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1、高速公路建設工程檔案資料室管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案資料室管理制度（一）總則第一條 為加強對駐地辦各類檔案的綜合管理，逐步實現檔案工作規范化、系統化和標準化，更好地為駐地辦管理各項工作提供服務，依據國家檔案法、XX省公路公路工程竣工文件編制實用范本及XX高速公路建設項目管理辦法的有關部分，結合本項目工作實際情況，特制訂本檔案管理制度。 第二條 工程建設監理資料是項目監理組對工程項目實施監理過程中直接形成的,是工程建設過程真實、全面的反映;工程建設監理資料的管理水平反映了工程項目監理組的管理水平、人2、員素質和監理工作的質量。本制度對各個施工階段監理檔案、資料的收集、整理、歸檔作重點要求第三條 本制度適用于XX高速公路工程咨詢有限公司XX高速公路項目監理駐地辦。（二）建立切實可行的工程監理檔案管理辦法第一條 在檔案學中，檔案、文件材料、資料是三種不同的概念。檔案是在項目監理工作活動中直接形成的原始記錄，經過整理、鑒定、組卷辦理了歸檔手續的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電腦光盤等不同載體的歷史記錄；文件材料是在本公司現行工作活動中直接形成的原始記錄，處于運轉、承辦過程中，還沒有轉化為檔案；資料是指為了工作參考的目的而搜集來的文獻材料，不是本公司工作活動中直接形成的文件材料。檔案必須實行3、集中統一管理，確保完整、準確、安全，便于開發利用。第二條 檔案管理工作是公司管理基礎工作的一個重要組成分，是維護公司合法權益、經濟利益和歷史真實面貌的一項工作，檔案應按照文件的種類和形成的時間順序進行全面的收集和認真的整理、編制。第三條 要做好檔案管理工作，首先要建立實可行的工程監理檔案管理辦法。首先結合工程實際，制定監理計劃和監理實施細則等規范性文件，以及各分部（分項）工程的檢查、驗收、簽證、報表、質量記錄等質量監督制度和工程進度計劃、工程支付、設計變更、工程索賠、標外合同項目審批、安全文明施工、協調等管理制定，使監理的各項工作規范化、標準化、制度化。在此基礎上，同時建立工程監理文件檔案管理4、辦法，指導工程項目監理的全過程檔案管理工作。在工程項目建設的過程中，總監辦配備專職檔案人員，充分利用計算機，采用文字、圖表、聲音、圖像等多種形式和手段，對工程監理進行全方位、全過程的信息收集、整理、匯總和歸檔、傳遞與利用，并注重立足于施工現場，加強動態信息管理，對施工現場的信息進行詳細的分析和記錄，做到以文字為基礎，用數據來說明問題。（三）工程監理檔案文件分類及其組成根據高速公路建設項目的情況，常用監理文件的分類及其組成如下： 第一條 監理文件類。1.他只要包括監理合同、協議、招投標文件、標書、監理大綱、監理工作的規范、實施細則、報告、來往函件、設計交底、會審紀要、協調會議紀要、記錄、質量事故5、處理的決定、專家建議文件等。2 駐地辦制定下發的條例、規定、規則、辦法、計劃、方案、工作匯報、總結、通知、通報、簡報、統計報表、歷史沿革、大事記、信訪、錄音帶、照片、影片等。 第二條 監理報表類。它主要包括單位工程項目質量評定表、工程質量月報、季報、年報工程進度表、施工計劃與實際完成計劃表、延長工期申報表、開工與復工申請表、工程試驗檢測表、設備及工程報驗單、各類工程檢查證、工程材料價格申報表、工程材料調查表、工程項目狀況及工程項目施工人員傷亡事故報表、監管工程師日志、工程巡視記錄表、索賠申請書、支付月報、工程申報表、工程決算報表等。第三條 監理證書類。有工程計量證書、驗收證書、監理單位資質證書6、監理工程師崗位證書、竣工證書等。第四條 聲像、機讀文件類。包括工程建設監理活動中形成的照片、錄像帶、計算機軟件、光盤。第五條 工程交竣工驗收資料文件（四）工程監理文件資料的收集與整理第一條 監理資料應滿足“整理及時、真實齊全、分類有序”的要求。在整個工程項目建設過程中，施工階段是項目文件材料形成、積累的關鍵階段，在這期間形成的監理抽檢資料其數量在整個監理項目檔案中占了相當大的比重，是項目檔案的重要組成部分。依據制定的工程監理檔案管理辦法，監理在施工抽檢工程中及時填寫抽檢資料，按規定獨立完成20%抽檢頻率，并及時按類別歸檔，為文件資料的整理墊定基礎。第二條 監理抽檢資料實行按分項、分部、單位工7、程項目分類、立卷制度。歸檔的文件材料應完整、準確地反映項目監理在各項活動中的真實過程，必須是定稿后由公司（或部門）負責人簽發的原件。請示類文件應有批復，保證檔案的完整性。第三條 各專業監理工程師應按照駐地辦要求隨著工程項目的進展負責收集、整理本專業的監理資料，并進行認真檢查，不得接受經涂改的報審資料，并于每月編制月報之后次月5日前將資料交與總監辦檔案管員存放保管。駐地辦檔案員及時對各專業的監理資料的形成、積累、組卷和歸檔進行監督、檢查驗收各專業的監理資料，并分類、分專業建立檔案盒，按規定編目、整理，做到存放有序、整齊，如將不同類資料放在同一盒內，應在脊背處標明。第四條 要收集齊全工程照片，包括8、：施工前的原貌；各施工階段有代表性的照片，尤其是隱蔽工程、質量事故的照片；采用新的施工技術和新的建筑材料的照片；竣工后新貌。每張照片都要有簡要的文字材料，能準確說明照片內容，如照片類型、位置、拍照時間、作者、底片編號等。第五條 對隱蔽工程、特種工程，原則上要求報送聲像材料，錄音材料包括領導的重要講話、重要會議的錄音等；錄像材料（包括影片）要能反映工程建設的全過程，如原貌、奠基、施工過程、竣工驗收等內容。錄音帶、錄像帶、影片均要附有注明工程項目名稱及錄音、錄像、影片內容的文字材料。第六條 駐地辦信息資料員分管檔案，其主要職：1. 執行國家檔案工作的方針、政策和法規，規劃各部門檔案管理工作。2. 9、負責收集、整理、分類、保管、統計部門各類檔案及有關資料。3. 配合公司檔案主管部門，把需要歸檔（具有一定保存價值）文件材料進行歸檔。4. 積極與各部門一同進行對公司及項目檔案、資料等管理辦法的研究。5. 開展檔案的利用工作。負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具。積極開發檔案信息資源，逐步達到檔案信息資源共享。6. 進行檔案的鑒定工作。對已超過保管期限的檔案提出存毀意見，經上級領導審批后進行處理。（五） 工程監理文件資料的歸檔保管與管理第一條 凡已辦理完畢的來文、已發送的文件，駐地辦綜合部及時派專職人員收集、分類、編號、歸檔，卷內文件材料應按時間順序排列;并進入計算機中的文件庫，以便檢索和查閱。文10、件資料的調閱、借用必須履行借閱手續，并在規定期限內退還。其原件一律不借出，必要時經批準可復制。次年初對上年歸檔工程文件進行正式立卷、建檔、歸檔。監理工程項目竣工移交后，按監理委托合同規定將經整理的工程文件移交業主單位。在此之前，駐地辦對案卷的組合合理性、卷內排列、題名、外觀的總體嚴格審查，仔細核對卷內題名與卷內文件是否已概括卷內文件的內容、頁次是否有錯誤、備考表是否簽字、裝訂是否規范牢固等。不合格的進行返工處理，直到符合要求后完整的上交業主。第二條 駐地辦應將符合要求的檔案整理整理規檔并交到公司的檔案室。檔案室對已超過保管期限的檔案進行鑒定，報請公司領導做出處理決定。未經鑒定和批準，任何單位或11、個人不得銷毀任何檔案。對銷毀的檔案應編制銷毀清冊永久保存。第三條 各類檔案都是公司及駐地辦的重要財富，由檔案室集中統一管理，嚴格按照審批程序借閱，任何部門或個人都不得視檔案為私有。監理檔案文件及資料未經允許不得外借其它單位人員傳閱及使用。全體監理人員都有保護檔案的義務。各類檔案移交時，必須經檔案人員清點檢查，辦好交接手續。 第四條 檔案室按便于保管、方便利用為原則，對檔案進行分類、編號和排列。第五條 檔案室應研究和改進檔案的保護，對已破損、蟲蛀、霉爛和字跡褪色的檔案，應及時修復或復制。第六條 文件處理做到“四及時”即：及時登記、及時傳閱、及時催（承）辦、 及時歸卷；“四不”即：文件材料不積壓、12、不錯漏、不遺失、不外傳。第七條 各類檔案按其內容、價值確定保管期限為永久、長期和短期三種。（五） 工程監理文件資料的總體要求要做好檔案管理工作，首先要使監理的“質量、進度、投資、安全”控制工作和信息與合同管理工作以及協調工作等規范化、標準化、制度化;然后，在實踐中不斷完善建立一套具有很強的實用性和可操作性的工程文件檔案管理辦法，使駐地辦的工程監理文件檔案做到真實、完整、規范、科學、查閱方便的基本要求。（1）XX省公路公路工程竣工文件編制實用范本對監理竣工文件的編制基本原則、方法步驟、標準要求、資料整理、圖表編制、組卷歸檔、驗收移交等做出了明確和系統的闡述，駐地辦的檔案資料管理必須以此為標準。 （2）高速公路建設工程監理檔案管理工作涉及到整個建設工程的方方面面，在日常工作中，要注意對資料的復核，同時檢查資料是否符合規范要求，發現問題及時督促有關單位進行整改。（3）對一些需連續產生的監理信息，在歸檔過程中應對該類信息建立相關的統計匯總表格以便進行核查和統計，并及時發現錯漏之處，從而保證該類信息的完整性。（4）工程監理文件資料必須按照工程進度及時填寫和整理，確保資料是對工程質量情況的真實反映，要杜絕拖沓滯后，甚至工程結束后才補做資料的現象。（5）工程監理文件資料管理工作與其他監理工作一樣需要加強與業主的溝通，爭取業主的理解和支持，否則工作很難開展，監理資料的管理工作就難以落實。