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1、建設監理公司施工階段資料檔案管理規定編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 前 言建設工程監理工作具有技術管理、經濟管理、合同管理、安全管理、組織管理和工作協調等多項業務職能。其工作內容多、范圍廣、周期長，所形成的工程監理資料量大而龐雜。工程監理資料是監理績效的具體體現，也是監理工作的真實記錄，是建設工程的重要檔案資料，需要認真收集、歸納、整理。公司為加強對各監理部工程監理資料的日常收集及歸檔整理工作的管理，統一公司對各工程監理部監理檔案資料的驗收標準，建立完整、準確的監理工程檔案，特制定本規定。1. 基本規定1.1 本規2、定分為兩部分，一部分為竣工工程監理資料的檔案驗收、歸檔整理、存檔保管規定；另一部分為在監工程監理資料的日常收集、整理、存放、保管、階段整理歸檔規定。1.2 本規定歸檔整理及監理部監理資料日常整理歸檔部分，適用于我公司在河北省境內施工監理，使用河北省監理協會監制的河北省建設工程施工階段監理工作的基本表式的建設工程；省外施工監理工程按當地相應規定執行，也可參照上述規定執行。1.3 各監理部應將工程監理資料的形成和積累，納入工程監理工作管理的各個環節和各專業監理人員的職責范圍。公司將對各監理部進行定期檢查及隨時抽查，其結果做為考核項目監理部及監理人員的一項重要指標。2. 竣工工程監理資料的有關規定23、.1 檔案驗收部分2.1.1 項目監理部工程竣工監理資料，由監理部兼職資料員整理成冊，夾牢。項目總監檢查審核無誤，達到公司初步驗收標準，經總監簽字后派專人送交公司進行竣工項目監理資料的初步驗收。公司對竣工項目的初步驗收標準見本規定第2.1.5中1）條。2.1.2 通過初步驗收的監理資料，由總監負責報至公司進行竣工項目監理資料最終驗收，其驗收標準見本規定第2.1.5中2）條。2.1.3 對監理檔案資料管理的時間要求1）向公司提交工程竣工監理資料的時間：工程竣工進行預驗收后三日內，項目監理部向公司提交工程竣工監理資料進行初步驗收。工程通過竣工驗收后三日內，項目監理部向公司提交工程監理資料，由公司對4、其進行最終驗收。2）歸檔時間：通過公司最終驗收的竣工工程監理資料，一周內由公司資料檔案管理員對其裝訂、裝盒、編碼、歸檔存放。2.1.4工程監理資料驗收程序1）工程監理資料初步驗收程序：見（圖一）2）工程監理資料最終驗收程序：見（圖二）2.1.5竣工項目工程監理資料驗收標準1）工程監理資料初步驗收標準（1）工程監理資料的歸檔范圍 對工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要監理過程和現狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全、整理立卷后歸檔。 工程監理資料的具體歸檔范圍應符合本規定附錄A的需要。（2）歸檔文件的質量要求 歸檔的工程文件，監理實用表式一律為原件；施工單位提交的附件可為復印件，但5、必須加蓋提交單位的公章，注明原件存放處。 工程文件的內容及其深度必須符合國家及河北省有關施工、監理等方面的技術規范、標準和規程的規定要求。 工程文件的內容必須真實、準確與工程實際相符合，且監理部所編文件（包括日志、月報、規劃、細則、總結、報告、紀要等）文字清楚、語句通順，主題明確。 工程文件的書寫，要求用藍黑墨水或碳素墨水。不得使用復寫紙。 工程文件應字跡清楚，附圖清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備，所用監理表格的填寫正確完整，符合河北省建設工程施工階段監理工作的基本表式填報說明及要點的規定。 工程文件用紙規格一律采用A4幅面（297mm210mm）。 報送公司初步驗收的工程監理資料，遵照有關規6、定，按施工時間順序分專業分冊編目組卷，每冊首頁列有資料目錄，且用鐵夾沿裝訂線夾牢，附件折疊整齊，剔除金屬物達到能裝訂的程度。 達到上述要求后，報送公司的工程監理資料，填寫資料報送清單，總監簽字后，向公司辦理交接手續。 如有甩項驗收，或非監理部的特殊原因，某項監理資料暫時不能收集歸檔，監理部向公司提交書面報告予以說明后，向公司報送監理資料進行初步驗收。 向公司報送監理初步驗收資料時，在公司填寫所報工程的業務手冊，并負責辦理建設單位意見欄的有關手續。圖一 工程監理資料初步驗收程序n 總工程師全面審核后填寫總工初（復）審意見n 總監或指定專人填寫資料卡（見附表1）及資料清單n 總監在資料報送卡上簽字7、監理部報送正式驗收資料總監負責合格監理部整改總監派人公司總工辦接收審核檔案資料審核員總工程師審核初（復）審意見監理部報送資料總監負責n 雙方辦理交接手續n 填寫業務手冊，辦理建設單位意見欄有關手續n 資料管理員審核后填寫存在問題及處理意見不合格驗收程序轉入資料最終圖二 工程監理資料最終驗收程序n 總監或指定專人填寫資料卡（見附表1）及資料清單n 總監在資料報送卡上簽字監理部整改總監派專人監理部報送竣工資料總監負責n 雙方辦理交接手續n 資料管理員審核后填寫存在問題及處理意見公司總工辦接收、審核資料審核員總工程師審核審查意見不合格n 總工程師全面審核后填寫總工初（復）審意見合格否n 監理部填寫監8、理資料驗收卡“監理部意見欄”申報優良監理資料驗收卡“監理部意見欄”填寫：同意驗收合格，不再申報優良是公司組織評定結論意見監理竣工資料驗收申報優良 轉入歸檔整理存檔保管階段2.1.6監理檔案驗收的其它要求1）對驗收完畢的監理檔案資料，公司主管部門應填寫驗收意見，并根據監理部資料申報情況及監理資料評定標準，一周內組織評定給出評定結論。（監理資料評定標準見附錄B）。2）對通過驗收及評定的監理資料，驗收部門填寫監理檔案資料驗收卡（見附錄C式樣），公司有關人員及總監簽字后，與公司在監理過程中形成的“工程項目監理技術交底書”、“在監工程臺帳”、“工程質量問題記錄卡”、“監理竣工工程臺帳”、“監理存檔資料清9、單”一起編目存檔，每項工程一個檔案號，單獨存放，做為公司對已竣工工程的綱領性檔案資料，以備查考。2.2 監理檔案資料歸檔整理部分監理檔案資料的立卷、分冊，按卷大冊小原則劃分。每冊又可設分冊，每冊內容較多時為考慮裝訂厚度要求，又可分為上、中、下冊。1）一個工程項目由多個單位工程組成時，監理檔案資料按單位工程組卷，一個單位工程一個卷號。2）一個工程項目只有一個單位工程時，只有一卷，不另編卷號。3）卷由冊組成，一個單位工程監理資料有若干冊，分別按專業、內容、類別劃分為冊。具體要求見河北省建設工程施工階段監理工作的基本表式填報說明及要點第90頁有關內容及本規定附錄A。4）卷內文件的排列（1）文字材料按10、事項、專業、時間順序排列。同一事項的請示與批復，報驗與認可，主件與附件不能分開，并按批復在前，請示在后；認可在前，報驗在后；主件在前，附件在后的順序排列。（2）既有文字材料又有圖紙或圖片的案卷，文字材料排前，圖紙圖片排后。（3）案卷內不應有重份文件。5）編制卷內文件頁號（1）卷內文件均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。（2）頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角，折疊后的圖紙、圖片一律在右下角。（3）成套圖紙或印刷成冊的文件材料（如勘察報告、地基處理檢測報告等）自成一冊的，原目錄可代替冊內目錄，不必重新編寫頁碼。（4）案卷封面、卷11、冊內目錄、卷內備考表不編寫頁號。（5）卷內目錄中的頁次，填寫文件在卷內所排的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。自成一冊的文件頁次，填寫時在原頁碼前加“+”號。6）卷內目錄，按附錄D所給樣式，排在卷內文件首頁之前。按冊設置的，排在冊內目錄之前。冊內目錄見附錄D1，冊內目錄設在每冊內文件首頁之前。7）卷內備考表樣式見附錄E，排在卷內文件的尾頁之后。8）案卷封面的編制（1）案卷封面采用內封面形式，式樣見附錄F，由公司統一填寫。（2）檔號由合同號、案卷號及卷內文件分冊號組成。如合同號為2002-3，文件為第一卷編號1，第五冊，檔號為2002-3*1.5，如為第五冊第一分冊或上冊，則檔號為2002-12、3*1.5（1）或2002-3*1.5（上）。如為第五冊第一分冊上冊，則檔號為2002-3*1.5（1）上。（3）案卷題名，應簡明、準確地揭示卷內文件的內容，包括：工程名稱、單位工程名稱、監理階段、卷內文件的內容。（4）編制：填寫項目監理部名稱。（5）起止日期：應填寫案卷內全部文件形成的起止日期及本冊的起止日期。全部文件起止日期在前，本冊起止日期在后，中間用*隔開。（6）保管期限：按本規定附錄H有關內容填寫。（7）保密：填寫是與否。見附錄H有關規定。9）案卷裝訂封皮案卷封皮由公司統一印制見附錄F樣式，資料裝訂時置于最外層。2.3 工程監理資料存檔保管規定。2.3.1 案卷裝訂1）案卷由公司統一13、裝訂。采用三訂左側裝訂法。且整齊、牢固、美觀，便于保管和利用。2）裝訂時必須剔除金屬物。2.3.2 卷盒及案卷脊背1）公司存檔案卷裝具需采用卷盒形式。（1）卷盒外表尺寸為310mm220mm，厚度為40mm。（2）卷盒為無酸紙制作。2）案卷脊背的內容包括檔號，案卷題名。式樣見附錄G2.3.3 檔案資料的保管1）已驗收的監理資料，公司設專人保管。2）公司資料管理員，對已驗收的監理資料及時歸檔、裝盒、登記臺帳，并按時間順序分別裝柜，并在資料柜相應位置予以標識。3）檔案資料保存年限見附錄H。4）對已到保管年限的監理資料，公司資料管理員須及時清理，經總工程師簽字后做銷毀處理。5）公司資料管理員，平時應14、經常檢查檔案資料柜，檢查檔案資料是否受潮，霉變等，并及時處理，防止擴大。3. 項目監理部監理資料的日常管理3.1 總監理工程師對工程監理資料全面負責，現場資料員負責對監理資料進行日常管理工作。現場監理資料員經公司培訓，考試合格，取得資料員資格；經項目監理部總監理工程師的聘用后，公司配發上崗證，持證上崗。3.1.1 總監理工程師應使現場監理部的工程資料隨工程進度分專業收集，隨時整理，真實完整、分類有序、及時歸檔。總監理工程師對監理資料員的資料管理工作隨時抽查、督促，并進行階段性的檢查驗收，如每一子分部竣工后進行一次。對資料的管理情況及時掌握，并加以監督指導。 資料員對監理資料日常管理的工作內容115、）負責監理部的收、發文，并及時登記收、發文臺帳。2）及時登記公司實行的其它工程臺帳。3）對收到的文件及監理報表，及時轉給相應的專業監理工程師審核簽署意見后，報告總監并及時返回施工單位及建設單位，監理留存一份歸檔。4）如專業監理工程師未能對報表及時簽署意見，應進行督促，并向總監報告，由總監進行處理。5）對監理部向外發出的文件留存件及時分類歸檔。6）每日按監理日志首頁的要求記監理日志。7）對監理工程師各階段的監理資料及時整理歸檔。8）協助總監在監理工作交底會中向甲、乙方做監理資料的內容交底包括：監理資料的基本要求及往來程序，三方的相互配合等。9）負責對監理部監理資料的保管、借閱。10）經常向總監匯16、報監理資料管理工作情況，并向總監提交階段性（按分部工程）書面報告。11）工程竣工后，負責對全部監理資料的整理、自檢、完善工作。3.2 監理資料的管理，應符合河北省建設工程施工階段監理工作的基本表式填報說明及要點中第90頁的相關規定。3.3 監理部日常收集、歸檔的監理資料的質量要求，應符合本規定中監理資料驗收的條文規定。3.4 日常收集歸檔的監理資料，按單位工程分冊，小工程裝袋，大工程裝盒，存放于工地資料柜中，由資料員專人管理。3.5 監理部歸檔監理資料的立卷、分冊、編頁及排列順序見本規定“監理資料歸檔整理部分”。3.6 監理部監理資料歸檔的范圍見附錄A。3.7 監理部自編工程文件（監理規劃、監17、理細則、階段質量評估報告及工作總結、竣工質量評估報告及工作總結、監理月報、會議紀要、專題報告等）的編制內容、時間、報送部門及份數，按公司相應規定執行。3.8監理資料的歸檔時間要求。 各類監理報表簽署意見后當日歸檔。 監理通知、整改通知待施工單位回復后，經檢查合格，簽署意見即日歸檔。 監理規劃、細則批準后即日歸檔。若有補充修改，重新報批，歸檔。3.8.4監理月報每月5日前歸檔。 例會紀要，會后三日內歸檔。 各類總結，質量評估報告總監簽審后即日歸檔。 旁站記錄，工序施工過程中隨時記錄，該工序完成后當日歸檔。 監理日志逐日記載，右下角編頁碼，每冊記滿，總監在一周內簽字后即日歸檔。 監理合同、施工合同18、監理許可證、施工許可證、施工單位資質證書、機構設置、人員資質、崗位證書等，開工前整理完畢歸檔。 公司轉發的上級文件、公司下發的文件及時組織學習,并一周內歸檔。3.8.11 其它監理資料視具體情況及時整理歸檔。3.9 其它要求在監理工作交底會上，總監理工程師應將建設單位、監理單位及施工單位的資料往來、傳遞程序、提交份數、提交方式等交待清楚。并說明監理機構向建設單位提交的監理資料隨著工程進展隨時提供，建設單位應設專人收集保管，工程結束時，監理單位不再提交監理資料。并將書面形式“監理工作交底”分別發放給建設、施工單位。 監理對施工單位的資料、報表及附件的查收，均按河北省建筑工程技術資料管理規程DB19、13（J）35-2002標準執行。 監理部收到的文件（包括公司文件，建設單位提供的圖紙、報告等）均應妥善保存，任何人不得進行圈點、勾劃、涂抹、隨意標注等。如確需進行更改標注，應經總監批準，由專人完成，并加蓋標識專用章，予以確認方為有效。 監理部已歸檔的監理資料，需借閱應有借閱記錄，并辦理相關手續。3.10 獎懲 項目監理部提交的竣工監理資料，初驗不合格經整改后仍不合格，公司按有關規定對總監、資料員及其它相關人員給予處罰，并使其接受培訓，資料員重新核發資格證。 項目監理部提交的監理資料評定為優良，公司按有關規定給予總監、資料員及相關人員相應獎勵。附表1：監理工程資料初步/正式驗收報送卡項目名稱合20、同號單位工程名稱檔 號資料報送單位資料員內容摘要工程已進行預驗收/竣工驗收，監理資料已按公司有關要求整理/整理完畢，經監理部自檢達合格要求，現上報公司進行初步/正式驗收。本工程監理資料共冊，附資料清單頁。 總監： 年 月 日交接送達時間送達人接收人初/復審意見 審核人：日期：總工程師意見 簽 字： 日期：項目監理部負責人簽字： 日 期：注：本表填寫一式二份報公司附錄A：建設工程文件監理歸檔范圍第一頁序號歸檔文件原件復印件保管期限城建檔案管歸檔方式備注一第一冊：合同、監理組織機構、各種手續及有關文件1.監理中標通知書公司存檔2.委托監理合同（含補充協議）公司存檔長期3.監理許可證公司存檔長期單獨21、4.施工合同（含各類合同如分包合同等）5.建設工程監理報審表公司存檔長期6.施工許可證7.施工招投標文件8.工程質量監督通知9.工程質量責任書長期10.監理招投標文件公司存檔長期單獨11.項目監理機構組織形式、人員構成及人員變更資料長期12.總監任命書長期13.合同爭議處理意見（B2-12）長期14.合同變更資料（B213）長期二第二冊： 勘察設計文件及開工前監理各種審查、工程開工、停工、復工令1.工程地質勘察報告2.工程設計施工圖單獨3.設計交底與圖紙會審會議紀要附錄A：建設工程文件監理歸檔范圍第二頁序號歸檔文件原件復印件保管期限城建檔案管歸檔方式備注4.工程變更單（B32）長期5.工程開工22、報審表（B11）長期6.工程暫停令（B22）、復工報審表（B12）長期7.施工組織設計（方案）報審表（B13）長期8.主要施工機械設備報審表（B15）短期9.分包單位資格報審表（B14）長期10供貨單位資質材料長期11試驗室資格報審表（B114）長期三第三冊： 監理規劃、報告、總結、通知、紀要、日志等1.監理規劃（B27）短期2.監理實施細則（B28）短期3.監理月報（B29）長期4.工程竣工預驗報驗單（B113）短期5.工程質量評估報告、專題報告（B214）（B211）長期6.監理工作總結(竣工總結) （B216）長期7.監理專題（階段）總結（B111）短期8.監理會議紀要及來往函件（B2123、0）有關質量長期9.工程質量事故報告單（B117）長期附錄A：建設工程文件監理歸檔范圍第三頁序號歸檔文件原件復印件保管期限城建檔案管歸檔方式備注10工程質量事故處理報審表（B118）長期11監理工作聯系單（B31）短期12監理通知（B21）有關質量長期13監理工程師通知回復單（B19）長期14工程質量整改通知（B24）長期15施工單位申請表（通用）（B120）短期16監理日志（B217）短期17旁站監理方案短期四第四冊： 施工過程測量放線、材料、構配件、分部、分項工程報驗與認可1.施工測量放線報驗單（B16）長期2.工程材料/構配件/設備報審表（B112）長期3.工程報驗單（B17）短期4.見24、證取樣送檢資料（A63）（包括見證人授權書）長期5.旁站監理記錄長期6.砌體/砼檢驗驗收批認可通知（B26）（附旁站記錄）長期五第五冊： 進度、造價控制資料1.工程計量報審表（B115）短期2.工程變更費用報審表（B116）長期附錄A：建設工程文件監理歸檔范圍第四頁序號歸檔文件原件復印件保管期限城建檔案管歸檔方式備注3.工程款支付申請表（B18）短期4.費用索賠報審表（B111）長期5.工程款支付證書（B23）短期6.施工進度計劃（調整計劃）報審表（B119）長期7.工程臨時延期報審表（B110）長期8.工程最終延期審批表（B25）長期9.工程竣工結算審核意見書（B215）短期六第六冊： 監理25、臺帳及照片、聲像資料1.監理臺帳短期2.收、發文登記表短期3.工程資料的照片及聲像資料長期單獨4.其它監理資料（含工程質量保修期的監理資料）視情況定視情況定注：歸檔方式中，標注“單獨”字樣為對此文件公司單獨另行存檔，其文件將不再編入工程監理資料入卷。 原件欄中注有“公司存檔”字樣為對此文件原件公司單獨存檔，但復印件編入工程監理資料卷內。附錄B竣工工程監理資料驗收標準1. 監理工程竣工資料按單位工程評定分為合格、優良二個等級。2. 已通過公司檔案驗收的監理資料為合格。合格的監理資料，監理部可向公司申報，優良等級，公司將根據申報材料組織相應人員組成評委進行評定。3. 監理資料優良標準3.1 監理單26、位用表編號齊全，字跡清楚，基本無錯字、漏字、別字；所收施工單位監理報表及附件格式，符合監理單位用表的要求。3.2 公司在巡視及定期檢查項目監理部監理資料日常管理中，無不良記錄，總監按階段檢查資料、歸檔及時。3.3 監理部所編文件符合有關規定，文字準確，語言流暢，內容符合有關要求，中心思想明確，文章結構合理。向公司提交的監理文件符合公司規定的時限要求，向建設單位提交的監理文件時限除應符合公司的有關規定外，還應符合主管部門、建設單位有關規定。3.3.1 監理規劃符合建設工程監理規范的有關要求及公司“監理規劃編制規定”。內容充實、科學合理、有針對性，質量控制點選擇得當，三控措施有力。隨著工程的進展，27、對其內容隨時補充、調整、完善。3.3.2 監理細則編制時間滿足施工階段監理要求，具體內容切實可行具有可操作性，深度能滿足施工階段監理的操作要求。3.3.3 監理月報報送及時，內容詳盡、真實可靠。3.3.4 會議紀要會議主要內容記錄清楚，文字簡練，主要事項及形成的一致意見記錄明確，分發及時。3.3.5 監理日志每日記載，基本無涂抹，監理當日主要活動事項均有記錄，且有施工問題處理意見及手段，并具有可追溯性。3.3.6 監理質量評估報告1） 階段質量評估報告護坡、地基處理、基礎工程、主體工程驗收編制階段質量評估報告，報建設單位及公司工程部。語言簡練，敘述清楚，且有質量意見，編制格式及內容按相關規定。28、2） 工程質量評估報告。監理工程竣工驗收編制工程質量評估報告，報公司審批。要求同1）。3.3.7 監理工作總結包括階段工作總結（與階段質量評估報告對應）及竣工工作總結。內容充實，對監理工作的總結，評價客觀；監理經驗總結見解獨到，有一定的深度，對今后監理工作的建議具有較高價值和實際意義。附錄C：監理檔案資料驗收卡項目名稱總 監單位工程名稱檔 號通過驗收時間本卷共冊資料員項目監理部意見評定結論總工程師意見歸檔接收人接收日期業務手冊資料轉交人裝訂存檔1、工程項目監理資料公司單獨存檔部分2、竣工工程監理資料部分 資料管理員： 日期：備注保修階段：其它：附錄D：卷內目錄式樣 單位：mm第 卷 卷 內 目29、 錄 35 序號文件編號負責人文件題名日期頁次備注 20總監資料員251025151550202015 15 1515 297 210 17 附錄D1：冊內目錄式樣 單位：mm第 冊 冊 內 目 錄 35 序號文件編號文件題名日期頁次備注 202510356520201515 1515 297210 17 附錄E：卷內備考表式樣 單位：mm 297 15本案卷共有文件材料 頁，其中：文字 頁，圖樣 頁，照片 張。本冊共有文件 頁，其中：文字材料 頁，圖樣材料 頁，照片 張。說明：立卷人： 年 月 日總 監：審核人： 年 月 日 35 25卷（冊）內備考表 210 附錄F：案卷封面式樣（內封面）30、 單位：mm檔 號： 工程項目名稱： 297 4*15 30 15 45 30 50 30 30案 卷 題 名： 本 冊 題 名： 編 制： 日 期： 保 密： 保管期限： 保 管 單 位： xx建設監理有限公司 共 卷 第 卷 本卷共 冊 第 冊 210 附錄F1：案卷封皮式樣 單位：mm 30 4*15 297 45 編號：2002-xx建設監理有限公司 項目監理部年 月 日 工程監理檔案資料第 卷 第 冊 第 分冊 210 附錄G：案卷脊背式樣D40310檔號2050案卷題名2014040 尺寸單位統一為：mm附錄H：本規定專用術語說明. 監理資料保存期限為本公司存檔資料的時間。長期：指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期：是指工程檔案保存20年以下。本規定工程監理資料短期一等重要工程為18年，二等工程15年，三等10年。2. 未標注保管期限的歸檔資料，保存時間為6年。3. 同一冊內有不同保管期限的文件，以短期期限為標準，將到保管期的文件剔除，將長期保存的文件重新整理裝訂，并標識登記。4. 工程監理資料是否保密，應根據所監理的工程性質，用途及建設單位要求及有關規定確定。