置業有限公司房地產開發項目合同管理制度.doc
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2023-11-14
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1、置業有限公司房地產開發項目合同管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: xx置業有限公司項目合同管理制度一、總則1、目的:為加強xx置業房地產開發項目的工程合同管理,規范工作流程,維護公司權益,制定本合同管理制度。2、范圍:本合同管理制度適用于xx置業房地產項目中與各合作單位之間簽訂的所有合同。3、職責:xx置業有限公司項目部負責對本管理辦法的制訂、修改、解釋、指導、監督檢查,并在項目實施過程中負責簽訂、履行,貫徹執行本管理制度。4、主要內容:包括一般規定、合同訂立的管理、合同履行的管理、合同檔案的管理及其他規定。二2、一般規定1、本管理辦法適用于直接構成xx置業項目開發成本且需要承包單位通過工程施工形成實體產品(如土建、安裝、裝飾、景觀環境等)的合同;土地、勘測、設計類合同、監理、造價咨詢委托類合同、材料設備采購、參照本管理制度執行; 三、遵循原則1、合法性原則:工程合同管理必須全面符合有關法律法規及行業規定,使得公司的權益能夠依法受到保護。2、合同書原則:工程施工必須正式簽署合同書以明確雙方的權利、義務和責任,但金額在一萬元以下且能及時結清的零星工程另行辦理(補充協議、簽證及其他方式)。3、事前簽訂原則:工程合同應在經濟事項發生前簽署,禁止在簽署合同前即先行執行合同內容。4、招標原則4.1采用招標方式確3、定合作方。除下列情況外的所有合同的合作方均應通過招標方式確定:(1)某些壟斷行業工程;(2)經詳細填寫xx置業有限公司考察結果審批表(詳見附件),并按規定經公司有關負責人集體會簽批準后,方可采用考察對比的方法確定合作方。4.2合同隨附招標文件。已經確定采用招標方式確定合作方時,擬簽合同正文及其補充協議,應作為招標文件之附件一并發給投標單位,投標單位需在文件受到確認函上簽字蓋章以確認。5、利益明晰原則:合同應清楚的界定、描述各方的權利和義務,以杜絕模糊、歧義、推諉、扯皮現象;合同中尤其應有明確的、可以界定清楚的合同價款、結算辦法及付款方式;如果合同價款可能調整,則應明確調整依據、調整方式(如何計4、價、總價如何最后確定等),并就設計變更與現場簽證的有效性、可操作性、可控制性作出明確規定。四、合同訂立的管理1、標準示范合同:在招標及合同簽署時,工程合同應盡量應用合同標準文本。2、公司有關部門將就房地產業務,逐步建立統一的合同標準文本,建立后在項目實施過程中應予采用。3、合同標準文本內容分為協議條款、通用條款、補充條款和附件,其中協議條款根據具體業務、對象的不同而定,通用條款適用于所有的同類合同,補充條款則由經辦人在具體經辦合同時補充加入協議條款、通用條款中未盡事宜。4、如當地政府部門有強制性規定,可按當地政府部門標準合同執行,但必須通過補充條款等方式充分補充與公司合同標準文本之間存在差異的5、內容。5、如公司尚未制定合同標準文本,可以延用以往的合同,公司有關部門盡快制定相應的標準合同。當原有合同標準文本不再適用時,有關部門應及時提出修改意見并組織修改,經公司審批后實施。6、合同的經濟條款應包括但不限于以下內容:6.1、合同價款或委托酬金:采用招標方式選擇合作方的,應以雙方確定的最終報價作為合同金額;提倡在有標底的情況下進行招標并確定合同價款,如果是采用費率折扣方式確定合同價款,合同中應明確費用計取的依據、主材價格計取辦法,并規定合同雙方如何盡快核實施工圖預算確定合同價款,以及就確定后的合同價款簽署補充協議。6.2、為防止承包單位高估結算,應與承包單位在工程合同中約定控制辦法。比如:6、報送的結算造價最終核減額在審核總價5以內(含5)的造價咨詢酬金由發包單位支付,若結算造價最終核減額超出5,則因造價超出部分而引起的造價咨詢酬金之增加部分由承包單位支付;若承包單位報送的結算金額超出最終審定結算金額10(含10)時,承包單位除造價咨詢酬金外,發包單位應進一步扣款(扣款比例、金額公司自定),且應在工程結算單強調此內容。6.3、計價依據:工程類合同應將施工圖、預算書作為合同的組成附屬部分,合同附屬文件一般還包括:招標文件、投標文件、答疑文件等,并應在合同條款中明確以下問題:包干形式、定額標準、取費方法;發包單位分包工程、甲供(發包單位)材料設備、(發包單位)限價的范圍和種類;人工、材7、料、機械臺班的價格及其價差的結算辦法;總分包的關系、配合的范圍以及總包管理費和總包配合費是否計取及如何計取等;施工組織措施費、擾民費、文明現場施工費、趕工費等費用的取舍、計取辦法及其包括的具體范圍。6.4、 設計變更及現場簽證:合同中應規定設計變更及現場簽證的認定依據、結算核價辦法。6.5、 總價結算辦法:工程類合同可在合同中明確規定按“結算=合同價(或預算造價)+材料價差+設計變更+現場簽證+增加項目-減少項目+獎勵-罰款”確定結算總價。6.6、結算和付款辦法:合同應明確規定驗收及付款辦法、保修維護辦法及保修金處理辦法;進度款的支付一般按形象進度分階段確定付款金額,特殊項目采用分月審核進度款8、的方法;各期進度款累計不應超過總造價的80%;無準確施工圖預算或無準確合同總價時,應充分考慮付款風險,尤其在施工中后期更應有效地控制好進度款,以防超付。6.7、廉潔合作約定:為維護公司利益、防止黑幕、保護職員,在工程或其他高金額的合同中,應與承包單位另外簽署廉潔合作協議作合同的補充協議。6.8、保修協議:對施工合同,為保證工程質量,保護公司利益,應與承包單位另外簽署工程質量保修協議作合同的補充協議或把有關內容明確在合同文本正文中。6.9、質量、進度、安全文明施工的規定:合同中應明確的要求,并有相應的獎罰措施。獎罰款項要在工程付款審批表中體現并執行。6.10、環境保護:在供應材料,施工過程中應有9、環境保護的相應要求。6.11、其它約定:xx置業有限公司項目部制定的項目合作方的工作指引手冊應作為合同的補充協議。6.12、合同起草、談判與簽署的主要職能部門:項目部合同主辦人負責對合同工期、質量、合同價款、計價方式、付款方式等技術及經濟部分工程的起草和談判。6.13、合同審批流程:確定合作方后,由主辦人填寫合同審批表,項目部內部審核后上報項目負責人、總經理審批,審批后簽訂合同并下發到各有關部門存檔備案。審批表由合同管理人員存檔,并對合同條款的執行情況進行跟蹤,在執行出現偏差時及時記錄并報有關部門協調解決。 五、合同履行的管理1、合同的交底:在合同簽訂之后,向公司各主要相關部門(工程部、財務部10、等)提供合同原件(或復印件),對其他合作單位(監理公司、物業管理公司、銷售公司等)在有必要的情況下提供合同復印件或合同摘要表,以便各各部門有關人員控制、協調、配合。2、合同款支付2.1合同主辦人負責合同款支付的經辦,填寫付款申請單、工程付款審批表等,經相關部門審核、公司領導審批后支付;合同款支付審批按其支付金額規模確定審批流程。工程進度款的支付流程如圖所示: 工程付款審批流程:承包單位報付款申請報告(附所需付款依據)監理審核形象進度(附質量等說明)預決算人員進行審核、簽字合同現場分管人員現場審核,合同主辦人工程復審后,填寫工程付款審批表報項目負責人項目負責人審核簽字(董事長)總經理簽字批準財務11、根據工程款支付審批表付款,并把工程款支付審批表存檔備案主辦人登記實際完成和付款臺賬2.2對保修金等余款的支付辦法應作明確規定,除一般保修金外,可在合同中約定發包單位在工程竣工后一定時間內扣押承包單位一定數額的其他特殊保證金(指對公司對項目有特殊要求的)。六、合同變更及結算的管理1、合同訂立后,因客觀條件發生變化需要變更合同內容的,或者承包單位提出變更要求的,主辦人應及時向項目負責人報告,同意變更的,主辦人員在與對方協商一致后起草變更后的條款,再按照合同訂立的有關程序辦理,嚴禁擅自變更合同。2、合同結算2.1當合同中約定的承包單位的責任和義務已全部完成,并且通過驗收、達到了工程結算條件,由主辦人12、協助合作方收集整理結算資料,填寫工程結算申請表。2.2如工程存在質量問題或履約過程中承包單位存在違約情況等,主辦人應在工程結算申請表中作出詳細說明及處理意見。工程結算審批表經總經理審批后,交計劃財務部安排審核決算工作。2.3合同主辦人須配合計劃財務部的決算工作,并特別注意:獎罰條款的執行(如工期獎罰、質量獎罰、安全獎罰等)、承包方承諾讓利、各項費用的計取或扣除(如水電費、扣款項目、保修金等)、承包單位多報領的甲供材料、變更簽證未如實實施的部分、甲供材實際用量、主材價格等。2.4工程結算要注意結算資料的及時整理、分類、歸檔、保存。2.5合同執行情況的評估主體合同等金額較大的合同在執行中或者執行完13、成后,應由合同主辦部門對發包單位的合同管理(工期、質量、成本、配合等)、承包單位的工期、質量、成本、配合等進行總結,并填寫合同執行情況評估表。由合同管理員備案。七、合同檔案的管理1.合同文本保管應遵循及時整理、分類、歸檔、保存,以便復查。2.合同文本原件(包括合同文本、相關補充協議、合同審批表等)應由項目部合同管理員妥善保管,財務部也需保留一份合同原件用于進度款支付核對、工程款結算、建立臺帳等;董事長(總經理)、工程部、監理部等其他相關部門和合作單位應備有合同文本等資料復印件或者合同摘要表。3.公司有關職能部門應設立合同管理臺帳,填報合同的簽定、履行、結算等動態情況。4.公司合同專用章由專人管14、理,經法人代表或其授權人簽署同意后,根據審批表才能加蓋專用印章,并作相應的用章登記;同時要求承包單位蓋有有效印章的同時,其法人代表或法人代表授權人還需簽字;每份合同原件須由發包單位和承包單位蓋上騎縫章。5.工程合同編號5.1 合同應該由專人在合同封面左上角連續統一編號;因主合同的變更、解除等訂立的補充協議,按主合同類別編號(因補充合同中可能涉及其他類別的內容);發至各有關部門皆應采用統一編號。5.2 房地產項目合同按內容可分為五大類:土地合同;前期合同(包括規劃、設計、勘察、監理、造價咨詢、物業管理等);施工合同(包括建筑、安裝、裝飾、景觀、市政等);材料設備采購合同(包括材料采購、設備購買及安裝等);營銷策劃合同(包括銷售策劃代理合同、樣板間裝修、戶外廣告牌制安、媒介廣告設計、制作、宣傳品設計、印刷)。5.3合同編號次序為:項目名稱及分期分類流水號(按訂立日期編制流水號)。如“一期工程前期2007(001號)”、“二期工程施工2007(005號)”等。八、 其他規定1.本合同管理制度公司所屬項目部務必嚴格執行,如在執行過程中,與實際情況確有不適合之處,執行部門可根據實際情況提出修改意見,經有關部門修改后由公司批準后方可實施。2.本管理辦法自 年 月 日起執行。3.相關表格文件合同審批表合同付款審批表合同摘要表工程結算申請表合同執行情況評估表考察合作單位結果審批表