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1、xx地產集團標準化文件采招管理xx地產集團材料設備采購管理指引 修訂記錄日期修訂狀態修改內容修改人審核人批準人1. 目的為規范地產集團、各區域公司、各項目公司的材料設備采購工作，特編制本指引。2. 適用范圍本指引適用于xx地產集團（以下簡稱“地產集團”或“集團”）及下屬各區域公司、項目公司的材料設備采購業務。3. 術語與定義3.1. 法人主體：本管理指引涉及5種法人主體，各主體的定義如下：3.1.1. 建設單位（甲方）：xx地產集團及下屬各區域公司、項目公司，包括但不限于以下公司：廣東xx置業有限公司、佛山市高明區xx房地產發展有限公司、佛山市高明區美高房地產開發有限公司、佛山市皇朝房地產發展2、有限公司、佛山市xx房地產發展有限公司、佛山市名勝投資有限公司、佛山市南海區揚正房地產有限公司、佛山市順德區紺恒xx房產有限公司、佛山市順德區捷高房產有限公司、佛山市順德區xx發展有限公司、佛山市順德區xx房產有限公司、佛山市順德區xx房地產有限公司、佛山市順德區新利民置業投資有限公司、佛山市順德區盈茂房地產有限公司、佛山市順德區越誠房地產發展有限公司、貴陽恒祥房地產開發有限公司、貴陽xx新時代房地產發展有限公司、貴陽市xx房地產發展有限公司、邯鄲市冀輝房地產開發有限公司、邯鄲市順美房地產開發有限公司、湖南中庫投資有限公司、江門市美拓房地產開發有限公司、江西省冶電能源配送有限公司、南京天輝房地3、產發展有限公司、寧波市梅山蝴蝶海體育休閑發展有限公司、寧波市梅山xx房地產發展有限公司、寧波市瑞奕房地產發展有限公司、盤錦xx置業有限公司、沈陽嘉美房地產開發有限公司、沈陽市xx房地產開發有限公司、四會市潮創房地產開發有限公司、無錫市悅輝房地產發展有限公司、徐州工潤城開置業有限公司、徐州xx時代房地產有限公司、徐州銘輝置業有限公司、徐州市鵬輝房地產發展有限公司、徐州躍輝置業有限公司、揚州市鑫輝房地產發展有限公司、鎮江xx房地產發展有限公司、株洲市鼎輝房地產發展有限公司、株洲市xx房地產發展有限公司、株洲市xx高科房地產發展有限公司、遵義市xx房地產發展有限公司等。3.1.2. 施工單位：服務于4、地產集團各項目的工程承建商，包括土建總包單位、機電安裝單位、裝修單位、市政園林單位等。3.1.3. 監理單位：服務于地產集團各項目的工程監理公司。3.1.4. 材料公司：寧波梅山保稅港區邁迪瑞建筑材料有限公司（公司性質：材料銷售公司，業務范圍：建筑材料、設備采購與銷售）。3.1.5. 供應商：供貨給地產集團各項目公司、材料公司的材料設備生產廠家或代理商。3.2. 采購方式：根據分權、采購主體、適用范圍的不同，采購方式劃分為集團集中采購、區域集中采購、單項采購。3.2.1. 集團集中采購：由地產集團成本合約中心負責采購的材料設備并簽訂集團集中采購年度合同，集團集中采購確定的材料設備及供應商適用于5、地產集團全國所有工程項目，集團集中采購的材料設備應具備需求量大、標準化程度高（通用性強）、產品價值高、技術參數相對簡單、易于實現全國配送及服務等基本屬性。3.2.2. 區域集中采購：由地產集團下屬各區域公司招標采購部（或成本合約部招標模塊）負責采購的材料設備并簽訂區域集中采購年度合同，區域集中采購確定的材料設備及供應商適用于所在區域的所有工程項目，區域集中采購的材料設備應具備在所在區域需求量大、標準化程度高（通用性強）、產品價值高、技術參數相對簡單、易于實現區域覆蓋配送及服務等基本屬性。3.2.3. 單項采購：由地產集團下屬各區域公司招標采購部（或成本合約部招標模塊）負責采購的材料設備并簽訂單6、項采購合同，單項采購確定的材料設備適用于所在項目公司某一期或某一標段的工程項目，單項采購的材料設備通常為需求量不大、標準化程度不高的地方性材料。3.3. 供應方式：根據地產集團的管理架構、業務特點并結合行業內的常規做法，地產集團材料設備確定以下6種供應方式，分別為：專業分包、甲供、限額甲供、甲控、甲指乙供、乙供。3.3.1. 專業分包：甲方委托供應商供貨包施工（安裝），由甲方與供應商簽訂施工合同或供貨包安裝購銷合同。3.3.2. 甲供：甲方自向供應商采購材料設備，由甲方與供應商簽訂材料設備購銷合同；甲供材需用量由甲方自行確定，工程招標時甲供材主材費不進入工程投標總價。3.3.3. 限額甲供：甲7、方自向供應商采購材料設備，由甲方與供應商簽訂材料設備購銷合同；限額甲供材需用量由施工單位在工程投標時確定，限額甲供材主材費進入投標總價競標，工程定標后劃分工程部分及限額甲供材部分分別簽訂合同。3.3.4. 甲控：甲方指定材料設備的供應商及價格，由施工單位負責采購，施工單位與材料設備供應商簽訂購銷合同。3.3.5. 甲指乙供：由甲方指定品牌范圍并由施工單位采購的材料設備。3.3.6. 乙供：由施工單位直接采購的材料設備，通常為常規建筑材料及配件。4. 組織架構、職權職責、采購分權及工作界面劃分4.1. 組織架構4.1.1. 公司架構地產集團下設區域公司，區域公司下設項目公司；其它并行法人主體包括8、材料公司、監理單位、施工單位、供應商。4.1.2. 部門架構地產集團下屬與采購業務密切相關的部門包括：設計管理中心、成本合約中心、運營管理中心、財務資金中心、風險管理中心。區域公司下屬與采購業務密切相關的部門包括：產品管理部、成本控制部（或成本合約部）、招標采購部（或成本合約部）、工程管理部、財務資金部。項目公司下屬與采購業務密切相關的部門包括：工程部。4.2. 職權職責4.2.1. 地產集團設計管理中心職權職責：u 負責集團集中采購、集團直管項目采購的品牌確定、產品選型及樣板確認，提供技術參數、施工圖紙等設計資料，滿足招標要求。u 負責集團集中采購、集團直管項目采購過程中涉及設計方面的技術工9、作。u 負責地產集團材料設備標準化產品庫的建立、發布及修訂。u 檢查及監督區域公司、項目公司產品管理部對集團材料設備標準化產品庫的執行情況。u 負責對新型材料設備的研究、推廣及應用。u 參與地產集團材料設備品牌庫的建立、發布及修訂。u 檢查及監督區域公司、項目公司對地產集團材料設備品牌庫的執行情況。u 參與集團集中采購、集團直管項目采購的供應商考察。4.2.2. 地產集團成本合約中心（成本模塊）職權職責：u 負責集團集中采購、集團直管項目采購過程中涉及造價方面的工作。u 參與地產集團材料設備品牌庫的建立、發布及修訂。u 檢查及監督區域公司、項目公司對地產集團材料設備品牌庫的執行情況。u 負責對10、集團直管項目甲供及限額甲供材料設備需用量計劃的審核。u 負責集團直管項目甲供及限額甲供材料設備的結算審核。u 參與地產集團材料設備標準化產品庫的建立。u 參與對新型材料設備的研究、推廣及應用。u 參與集團集中采購、集團直管項目采購的供應商考察。4.2.3. 地產集團成本合約中心（合約模塊）職權職責：u 負責地產集團招標采購類制度、流程、標準化文件的制定、發布、修訂及實施。u 負責地產集團材料設備類集中采購，包括供應商考察、招標、定標及合同簽訂的全過程管理。u 負責集團直管項目材料設備單項采購，包括供應商考察、招標、定標及合同簽訂的全過程管理。u 指導及監督區域公司的區域集中采購及項目公司的年度11、采購、單項采購。u 負責集團集中采購、集團直管項目采購的供應商考察。u 負責地產集團材料設備標準化產品庫的建立。u 負責地產集團材料設備品牌庫的建立、發布及修訂。u 參與對新型材料設備的研究、推廣及應用。4.2.4. 地產集團運營管理中心職權職責：u 負責集團集中采購過程中涉及工程技術方面的工作。u 參與地產集團材料設備標準化產品庫的建立。u 檢查及監督區域公司、項目公司對集團材料設備標準化產品庫的執行情況。u 參與地產集團材料設備品牌庫的建立。u 檢查及監督區域公司、項目公司對地產集團材料設備品牌庫的執行情況。u 負責對新型材料設備的研究、推廣及應用。u 參與集團集中采購的供應商考察。4.212、.5. 地產集團財務資金中心職權職責：u 負責材料公司的資金籌措及運作。u 負責材料公司的涉稅工作。u 參與集團集中采購合同的審核。4.2.6. 地產集團風險管理中心職權職責：u 監督材料設備招標采購的供應商考察、評標、定標過程，保證招標過程的公平、公正、公開。4.2.7. 區域公司產品管理部職權職責：u 負責區域集中采購、項目年度采購及單項采購的品牌確定、產品選型及樣板確認，提供技術參數、施工圖紙等設計資料，滿足招標要求。u 負責區域集中采購、項目年度采購及單項采購過程中涉及設計方面的技術工作。u 參與地產集團材料設備標準化產品庫的建立。u 在具體項目中落實及執行集團材料設備標準化產品庫。u13、 負責本區域新型材料設備的研究、推廣及應用。u 參與地產集團材料設備品牌庫的建立及修訂（區域品牌）。u 在具體項目中落實及執行集團材料設備品牌庫。u 參與區域集中采購、項目年度采購及單項采購的供應商考察。4.2.8. 區域公司成本控制部（或成本合約部成本模塊）職權職責：u 負責區域集中采購、項目年度采購及單項采購過程中涉及造價方面的工作。u 參與地產集團材料設備品牌庫的建立及修訂（區域品牌）。u 檢查及監督具體項目對地產集團材料設備品牌庫的執行情況。u 參與地產集團材料設備標準化產品庫的建立。u 參與對新型材料設備的研究、推廣及應用。u 參與區域集中采購、項目年度采購及單項采購的供應商考察。414、.2.9. 區域公司招標采購部（或成本合約部招標模塊）職權職責：u 落實及執行地產集團招標采購類制度、流程、標準化文件及相關規定。u 負責所在區域的區域集中采購、項目年度采購及單項采購，包括供應商考察、招標、定標及合同簽訂的全過程管理。u 負責區域集中采購、項目年度采購及單項采購的供應商考察。u 參與地產集團材料設備標準化產品庫的建立。u 參與地產集團材料設備品牌庫的建立及修訂（區域品牌）。4.2.10. 區域公司工程管理部職權職責：u 負責區域集中采購、項目年度采購過程中涉及工程技術方面的工作。u 參與地產集團材料設備標準化產品庫的建立。u 檢查及監督項目公司工程部對集團材料設備標準化產品庫15、的執行情況。u 參與地產集團材料設備品牌庫的建立及修訂（區域品牌）。u 檢查及監督項目公司工程部對地產集團材料設備品牌庫的執行情況。u 負責本區域新型材料設備的研究、推廣及應用。u 參與區域集中采購、項目年度采購的供應商考察。u 匯總及編制本區域材料設備年度采購計劃、月度采購計劃。4.2.11. 區域公司財務資金部職權職責：u 負責區域公司、項目公司的資金籌措及運作。u 負責區域公司、項目公司的涉稅工作。u 負責區域公司集中采購、項目年度采購及單項采購合同的審核。u 協調項目公司、材料公司、施工單位、供應商涉及材料設備的收付款工作。u 負責區域集中采購、項目年度采購及單項采購投標保證金的收納及16、退還。u 負責區域公司、項目公司的保函管理4.2.12. 項目公司工程部職權職責：u 負責項目年度采購及單項采購過程中涉及工程技術方面的工作。u 負責審核及匯總施工單位提交的甲供材料設備需用量計劃。u 負責甲供及限額甲供材料設備的到貨數量清點及簽收、質量驗收、移交等工作。u 負責專業分包的質量、安全、進度管理及協調工作。u 負責專業分包、甲供、限額甲供、甲控（代付款）材料設備的請款及支付跟進。u 在具體工程項目中嚴格執行地產集團發布的材料設備標準化產品庫。u 在具體工程項目中嚴格執行地產集團發布的材料設備品牌庫。u 負責本項目公司新型材料設備的推廣及應用。u 參與項目年度采購及單項采購的供應商17、考察。u 匯總及編制本項目公司材料設備年度采購計劃、月度采購計劃、單項采購計劃。4.3. 采購分權及工作界面劃分4.3.1. 集團集中采購：由地產集團成本合約中心（合約模塊）負責采購，以地產集團名義與供應商簽訂集團集中采購年度合同（單價合同）。4.3.2. 區域集中采購：由區域公司招標采購部（或成本合約部招標模塊）負責采購，以區域公司名義與供應商簽訂區域集中采購年度合同（單價合同）。4.3.3. 集中采購單項：集團集中采購、區域集中采購、項目年度采購單項實施合同均由區域公司招標采購部（或成本合約部招標模塊）按集采分配原則簽訂；通過材料公司簽訂的合同由材料公司負責。4.3.4. 項目單項采購：由18、區域公司招標采購部（或成本合約部招標模塊）負責采購，以項目公司名義與供應商簽訂單項采購合同（總價合同）。5. 流程設置：5.1. 集團集中采購流程詳見集團集中采購流程圖。5.2. 區域集中采購詳見區域集中采購流程圖。5.3. 單項采購流程詳見單項采購流程圖。5.4. 專業分包實施流程詳見專業分包實施流程圖。5.5. 甲供、限額甲供實施流程詳見甲供、限額甲供材料設備實施流程圖。5.6. 甲控實施流程詳見甲控材料設備實施流程圖。5.7. 甲供、限額甲供請款流程詳見甲供、限額甲供材料設備請款流程圖。5.8. 甲控請款流程詳見甲控材料設備請款流程圖。5.9. 甲供、限額甲供結算流程詳見甲供、限額甲供材19、料設備結算流程圖5.10. 甲控結算流程詳見甲控材料設備結算流程圖。6. 關鍵活動描述6.1. 招標采購指引6.1.1. 材料設備類采購基本原則按xx地產集團招標管理辦法執行；集團集中采購、區域集中采購、項目年度采購、單項采購流程詳見相應的流程圖。6.1.2. 邀請投標供應商的確定：為保證采購招標的合理性，參加投標的供應商應經過招標小組的嚴格審核，根據招標產品的檔次需求選擇不同品牌的供應商參加投標，參與投標的各供應商應在公司規模、品牌知名度、生產及供貨能力、管理水平等各方面在接近的水平，各方面綜合指標偏差太大的不列入合格的投標單位。6.1.3. 定標原則的確定：材料設備采購定標原則有最高限價內20、低價中標、最低價中標、綜合評標三種方式，除高檔裝飾材料外要求采用最高限價內低價中標或最低價中標的定標原則。6.2. 合同簽訂指引集團集中采購、區域集中采購相應的單項實施合同材料設備部分原則上需通過材料公司簽訂。6.2.1. 專業分包：根據項目需求不同可選擇以下兩種方式簽訂合同（AB只能選一）：A、 甲方與供應商簽訂包工包料工程施工合同。B、 劃分材料設備部分及施工部分分別簽訂合同：合同：甲方與供應商簽訂不含主材費施工合同；合同：甲方與材料公司簽訂材料設備購銷合同（材料公司賣給甲方）；合同：材料公司與供應商簽訂材料設備購銷合同（供應商賣給材料公司）。6.2.2. 甲供：合同：甲方與材料公司簽訂材21、料設備購銷合同（材料公司賣給甲方）；合同：材料公司與供應商簽訂材料設備購銷合同（供應商賣給材料公司）。甲供材對應的工程合同需明確甲供材清單、損耗率、采保費、實施流程及責任界面。6.2.3. 限額甲供：合同：甲方與材料公司簽訂材料設備購銷合同（材料公司賣給甲方）；合同：材料公司與供應商簽訂材料設備購銷合同（供應商賣給材料公司）。限額甲供材對應的工程合同需明確限額甲供材清單、損耗率、采保費、實施流程及責任界面。6.2.4. 甲控：合同：施工單位與材料公司簽訂材料設備購銷合同（材料公司賣給施工單位）；合同：材料公司與供應商簽訂材料設備購銷合同（供應商賣給材料公司）。甲控材對應的工程合同須附上甲控材料22、設備委托付款證明書，確認甲控材料款由甲方代付。6.3. 訂貨、到貨、驗收管理指引材料設備的訂貨、到貨簽收、驗收等各項工作流程需遵循合同對應關系的基本原則：即誰采購誰通知訂貨、誰采購誰收貨、誰采購誰驗收的原則。6.3.1. 專業分包： 專業分包實施流程詳見專業分包實施流程圖。 項目公司工程部根據工程進度需要向供應商發出開工令，明確進場安裝時間及安裝完成時間。 供應商安排現場復核尺寸，編制生產及安裝計劃提交項目公司工程部審核，項目公司工程部審核通過后轉發材料公司備案。 供應商提交交貨樣板，樣板經材料公司及區域公司產品管理部、項目公司工程部審核確認后封存作為交貨驗收的依據之一。 供應商組織生產、備貨23、并與項目公司工程部、施工單位（總包單位）完成工作面交接工作。 材料設備到達施工現場后，供應商、項目公司工程部、監理單位現場核實數量及初步驗收，簽署材料設備到貨簽收單及材料設備質量報審表。簽署的表單只作為進度款支付的過渡性文件，材料設備的保管責任仍由供應商負責。 供應商根據進度計劃組織材料設備的安裝，供應商在施工過程中必須服從項目公司工程部及施工單位（總包單位）的相關管理規定。 材料設備安裝完成并由供應商自檢合格后，供應商提出驗收申請，項目公司工程部、監理單位、施工單位（總包單位）組織聯合驗收并核實工程量，核實工程量后簽署材料設備安裝完成一覽表，驗收合格后簽署材料設備竣工驗收證明書，驗收合格的工24、程同時移交給施工單位（總包單位），工程移交后由施工單位（總包單位）負責成品保護管理工作。6.3.2. 甲供及限額甲供： 甲供及限額甲供實施流程詳見甲供、限額甲供材料設備實施流程圖。 施工單位根據工程需要提交材料設備需用量計劃表，項目公司工程部審核后轉區域公司成本控制部審核，區域公司成本控制部審核后轉發材料公司。 材料公司向供應商發出材料設備訂貨通知。 供應商分批供貨至施工現場并負責卸貨，項目公司工程部、監理單位、施工單位（總包單位）聯合驗收及清點數量，簽署材料設備到貨簽收單及材料設備質量報審表，到貨的材料設備同時移交給施工單位（總包單位）。 合同內全部材料設備供貨完畢，供應商提出驗收申請，項目25、公司工程部、監理單位、施工單位（總包單位）組織聯合驗收，驗收合格后簽署材料設備竣工驗收證明書。6.3.3. 甲控： 甲控實施流程詳見甲控材料設備實施流程圖。 施工單位根據工程需要向材料公司發出材料設備訂貨通知。 材料公司審核后向供應商發出材料設備訂貨通知。 供應商分批供貨至施工現場并負責卸貨，施工單位負責清點數量及驗收質量，項目公司工程部、監理單位參與質量驗收，各方簽署材料設備到貨簽收單及材料設備質量報審表。 合同內全部材料設備供貨完畢，供應商提出驗收申請，項目公司工程部、監理單位、施工單位組織聯合驗收，驗收合格后簽署材料設備竣工驗收證明書。6.4. 請款指引及保函管理材料設備請款流程需遵循合26、同對應關系的基本原則：即誰供貨誰請款、誰采購誰付款的原則。6.4.1. 專業分包：專業分包簽訂的施工合同請款流程按項目公司工程類相關規范執行。6.4.2. 甲供及限額甲供材料設備請款流程詳見甲供、限額甲供材料設備請款流程圖，各階段請款需提供表單詳見材料設備請款指引；專業分包方案B合同、合同的請款流程及需提供的表單與甲供及限額甲供一致。6.4.3. 甲控材料設備請款流程詳見甲控材料設備請款流程圖，各階段請款需提供表單詳見材料設備請款指引。6.4.4. 保函管理：材料設備采購保函主要有合同執行初期的預付款履約保函和竣工驗收后的質量保函，為規避風險，材料公司只接受見索即付保函（也稱無條件保函），不接27、受其它形式的保函。u 各大銀行的保函開具參考各大銀行保函范本。u 保函管理的其它約定按“地產財發2013039號”文執行。6.5. 結算指引6.5.1. 專業分包：專業分包簽訂的施工合同結算流程按項目公司工程類相關規范執行。6.5.2. 甲供及限額甲供材料設備結算流程詳見甲供、限額甲供材料設備結算流程圖，需提交的表單詳見材料設備結算指引；專業分包方案B合同、合同的結算流程及需提供的表單與甲供及限額甲供一致。6.5.3. 甲控材料設備結算流程詳見甲控材料設備結算流程圖，需提交的表單詳見材料設備結算指引。6.6. 甲指乙供材料設備管理指引甲指乙供材料設備管理及使用規范詳見xx地產集團材料設備品牌管28、理指引（地產標工委發2016004號，版本號：V20160118）。7. 記錄表格7.6.1. JT-CZ-ZY09-01材料設備款抵投標保證金申請單7.6.2. JT-CZ- ZY09-02招標文件及資料發放回標簽到表7.6.3. JT-CZ- ZY09-03定標原則討論記錄表-材料設備采購類7.6.4. JT-CZ- ZY09-04材料設備采購技術標評分記錄表7.6.5. JT-CZ- ZY09-05材料設備采購技術標評分匯總表7.6.6. JT-CZ- ZY09-06材料設備采購開標記錄表-低價中標7.6.7. JT-CZ- ZY09-07材料設備采購開標記錄表-綜合評標7.6.8. J29、T-CZ- ZY09-08材料設備采購招標技術詢標記錄表7.6.9. JT-CZ- ZY09-09材料設備采購招標經濟標投標報價質詢表7.6.10. JT-CZ- ZY09-10洽商記錄表7.6.11. JT-CZ- ZY09-11材料設備采購中標通知書7.6.12. JT-CZ- ZY09-12材料設備需用量計劃表7.6.13. JT-CZ- ZY09-13材料設備需用量計劃匯總表7.6.14. JT-CZ- ZY09-14材料設備訂貨通知7.6.15. JT-CZ- ZY09-15材料設備訂購單7.6.16. JT-CZ- ZY09-16材料設備到貨簽收單7.6.17. JT-CZ- ZY30、09-17材料設備質量報審表7.6.18. JT-CZ- ZY09-18材料設備安裝完成一覽表7.6.19. JT-CZ- ZY09-19材料設備竣工驗收證明書7.6.20. JT-CZ- ZY09-20材料設備保修完成證明書7.6.21. JT-CZ- ZY09-21材料設備請款指引7.6.22. JT-CZ- ZY09-22材料設備款報審表7.6.23. JT-CZ- ZY09-23收款單位銀行開戶信息表7.6.24. JT-CZ- ZY09-24供貨確認書7.6.25. JT-CZ- ZY09-25付款確認書7.6.26. JT-CZ- ZY09-26甲控材料設備委托付款證明書7.6.27. JT-CZ- ZY09-27各大銀行保函范本7.6.28. JT-CZ- ZY09-28材料設備結算指引7.6.29. JT-CZ- ZY09-29材料設備結算資料目錄7.6.30. JT-CZ- ZY09-30材料設備結算申請表7.6.31. JT-CZ- ZY09-31材料設備結算工作交接單7.6.32. JT-CZ- ZY09-32材料設備結算表7.6.33. JT-CZ- ZY09-33材料公司合同定價表