自動終止或被要約方收回以前的這段時間內，受要約方都可以接受要約。2.活動細節活動細節包括活動名稱、活動類型、布場/撤場日期/時間、參會者的早抵晚離需求、有無殘疾人參會等。比如參會者中有殘疾人時，通常場館方負責給殘疾人士在公共區域、客房、洗手間內提供便利設施；活動組織方負責給殘疾人士在會場提供便利設施。合同中對活動基本情況細節的明確表達可以減少雙方合作中可能的誤解曲解，從而降低活動運營風險。3.客房l是否給活動工作人員提供免費工作用房，客人用房是否享受40或50免一；lVIP客人是否用豪標/套房，套房旁邊是否預留秘書用標間；l標間超預訂時是4、否免費升級，所有房型超預訂后的替代酒店是哪個/哪些，客人怎樣去住到替代酒店(walk/relocation)并盡快從替代酒店搬回，有無相應補償措施？；l入住和退房的時間要求，過早或超時是否加收半天房費；等等。與酒店的合同中，需要明確說明：l活動需要預訂的房數(占房數)和房型；l房價，房價是否含早餐，不含早餐時的早餐標準；l保底用房數及訂金要求；l午餐、晚餐、宴會的價格標準和服務標準(比如國際會議上的美式、法式、俄式等)；l酒店確認時是否需要客人名單或分房表，或者是由客人自行聯系酒店來確認其住房；l有沒有活動用房的預訂截止日期，截止日期后活動的占房仍沒住滿怎么辦(剩下來的房間是放回酒店的庫存里向5、其他客人賣呢，還是給本次活動留下來讓后續來的參會者住？如果繼續給本次活動留下來，對截止日期后的預訂，房價變還是不變？)；4.多功能廳合同中應明確說明對多功能廳(即會場)的場地要求，是否有場租(北美地區有一定量住房的情況下，多功能廳、會議廳免費)，是否有布場費？酒店方給會場配備的設備有哪些？在北美地區辦會時必須注意的一個問題是酒店是否和當地工會間有排他性的服務合同，因為有些工作必須高價交由工會的工人來做。合同中還應該規定布場時間，必要時說明多功能廳在活動期間是否分割布場。如果活動中包括展覽，合同中應約定搭建展位的材料如何存貯、布展撤展要求、安全安保要求、展出時間、酒店方配套服務、以及其它相關細節6、。5.多個活動如果你的會議具有絕對排他性，不容其它競爭性會議同時舉辦，一定要寫進與酒店方的合同條款，競爭性的活動不能同時舉辦、也不能有重疊日期，否則須考慮包租酒店或不簽合同另行選址。順便說一句，活動最怕的是做出負效果，一個會開了還不如不開，活動的負效果是常見風險之一。由于酒店可能在同一個日期段內同時接待幾個不同會議(multiple events)，不能排除這幾個會議間有相互競爭性(competitive events)，比如產品之間的競爭、對同一類參會者的競爭、對同一個/一類客戶的競爭等，讓會議主辦方之間相當難堪。針對這種情況，與酒店/場館方的合同中可以寫進這樣的條款：酒店方/場館方有義務向7、主辦方提供同一會展檔期內、或相互重疊的日期內，酒店接待的同時會議/活動的其它主辦方、其會議名稱、會議日程等信息，包括簽訂合同時還沒預訂、合同簽訂后在酒店新增訂的會展活動議。6.酒店的硬件損耗由于大型活動從酒店預訂到活動開幕會有幾年的準備時間，這期間酒店的硬件可能會不斷老化陳舊而在活動舉辦期難以使用，通常合同中關于酒店硬件損耗的條款賦予了活動組織方這樣的權利：如因硬件老化陳舊而不能使用時，活動組織方有權取消活動而不為單方取消而承擔任何損失責任。該條款中同時應強調酒店方在活動準備期內對自身硬件必要的裝修和維護義務，而且裝修和維護不能影響到活動的正常舉辦，特別是裝修，必須在活動開幕日前XX天內結束。8、7.餐飲活動餐飲合同條款中需要明確說明：預計人數，活動日期，活動地點，活動類型，確認菜單日期，費用標準。有時還需要說明：整場活動最低消費標準，保底人數/桌數，超備桌數等。通常酒店方要求活動組織方在48或72小時前最后確認這些數據，遇周末可能順延。超備桌數的比例，國際上通常為3-5%，超過1000人的餐飲活動，也有只備1%的；在國內通常為5-10%。8.茶歇茶歇需要單獨拉出來說說。讓很多客戶吃驚的是，一次茶歇的費用竟然和一頓正餐費用不相上下。事實上的確如此，可惜客戶(包括很多主辦方)通常會把茶歇和咖啡店的樣子相提并論，不滿和爭論由此而生。這需要在簽合同前就和客戶解釋清楚，以避免客人會后投訴的風險9、，茶歇牽扯到的物料及其人工成本的確比較高，不只是點心、軟飲、水果等成本。有的客戶不信邪，自己準備茶歇，事后才體會到那些看不見的辛酸，痛苦的味道只有自己知道。9.外部供應商在北美地區叫做outside vendors。外部供應商條款中，比較好的辦法是，在合同中明確說明酒店/場館有沒有強制分供方(exclusivesuppliers/services)，就是哪些服務必須由場館方指定的供應商(即分供方)來完成，不能由活動組織方來自由選擇自己用起來順手的供應商。如果活動組織方可以自找分供方時，自找的分供方的進場條件是什么？這也應當在合同中說明。該條款多見于大型酒店、大型會展中心的合同中，也常見于在美國10、舉辦活動時牽扯到工會力量合法介入的時候。10.現場經營許可甲乙雙方應在合同中明確說明是否給予合法商販經營許可權，允許他們在活動現場經營商品、食品、紀念品等。如果允許其經營，還需要明確說明與商販間的利潤分成辦法。11.付款方式01合同中明確說明活動中的記賬和付款方式是個好辦法。該條款中的內容可以包括付款方式、付款時間、訂金要求、早期付款的優惠政策、賬單樣式、認可的簽單人、賬單復核辦法、付款決策人、出資方是否需要最終審核、爭議費用的處理解決辦法、不按時付款的懲罰措施等。02有些專業的活動組織方，需要酒店提供每日實際用房量、每餐實際用餐人數、茶歇實際消耗量等數據，來和預訂時的計劃數據做對比，這樣方便11、來年再次辦會時知道怎么計劃。所以，付款方式條款中可以寫進這樣的內容：在收到酒店提供的上述數據后再付款，否則不付款。12.合同終止合同終止的原因中有一種不作為可以不承擔責任，這里為了區別，權且把它叫做合同中止。合同中止條款是允許一方不作為而不承擔責任的條款，常見的有由于不可抗拒因素造成的無法作為，該條款保護不可抗力發生后無法作為的一方。條款中需要說明在何種情況下可以中止合同而不承擔責任，誰有權中止合同，合同中止通知書的形式和要求，以及不可抗拒因素造成的合同中止所產生的任何損失怎樣處理，比如不可抗拒因素造成參會人數太少，對酒店造成的住房損失甲方不承擔責任。不可抗力造成的損失也可以考慮通過保險合同解12、決。合同終止條款對甲乙雙方都很重要，它說的是在一定條件下雙方同意終止合同的情況，也可以是其中一方不遵守合同、不履行合同義務情況下雙方對是否繼續履行合同、是否退出合同的選擇。通常情況下，戰略合作的雙方不會因為簡單的原因終止合同，不到萬不得已不會輕言終止合同。為了避免合同中途終止的情況發生，風險團隊需要建立一個合同審查機制，以提醒活動組織方的決策者可能出現的履約風險。目前，業內市場上，簽合同前雙方說得都很好，簽了合同付了訂金后問題出現了沒人管的情況還比較普遍。從風險管理角度，我們建議簽約雙方承諾時給自己留出余地，履約時超額完成任務，這是讓客戶滿意、讓合同另一方滿意的簡單而基本的辦法，也是走向品牌化13、的戰略。當然，即便沒有這一條，活動組織方在酒店方解除合同時也有權要求酒店方做出賠償，但有了這一紙合同，事后出現爭議時就好處理得多。如果必須得通過法庭或仲裁庭解決爭端時，這個事先約定的解約賠償金可能要等到確定了實際損失之后才能判決，只要裁決時賠償金的數額不是高到會被界定為罰金即可。13.合同解除實際運營中，合同中的解除條款大都是用來約束活動組織方的，很少見有合同中提及酒店方、場館方解除合同、不履行合約義務的情況。實際上，如果酒店換了業主，如果酒店超預訂，也會出現解除合同或部分解除合同的情況。活動組織方在合同簽署前的談判中，可以要求把酒店方的解約損害賠償金也寫進合同，該賠償金中可以包含酒店解除合同14、后引起的會址變更對參會人數及注冊費收入的影響、酒店超預訂后客人換酒店及其搬遷費用等。合同解除指的是使雙方的合同關系不復存在的行為，常見的是合同一方單方面解除/撕毀合同，不履行合同義務。合同解除條款一般會規定要求解除合同的一方向受損害方(守約方)賠償，這種賠償包括締約雙方事前約定的解約損害賠償金。但是，即便沒有解約損害賠償金條款，也不意味著任何一方可以解除合同而不承擔法律責任。合同履行瑕疵，也叫合同未完全履行，就是平時所說的履行不到位。很多會展活動的合同中有履行瑕疵條款，瑕疵也好，未完全履行也罷，這個在活動運營中比較常見，比如，甲方在酒店占了100間房，但實際用房卻只有70間；預計會有300人吃15、飯，但實際用餐人數只有250人，等等，這種沒有達到預計目標的不佳表現，就是attrition，它指的是參會人數欠佳時，實際人數與預計人數、實際人數與報名人數之間的下降額(slippage)。在合同履行瑕疵條款中，酒店方會要求甲方在截至日期(cutoff date/deadline)前最后確認占房數或/和用餐人數，甲方只對截至日期后的已確認房間數和用餐人數承擔責任，并允許實際用房數/用餐人數有少量下降，比如允許下降10%，下降超過10%的，甲方賠償乙方損失，通常下降得越多損失費越高。或者酒店對甲方用房數和用餐人數有保底要求或最低消費要求，出現attrition后，甲方有義務按保底量付足費用。實際16、用餐人數超過預訂人數的，請參閱前邊的第7點，餐飲活動。合同履行瑕疵條款還有另外一個作用，就是防止甲方在締約前的談判中用虛假夸大的用房用餐量騙取酒店方的讓步。14.合同履行瑕疵15.雙方保護條款盡管會展中心的場地是由甲方轉租給參展商(第三方)的，場館方和參展商并無直接租售關系，但會展中心會要求甲方與參展商之間簽署場館方“免受侵害”協議，其主要內容是確保場館方免于承擔參展商物品的損壞、被盜等責任，從而使乙方得到保護。有的酒店還會在保護條款中把免責范圍擴展到酒店的公共區域，比如客人在公共區域摔倒造成骨折，不應被視為酒店的過失，要求甲方必須以文字形式知會客人類似須知，因為的確發生過客人在酒店房間內衛生17、間摔成股骨頭斷裂，起訴酒店防滑設施不當的先例。我們來看一段保護條款原文：雙方保護條款為締約雙方提供相互保護，它是為了應對第三方索賠或起訴的風險，合同一方同意保護另一方的條款。16.保險要求合同中應該明確表示甲乙雙方應該買的保險種類，常見活動保險種類請參見第九章活動保險。必要時還要明確約定最低保險金額、一方是否列明另一方為追加被保險人(詳見第九章保險種類7)、雙方是否需要出示或交換已買保險單的復印件作為買好保險的證據等。由于世界上各個國家和地區的保險條例不盡相同，建議活動組織方咨詢活動目的地當地的法律顧問或專業保險公司，以確保合同中計劃買的保險覆蓋了活動的風險管理需求。17.隱私條款世界各國、各18、地區、個民族關于保護個人信息隱私的法律法規不盡相同，合同隱私條款需要強調保護參會者的隱私權，保證參會者的私人數據信息得到保護，強調甲乙雙方尊重客人隱私、履行相關保護個人隱私的義務。18.變更通知變更、信息更新在會展活動中不可避免地重復發生著，一個好辦法是合同中明確說明每次變更通知發給誰、用什么方式發，對方收到后在多長時間以內、用什么方式回復確認。這里最壞的是口口相傳，次壞的雖有文字記錄，但是沒有歸類整理、通知到位，或者沒有監督提醒環節、最后一公里得不到落地。19.合同轉讓合同轉讓條款規定在合同執行期間是否允許合同雙方以外的第三方接替任一締約方繼續履行合同義務，即合同雙方的任何一方是否可以轉讓其19、權利和義務給第三方，以及轉讓前是否必須征得另一方同意。該條款適用于酒店、會展中心等場地方在可能長達幾年的合同執行期更換業主的情況，也適用于活動主辦方、會展公司等在合同執行期被兼并或失去控股權等情況。20.合同附件合同中經常會帶有附件，比如活動場地的平面圖、特裝展位的效果圖、以及其它相關文件，重要的是這些附件在法律上也被認為是合同內容的有效組成部分。在合同附件中還可以包括一些其它內容，比如活動場館方為了安全而有條理地作業，保留調整自己作業規章制度的權利。當然這種調整不能對活動的舉辦產生負面影響。附件里這樣的內容初看起來好像無關痛癢，實際運作中當一方調整或改變作業方式的時候，如果沒有提前溝通到位，20、常被懷疑或誤解為不配合另一方的工作。這種懷疑和誤解經常破壞工作氛圍，影響過程進度和活動效果。21.簽字與授權簽署合同者，應當具有合法的年齡，有正常的心智能力，能代表甲方或乙方來約束其代表方遵守合同并履行合同。合同結尾處應留出空白處供簽署者簽名的地方，然后是合同簽署日期。比如，簽名處的內容可以是：“谷一昕，代表并經某某公司授權”，英文形式為：“by Grace McIver,authorized and on behalf of ABC Company”。一個合同可以同時簽署，也可以分別簽署，就是說雙方可以在不同的地方分別簽署簽字頁，然后再發給對方和合同其它內容一起裝訂起來，這種辦法比較方便，特21、別是在合同當事方為多方的時候。合同中任何臨時改動的地方旁邊，必須有雙方簽署人的簽字，改動后的最新版本，應當發各當事方備案。22.違反合同該條款中規定了什么行為、什么不作為構成違反合同。任一方沒有履行其合同義務，不管是部分沒履行還是全部沒履行，都構成違反合同，在這里的意思是未履行、拖欠。合同法規定，一方因違反合同給另一方造成的損害，用違約方付給受損害方“損害賠償金”的辦法加以解決。決定損害賠償金多少時，是以假設合同正常履行完畢雙方互不損害對方的狀態為參照點(此時違約金為0)，來計算違約方給被損害方造成的損失。所以，一方違反合同后，另一方有權利根據事實，要求違約方合理賠償。所謂合理賠償，指的是損害22、賠償金是用來彌補受損害方的利潤損失的，而不是收入損失。損害賠償金在會展活動合同中常以兩種形式出現：實際損害賠償金和事先約定損害賠償金。實際損害賠償金是很容易被證明的實際損失。合同法要求，尋求實際損害賠償金的一方，應該在對方違反合同后盡自己的力量采取主動措施設法減輕損害、挽回損失，而不是事不關己、高高掛起、任事態發展，然后讓違約方照價賠償。就是說受損害一方，盡管責任不在自己，也要采取有效步驟止損，即減輕相關損失。比如在場館方違約不能按約提供場地后，活動組織方應盡快找到替換場地并及時布場，而不是一直等著事態進一步惡化，失去尋找同級類似替代場地的機會；再比如活動方在酒店多占的空房、臨時取消的餐飲活動23、，酒店方應在其他客人有住房和餐飲需求時及時賣出去，以減輕損失，而不是只等著收取活動主辦方的損失費。事前約定的損害賠償金是雙方在締結合同時事先約定的損害賠償金，那時還沒出現合同違約，是雙方對未來某項違約行為可能帶來的損失在統計數據基礎上的估算，它可以是一個具體數額，也可以是個浮動比例，或者是一個損害賠償金的計算公式。在實際損失很難或不可能被證明時，常用這種辦法解決合同爭端。發生違約事件時，受損害方有權從違約方取得事先約定的賠償金作為損害賠償。實際損害賠償金和事前約定損害賠償金之間的關系是，實際損害賠償金是容易被證明的實際損失，計算時的時間參照點是合同履行期之后；事前約定損害賠償金是不容易被證明的24、情況下盡量接近實際損失的估計值，計算時的時間參照點是合同簽署日期。如果事前約定損害賠償金被嚴重高估，高到即使違約方履行了合同也不足以償還事前約定損害賠償金，則事前約定損害賠償金可能被認為是罰款而在法律上得不到執行。另外對非責任方減輕損害的要求，不適用于合同中事前約定損害賠償金的情況。23.合同糾紛合同違約的問題和通過訴訟解決糾紛的僵局，如果不是人身或財產突發重大風險的話，其實是可以通過一些辦法來嘗試提前避免的，不至于非得走上仲裁庭或法庭。比如，適時提醒、及時通知違約方哪些地方沒履行到位，明確告知對方如果置之不理或繼續下去會帶來什么風險，給對方一定時間去補救、改正等。產生合同糾紛時，解決辦法的第25、一步是看合同中的內容和條款雙方是怎么約定的，合同各條款不只確定了雙方的權利和義務，也為解決雙方爭議和糾紛提供了解決辦法、說明了在哪里解決(對于國際活動，該條款中應該約定用哪個國家或地區的法律法規來解決糾紛)、通過什么方式解決、以及解決爭端的有效時間段。合同糾紛不能通過雙方協商解決的話，任何一方可以提起訴訟。如果必須通過仲裁庭或法庭解決合同糾紛，訴訟費通常是敗訴方承擔；但是律師費用，如果合同中沒有明確約定的話，通常在美國是各自承擔，在歐洲是敗訴方承擔。常言道，夜飯少吃，贏官司少打，這句話自己不經歷過就很難理解其中的道理，這里也和風險管理的道理是相通的，防患于未然最好。曾經跟蹤和深入了解過一場活動26、主辦方和供應商之間的官司，并非勝訴方就一定會快樂，上訴準備期間和開庭等待期間的擔心、恐懼、不確定性帶來的煩惱并不好受，勝訴后還擔心對方會不會通過其它途徑報復；敗訴方心里當然更難受，敗訴后很難找個臺階自己下來，且得一段時間后才能走出心理陰影。至少在仲裁庭或法庭上見過面后，雙方不可能或很難再成為未來合作方，沒有一方會在業內說對方的好話，況且不說有“被告”甚至“原告”記錄的在未來的競標中還可能影響到中標。不通過法庭解決爭端的辦法是可以通過第三方，比如中間人、律師、退休法官等，出面調解；也可以不通過第三方、雙方直接協商解決。最后，雙方都有權利和機會起草合同、復審合同，合同中應明確任何一方不能單方面解釋合同條款。謝謝觀看