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1、電器公司人事檔案建立轉移管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 為規范集團人事檔案管理，完善各類人事檔案資料，增強人事檔案的保密性，建立起整個集團完整的人事檔案管理體系，確保及時、準確的提供各項數據、資料，特制訂本制度。一、 人事檔案的范圍1、 員工個人人事檔案（是指被集團正式錄用的編制內已簽勞動合同人員的個人人事檔案）；2、 集團為員工建立的內部人事檔案；3、 集團為外用工建立的內部人事檔案（外用工是指被集團錄用的編制外人員和由集團管理的廠家人員，包括民工、廠方促銷員等）；4、 集團后備人才庫；5、 集團內部產生2、的和政府部門下發的各類人事文件、資料、報表材料等。二、 人事檔案的建立1、凡集團錄用的主管級以上正式員工，自簽訂勞動合同之日起集團將其個人人事檔案轉至集團委托人事代理的人才交流中心集中進行管理，交納相應的檔案托管費。2、對于集團錄用的正式員工，自辦理錄用手續之日起，集團為其建立內部人事檔案。內部人事檔案內容包括： (1) 個人應聘資料（簡歷和成果證明，身份證、學歷、學位、專業技術資格等相關證書復印件）(2) 職位申請表、面試評估表(3) 體檢表、健康證(4) 擔保書（財務、倉管、保安、駕駛、業務等崗位）(5) 錄用通知書(6) 試用期協議或（新開連鎖店培訓期）協議書(7) 培訓通知書(8) 培3、訓實習考評表(9) 試用通知書(10) 員工登記表(11) 勞動合同（聘用合同）(12) 商業保密協議(13) 轉正申請表(14) 考核、獎懲、任免、調動材料(15) 其它需要歸檔的材料員工內部檔案包括文字檔案和電子檔案兩種版本，文字檔案存放上述各類的原始材料；電子檔案對上述各類的原始材料進行提煉和摘要，以便于查詢和統計。3、對于集團所用民工和廠方促銷員在辦理錄用或進場手續時應及時將其登記表和相關證件復印件及其它材料登記建檔，民工由物流和售后部門建檔后，將情況匯總報集團人力資源部備案。廠方促銷員檔案材料由集團人力資源部管理。各子公司的民工由物流和售后部門建檔后，將情況匯總報子公司人事部門備案。4、廠方促銷員檔案材料由子公司人事部門管理。4、為提高人力資源信息的利用效率，在每次招聘后，集團招聘管理組對落選材料進行進一步的篩選，將備選人員的材料建檔保存，建立后備人才庫，并定期維護和更新。5、為加強各類人事資料、文件的管理，增強保密性，對集團內部產生的和政府部門下發的各類人事文件、資料、報表材料，集團人力資源部按各管理組歸口管理，注意資料的保密性，責任落實到組，每年年底整理裝訂成冊后由各管理組負責保管。子公司人事部門須對產生的各類人事資料和下發的人事文件登記統一管理。三、檔案的管理1、管理權限：員工個人人事檔案由集團和各子公司委托當地的人才市場代為管理。具體檔案轉移手續，集團總部和南京地區由5、集團人力資源部負責辦理，外地子公司由各子公司人事部門負責辦理。電器連鎖集團人力資源部管理總部各中心及南京地區各商場、物流中心、服務中心所有人員（包括廠方促銷員、臨時工）以及外地子公司、電器合資公司（飛歌除外）、產業公司所有財務、人事、各部門第一負責人及主管級以上人員的內部人事檔案；民工檔案由南京物流中心、南京服務中心的兼職人事專員負責管理。外地子公司人事部門管理本公司所有人員（包括廠方促銷員、臨時工）的內部人事檔案；民工檔案由物流、售后服務部門負責管理。集團人力資源部的內部人事資料，由集團人力資源部各管理組根據職能劃分，歸口管理；各子公司的內部人事資料由各子公司人事部門負責管理。2、檔案維護新6、員工入檔材料由人事管理組或各子公司人事部門按照招聘和錄用制度的規定認真審核、整理入檔，并填寫檔案材料目錄，以后內部人事檔案添加新的資料時，須及時在檔案材料目錄上注明。歸檔的員工書面材料必須內容真實、各項內容填寫完整齊全、文字工整。需組織審查蓋章或本人簽字的材料，需蓋章簽字完畢后方能歸入個人檔案。如發現歸檔材料不齊全、內容不真實、手續不完備等不符合要求的情況，應及時通知有關員工限期補辦材料或手續，有關部門須按規定認真辦理；在規定期限內沒有補辦材料且無合理理由者，人力資源部有權予以其停職，停職期間工資不發。各檔案管理部門對所管理的人事檔案要建立相應臺帳，記載檔案內容的變動和查閱情況。對員工在職期間7、產生的考核、獎懲、任免、調動等材料應及時整理歸檔。為保證檔案資料的準確性和時效性，及時了解員工情況，對全體員工每兩年一次填寫員工登記表。檔案材料嚴禁私自涂改、抽取或偽造；不得擅自處理或銷毀檔案材料。檔案材料應及時整理、更新，對已失效確需銷毀的檔案材料應及時抽取，并作好登記，另行保管。主管級以下人員的失效材料，經主管領導審核后予以銷毀，銷毀檔案需有兩人以上在場方可進行。人事檔案應設專門的檔案室或檔案柜由專人加以管理。應保持檔案室和檔案柜的干燥、通風，嚴禁在檔案室及檔案柜周圍吸煙，放置易燃易爆物品、其它雜物等影響檔案安全的物品。檔案管理人員發生崗位變動時，應辦理詳細檔案的交接手續。3、檔案資料的查8、閱和借用 為便于檔案的查閱和借用，檔案管理人員需建立相應的檔案查詢目錄。查閱檔案資料的查閱只能在檔案室或指定的區域內進行，嚴禁將檔案資料帶出檔案室或指定查閱區域。經理級及以上級別人員方有權查閱人事檔案。查閱人事檔案需填寫檔案查閱（借用）登記表，經檔案管理人員審批后方可查閱。除總裁外，其他人員只允許查閱本部員工人事檔案，查閱非本部員工人事檔案，需報集團人力資源部經理審批。員工本人不得查閱自己的人事檔案。借用總監級及以上級別人員方有權借用人事檔案。借用檔案需填寫檔案查閱（借用）登記表，并經總裁或集團分管領導審批，集團人力資源部經理審核。外借材料只提供復印件，使用完畢后及時歸還。檔案管理人員在不泄露9、員工個人秘密的情況下可接受電話查詢，如涉及保密內容，應事先向有關領導請示后，方可回復。檔案管理人員對查閱或借用的人事檔案必須及時辦理登記手續，登記簿內容填寫完整，登記簿妥善保存以備查。檔案管理人員應保證所管檔案的保密性，對未辦手續或手續不全者不予提供檔案的查詢和借用服務；檔案管理人員不得泄露或公布員工人事檔案的內容；違者予以嚴肅處理，直至辭退。查閱和借用檔案的人員對查閱和借用的檔案內容不得向他人透露，不得擅自摘抄、復制，否則以泄密論處。查閱和借用檔案的人員對查閱和借用的檔案材料不得任意涂改、拆散、增添、圈劃和污損。收回檔案材料時，檔案管理人員必須當面認真檢查檔案材料是否完好齊全，防止檔案資料的10、流失。嚴禁任何個人私自保存他人檔案。對偽造、涂改、私自銷毀檔案材料和利用檔案材料營私舞弊等違反中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守秘密法和公司有關規定的，視其情節輕重，予以嚴肅處理。下班時，檔案管理員須將檔案柜、檔案室門窗關好，關閉所有電源，并將所有檔案材料歸置妥當，不得隨意放置。四、檔案轉移對于錄用的新員工，檔案管理人員應及時為其辦理個人人事檔案的轉入和內部人事檔案的建立手續。員工離職后，檔案管理人員須將其辭職報告、離職表、解除用工合同的材料、養老保險關系轉移單、失業救濟金審批表等相關材料及其內部人事檔案歸入其個人人事檔案，并及時辦理其個人人事檔案的轉出手續；同時建立其內部人事檔案的副本11、，另行保管。離職人員書面檔案副本三年之內不得銷毀，電子檔案5年后方可銷毀。員工在個人人事檔案保管期未滿時離職，所造成的個人人事檔案托管費的損失，由員工個人承擔。附：檔案查閱（借用）登記表 檔案轉遞單檔案管理流程員工離職，檔案管理人員將員工相關材料整理后歸入其個人人事檔案檔案管理人員負責對員工檔案的保管、完善和更新，并提供查閱和借閱服務。檔案管理人員建立新員工內部人事檔案，將新員工個人人事檔案轉至委托代理的人才市場托管新員工錄用產生相關材料 另行保管 檔案管理人員制作備份離職人員內部檔案銷毀離職人員人事檔案轉出相關領導批準總裁或分管領導審批人力資源部經理審核檔案用完及時歸還檔案管理人員至檔案管理12、人員處查閱/借用檔案經理級及以上人員提出申請，填寫檔案查閱（借用）登記表檔案查閱/借用流程查 閱（借用） 檔 案 登 記 表日 期查閱/借用人所屬部門查閱/借用原因被查閱/借用人所屬部門查閱/借用內容方式（查/借）審 批備注：被借用資料一律為復印件。檔 案 轉 遞 單（存根）字第 號（存根聯） ： 茲將 等 人的檔案材料轉去你處，請按存檔材料清單查收，并將回執寄回。 年 月 日檔 案 轉 遞 單字第 號（通知聯） ： 茲將 等 人的檔案材料轉去你處，請按存檔材料清單查收，并將回執寄回。 年 月 日回 執 ： 你處于 年 月 日轉來 字第 號 等 人的檔案材料已全部收到，存檔材料清單所列屬實，現將回執退回。 收件人簽名： 收件單位蓋章 年 月 日