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1、鐵建工程咨詢公司委托合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX鐵建工程咨詢有限公司項目管理（委托建設管理）合同管理制度總則為加強XX鐵建工程咨詢有限公司的項目管理（委托建設管理）合同管理，明確工作流程，根據中華人民共和國合同法和其他有關法規的規定及XX鐵建工程咨詢有限公司（以下簡稱公司）合同管理辦法的要求，結合工程項目管理的實際情況，特制定本制度。一、公司對外簽訂的項目管理（委托建設管理）合同適用本制度。二、合同管理是公司工程建設管理（委托建設管理）的一項重要內容，作好合同管理工作，對于公司優質高效的完成項目2、管理（委托建設管理）任務，具有積極的意義。合同的簽訂三、合同洽談、簽訂須由承辦人與相關部門項目主管及負責人共同參與。四、簽訂合同必須遵守國家的法律、法規、政策及有關規定。五、承辦人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。應驗證合同對方當事人有效的營業執照、資質證書、資信狀況，驗明合同對方當事人是否具有簽訂合同的主體資格，審查合同對方的主辦（經辦）人是否具有代理權及其權限內容，查驗上述資料的真實性、合法性，并保存有關資料。六、合同簽訂一律采用書面形式，嚴禁口頭協議和非正式書面協議。有關修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的有效組成部分。七、國家規定采用標準合同文本的必須采用標準合同文本。3、八、合同承辦部門為工程項目管理部。九、由工程項目管理部承辦人員草擬合同文本，經會簽后，根據會簽意見進行修改確定合同全部內容。各部門在審核合同條款時，應根據分管工作，側重審核與日常工作有關的條款。如：施工技術主管工程師審核施工組織、施工方案、安全措施）、工期、工程質量、甲乙方工作、進度計劃、工程質量檢查、變更設計、安全施工等條款；計劃主管工程師審核合同價款、工程預付款、驗工計價、工程款支付等條款。財務部審核工程款支付、合同價款、竣工決算等條款。安全質量調度負責審核質量標準、安全施工等條款。十、合同對各方當事人權利、義務的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。十一、合同內容應注意的主要問題：14、部首部分，要寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點；2正文部分：建設合同的內容包括工程范圍、建設工期，中間交工工程的開工和竣工時間，工程質量、工程造價、技術資料交付期間、材料和設備供應責任，撥款和結算、竣工驗收、質量保修范圍和質量保證期、雙方的責任、權利、義務和相互協作、違約責任、爭議解決方式以及合同生效條件等條款；物資設備合同應注明產品名稱、技術標準和質量、數量、包裝、運輸方式及運費負擔、交貨期限、地點及驗收方法、價格、違約責任、爭議解決方式以及合同生效條件等條款；其它合同應有標的，數量，質量，價款或者酬金，履行期限，方式，違約責任，爭議解決方式以及合同生效條件等。對公司權益影響較大或可能存在風5、險的合同條款，必須對當事人雙方的權利義務做出明確的約定。同時，依據擔保法的有關規定要求對方當事人提供合同履約擔保。3結尾部分：雙方都必須使用合同專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或其他業務章，注明合同有效期限。雙方法定代表人或其授權委托人蓋章。十二、任何人對外簽訂合同，都必須以維護公司合法權益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者追究其責任。合同的審查批準十三、合同在正式簽訂前，必須經相關部門及主管領導審核聯簽后，方能正式簽訂。十四、合同審查由合同承辦部門組織實施，可采用會議審查或聯簽審查的方式進行。不論采取何種方式審查，均應做出審查記錄，并妥善保存。十五、聯簽程6、序如下：1合同承辦人應當將草擬的合同文本送相關業務部門項目主管及負責人、工程項目管理部負責人和公司常務副所長審核聯簽，重要合同必須經公司法律顧問審查。2參與審查的部門對合同提出異議或修改意見的，應當補辦聯簽手續，協商一致后，方可正式對外簽訂合同。十六、合同審查的要點：1合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。2合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。3合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；各項費用計算與支付方式是否正確、清楚；7、合同內容與洽談或招投標不一致的問題是否解決；公司與簽約方的組織和技術接口是否建立并保持；簽約方的要求是否雙方都已明確并形成文件。4滿足合同要求的技術能力和按期交付能力等是否已得到公司有關方面的確認。十七、根據實際需要，合同還可以呈報上級主管機關鑒證、批準，或報工商行政管理部門鑒證，或請公證處公證。合同的履行十八、合同依法成立，既具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著“重合同、守信譽”的原則，嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的實際履行和全面履行。十九、如合同不能履行應當及時采取補救措施減少損失。因不可抗力因素影響合同履行的應當及時通知對方當事人，同時采取積極措施減少損失，并注意保8、存有關證據。二十、合同承辦部門應當建立合同承辦專人負責制度，承辦人發生變化時，必須做好資料的完整移交。承辦人對合同洽談、履行過程中雙方往來的電報、傳真、會議紀要、文件、圖表、電子郵件等文件資料，應當及時收集和妥善保管。二十一、各部門項目主管應當隨時掌握合同履行的動態，對于對方當事人提出的有關合同履行問題，應當咨詢工程項目管理部后及時起草書面說明回復對方，不得拖延，避免造成經濟損失。發現對方不履行或者不完全履行合同時，合同承辦人應積極與對方當事人協商，催促其履行合同約定義務，同時應將其不履行或不完全履行合同的情況及時書面報告工程項目管理部，并協助在索賠期限內收集和保存證據，及時索賠。二十二、各部9、門應嚴格按照合同約定檢查和督促合同的履行，并將合同履行情況及時反饋給工程項目管理部。二十三、工程項目管理部對所簽訂的合同執行情況進行跟蹤，定期了解對方當事人的資信和履約能力變動情況，發現問題及時向主管副總經理匯報，并采取積極穩妥、切實可行的措施；對合同履行中出現的問題給予解釋、解決。二十四、合同結算必須通過工程項目管理部及財務部進行。工程項目管理部及財務部應當依照已生效合同的約定，及時辦理收付結算。對未經審批、簽章的合同，不得辦理收付結算。合同的變更、解除二十五、在合同履行過程中，碰到困難的，首先應盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更，解除10、合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。二十六、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護公司合法權益出發，從嚴控制。二十七、變更、解除合同，必須符合合同法的規定，并應在公司內辦理有關的手續。二十八、變更、解除合同的手續，應按本制度規定的審批權限和程序執行。二十九、變更、解除合同，必須采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式無效。三十、變更、解除合同的協議在未達成或未批準之前，原合同仍有效，仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。三十一、因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責任的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協議書中明確規定11、。三十二、以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經發現，從嚴處理。合同糾紛的處理三十三、合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛時，應按合同法等有關法規和本制度規定妥善處理。三十四、合同糾紛由有關業務部門（法律顧問）負責處理，經辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。三十五、處理合同糾紛的原則：1堅持以事實為依據、以法律為準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為準。2以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發生后，應及時與對方當事人友好協商，在既維護公司合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。3因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障公司合法權益不受侵害；因12、公司責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，并盡量采取補救措施，最大限度地減少公司損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合理解決。三十六、在處理糾紛時，應加強聯系，及時溝通，積極主動地做好應做的工作，不互相推諉、指責、埋怨，統一意見，統一行動，一致對外。三十七、合同糾紛的提出，包括由公司與當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內進行，并必須考慮有申請仲裁或起訴的足夠的時間。三十八、處理合同糾紛，有關部門必須準備下列證據材料：1合同的文本（包括變更、解除合同的協議），以及與合同有關的附件、文書、傳真、圖表等；2送貨、提貨、托運、驗收、發票等有關憑證；3貨款的承付、托13、收憑證，有關財務帳目；4產品的質量標準、封樣、樣品或鑒定報告；5違約方的有關證據材料；6其他與處理糾紛有關的材料。三十九、對于合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，由雙方代表簽字并加蓋雙方單位公章或合同專用章。四十、對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書，上級主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效后，應復印若干份，分別送與對該糾紛處理及履行有關的部門簽收，各部門應由專人負責該文書執行的了解或履行。四十一、對于當事人在規定的期限屆滿時沒有執行上述文書中有關規定的，承辦人應及時向主管副總經理匯報。四十二、對方當事人逾期不履行已經發生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，可向有管14、轄權的鐵路中級法院申請執行。四十三、在向鐵路中級法院提交申請執行書之前，有關部門應認真檢查對方的執行情況，防止差錯。執行中若達成和解協議的，應制作協議書并按協議書規定辦理。四十四、合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，并將有關資料匯總、歸檔，以備考。合同專用章的使用四十五、合同專用章由工程項目管理部申請使用。四十六、合同專用章僅用于對外簽訂合同，并嚴格在授權范圍內使用。四十七、合同專用章應由市場開發部合同管理人員專管，嚴格印章使用，所有印章使用均需由經辦人員簽字登記并建立使用臺帳，禁止未經批準攜帶合同專用章外出簽訂合同。如遇工作需要，需攜帶合同專用章外出，必須事先辦理借用手續，用后立即15、歸還并做好使用事項的登記。四十八、加蓋合同專用章之前必須有合同審查聯簽單，未經簽字或簽字不完整的聯簽單不得加蓋合同專用章。四十九、非合同的其他文稿不允許蓋合同專用章，空白紙張不得蓋合同專用章。合同監督與歸口建檔五十、合同管理應當接受上級主管部門的檢查和監督。五十一、公司工程項目管理部應當每季度組織一次合同自查。合同自查的主要內容：1合同管理制度的建立健全與落實情況；2合同管理檔案、臺賬建立情況；3合同的簽訂與履行情況；4合同糾紛的處理情況；5對于違反合同管理制度、造成經濟損失人員的責任追究情況。五十二、工程項目管理部要建立合同管理臺帳和檔案，收集、整理各類合同的檔案資料并進行歸檔管理，定期做好統計分析。