集團及下屬公司工程項目技術檔案管理制度.doc
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編號:791438
2023-11-14
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1、集團及下屬公司工程項目技術檔案管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 第一章 總則第一條 為規范技術檔案管理,特制定本制度。第二條 本制度適應于集團總部、各公司、各投資項目(以下簡稱集團各單位)已建、新建、改建、擴建工程項目所形成的技術文件和各生產線及公輔設備、設施技術文件(包括文字資料和圖紙)的收集、整理、歸檔、歸檔后管理和利用。第三條 釋義 (一)技術檔案:指在工程建設、生產經營中直接形成的具有使用價值和保存價值的技術文件。(二)歸檔人:項目負責人或各單位資料管理員;接收者:集團技術檔案資料室資料管理人員,以下2、簡稱資料員。(三)管理部門:集團技術檔案資料室,以下簡稱檔案室。第二章 管理程序第四條 技術文件收集歸檔管理(一)歸檔范圍:1、準備階段文件:包括可行性報告、調研報告、技術交流資料、技術考察報告、招投標技術資料等。2、立項與報建階段所形成的批復性文件:包括選址報告及用地報批文件、用地許可證;用地地形圖、紅線樁位置圖;立項依據文件;環保、消防、人防等政府有關部門的審查批復意見;土地勘測(測繪)文件。3、設計階段文件:工程預算書、設計計算文件、技術參數、技術試驗書、技術說明及圖樣;設備訂貨清單。 4、設備全部資料:包括設備裝箱單,合格證明、使用/維護/操作說明書(手冊)、經驗(檢/監測)記錄/報告3、圖紙、易損件清單等;設備開箱/入庫驗收單;進口設備除上述要求外還需有進口許可證、商檢報告等。5、施工階段資料:全套開工報告、施工/安裝要求、設備安裝驗收報告、施工記錄(隱蔽工程記錄、設備安裝記錄等)、工程交工驗收單;設計變更單、工程技術質量事故報告/施工總結報告等、施工圖。施工圖需在施工前到集團檔案部門辦理備案手續,圖紙加蓋“設計施工圖”。6、竣工驗收階段資料:調試記錄、工程設計與施工質量評定文件、全套竣工圖及竣工資料、竣工驗收報告。7、試運行過程技術文件:試運行記錄、運行考核報告、產品工藝設計圖紙及資料、操作規程等。8、工程往來批件、傳真:包括經相關技術人員簽名確認的我方提供的技術資料及設4、計、施工單位提供資料。9認證文件:包括ISO9000、ISO14000、生產許可證等。(二)歸檔要求1、歸檔時間要求工程竣工驗收后一周內,由項目負責人將收集整理應歸檔資料(以上各階段資料)到檔案室辦理歸檔手續。2、所有歸檔資料交付人應確認其完整性、有效性并確保版面清晰可辯,歸檔時檔案管理部門應列出清單雙方核對后簽字認可。3、歸檔文件需正本,所交付的竣工圖、施工圖(白圖或藍圖)至少二套并要裝訂成冊,同時盡可能提供電子版本。竣工圖應反映實際情況,必須做到圖、物相符,至少需設計、審核、批準人簽名,并且加蓋竣工驗收章;所提供的文字資料需有相關人員確認簽名。4、資料員可直接收集、接收設備開箱隨機資料、設5、計與施工單位交付的資料,并經專業或項目負責人確認后正式歸檔。第五條 歸檔整理與文件變更(一)歸檔后管理程序:歸檔登記、分類、編號、上架、編制檢索目錄、借閱等環節,并保持庫房的清潔。歸檔后資料需加蓋“歸檔資料”章,如受控資料需加蓋“受控”章。1、技術資料歸檔時資料員要檢查所歸資料規范性,主要包括是否清晰、簽字和蓋章是否齊全、是否正本、修改處是否有簽名等。歸檔后資料要及時登記在技術檔案登記表中建立起原始記錄。2、技術檔案分類分類原則:按不同生產線按主、輔設備按專業。資料:報告、記錄等;圖紙:工藝文件、設備(生產線設備、輔助設備及公輔設施)、土建等;3、技術檔案編號生產線:棒材線(AC)、板材(BC6、)、不銹鋼(DC);冷軋(BCL)-酸洗(BCX)-鍍鋅(BCD)-彩涂(BCC)。工藝文件:生產線編號+GY+序號+年度 設備圖紙:生產線編號+SB(生產線設備)+序號+年度;生產線編號+SBF(輔助設備)+序號+年度;生產線編號+SBG(公輔設備)+序號+年度。 土建:生產線編號+T(土建基礎)+序號+年度;生產線編號+J(廠房結構)+序號+年度;建筑物/構筑物:生產副跨建筑(生產線編號+功能漢字+序號+年度)、非生產建筑(按漢字+序號+年度)。其他:(如可行性報告、認證資料等)。4、自繪技術圖紙圖號編制原則按技術檔案編號規則加能標明唯一性和特征性即可。5、技術檔案保管期限期限:原則上竣工7、圖、設計變更單、施工記錄、檢測記錄、驗收記錄、報批文件等為長期保存;施工圖及傳真等為階段性保存不超過三年。(二)技術文件變更技術圖紙修改、變更,由修改人提出申請,填寫技術文件更改申請/通知單,經同專業或高一級技術人員審核、相關技術主管領導批準后進行圖紙更改,并且需在更改圖紙上注明原圖紙名稱、圖號及原文件處理方式等,更改圖紙原件及批準的技術文件更改申請/通知單向檔案部門歸檔。同時申請單位需馬上將作廢圖紙收回,由檔案部門加蓋“作廢”章或銷毀并核查以上手續齊全后。進行登記在技術文件作廢記錄。第六條 技術檔案借閱、使用(一)使用原則1、技術圖紙、資料只供本項目技術人員及相關人員使用;2、技術圖紙、資料8、僅供為本項目實施而進行的施工、生產準備等使用;3、承擔本工程項目的外單位人員借用時需由本單位部門經理以上人員擔保、工業園副總指揮批準,將借用人身份證復印備案并收取一定的押金后方可借出。(二)借閱要求1、依據項目技術總負責人批準的使用范圍借閱,使用時原則上不允許將文件帶出公司,確因工作需要,則需經項目技術總負責人同意,并且在借閱登記上注明使用時間。2、原件存放在資料室,集團各單位所需日常使用的資料可復印,復印資料需登記。3、借閱者需辦理登記手續,借期不得超過半個月,繼續借用者需同時攜帶所借資料辦理續借手續。4、接觸本項目技術資料的所有技術與管理人員負有保密之責. 第三章 附則第七條 本制度自頒布之日起施行,解釋權在集團。附表一 技術文件歸檔一覽表 頁碼:序號歸檔時間歸檔內容:名稱/編號數量/規格交付人歸檔卷號接收人:附表二 技術文件更改申請/通知單 頁碼:申請單位: 申請人:申請日期文件名稱編號更改后文件名稱/編號更改原因及內容簡介: 申請人:更改內容審核意見: 審核人:原文件處理意見:申請人:需通知部門:批準意見: 技術主管:備注:附表三 技術文件作廢記錄 頁碼:序號作廢時間作廢文件名稱/編號數量/規格申請人作廢處理記錄人:本文由藤絡站長編輯、首發,轉載請保留信息,請支持!