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1、置業公司物業管理中心行政部文檔、工服及印章管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第二時間管理規定1中心印章管理規定3經理辦公例會制度4信息反饋制度5文檔管理規定6公文管理規定8更衣柜管理規定10標識管理規程11工服管理規程13第二時間管理規定一、目的 落實對第二時間的各項管理要求，保證xx大廈在“第二時間”的正常運營和安全，及時處理各種突發事件。二、范圍 適用于第二時間內對xx大廈人員、物品、安全檢查及突發事件的管理控制。三、職責1、值班經理負責在第二時間內各項工作的正常開展，積極妥善的處理好本職的一切業務2、，對各崗位的工作情況進行監督、巡查、并做好工作記錄。2、遇到重大緊急和超出職責范圍的事件，值班經理須及時向有關部門和物業管理中心領導匯報請示。3、行政部經理負責對值班經理的工作進行指導，檢查。四、程序1、值班經理上崗時間為：（1）周一至周五 當日17：00至次日8：30（2）周六、周日及法定節假日全天2、值班經理上崗前，由行政部經理負責傳達物管中心經理會議的精神、指示，傳達其他部門的信息，通報需要注意的工作事項，轉交需由下一班人員處理的工作。3、值班經理負責向各崗運行值班人員傳達上級指示，聽取各崗位工作的匯報，布置當天的重點工作，對特殊情況親自處理。4、值班經理按照有關崗位職責的要求，巡視各崗3、位人員的上崗情況，對重要設施及水、電、空調、電梯、鍋爐等運行情況進行檢查，對嚴重違規行為進行處罰，并認真做好記錄。5、負責對客戶二次裝修的進程和施工隊的人員情況進行監督、控制，及時發現并處理違反大廈制度、破壞大廈設施的行為。6、受理第二時間內大廈客戶的各項服務要求，遇客戶搬遷需要進出貨，須嚴格按規定的程序辦理，并認真檢查物品與單據是否相符，確認無誤后方可放行。7、負責檢查警衛人員和消防中控人員的上崗情況，督導保安人員對大廈進行巡查，控制人員的進入，對所發現的問題及時進行處理，并認真做好記錄。8、發生嚴重突發事件（包括火災、嚴重設備意外、重大治安案件等）時，要組織相關人員搶險、保護現場、及時向物4、管中心相關部門經理及中心領導報告。9、根據公司“竭誠服務”的方針，對客戶的服務需求，盡力予以解決，但對于無理的要求，要在有禮有節的原則下，婉言拒絕。10、每日工作后，值班經理須認真填寫值班經理日報表并辦理好工作交接手續，對于需要移交解決的問題，要有明確的文字說明。五、監督執行 由中心領導監督執行。中心印章管理規定一、中心的印章是公司授權物業管理中心用于辦理各項公事、公函、簽署協議合同等事宜的非獨立法人印章，由物業管理中心行政部負責保管。二、大廈各部門因公用章，須經大廈物管中心領導審閱批準后方可使用。1、所有涉及合同、協議方面的文件，需加蓋印章時，必須經中心領導親自審閱批準后，在中心行政部登記使5、用。2、所有涉及物業管理中心以外的重大辦公事務（如對業主、外單位和公司）需用印章時，須經中心領導親自審閱并批準后，在中心行政部登記使用。3、對于物業管理中心內部的一般性辦公事務需用印章時，須經中心領導批準后，在中心行政部登記使用。三、在中心領導因公不在大廈時，各部門因公使用印章，須經行政部經理批準后，方可使用。四、凡不符上述用章規定的，行政部有權拒絕辦理。經理辦公例會制度一、物業管理中心經理辦公例會是在中心主任主持下召開的物管中心部門經理的例行工作會議。二、例會包括每日例會（晨會）、周會、月會和專項例會。三、經理辦公周會一般于每周一上午9時召開，由大廈物管中心主任主持，中心各部門經理以上人員參6、加，會議內容主要包括匯報各部門日常工作的進展情況、各部門工作協調、確定中心和部門的工作重點等。晨會于每日上午9時召開，月會于每初五個工作日之內召開，專項例會針對專項工作，由物業管理中心行政部統一組織安排。四、例會一般由中心各部門經理參加，部門經理因故不能參加例會的，需要提前請假，經批準后，指派專人參會，代理人應如實匯報部門工作情況，并做好會議記錄，及時向經理匯報。五、部門經理應按時參加例會，不遲到、不早退，注意儀容儀表。六、例會除晨會外均需記錄會議紀要，周會、月會紀要由中心行政部記錄成文，專項會議由牽頭部門記錄成文，中心主任簽發，報公司總經理辦公室。信息反饋制度一、反饋內容：1. 大廈領導在工7、作例會、晨會、專題會上就部門工作下達的有關指令的落實情況；2. 大廈領導通過電話、口頭等方式對部門、專業、崗位等具體工作做出臨時性安排的落實情況；3. 大廈各項規章制度的貫徹落實情況；4. 各部門參加政府有關會議及與政府部門、同行業間溝通交流的情況；5. 其它需要大廈領導了解、協調的工作情況。二、反饋時間：1. 凡會議工作落實情況，有時限要求的，在時限內反饋，無時限要求的，在下次同類會時反饋；2. 凡臨時性工作落實情況，有時限要求的，在時限內反饋，無時限要求的在第二天晨會上反饋；3. 規章制度落實情況，有反映和發現問題時，隨時或在第二天晨會上反饋；4. 與政府部門和同行業交流的情況及其他臨時情8、況隨時反饋。三、要求：1. 充分認識信息反饋的重要性；2. 建立登記制度，做到有登記、有安排、有落實、有回復。文檔管理規定為加強物業管理中心文檔的管理和收集、整理工作，使文檔管理工作規范化，有效地利用和較好地保存文檔資料，特制定本暫行條例。一、物業管理中心行政部主管中心的文檔管理工作，對中心各部門的文件、檔案資料實行統籌管理，組織協調，統一調度，監督指導，并對部門的檔案管理人員進行培訓。二、中心各部門及全體員工均有保存好檔案的義務，各部門須指定專人負責本部門的文檔保管工作，文檔工作人員應當遵守制度，認真負責，具備專業知識，保守秘密。三、中心文檔是指中心各部門及個人在從事公務活動中直接形成的對大9、廈物業管理具有保存價值的各類有關文字、圖像、聲像制品及實物等不同形式的記錄。四、各部應按大廈文檔管轄的有關規定收集、整理、保管歸屬本部門的文檔資料，并向有管轄權的或相關的部室轉交有關文檔資料，按規定統一編號、分類管理，實現電腦化管理。五、各部門因工作需要需查閱有關中心文檔資料時，須經借閱部門經理同意，并按規定辦理借閱手續進行登記，閱后及時歸還。六、物業管理中心文檔資料立卷歸檔的幾點說明：1. 中心對外的往來文件資料由行政部歸檔。2. 中心內各種規章制度、會議紀要，公司各部門與中心的往來公文等資料，由行政部歸檔。3. 各種基建、施工、裝修的洽商文件、圖紙、預算等在工程結束后由工程部歸檔。4. 各10、種公約、協議等客戶資料由客務部存檔。5. 相關單位、各地方職能部門發給大廈物業管理中心的文件、綜合性的總結、工作計劃由行政部歸檔。6. 各部門的專題報告、集體和個人的調研資料、培訓資料等亦須由相關部門歸檔。7. 有關大廈物業管理服務的重要照片和底版、音像帶、題詞等亦須由行政部歸檔。8. 關于原稿，如經幾次修改，以領導審批簽字稿歸檔。本條例由物業管理中心行政部負責解釋。公文管理規定為使物業管理中心公文管理標準化、規范化，提高辦公效率，特作如下管理規定。一、公文分類收文：各部門在日常工作中所收到的文件、資料，應按規定登記、保管、存檔。對涉及中心全局工作及客戶發來的文件、信函，應及時呈報相關領導，并11、跟進辦理、回復；同時，將處理結果等全套材料交行政部存檔，如有特殊需要時，相關部門可復印備存。涉及有關部門的文件，由行政部統一簽收后轉發。發文：凡以中心的名義對外發文，必須呈報相關領導閱簽后，方可發出，未經相關領導閱簽的文件，不能代表中心。對上級公司、客戶的發文，必須以中心名義發出，部門不能直接對上述機構、組織發文。 注：對大廈客戶有關防火、安全檢查及工程緊急搶修的事宜，可以保安部、工程部的名義發文。二、行文程序1.公文要明確公文種類，用詞嚴謹，如實反映情況，準確闡明行文的意圖。2.各部門所有上報材料文件，必須注明編號，嚴格按呈文格式自行打印成稿，并一式兩份，一份上報行政部，一份存入部門檔案。部12、門經理應負責校稿、審閱，不得出現錯誤。3.各部門必須建立文檔登記制度，設立專用的文件收發冊，按科目分立，文件的收發以簽字為依據，責任到人，應妥善保管、存檔備查。4.嚴格按公文的上報程序辦理，其中：上行文件：指各部門需向中心主管領導及xx大廈呈送的文件。此類文件應由：各部門 行政部 中心主管領導（或大廈主管領導） 行政部 相關部門（或機構）下行文件：以中心名義下發的文件。此類文件應由：行政部 中心主管領導（或大廈主管副總） 行政部 各相關部門三、公文的類別1請示、報告：QB 編號：HXWY2002QB（*-000）第 號向上級申請批復的用“請示”，向上級反映情況匯報工作等用“報告”。2通知：TZ13、 編號：HXWY2002TZ（*-000）第 號下發的有關規定、要求、辦法、通報等，要求各部門辦理和需要共同執行的事項用“通知”。3會議紀要：HJ 編號：HXWY2002HJ（*-000）第 號 工作例會，（辦公會、工作協調會、洽商會等）有問題、有措施、有布置、有結論的會議記錄，用“會議紀要”。4函：XH 編號：HXWY2002XH（*-000）第 號注：內部行文須加注部門編號： A-行政部 B-工程部 C-客務部 D-保安部 例如： 編號 HXWY2002QB（A-001）第 號 含意為：xx大廈物業管理中心行政部2002年第1號請示、報告。四、格式1.公文一般由標題、內容、編號、保密程度（14、絕密、機密、內部文件、其它），緊急程序（加急、緊急、急、其它），簽發、呈報（抄報）領導和部門、時間、擬稿（人）、審核（人）、打印（人）、及印章等部分組成；2.標題一般由發文部門、事由、文種三部分組成，應當簡要概括公文的主題，使用文種要恰當；3.公文如有附件，應在公文末尾注明附件名稱和順序等。更衣柜管理規定1. 更衣柜是企業在員工入職時配備的用于存放個人衣物的公共設施，員工有責任保持更衣柜的衛生整潔，不得在里面加放、拆除任何設施。2. 任何員工未經物業中心行政部的允許，不得兩人合用同一個更衣柜或隨便更換更衣柜。3. 更衣柜內只允許存放更換的衣物及衛生用品，不得存放食品、玩具等物品，嚴禁將貴重物品15、現金等存放在更衣柜內，如有丟失責任自負。4. 嚴禁有各種故意毀壞更衣柜的行為，如有發生將根據規定進行處罰。5. 根據需要物業管理中心行政部有權會同中心保安部，對員工的更衣柜進行開啟檢查。標識管理規程1.目的規范物業管理中心標識管理。2.范圍適用于服務過程中的各類標識。3.職責3.1行政部負責標識的審批及臺帳的管理。3.2行政部負責需外購標識的制作。3.3客務部負責公共區域標識的維護。4.程序4.1xx大廈標識分為：A.人員標識B.交通標識C.消防標識D.設備標識E.物資標識F.指示性標識G.警示類標識H.工作狀態類標識I.其它4.2各部門需制作標識要向行政部提出申請，填寫標識制作申請單，批準16、后交由招標采購部采購主管負責制作或自行制作。4.3各部門的各類標識在行政部統一建帳管理，由各部門將本部門使用標識輸入標識清單中的相應類別。4.4各類標識的管理：4.4.1行政部人培主管負責員工工牌的發放登記，并根據級別確定員工著裝，通知庫房。4.4.2消防標識、交通標識需符合國家有關標準，由保安部負責標識臺帳的登記檢查及維護。4.4.3設備標識由工程部根據設備臺帳設置，并登記。4.4.4物資標識由行政部負責設置、登記，區分各類物資。4.4.5公共區域的各類指示性標識是指房間門牌、水牌、導向牌，與客戶相關的指示性標識由客務部負責登記。4.4.6各部門警示類標識統一輸入警示類臺帳。4.4.7各類工17、作狀態標識統一輸入工作狀態帳頁，相關工作人員在操作過程中設置相關內容的標識。5.監督執行部門經理監督執行工服管理規程1.目的 為體現xx大廈的整體形象，規范員工統一著裝，特制定本管理規程。2.范圍 適用于xx大廈物業管理中心員工工服的管理。3.職責3.1 工服管理員負責大廈工服的更換、進行統籌管理及工服制作，統一安排，包括保管、更換、制作、洗滌、修補等。3.2 部門經理負責監督執行。4.程序4.1 工服的管理4.1.1 公司統一為每位員工定期制做兩套工服，工服管理員以人力資源部的入職單及財務部的押金收據為依據，填寫員工工服押金單據收取登記表。負責發一套，備一套，采取以臟換凈，以一換一的換洗制度18、；更衣柜鑰匙、工鞋、領帶等按大廈的規定進行換領。4.1.2 工服管理員應建立各類員工領用工服的工服卡，標明員工姓名、性別、部門、工種、工牌號及工服原值、領用時間等。4.1.3 工服管理員應以部門為單位，分類擺掛，并編號妥善保管，建立各類工服明細帳，月終結出余存數量，上報主管，對丟失或需要報廢的工服應查明原因，填寫報損單，批準后下帳處理。4.1.4 工服管理員收回需洗滌的臟工服要填寫洗滌清單，定期送交洗衣店洗滌，返回后照單接收，驗收洗滌質量，對洗滌不干凈的工服退回返洗。4.1.5 管理員應按部門編制工服洗滌明細記錄，月終匯總，按計費標準核計洗滌費用，一式兩份，審核簽字，以便廠家結算洗滌費用。4.19、1.6 員工及工服管理員因個人原因或工作疏忽丟失工服者應根據具體情況折價賠償。4.1.7 員工變動職務或辭職應主動更換或如數交回工服、鑰匙等，由工服管理員收后簽字。4.2 工服的洗滌4.2.1工服的換洗周轉:對不同級別，崗位及工服的材料區別規定。4.2.1.1 經理、主管、文員、客務的套裝兩個月換三次，保安服半個月換洗一次，工程工服一周換洗一次。4.2.1.2 襯衫，白色的三天換洗一次，保安、工程襯衫冬季一周，夏季三天。4.2.2 換洗時間為每周一、三、五8:00AM4:00PM(不分部門，隨時提供換裝服務)。二、四辦理工服縫補修改、整理清點及帳務處理工作。4.2.3 如因特殊工種，特殊情況致使工作服過臟確需臨時換裝須注明原因，經本部門經理同意后簽字確認，工服管理員方可更換。4.2.4 任何員工不可在工服房內換工服，如有違反規定，無故刁難工服管理員或不聽勸阻到工服房試衣、換裝，管理員記下工牌號，報行政部按違紀處理。4.2.5 員工換洗工服前應把衣內物品掏干凈，以免丟失洗壞，如因個人原因造成不良后果，損失自負。4.2.6 員工在工作中不慎損壞工服，應及時向工服管理員聲明，進行修補，對確屬有意損壞工服的員工，要上報予以嚴肅處理。5.監督執行 部門經理監督執行