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1、金融公司地產(chǎn)商業(yè)合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1. 總則1.1 為加強合同全過程管控，規(guī)范經(jīng)營行為、降低風險，維護公司合法權益，根據(jù)有關法律法規(guī)及集團合同管理制度，結合實際情況，制定本制度。1.2 本制度所稱的合同是指商業(yè)所有區(qū)域及各項目簽訂的各類合同（含補充合同）、協(xié)議、意向書、備忘錄等設定雙方或多方權利義務的文件。1.3 金額在10000元人民幣以上的經(jīng)濟事務（不包括行政稅費），原則上均應簽署合同。2. 合同內(nèi)容2.1 合同范本2.1.1 在簽訂合同時，應優(yōu)先使用集團合同范本。因特殊原因不能使用合2、同范本的，應事先將合同提交合作律師或集團法律事務部審核確認，并在合同審批時對未使用范本的原因及修改部分進行說明。2.1.2 集團各部門強制要求使用的合同范本，合同經(jīng)辦人必須遵守相關規(guī)定，不得使用其他合同文本。2.2 合同條款規(guī)范2.2.1 合同名稱2.2.1.1 合同名稱必須反映所屬項目和主要事件，禁止直接使用通用性的合同名稱。項目相關合同必須包括“公司發(fā)布的項目標準名稱+事項”，正確示例“XX天街辦公用品采購合同”。2.2.1.2 合同名稱、附件名稱、正文中的名稱、及其他OA支持性文件，必須保證名稱的一致性和關聯(lián)性。2.2.2 合同主體2.2.2.1 合同主體必須寫明合同各方的全稱，且與公司3、印章保持一致，項目類合同的合同主體必須與該項目的開發(fā)公司吻合。2.2.2.2 若一份合同對應多個合同主體，需要說明不同主體對應的標的物及金額，以滿足成本分攤和辦理承兌的需要。2.2.3 合同正文2.2.3.1 合同標的應有明確描述，詳細約定標的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量標準或內(nèi)容、要求、服務標準等事項。2.2.3.2 合同價款應有明確具體的幣種及數(shù)字，應明確合同價款所包含的產(chǎn)品或服務項目范圍，屬于暫定合同價款（單價或總價）的，應明確合同價款的確定、調整及結算方式。2.2.3.3 付款方式應約定明確具體的付款條件及付款時間，我方主體付款的，應要求合同相對方在我方付款前提供全額合法發(fā)票。2.2.3.44、 履行期限應約定明確的履行起止時間或確定履行期限的方式。2.2.3.5 應具備合同期限條款，約定明確的有效期限起止日期。2.2.3.6 應具備違約責任條款，根據(jù)合同內(nèi)容針對合同相對方的主要義務設定違約責任，并且約定明確的違約金比例。2.2.3.7 應具備合同解除條款，根據(jù)合同內(nèi)容針對合同相對方違反主要義務的情形設定合同解除權，并且約定合同解除后的違約金比例。2.2.3.8 應具備爭議解決條款，約定以我方主體所在地或合同履行地作為訴訟管轄地，或約定向前述地點的仲裁委員會提起仲裁。2.2.3.9 應具備合同簽訂時間、地點條款，明確約定簽訂時間及地點。2.2.3.10 合同約定由自然人代表公司行使權5、利、履行義務的，應具體約定該自然人的代理權限或簽字權限。2.2.3.11 合同附件內(nèi)容應明確，與合同正文不存在內(nèi)容上的沖突。合同正文應約定正文與附件發(fā)生內(nèi)容沖突時的解釋順序。2.2.3.12 合同訂立后需簽訂補充協(xié)議的，補充協(xié)議僅針對補充事項作出約定即可，無需全部滿足上述合同內(nèi)容要求。3. 合同審批3.1 合同審批流程及崗位職責3.1.1 基本流程：起草會簽校稿審核審批用印歸檔/抄送3.1.2 起草3.1.2.1 合同經(jīng)辦人對合同簽訂的及時性、合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性承擔主要責任，即第一責任。合同經(jīng)辦人崗位調整或者離職時，應及時做好工作交接。3.1.2.2 合同經(jīng)辦人在會簽過程中6、不得隨意添加合同會簽權限以外的人員參與會簽。3.1.2.3 若發(fā)生多版本情況，應說明版本之間的差異，明確修訂的內(nèi)容。3.1.2.4 當合同經(jīng)辦人不能找到合適的合同類別時，首先應與信息中心系統(tǒng)管理員確認是該類別未向員工開放使用權限，還是尚未建立適用的合同類別。若確認屬于后者，則承辦部門應向財務部反映提出增加合同類別的要求，禁止隨意選擇合同類別。3.1.2.5 提交合同時應填寫合同摘要，應包括：（1）合同的形成方式，依據(jù)及背景；（2）合同的主要關鍵點說明（如特殊的，變化的條款，或提醒對應會簽人需重點關注的點）；（3）與目標成本合約規(guī)劃的對比情況。3.1.3 會簽3.1.3.1 會簽人對合同內(nèi)容提出7、本部門工作需求和專業(yè)意見，承擔相關專業(yè)責任，負責提供專業(yè)標準規(guī)范或技術要求條款給合同起草人。3.1.3.2 合同經(jīng)辦人必須逐條明確回復會簽人意見、直到意見達成一致（嚴禁含糊簡單地以“OK、同意”等字詞接受會簽意見、未處理會簽意見直接送審批的情況）。3.1.3.3 合同經(jīng)辦人不得隨意跳過系統(tǒng)默認的會簽人員直接校稿。3.1.4 審核3.1.4.1 合同審核人負責對校稿版本的合理性、合法性、規(guī)范性、完整性和正確性進行全面審核，承擔合同簽訂的第二責任（審核人必須全面檢查會簽意見并確認合同經(jīng)辦人已經(jīng)與會簽人達成一致意見）。3.1.5 審批3.1.5.1 審批人在審核的基礎上批準該合同的執(zhí)行，對簽訂合同承8、擔決策責任。4. 合同訂立4.1 合同復核4.1.1 合同經(jīng)辦人為合同內(nèi)容正確性、完整性的第一責任人，送用印前對合同紙質版與OA審批版進行全面復核，并對紙質版本與OA審批版不一致的失誤承擔責任。4.1.2 財務部門須對用印合同主要條款進行復核，確保與OA系統(tǒng)審批內(nèi)容一致，復核公司相關用印規(guī)定，并加蓋“核對無誤”的印章。財務部門對紙質版本與OA審批版不一致的失誤承擔責任。4.1.3 合同被查出缺件或錯誤，經(jīng)辦人須及時修改并交回檔案室用印。4.2 合同用印4.2.1 公章存放于地產(chǎn)檔案管理員 ，所有合同若缺少財務部門“核對無誤”字樣印章，檔案管理員將不予批準用印。4.2.2 簽訂合同應使用公章或合9、同專用章，不得使用其他印章。4.2.3 合同為多頁的，雙方須加蓋騎縫章。如與自然人簽訂合同，應要求自然人逐頁簽字或在騎縫處簽字。4.2.4 合同須裝訂整齊，騎縫章或騎縫簽字完整清晰，騎縫章范圍應覆蓋主合同及全部附件。4.2.5 合同用印完畢后，由印章管理員做好領取登記（模板見附件1）。5. 合同存檔5.1 合同存檔文件應包括主合同、補充協(xié)議、解除協(xié)議或終止協(xié)議、合同附件、合同附圖、合同相對方的主體資格及經(jīng)營資質文件、授權委托書、合同登記備案文件及其它按照合同約定屬于合同組成部分的資料。5.2 合同解除過程中形成的具有法律意義的文件，如解除通知、EMS特快專遞單及回執(zhí)、掛號信憑證及回執(zhí)、報紙公告10、公證書等等，應當列為合同存檔文件。5.3 一般情況下，合同至少一式三份，保存兩份原件。一份交由地產(chǎn)檔案室歸檔；另一份交由商業(yè)區(qū)域財務計劃中心歸檔。5.4 地產(chǎn)檔案室與區(qū)域財務計劃中心分別簽收合同原件后才視為歸檔完成。合同歸檔必須在合同審批完成后一個月內(nèi)完成。各類項目合同經(jīng)辦人還需提交一份復印件至項目行政處存檔。涉及到商務條件需事先抹去。6. 合同履行6.1 經(jīng)辦部門應及時跟進合同狀態(tài)，避免合同長時間處于未履行或履行中的狀態(tài)。合同履行發(fā)生異常時，應及時將情況反饋至合作律師或集團法律事務部，征求法律意見后作出相應處理。7. 合同解除7.1 單方面或被對方要求解除或終止合同的，應事先告知所在合作律11、師或集團法律事務部，并征求法律意見。7.2 合同解除協(xié)議審批流程同原合同審批流程。7.3 解除合同應以書面方式通知對方，通知應采取當面簽收、EMS特快專遞、掛號信、報紙公告、公證送達等方式，并保留相應的簽收單、回執(zhí)、報紙、公證書等文件。8. 注意事項8.1 合同主體及所有附件、附表、附圖須打印完整、裝訂整齊。建議雙面打印以節(jié)省存檔空間。8.2 合同用印前經(jīng)辦人須在紙質合同封面右上角打印或用鉛筆標注合同編號（補充合同須同時標注主合同編號）。8.3 對于頁數(shù)超過20頁的合同，經(jīng)辦人須在每份合同所有待用印處標注（折角或貼便簽），以提高工作效率。8.4 合同總價款/預估總價款大于或等于10萬元的，須附12、最新版廉潔協(xié)議（采購/園林公司對內(nèi)合同、地產(chǎn)與物業(yè)之間合同除外）。8.5 原則上合同必須先審批后執(zhí)行，禁止“先做后補”。如遇到非常緊急或特殊情況，確實無法做到按標準流程進行合同審批，必須先執(zhí)行業(yè)務的，須按照集團先做后補特殊審批規(guī)定執(zhí)行。8.6 用印完成的合同如經(jīng)辦人未及時領取，每周五由各部門文員統(tǒng)一領取分發(fā)給經(jīng)辦人。9. 違反制度行為的處理9.1 凡因越權處理合同事宜、未及時匯報情況和遺失合同有關資料而給公司造成損失的，根據(jù)公司規(guī)章制度追究相關人員的責任；9.2 各部門自行負責本部門合同人員經(jīng)辦合同的資格審查，對多次出現(xiàn)低級錯誤的合同經(jīng)辦人，取消其經(jīng)辦合同的資格。9.3 合同經(jīng)辦人未處理會簽人意見，或同意會簽人意見但未在校稿時未作相應修改，對此情況公司將進行通報批評。9.4 行政部記錄合同用印違規(guī)問題，定期于PMO會上進行通報，記錄結果納入責任人當期績效考核參考內(nèi)容。9.5 合同經(jīng)辦人、會簽、審核及批準人員存在其他違反合同管理制度行為的，對公司造成損失的，視情節(jié)輕重程度，公司保留進一步處罰的權利。10. 其他10.1 本制度自公布之日起生效。附件1：廉潔合作協(xié)議書