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1、集團公司物業(yè)合同檔案歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物業(yè)合同檔案歸檔制度為加強公司物業(yè)合同的檔案管理，保證物業(yè)合同檔案收集、整理、存放、保護和利用各環(huán)節(jié)規(guī)范、有序，結合公司實際情況，特制訂本規(guī)定。第一條 物業(yè)合同檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。第二條 歸檔范圍（一）按物業(yè)管理參與者分類1在物業(yè)接管移交時與開發(fā)商及設計單位、施工單位收集的工程設計產權及工程技術資料的原始資料；2業(yè)主入伙2、時，進行二次裝修階段收集的業(yè)主、用戶資料；3在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回防記錄等以及其他相關資料；4通過政府主管部門獲取的相關信息。（二）按物業(yè)資料來源的時間順序分類1、設計規(guī)劃階段信息(1)土地購買合同、土地使用證等權屬證書(2)規(guī)劃許可證、建筑許可證、預售許可證等各類項目批準證書(3)建筑圖、施工圖、施工組織設計等圖紙文件2、竣工及驗收階段信息(1)竣工圖(2)竣工工程項目一覽表(3)設備技術清單(設備名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、主要性能、單價、隨機工具備件等)(4)設施技術手冊、使用說明及質保證明(5)設備安裝調試記錄(各種設備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)3、生、空調、電訊、電氣、通風、供水、供氣、消煙滅火、防暴報警、電視監(jiān)控等系統(tǒng))(6)土建施工記錄(地基處理記錄、結構安裝校正記錄，預應力構件施工記錄等)(7)建(構)筑物監(jiān)測記錄(建筑物的沉降、變形、防震，鋼結構焊縫探傷檢查記錄)(8)隱蔽工程的驗收記錄(9)工傷事故發(fā)生及處理記錄(10)圖紙會審記錄、設計變更通知和技術核定單(11)項目的重要技術決定和文件(12)驗收計劃和驗收會議紀要驗收記錄(13)返修記錄(14)驗收總結報告3、委托管理階段信息(1)委托管理招標文件(2)物業(yè)管理投標文件(物業(yè)管理單位的資質證明、管理計劃和預算等)(3)物業(yè)委托管理合同(協(xié)議書)4、招商階段信息(1)招標物4、業(yè)的平面圖紙(2)招租許可證及委托書(3)租金及管理費測算(4)租賃合同(5)廣告策劃資料5、用戶入戶信息(1)用戶入住通知書、入戶須知(2)管理公約(公共契約)(3)用戶資料(包括業(yè)主、租戶)(4)業(yè)主委員會章程(5)用戶手冊(6)用戶進戶驗收表(7)用戶進戶交費單6、日常管理信息(1)業(yè)主、租戶變動和更換情況(2)各部門工作(操作)規(guī)范，管理制度(3)各部門工作記錄(4)大、中、小修記錄(5)維修承包合同和預決算(6)保安、清潔、綠化等項目的承包合同等(7)用戶來往信件、投訴和處理資料(8)年度工作計劃、總結、報告(9)人事檔案(10)保險資料(11)法律法規(guī)和政府有關文件(12)財務報表5、工資報表、管理表和租金收繳憑證等資料第三條 歸檔要求1. 歸檔的文件材料應對照歸檔范圍完整、準確、系統(tǒng)收集如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設計圖紙及其更改通知等都必須齊全，歸檔案卷應進行分類、排列并加蓋檔號章、裝盒、編制檔案目錄；2. 幅面一般采用標準A4型（297mmx210mm)圖樣折疊時標題欄露在右下角。非A4圖幅圖紙可以通過粘貼及折疊方式，橫向按手風琴式折疊成A4規(guī)格，豎向按順時針方向向內折，圖紙應采用國家標準圖幅，圖表欄露在外面；3. 文件書寫和載體材料應能耐久保存，如使用碳素墨水或藍黑墨水的鋼筆、簽字筆等不能使用純藍墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆，字跡應清楚，圖樣清晰，圖表整潔，6、簽字蓋章手續(xù)完備；4. 歸檔的文件原則上一律為原件（除歸檔范圍表中列明為復印件外）要盡量追加原件，必要時復印件并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件不能以復印件歸檔；5. 熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時存復印件并加蓋紅章注明原件存放處；6. 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整；7歸檔資料必須準確記錄各項活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符、數(shù)字準確”，設計的修改也須在圖紙上反映出來；8. 聲像類、實物類檔案資料要清晰完整、符合集團檔案中心規(guī)定的歸檔規(guī)范和標準，并按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等文字信息電子文件應有相應的7、紙質文件材料一并保存。第四條 歸檔目錄資料內容文檔名稱存檔要求目錄索引1、土建設備安裝竣工資料竣工圖則資料按類建立每張圖紙名稱索引2、設備設施質檢、消防等部門驗收文件審驗文件集中整理按設施設備單項設索引3、機電設備保養(yǎng)合約設備保養(yǎng)合約集中整理按設施設備單項設索引4、公共區(qū)域設施設備記錄公共區(qū)域驗收記錄按類建立按區(qū)域、設備設索引5、公共區(qū)域設備移交記錄公共區(qū)域移交記錄按類建立按區(qū)域、設備設索引6、單元驗收及移交記錄單元驗收移交記錄按類建立按單元設目錄索引7、用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)二次裝修圖審批記錄按類建立按單元設目錄索引8、二次裝修監(jiān)督檢查資料二次裝監(jiān)督記錄按類建立按單元設目錄索引9、入伙情況記錄入伙情況記錄集中整理按月作報表不作索引10、租戶情況記錄租戶情況記錄集中整理按順序存檔不作索引11、管理合約、用戶手冊匯編管理文本匯編集中整理按文本分類索引12、管理分包合約管理分包合約集中整理按文本分類索引13、設施設備維修檔案設備維修檔案集中整理按文本分類索引14、設施設備維修記錄設備檢測記錄集中整理按文本分類索引