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1、綜合型地產公司分公司行政公文及印章管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的：為了提高公司行政管理效率，保證公司日常運作的高效、安全，加強行政管理工作的綜合職能和服務職能。2 范圍：本制度適用于XX置地（XX）有限公司。3 人事行政部工作職責：3.1 在公司總經理領導下工作，認真做好寫字樓日常管理工作。3.2 負責公司的文秘工作，包括文件制發、公文呈轉、文書檔案、印鑒管理、會議組織、接待及取送信函物件等事宜。3.3 統一購置、分發辦公用品；負責固定資產報批、購置、清點和管理；做好寫字樓綠化、飲用水的管理。3.2、4 負責電話申請安裝、接轉，電話、傳真機、復印機的維修、養護及費用結算等事宜。3.5 負責集團公司人員的日常接待、住宿安排、機票及車船票的預訂工作。3.6 負責公司業務招待的酒店預訂、車輛安排工作；3.7 負責公司的總務及后勤保障工作。配合并推動有關部門的日常管理。3.8 負責寫字樓的防火、防盜、安全保衛、清潔衛生工作。3.9 負責員工午餐費用結算工作。3.10 負責公司車輛保養、年檢、養路費及車船使用稅的交納、駕駛員的安全學習與管理；負責車輛損壞及肇事的保險理賠工作。3.11 按照公司車輛使用的有關規定保障公司領導、各部門用車要求。3.12 確保公司在辦公用品、固定資產采購及酒店、車船票、機3、票預訂等各項開支方面，保持成本領先。4 公文管理：4.1 文檔編號格式公司的文檔均采用如下格式予以編號：A/B/C/DA表示對文檔的分類：日常工作用CRLSH表示，項目收發文須注明項目名稱（如：董家渡DJD）B表示發文的部門：行政代碼為“1”，財務代碼為“2”， 設計部代碼為“3”，市場部代碼為“4”，合約部代碼為“5”，經營部代碼為“6”，工程代碼為“7”，新增部門以此類推。C表示部門下屬子目錄：采用兩位數字代碼：（01、02、03、04、05、06、07、0899）各部門可根據公司的規定以合理分類使用，一般情況下部門規章制度代碼為“01”，會議紀要代碼為“02”，公司的通知、通告、決定代碼4、為“03”，政府所發相關文件代碼為“04”，集團相關文件代碼為“05”，致政府機關的信函代碼為“06”，公司簽定的合同代碼為“07”，部門工作計劃代碼為“08”，部門的各種請示報告代碼為“09”，公司法律文件代碼為“10”，公司財產資料代碼為“11”，其他代碼為“99”；預留“12-30”的代碼編號由公司統一分類使用，各部門可從“31-98”的代碼中自行選擇分類，但每個分類編號一經使用，需到行政部備案登記。D表示流水號以四位數計如“0001、0002”等，此號為大流水號不因部門而重復。如果是發文可在流水號前標示撰文人簡稱。舉例：1、董家渡項目指揮部發來的關于辦理申請拆遷許可的文，是我們的第二十5、三個需要收 編的文，則編號為DJD/1/04/00232、芮潔寫的關于公司注冊資料的函，發到集團，是我們的第一百個需要收編的文則編號為CRLSH/1/05/RJ0100 4.2 收文4.2.1 收文辦理程序包括簽收、編號、登記、分發、批辦、承辦、傳遞、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。4.2.2 部門來文，人事行政部刻制一個收文專用章，所有收文均由行政部秘書統一登記編號加蓋收文專用章，經行政部經理簽署擬辦意見后，放入相應的傳閱文件夾送有關人員、部門批閱。4.2.3 根據閱批范圍,由行政部負責送閱及催辦。公司領導及各相關部門對文件應及時閱看并簽字,之后應退回行政部,不得自行傳遞,以防丟失和延時誤事。6、4.2.4 來文處理必須做到及時、準確、安全，必須嚴格執行保密原則和有關保密的規定，確保公司商業秘密的安全。4.2.5 各有關部門對公司領導已批示的公文要及時處理,或復印一份留存辦理,但需將處理意見或結果標注于收文簽上,并將原件退回行政部歸檔備案。4.2.6 傳閱文件,請閱后簽名并注明閱文日期,不得以圈閱代替簽名。4.2.7 經有關人員帶回的發給公司的公文及有關會議文件,應統一交行政部登記、傳閱、歸檔。4.2.8 上級機關及政府致公司領導的信件，由收件人開封并視信件情況決定處理意見后，一般交由行政部保存。4.2.9 公司所有收到的傳真，均由行政部統一收集，在加蓋傳真收件章后，按照收文操作程序辦7、理。4.3 發文4.3.1 發文程序包括擬稿、審核、會簽、編號、繕印、校對、用印、分發、立卷、歸檔、銷毀。4.3.2 常用的公文種類：4.3.2.1 決定：適用于對重要事項或重大行動做出安排。4.3.2.2 通告：適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。4.3.2.3 通知：適用于批轉下級單位的公文，轉發上級和不相隸屬單位的公文；發布規章；傳達要求下級辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；員工的職務任免和聘用。4.3.2.4 通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。4.3.2.5 報告：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問，不得夾帶請示事項8、。4.3.2.6 請示：適用于向上級機關請求指示、批準，要求一文一事。4.3.2.7 批復：適用于答復下級單位請示事項。4.3.2.8 函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業務、詢問和答復問題。4.3.2.9 會議紀要：適用于記載和傳達會議情況的議定事項。4.3.3 公文格式及字體規則:4.3.3.1 編號：五號 宋體4.3.3.2 簽發人：五號 宋體4.3.3.3 標題：三號 仿宋GB2312 居中4.3.3.4 稱呼：四號 黑體 左齊4.3.3.5 正文：小四號 宋體 左齊行間距定義為最小值18磅, 并通過調整字間距, 盡量避免“此頁無正文”和段落最后一個字另起一行，以保證頁面充實、完整、美9、觀。正文中的結構層次序數為，第一層為“1”，第二層為“1.1”，第三層為“1.1.1”，第四層為“”。除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。4.3.3.6 附件：正文之后, 成文時間之前，注明順序和名稱。4.3.3.7 發文單位及成文時間：小四號 仿宋GB2312 左齊 以領導簽發日期為準4.3.3.8 印章：除會議紀要及部門文檔外, 應加蓋印章(需“騎年壓月”)。4.3.3.9 抄報、抄送：小四號 仿宋GB2312 與正文齊4.3.4 公文用紙統一采用國際標準A4型(長297mm 、寬210mm)，左側裝訂10、。以公司或部門名義發文，要采用公司信箋，并加蓋相應印章。4.3.5 凡以公司或部門名義發文，均應實行部門流轉會簽制度填寫發文會簽單（見附表一），文稿由各相關部門使用統一的擬稿紙草擬并簽名，部門負責人核簽，由文稿內容涉及的各相關部門簽署意見，并經部門經理簽字，然后交人事行政部復核，人事行政部負責確定發文范圍、印發份數和緩急程度后，呈總經理簽發。4.3.6 經總經理簽發的文件底稿退回行政部進行登記、編號、打印和發送。4.3.7 草擬、修改和簽批公文，不得使用鉛筆或圓珠筆，不得在文章裝訂線以外書寫。4.3.8 向下級單位的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。4.3.9 受公司公文格式限制，且只需報送11、公司分管領導和有關部門，避免濫送。4.3.10 嚴肅公司行文制度，要注重效用，不得濫發，做到少而精。4.3.11 公司所有對外傳真應由行政部統一編號、發送，行政部秘書在文件發出后應加蓋傳真發件章，并統一歸檔以便查閱。5 印章管理5.1 公司內設三級公章。一級為公司法人代表個人印章和公司公章，二級為財務專用章、總經理個人印章、人力資源部章、合同專用章，三級為部門章和其他業務公章。總經理負責公司法人代表、總經理個人印章的保管、使用；人事行政部負責公司印章、人事行政部門章的保管、使用；財務部負責財務專用章、合同專用章的保管、使用；其他部門負責部門章及業務章。印章須有專人保管,不得隨意轉交他人。5.212、 人事行政部負責公司印章的刻制、更換。5.3 使用公章需填寫用印單（見附表二）由部門經理簽署意見，并確定是否需總經理加簽后交人事行政部辦理。一般性事務，授權人事行政部經理簽署。5.4 凡以公司名義對上級單位和外單位的請示、報告、公函、通知、合同、協議等具有法人性質的書面文件及工作人員的工作證件，外出聯系工作介紹信均加蓋公司公章。凡部門用于對內對外工作往來的文字交接、說明、財產手續和其它實物進入庫證明，用部門公章。5.5 凡公司領導已簽署的文件、合約，如需用印，視同領導同意，可直接與行政部聯系辦理。5.6 遇特殊情況，需在空白紙上加蓋公司印章時，必須經公司領導批準，登記后方可簽發。如未使用，須退13、回行政部。5.7 非簽約、工商登記、領取牌照額度等特殊情況，不得攜帶公司公章外出。必須攜帶公章外出時，需填寫印章借用登記表（見附表三）并經公司總經理同意后，由經辦人在行政部辦理借用手續，使用完畢應及時歸還。印章外借期間，責任由借用人承擔。5.8 行政部負責填寫印章使用登記表（見附表四），內容包括使用時間、用途、份數、批準人、承辦人；借用公章應記錄借用人、借用時間、用途、歸還時間。5.9 凡授權有關部門管理使用的印章要嚴格用印制度,認真履行登記簽手續,不得擅自擴大使用范圍；印章須有專人保管,不得隨意轉交他人。6 辦公用品管理6.1 公司寫字樓辦公用品由人事行政部統一購買。各部門須指定專人負責報領14、；急需且人事行政部沒有庫存的文具用品，由部門購買后，需經人事行政部負責人簽字，方可到財務部報銷。6.2 領用文具，需填寫 月份辦公用品申領計劃表（見附表五），并由領用部門負責人簽字認可。6.3 各部門每月20日前，將所需辦公用品數量匯總至人事行政部，由其負責準備。6.4 每月10日為辦公文具領用日，其他時間不再零星發放辦公用用品。如因工作需要臨時領用辦公用品需填寫辦公用品領用表（見附表十八）。6.5 凡100元以上較貴重文具，由行政部經理審批后，方可購買。6.6 計算器、膠紙座、訂書機等不易耗損用品，一次配齊后，原則上不重復發放。如丟失，需由部門經理簽批；如破損，須以舊換新。注意節約開支，不得15、鋪張浪費。6.7 公司信箋、信封、名片、資料袋、便簽紙的印制，需嚴格按照集團的統一字體、顏色和規格，以保持公司對外的企業文化形象。6.8 各部門對領用的印有公司字頭的信封和信箋要嚴加管理，防止其他人員利用公司信封、信箋做有損公司利益的活動。7 電話、傳真機管理7.1 人事行政部委派專人負責管理和操作寫字樓電話總機、傳真機，并做好日常養護及維修聯系工作。7.2 公司寫字樓電話一般不開通國內、國際長途。因業務需要使用國內、國際長途電話，必須嚴格履行申請、審批手續。使用人告知總臺文員電話號碼，由總臺文員負責接通后轉接申請人，總臺文員應同時做好使用記錄。7.3 凡未按公司規定擅自使用國內、國際長途的，16、一經查實，所發生的費用及法律責任一概由當事人負責。7.4 因公事使用長途電話，要盡量縮短通話時間，可以用電子郵件、傳真辦理的業務，盡量不使用電話。7.5 任何員工均不得使用傳真機撥打長途電話。7.6 建立傳真件發送登記、審批制度。凡發出的傳真件，必須在發送傳真文件登記表（見附表六）進行登記。公司的傳真接收統一由人事行政部負責，總臺文員需及時登記傳真接收登記單（見附表七），所收傳真按公司收文的有關規定辦理。7.7 不得使用傳真機辦理私人事項。7.8 人事行政部負責不定期對電話、傳真機的使用情況進行檢查。7.9 前臺接線員接聽電話用語應規范，“您好！XX置地”，語氣應熱情誠懇、請字當頭，轉接分機號17、碼熟記，遇有忙音應轉接最近的分機以免延誤，分機呼叫回轉，接線員應詢問來電人的電話、姓名、來電事項并予以記錄以便回復。8 車輛管理8.1 公司車輛主要是保證公司領導及接待有關賓客用車。 公司車輛原則上不安排接送內部員工往返機場，如人數在四人以上（含四人）由人事行政部根據派車情況統一安排。8.2 公司車輛由人事行政部統一調度，如遇特殊情況,公司領導直接向司機要車，司機應及時報告人事行政部，以便及時掌握車輛調度和使用情況。其他人員一般不得隨意調動公司車輛(含工作時間以外)。8.3 公司各部門如需用車應提前一天向人事行政部申請，填寫派車單（見附表八），經部門經理簽署后，交由人事行政部統一安排，車輛使用18、完畢應即刻將鑰匙和派車單（派車單須詳細填寫使用情況）歸還人事行政部，并保證車輛及車上物品完好。未經同意不得擅自動用車輛。車輛使用期間如發生事故，應冷靜對待及時電話通知公司人事行政部，服從民警的調解，如屬我方責任原則上應由我方的保險公司指定的車輛修理廠予以修復，如對方有異議應憑民警開具的調解書的意見予以處理。8.4 如遇公司領導和接待工作繁忙，人事行政部安排車輛有困難時，人事行政部按照車輛使用登記情況及任務的輕重緩急程度予以合理調配，各部門應顧全大局，人事服從行政部的安排。8.5 駕駛員要按要求的時間、地點出車，一般應提前5分鐘到達出車地點，出車前應詳細記錄出車地點、時間、用車人，以免延誤。每次19、出車后駕駛員應詳細填報派車單的各項內容并將其呈送行政部，使公司及時了解車輛的使用情況。每月30日由人事行政部檢查、核對車輛里程表。駕駛員的所有費用報銷單據應經人事行政部核對簽字后財務部方可報銷。8.6 駕駛員行車應遵守交通規則，注意禮貌行車，要為集團公司領導及重要賓客打開車門。8.7 駕駛員在出車前應對車輛予以清洗，做到車輛內外清潔、車窗明亮，車輛的行駛證、養路費隨車存放，出車前駕駛員應檢查上述證件是否齊備，嚴禁證照不齊上路行駛；人事行政部定期對車輛進行檢查、保養、維修，使車況處于良好狀態，嚴禁有事故隱患的車輛上路行駛。車輛的行駛證、養路費駕駛員應妥善保管，以上證件如有丟失由責任人自行補辦，補20、辦費用及延誤驗車的罰款由責任人承擔。8.8 駕駛員應保持手提電話電源充足，隨時接收，不得隨意關機。8.9 原則上任何人士不得將公司車輛開回家泊車過夜，未經允許，擅自將公司車輛開回家過夜者，不但要受到批評，一旦發生車輛問題，責任將由當車人負責。8.10 行政部負責公司車輛的年檢、保養、維修、裝飾等事宜，涉及費用支出的需填寫車輛維修申請表（見附表九），經批準后方可實施。9 寫字樓管理9.1 寫字樓工作員工應遵守勞動紀律，認真打卡考勤，文明辦公。9.2 寫字樓設有門禁系統，員工進出公司需攜帶門禁卡，門禁卡如發生丟失，應及時通知公司行政部，由行政部予以補辦，費用員工自理，門禁卡每張成本費人民幣50元，21、如因個人原因未及時通知行政部，而給公司造成損失的，責任由丟失人承擔。員工無論何種原因未打卡考勤均應事后向人事部書面陳述原因，填寫相關考勤記錄，具體見人事部考勤管理制度。9.3 公司員工上班時間應精神飽滿，男仕必須著西裝或襯衣扎領帶；女仕須著裝整潔、大方得體，不得穿奇裝異服，周五為便服日。上班時間，不得吃零食，看與工作無關的書籍、報紙，不得打私人電話、聊天、玩游戲、看電視等與工作無關的活動。9.4 行政部前臺文員每日應按時到達工作崗位，做好報紙、信件的分發工作。9.5 接待客人，熱情有禮；商談業務，耐心誠懇。寫字樓內嚴禁大聲喧嘩，聚眾談笑。9.6 凡需向公司領導、部門經理匯報工作，資料內容應準備22、充分，敘述條理清晰，重點突出，重大問題應提出解決的方法及意見，以便領導決策。9.7 不得隨便打斷他人談話，不準隨便翻動他人桌上的文件、物品、電腦資料。9.8 辦公場所要保持桌椅整齊，文件物品要擺放有序，不得亂堆亂放，做好個人桌面的清潔衛生工作。9.9 接聽電話應態度和藹、用語禮貌，控制音量，言簡意賅，嚴禁煲電話粥。9.10 領導布置任務或與之交談時，應作好相關的記錄，工作處理完畢應及時口頭或書面匯報處理結果。9.11 禁止在寫字樓用餐、吸煙，不得亂扔紙屑或其它污物。9.12 上班時間，公司員工內部聯系工作，上下樓梯應保持腳步輕盈。9.13 未經行政部許可，不得任意增加電器和大型辦公設備；也不得23、擅自移動辦公家私、辦公設備及綠化花草。9.14 發揚“一張紙兩面用”企業精神，厲行節約、杜絕浪費。9.15 寫字樓辦公室門及大門鑰匙，未經許可不得私自配制。認真做好防火、防盜、防破壞工作，發現問題及時解決或報告。9.16 平時下班前各部門最后離開辦公室的人員應負責檢查部門內門窗、電腦、電燈、空調、取暖器等設備是否關閉，最后離開公司的人員需檢查公司各部門是否鎖門，在確認無誤后負責關閉公司公共部位的電燈，鎖公司大門。節假日前，需進行安全保衛工作檢查，落實值班人員，檢查水、電、門、窗、空調、取暖器是否關閉及保密文件的安全存放。10 來客接待10.1 公司日常來訪的客人由前臺文員負責接待，接待客人應面24、帶微笑、態度和藹、用語禮貌、請字當頭，先安排客人在接待區就坐，電話聯系被訪人，確認后安排接待的會議室，原則上公司辦公區域外人不得入內。10.2 為體現企業形象，前臺接待文員應主動將客人領入會客室，打開燈光，為來客安排茶水，在確定客人無其他事宜后方可離開。10.3 公司會議室、接待室、閱覽室、儲藏室、樣品間由行政部統一管理，部門需使用公司會議室，需提前一天向行政部提出申請，由行政部在會議室使用記錄表（見附表十）上予以注明，會議室的使用以會議室使用記錄表所列順序為準。10.4 由于業務需要饋贈禮品或業務招待，須由兩人共同經辦并按金額等級提前請示（詳見費用報銷及物資采購審批權限明細表），經批準后方可25、報銷。10.5 因工作原因接受任何形式的饋贈，都應及時向部門經理或總經理匯報，并上交財務部統一管理。11 公司檔案、圖書、雜志、報紙的管理11.1 公司的圖書、雜志、報紙的征訂工作統一由行政部負責，各部門將所需訂閱的清單報行政部，由行政部將各部門的清單予以整理、會同價格一并報總經理審批后，以公司名義予以征訂，嚴禁以個人名義征訂。11.2 人事行政部負責公司征訂圖書、雜志、報紙的統計、整理、分發、歸檔工作。總臺文員將最近三天的報紙，存放于公司閱覽室的報架，將替換的報紙交市場部整理歸檔后予以處理。11.3 部門因工作需要購買書籍，需填寫購書申請單（見附表十一），經批準后予以購置，新購書籍統一由行政26、部辦理登記手續后方可借閱。11.4 公司員工借閱公司的圖書、雜志需到行政部辦理相關手續，并在圖書、雜志借閱簿上登記，行政部將每月定期在公司局域網上公布圖書、雜志的目錄及借閱情況，供大家參考。借閱公司檔案需填寫借閱單（見附表十二）經部門經理和總經理簽署后，交人事行政部辦理登記借閱等手續。12 公司資產設備的采購、管理、調撥、報廢的管理12.1 人事行政部負責公司資產設備的采購、編號、登記、保養、檢查、調撥、報廢的管理。12.2 設備采購由需求部門提出申請及預算，人事行政部負責詢價的復核，合同簽訂工作。新增設備驗收需由申請部門和行政部共同完成，設備驗收時需填寫固定資產驗收單（見附表十三）。12.3 公司每年11月組織一次財產檢查，人事行政部根據財務部提供的固定資產報表，結合人事行政部的有關記錄，編制固定資產清單（見附表十四），呈送財務部復核。12.4 人事行政部根據每年的財產檢查結果，辦理固定資產的調撥、報廢手續，填制固定資產調撥單（見附表十五）及固定資產報廢單（見附表十六）。