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1、集團企業發展建設駐外辦事處管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XXXX駐外辦事處管理制度（試用版） 隨著集團的高速發展，已陸續在北京、山東、陜西、新疆、湖北等地設立辦事處，今后還將逐步擴大到東北、廣東等地。作為公司營銷系統中重要的一線市場業務平臺，目前辦事處的管理工作未能達到集團可持續快速發展的要求。為規范辦事處管理，充分發揮其市場職能和內部管理職能，實現集團對辦事處的有效管理和監督，特訂立本制度。一、辦事處概述1、設立的條件 所處區域經濟總量大，環保市場需求旺盛應選擇在特定的經濟圈附近城市設立辦事處，該辦事處2、的業務輻射到整個經濟圈，該經濟圈具有長期的環保市場需求，起碼保證在辦事處設立之后的35年內該區域的環保市場需求保持較高的增長。 具有可供整合的資源主要考慮兩方面，即相關的政府關系特別是環保高層方面關系的資源和合適的人力資源，合適的辦事處負責人人選是非常重要的。當以上兩方面的條件都成熟時，可考慮設立集團駐外辦事處。2、辦事處的業務根據公司業務的特點，辦事處主要從事煙氣環境治理（工業除塵和火電廠脫硫、脫硝業務）和水處理業務。至于有機廢氣治理、生物質能發電和節能服務等方面的業務，辦事處獲得相關業務信息后轉到集團，由集團相關業務部門繼續跟進；集團每年將根據辦事處所提供信息的數量和價值給予一定的獎勵。33、辦事處的職能 根據集團制訂的年度營銷方案，完成集團下達的銷售任務，并將銷售任務分解到辦事處的相關業務人員。 辦事處負責當地市場的開拓、客戶資源開發、管理和聯系協調，在項目營銷和實施過程中負責協調當地的關系和資源，并與集團財務、商務、技術和工程等部門很好對接，確保項目順利實施和工程款的回收。 辦事處負責對當地職能部門的聯系、協調，處理好當地的公共關系，確保營銷活動的順利進行。 負責收集、整理、反饋當地的市場信息及主要競爭對手的動態。 對辦事處的財產具有使用、保護和管理權，并負責辦事處的財產安全。4、辦事處的硬件配置集團將根據辦事處的規模在當地購置或租賃合適的辦公場所。辦事處的硬件配置由辦事處主4、任根據當地情況和業務需要，提出配置方案，上報費用預算，經集團審批后方可購置。當完成年度銷售任務達到2000萬元以上，并預期下一年度的銷售任務完成指標增長將超過50%時，可配置業務用車。二、日常管理辦事處日常管理遵循集團的規章制度和工作流程。針對辦事處的特點，在人力資源和財務管理等方面作如下規定。1、人力資源管理 招聘 辦事處可根據集團下達的任務指標，配合相關事業部和集團分管領導擬定辦事處的組織結構、崗位編制和職責要求，制定招聘計劃；辦事處主任由集團聘任；辦事處的其他工作人員由辦事處主任在編制范圍內提名相關人選，報集團審批后聘用。 薪酬和福利參照集團的薪酬體系，根據當地的情況作適當調整。 培訓集5、團主要組織知識類和技能類的培訓。知識類：公司介紹、企業文化、規章制度、環保專業知識、售后服務等。其中公司介紹、企業文化、規章制度方面的知識由集團人力資源部負責培訓，環保專業知識、售后服務等方面的培訓由相關事業部負責。技能類：銷售技巧、客戶分析、溝通技巧、信息管理和個人成長等。技能類培訓由集團人力資源部組織，可采用集中培訓或其他合適的培訓方法。此外，集團還將組織素質類和心態類的培訓。2、財務管理 日常費用辦事處主任根據該辦事處的目標和具體情況，擬定每月的費用上限并報集團審批，集團將以單月的費用封頂數額確保辦事處的日常經營費用。日常費用包括辦公室租金、管理費、水電費、辦公費用、電話費、工資、交通費6、及無法記入具體項目的差旅費和招待費。與具體項目相關的費用均記入項目費用。辦事處于每月25日之前將所發生費用的票據寄到總裁辦秘書處，由秘書負責辦理報銷手續，報銷多少，撥付多少。每月費用可隨著辦事處銷售任務的調整和具體情況的變化進行調整，原則上每年調整一次。5000元以上日常費用的審批和報銷流程：經辦人辦事處主任財務總監分管副總裁總裁 項目費用或其他費用辦事處主任根據具體項目的實際情況提出費用預算和申請，經審批后單獨借支，待項目進展到某一程度時進行決算。其他費用：過節時可能要發生較多的禮品費或招待費，對于這種情況，辦事處應單獨提出申請，報批后執行；特殊事件也可能產生其他費用。項目費用或其他費用的申7、請和審批流程：5000元以上經辦人辦事處主任事業部總經理 財務總監分管副總裁 總裁如項目中標，因該項目所產生的費用計入項目成本；如項目未能中標，則該項目費用的40%計入該辦事處下一個中標項目的費用，累積計算。項目運作過程中大于或等于5000元的費用均作為居間服務費用，居間服務費用的控制原則如下：當項目凈利潤率15%，居間服務費用合同金額3%；當項目凈利潤率15%時，居間服務費用合同金額5%。原則上按合同金額百分比支付的居間服務費用均應簽訂合同，通過公司轉帳，并要求對方提供發票；如果未能提供發票，則在計算業務提成時未能提供發票部分的居間服務費按1.1倍計算。對于出現居間服務費的項目，應事先報集團8、審批后再繼續項目的跟進。 辦事處年度費用的考核集團將對辦事處的費用情況進行考核，包括日常費用和年度總費用的考核。擬定考核方案如下：（1）日常費用的考核令A=（辦事處年度總費用居間服務費用）/年度簽定合同總額100當A1.8，考核結果為優秀；當1.8A2.0，考核結果為良好。對考核結果為優秀或良好、費用控制合理、厲行節約的辦事處，集團將給予獎勵。（2）辦事處年度總費用的考核辦事處年度總費用的上限為：合同總金額4.5%，對于一些經審批后參與投標的特殊項目不列入費用的考核范圍。低于費用上限部分的60%獎勵給辦事處，由辦事處提出分配方案，報備集團后執行。如果辦事處的年度總費用超過規定的費用上限，超出部9、分計入辦事處下一年度的費用，同時將根據考核結果處理，如降職、降薪等。三、業務管理1、經營目標的制定辦事處的經營目標考慮簽約合同金額、當年合同履行額和利潤三個指標， 按年度制定。制定辦事處的經營目標時應充分考慮以下因素： 集團所從事的業務在該區域的市場需求情況； 集團在當地的影響力； 集團對辦事處所能提供的支持情況（包括與當地政府的關系資源、在商務及技術方面的支持力度等）； 辦事處設立的時間和辦事處人員狀況及其他軟硬件的配置的情況。市場銷售指標包含水處理業務和煙氣治理業務兩方面。集團分管領導、事業部負責人和辦事處主任三方根據具體情況討論確定辦事處的年度經營目標，由辦事處主任和集團簽訂目標責任狀。10、辦事處主任再將目標按時間和人員進行分解。2、工作匯報按照集團的工作匯報制度，辦事處人員每周（月）向辦事處主任匯報周（月）工作總結和下周（月）工作計劃；辦事處主任集中整理后向集團分管領導匯報；集團分管領導集中整理后向總裁匯報集團所有駐外辦事處的周（月）總結和計劃。辦事處主任向集團分管領導匯報周（月）總結和計劃的時間不遲于每周六中午（每月最后一天）。辦事處主任每季度應就辦事處職能的履行情況和銷售任務的完成情況進行全面總結并將總結報告提交給集團，必要時到集團述職。3、辦事處的營銷活動管理辦事處的營銷活動實行表格化管理，需要填寫的表格包括業務人員工作日志、周工作總結和計劃、月工作總結和計劃、客戶信息表11、項目信息匯總表、工作項目立項/跟進申請表、項目投標申請表和項目費用申請表，表格格式詳見附件111。有關表單說明： 工作日志工作日志是記錄業務人員工作情況的書面匯報材料，是集團各級管理部門了解和指導銷售工作的依據，也是集團提供資源支持和相關人員進行費用審核的依據，是對業務人員進行工作考核的一部分。業務人員每天應將工作日志發給辦事處負責人，在項目投標的關鍵時候，辦事處負責人還應將有關情況向事業部總經理或分管副總裁匯報，以便及時作出決策。 周工作總結和計劃及月工作總結和計劃周工作總結和計劃于每周六上午十時之前提交給辦事處主任；月工作總結和計劃于每月最后一天下班前提交給辦事處主任；辦事處主任向分管領12、導提交周（月）的工作總結和計劃；有關周（月）總結和計劃內容附件表單。 項目信息表和項目信息匯總表項目信息表記錄項目的基本資料和項目架構的情況，并對項目情況特別是決策人的情況作簡明的分析判斷。辦事處每周均應向相關事業部和分管領導提交項目信息匯總表，匯總表詳細記錄已經掌握的項目資料和各方聯系人的相關信息，隨著項目的營銷進程逐步補充完善。辦事處和集團均應指定專人負責項目信息表和項目信息匯總表的接收、整理、歸檔。業務人員離開公司時，不得將客戶資料帶走。 項目跟進/立項申請表當某一項目跟蹤到一定程度，在對項目基本情況、競爭情況、費用和風險等方面綜合分析的基礎上，確定該項目將繼續跟進/立項時，應填寫項目跟13、進/立項申請表。 項目進度管理表在對項目背景、架構和競爭情況進行分析的基礎上，應填寫項目進度管理表，制定項目推進的策略和步驟，上報審批。 項目投標申請審批表在參與某一項目的投標之前，應填寫項目投標申請審批表，對項目的背景情況、前期市場工作的情況、參與投標的理由等進行分析，以便集團對是否參與該項目的投標作出決定。 項目費用申請表項目立項之前的費用主要發生在信息收集、整理、分析方面，體現出來的是差旅費和一定的業務接待費，不會發生很高的費用。項目立項后，在對項目基本情況、項目架構特別是主要決策人、競爭對手進行分析的基礎上，制定整個項目的營銷計劃和費用預算（包括費用計劃和安排），填寫項目費用申請表，并14、按照相應的流程報批。項目的營銷計劃應作全盤的考慮，費用預算應合理并具有針對性和時效性。集團將根據相關的結果對營銷費用的執行情況進行分析和判斷。表格是管理過程中經常使用并十分有效的工具，隨著集團營銷體系的逐步建立和管理的日益完善，將設計新的管理表單加強對辦事處營銷活動的管理，辦事處日常營銷活動的管理力求做到表格化、流程化、系統化。4、績效考核績效考核的主要內容是考核辦事處銷售任務的完成情況和辦事處職能的履行情況，每季度或每半年考核；根據當地市場和辦事處的具體情況由集團人力資源部配合相關部門制定具體的考核辦法。集團將根據辦事處目標市場的情況對煙氣治理和水處理的市場目標設定不同的權重，不同辦事處因業15、務的側重點不一樣，權重的設定辦法也有所區別，目的是希望辦事處對兩個業務同樣重視，不可偏廢。5、銷售提成 2007年度銷售提成的辦法按照集團于2007年制定的提成制度；根據制度的執行情況，綜合考慮其他方面的因素，集團將對銷售提成制度進行調整，2008年的銷售提成辦法按照新的制度執行。本制度作為集團設立駐外辦事處的指導性文件，集團在設立辦事處時將與辦事處負責人簽定協議，對本制度所涉及的內容作具體規定，同時集團于每年年底將與辦事處簽定下一年度的辦事處經營目標任務書。XXX環保科技集團（福建）有限公司2007年12月附件1業務人員工作日志（試用版）辦事處： 填寫人： 年 月 日上午所拜訪客戶的單位、姓16、名、職務和聯系方式拜訪方式：辦公室 電話 外出面談主要交流內容（請予以詳細填寫）：下午所拜訪客戶的單位、姓名、職務和聯系方式拜訪方式：辦公室 電話 外出面談主要交流內容（請予以詳細填寫）：晚上所拜訪客戶的單位、姓名、職務和聯系方式拜訪方式：辦公室 電話 外出面談主要交流內容（請予以詳細填寫）：注：本表由業務人員填寫（如發生費用，應說明發生事由、費用金額和參與人員并于當日上報上一級主管。附件2周工作總結（試用版）辦事處： 填寫人： 年 月 日業務方面：管理方面：存在的問題和改進措施：對集團的建議和要求：說明：1、 業務方面：項目的跟進情況、新項目的落實情況、該地區的行業動態等；2、 管理方面：團17、隊合作情況、團隊成員工作、學習情況等。每周末，業務人員向辦事處主任提交此表，辦事處主任向分管領導提交此表。附件3周工作計劃（試用版）辦事處： 填寫人： 年 月 日業務方面：管理方面：需要的支持：其他：說明：1、 業務方面：業務目標、項目的跟進計劃、新項目的落實計劃等；2、 管理方面：團隊合作、團隊成員學習、培訓計劃等；3、 是否安排技術交流或客戶參觀，是否需要公司的其他支持等。每周末，業務人員向辦事處主任提交此表，辦事處主任向分管領導提交此表。附件4月工作總結（試用版）辦事處： 填寫人： 年 月 日業務方面：管理方面：存在的問題和改進措施：對集團的建議和要求：說明：1、 業務方面：項目的跟進情18、況、新項目的落實情況、該地區的行業動態等；2、管理方面：團隊合作情況、團隊成員工作、學習情況等。每月底，業務人員向辦事處主任提交此表，辦事處主任向分管領導提交此表。附件5月工作計劃（試用版）辦事處： 填寫人： 年 月 日業務方面：管理方面：需要的支持：其他：說明：4、 業務方面：業務目標、項目的跟進計劃、新項目的落實計劃等；5、 管理方面：團隊合作、團隊成員學習、培訓計劃等；6、 是否安排技術交流或客戶參觀，是否需要公司的其他支持等。每月底，業務人員向辦事處主任提交此表，辦事處主任向分管領導提交此表。附件6項目信息表（試用版）項目名稱備注預計投標時間姓名職務聯系方式集團公司上層集團下屬公司上層19、中層基層廠方上層基層設計院招標公司監理公司項目決策人分析填報人： 審核： 批準： 附件7項目信息匯總表（試用版）序號項目名稱項目投資方各方聯系人、職務和聯系方式項目狀態投資方業主方設計院12、34567891011說明：項目信息隨著了解的深入逐步補充完整。填表人： 年 月 日附件8項目跟進/立項審批表（試用版）項目名稱申請人處理規模預計招標時間項目基本情況介紹競爭優勢和劣勢分析競爭對手分析項目跟蹤過程和所聯系人員的狀況預計投入的項目費用審批意見 辦事處主任： 年 月 日 事業部總經理： 年 月 日分管副總裁： 年 月 日總 裁： 年 月 日附件9項目進度管理表（試用版）項目組成員填表人項目名稱20、預計投標時間相關人員信息和背景情況姓名職務聯系方式背景及對項目的作用分析備注項目競爭情況分析、推進策略和步驟項目分析推進策略推進步驟1推進步驟2推進步驟3項目推進情況時間人員推進情況下一步計劃資源要求附件10項目投標申請審批表（試用版）項目名稱項目背景情況介紹市場前期工作簡述投標理由簡要描述合作方或技術支持方投標方授權代表申請人日期辦事處意見辦事處主任： 年 月 日事業部意見 事業部總經理： 年 月 日分管副總裁意見 分管副總裁： 年 月 日總裁意見 總裁 ： 年 月 日附件11項目費用申請表（試用版）項目名稱申請人處理規模預計招標時間項目基本情況介紹項目跟蹤過程和所聯系人員的狀況費用預算與安排計劃審批意見 辦事處主任： 年 月 日 事業部總經理： 年 月 日集團財務經理： 年 月 日分管副總裁： 年 月 日 總 裁： 年 月 日