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1、煤礦選煤廠工程檔案規定及編寫管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 煤礦選煤廠工程檔案管理規定及編寫規范一、 編制依據（略）二、管理規定（一）工程檔案管理在檔案主管部門的領導下，通大公司檔案室全面負責工程檔案管理工作，各職能部門及施工單位、監理單位等領導和專業人員，對所轄范圍的檔案形成及完整性、準確性負直接責任，并根據檔案管理制度和檔案管理網絡要求，完成檔案工作計劃及本專業的任務。（工程檔案管理網絡圖見附件1。）（二）工程檔案資料管理職責分工1. 建設單位（1）經理部A.按照國家及上級主管部門有關檔案工作的方針、政2、策、法規要求，制定本單位工程檔案管理的有關規章制度。B.負責工程建設全過程檔案、資料管理的組織協調、監督、指導工作，負責本單位工程檔案、資料的接收、催辦、歸檔、保管和利用工作。C.對職能部門移交的各類文件、圖紙、資料、照片、電子文檔等按照有關規定和標準進行審查，辦理交接手續，并整理、分類、歸檔。D.負責工程勘察設計資料、設計文件、施工圖的接收、發放、整理、歸檔。E.負責編制單位工程案卷編號一覽表，確保工程檔案和工程文件編號的唯一性。F.編制工程檔案檢索工具。G.嚴格按照本規定檢查、驗收各職能部門及施工單位、監理單位、調試單位等移交的工程檔案、竣工文件和竣工圖，確保其完整、系統、符合檔案管理規定3、要求。對不符合要求的檔案文件進行整改指導、督辦。(2)工程安全部A.負責整理移交本部門與參建單位之間的往來技術性文件、工程質量管理文件。B.負責檢驗報告、設備和施工質量缺陷處理，負責整改報告、不符合項和事故報告的處理，對施工、監理、調試等單位移交的驗評表、項目施工文件、監理文件、調試文件及竣工圖等工程技術文件進行審核。C.負責工程建設期間安全監督管理性文件、異常情況處理報告等。D.負責整理移交工程簡報、各種工程會議紀要等。E.負責對施工、監理、調試、設計院等單位項目文件形成過程中的檢查監督。F.負責對參建單位移交的竣工技術文件進行技術審核。G.負責提交專業總結及工程建設總結。(3)計劃經營部A4、.負責工程前期依據性文件、工程管理文件的收集、整理及歸檔。包括征地相關文件、工程相關合同、協議、招投標文件資料、工程項目融資、貸款合同、協議、工程概算、結算等文件的收集整理、定期移交。B.負責在與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，對工程文件的套數、費用、質量、移交時間等提出具體要求。C.負責物資管理、設備管理、備品備件、專用工具管理文件的收集整理歸檔。具體包括物資、設備招投標、合同、協議等文件的收集移交，設備開箱及隨機文件的收集移交，設備及附件臺帳的移交，設備開箱到移交生產各階段所有設備消缺、修補與更換記錄、數據統計等文件的整理、移交。D.負責對竣工技術文件移交把關工作，工程進度、5、完工驗收時，沒有檔案部門的簽字，計劃經營部不予認可工程進度，不予結算工程款。(4)財務部A.負責工程費用、工程結算相關文件、資料的整理歸檔。B.負責財務檔案的整理及歸檔。C.負責對竣工技術文件移交把關工作，在工程竣工后，沒有檔案室的簽字財務部不予結算工程款。(5)生產準備與試生產單位A.負責收集整理生產管理文件。包括企業工作、技術、管理標準（系統圖、運行規程、檢修規程、設備操作規程及事故處理規程等）。B.負責設備性能實驗報告、技術經濟指標統計、半年生產考核期間的運行記錄等的收集、整理、移交、歸檔工作。C.負責提供整套的試生產期間文件材料（試生產記錄、設備運行記錄、事故處理記錄、分析及總結等）。6、D.負責提供生產準備方案、試生產方案、試生產記錄、運行評價、試生產總結等。2. 施工單位(1)工程檔案管理列入工程計劃，并落實工程檔案工作領導責任制、納入工程質量管理條例中。(2)各施工單位須有領導分管工程檔案工作，并建立相應的管理機構，配備專（兼）職檔案、資料管理人員，制定檔案管理制度及相應的控制措施，統一管理好工程檔案資料。(3)各參建單位進入工程現場后，應根據合同進度、工程建設進度編制本單位合同范圍內的工程文件移交計劃，并根據本辦法規定，到工程檔案管理部門備案。(4)負責收集、積累、整理工程施工過程中所形成的各種工程文件、資料。(5)負責提交施工、安裝全部技術記錄及相關的聲像資料（含隱蔽7、工程及測量記錄）。(6)負責提供分部試運行階段的方案、措施和試運行記錄及驗收簽證書。(7)負責提交從設備安裝到移交試生產前所有設備的修復、更換記錄、設備完好率的統計等。(8)對施工文件、施工圖及設備技術文件的準確性和更改情況進行核實，并按要求修改到相應的文件上，經建設單位和監理單位審核同意后方可實施。(9)根據工程現場實際情況以及合同規定要求，對工程竣工圖和竣工文件進行編制、整理，并檢查其內容是否齊全、完整，是否符合工程檔案管理相關規定。(10)應按要求如實向設計部門提供竣工圖的各種參考依據。(11)在工程完工45天內（含歸檔文件審查、檔案部門驗收時間），向建設單位提交經整理好的竣工技術文件和8、其他有關的工程檔案（含電子版）。(12)在合同工程完成后，應編制工程施工總結，不作為竣工文件，但屬于必備材料之一，另行交付。其內容包括：工程概況；包括施工組織機構、主要設備及工程量、施工計劃管理主要施工工期、進度節點、施工大事記、施工總平面及機械布置、主要吊裝方案及交叉作業、重大交叉作業、力能供應、新工藝、新技術、新設備、新材料在內的施工管理文件；包括工程保證及環境保護體系、質量管理、焊接管理、試驗管理、安全管理、機械管理、設備材料管理、文件資料管理、培訓管理等在內的工程管理文件；以勞動力管理為主要內容的經營管理文件；以及工程所有的驗收項目總數、項目清單明細、優良率、合格率統計，混凝土強度匯總9、材料等。3. 設計單位(1)按照合同、協議規定，負責及時向建設單位提交系統設計、整理的各階段的文件、圖紙及設計文件總目錄。(2)按照設計合同，負責按時編制設計范圍內的竣工圖（含電子版），并在整體工程完工后60天內（含歸檔文件審查、檔案部門驗收時間）向建設單位提交。(3)工程完工后必須提交一份完整的、按專業化分的設計變更通知單并附匯總表。（4）在合同工程完成后，負責編制工程設計總結。4. 監理單位（1）必須按照工程建設監理規定第十四條“工程建設監理程序”規定，參加工程竣工驗收，簽署竣工文件監理意見。（2）負責工程常用的表式及工程項目文件（設計變更通知單、工程聯系單、會議紀要）的編碼管理。（3）對10、施工工程中產生的竣工文件、竣工圖進行監理和審查（從技術角度和檔案管理角度）并書寫整改意見，確保其完整準確。（4）在建設監理任務完成后，按合同與本規定要求，負責對監理過程中形成的所有工程監理文件材料進行整理，并檢查其內容是否齊全、完整，是否符合檔案規定要求。（5）在整體工程完工后45天內（含歸檔文件審查、檔案部門驗收時間）向建設單位提交工程監理竣工文件。（6）在合同工程完成后負責編制工程監理總結。（二）工程檔案編寫內容 工程檔案原則上以單位工程為編制單位。必須保證其真實、系統、完整、規范。一煤礦井巷單位工程檔案編寫內容執行煤炭工業建設工程質量技術資料管理規定與評級辦法中的有關煤礦井巷單位工程施工11、技術資料組卷目錄歸納的內容（略）。二建筑安裝單位工程檔案編寫內容1、共同部分（1）開竣工報告及附件。A.開工報告及附件、停工復工報告及附件、分部分項工程開工報審表等。B.竣工報告及附件（含單位工程竣工交接簽證等）。（2）圖紙會審（主要指四級會審，簽字頁要與正文在同一頁，必須親筆簽名。重要附件每一頁需與會各方代表小簽）、技術要求、技術交底及其會議紀要。（3）專業施工組織設計、施工技術措施、作業指導書（含重要項目施工安全技術措施合組織措施）。（4）建筑安裝工程質量檢查記錄和中間驗收交接簽證、質量評定及驗收記錄。質量驗收資料排序：四級驗評劃分表、單位工程質量驗評、分部工程質量驗評、分項工程質量驗評、12、檢驗批工程質量驗評、中間交接簽證。（5）隱蔽工程驗收記錄及簽證。（6）不合格項目及質量問題處理及缺陷處理報告（其中包括施工質量事故、設備缺陷處理和修補程序的會議紀要、修補記錄及工程重大問題技術資料及處理文件，包括工程遺留問題）。（7）單位工程原材料證書和實驗報告（可以單獨組卷作為幾個單位工程的共用部分，注明所共用的單位工程編號，但單位工程案卷中需放目錄索引）。原材料證書、實驗報告（含特種材料）按品種如鋼材、水泥、砂石、砌塊砼、鋼筋接頭、埋件使用等順序按日期排列。（8）設計變更單（包括變更設計）、設計變更反饋驗收單、材料代用單、工程聯系單（單獨組卷），單位工程案卷中只放本單位工程所涉及的設計變更13、清單，工程聯系單清單。本工程所有設計變更單（變更設計）、設計變更反饋驗收單等，按照專業、流水號單獨整理組卷，變更單在前，反饋單在后，一一對應。（9）施工測量記錄。（10）根據施工實況形成竣工圖或竣工草圖。2、土建、水暖工程（1） 工程質量驗評記錄A.單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄B.單位（子單位）工程安全及功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄C.單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄D.單位（子單位）工程質量驗收記錄E.分部（子分部）工程質量驗收記錄F.分項工程質量驗收記錄G.檢驗批質量驗收記錄H.土建移交安裝中間驗收交接簽證(2)隱蔽工程驗收記錄（包括地基驗槽、砼中鋼筋工程、地下砼結構工程14、地下防水、防腐工程及其他安裝工程驗收記錄等）。(3)施工技術記錄A.混凝土施工記錄（含混凝土澆灌通知單、混凝土攪拌、澆灌及養護記錄或混凝土施工日記、混凝土工程冬期施工熱工計算及施工記錄、大體積混凝土溫控計算及施工記錄）。B.高強度螺栓施工記錄。C.構件和設備消缺處理記錄。D.結構吊裝記錄。E.管道、閥門等設備、嚴密性試驗記錄。F.排水系統灌水、通水試驗記錄G.給水、采暖及生活熱水系統通水沖水及水壓試驗記錄H.電氣絕緣測試、接地電阻測試記錄I.蓄水構筑物滿水記錄J.通風、空調調試記錄及制冷系統試驗記錄K.抗滲實驗報告L.電梯負荷試驗、安全裝置檢查記錄(4)施工試驗記錄A.鋼筋材質及焊接接頭實驗15、報告B.混凝土試件實驗報告C.鋼結構摩擦面抗滑移系數及高強度螺栓連接實驗報告D.砌筑砂漿試件實驗報告E.土石方回填實驗報告F.焊條、焊劑焊前實驗報告、實物抽樣實驗報告(5)原材料證書及試驗報告A.鋼材出廠合格證及試驗報告B.焊條、焊劑出廠合格證C.磚、砌塊出廠合格證及試驗報告D.水泥出廠合格證及試驗報告、混凝土試件試驗報告E.特種材料出廠合格證F.砂石試驗報告G.構件、配件出廠合格證及試驗報告H.鋼筋跟蹤管理臺帳（包括品名、規格型號、廠家名稱、到貨日期、數量、出廠證件編號、復試報告編號、宏觀質量描述、領用單位、領用數量、加工和焊接情況、使用部位及數量、存在問題及處理情況等）I.水泥、砼跟蹤管理16、記錄（包括水泥廠家名稱、品種規格、數量、到貨日期、出廠證件編號、現場試驗單編號、澆灌部委、砼試塊試驗報告編號以及砼安質評定記錄、每批砼配合比量及澆灌砼數量）(6)測量放線記錄及沉降觀測記錄（按單位工程、文件日期排列，單獨組卷）A.廠區、建（構）物施工測量、大型設備軸線定位放線測量記錄等B.沉降觀測記錄，變形、高程控制記錄及水準點一覽表(7)其他文件3、安裝工程（參考）（1）工程質量驗評記錄（2）施工技術記錄（3）實驗報告（4）不合格項及質量問題處理報告（5）原材料、半成品、設備出廠合格證和試驗報告以及材料跟蹤記錄（6）其他文件（三）工程檔案組卷原則：1、在認真貫徹執行國家和行業有關標準和規定前17、提下，執行本規定。2、總體要求：完整、系統、準確、清晰。3、分類科學，組卷合理，案卷內項目文件必須相呼應。4、施工單位移交竣工文件時，原則上應該分專業按單位工程劃分進行組卷。5、每一案卷不同內容之間用彩色隔頁紙隔開，并標注相應內容標題。案卷及卷內文件不重份，同一案卷不同保管期限的文件，該卷的保管期限從長。6、每一案卷的內容大體分為以下幾部分：A.開竣工報告、圖紙會審、技術要求、技術交底；B.施工組織設計及作業指導書；C.施工技術紀錄；D.隱蔽工程驗收記錄；E.質量驗評資料；F.不合格項或質量事故報告；G.設計變更單、材料代用單、工程聯系單；H.原材料合格證、復試報告（包括土巖實驗報告、混凝土實18、驗報告）；I.觀測記錄。7、檔案案卷每冊單獨編寫頁號，整卷不必連續編號。自行成冊的不另行編碼，不另行書寫目錄。頁碼編寫：整理階段鉛筆書寫，審定合格后用打碼機打號。封面、簽證書、卷內目錄、彩色隔頁紙、備考表不編入頁數內。單頁頁碼寫在右下角，雙面正面寫在右下角，背面寫在左下角。圖樣的頁碼寫在圖標的右下方。8、案卷的封面填寫、目錄編寫、簽證書的編寫、備考表的編寫要符合有關規定。封面編寫要包含案卷題名、立卷單位、起止時間等（參見附件案卷封面樣本）?？偟怯浱?、保管期限由檔案室統一填寫。工程簽證書的編制人（技術員）、審核（專業專工）、審定（專業負責人）、批準（負責人）應均由本人簽字。填全編制日期。卷內目錄19、必須使用統一的卷內目錄表樣（見附件樣本）。序號用數字填，文件編號填文件號或圖紙號，責任者填寫技術文件直接編制單位（名稱可縮寫），文件題名寫全稱，日期填文件形成時間，頁次填寫每份技術文件起止頁號。備考表要注明檔案資料互見號，標明卷內文件件數、頁數、不同載體形式文件的數量、說明組卷及使用情況。9、工程檔案卷內文件的排列要與案卷目錄順序一一對應，排列有序。去除所有金屬金屬裝訂物。文字材料、圖紙不必裝訂，由檔案室統一安排裝訂。但圖紙必須按照技術用圖復制圖的折疊方法進行規范折疊。檔案資料組卷每冊厚度不得超過4cm，不得低于2cm。10、工程檔案組卷順序按照外封面、內封面、簽名頁（竣工技術文件審核簽證書）20、卷內目錄、編制說明、單位工程概況（每個單位工程第1冊）、工程檔案正文、備考表、外封面順序組卷。（四）工程檔案案卷檔號編制：工程檔案案卷編制依據通大公司檔案分類細則執行，由公司檔案室統一編寫案卷目錄代號、分類號、案卷號等。（五）工程檔案資料移交程序及要求1、工程檔案資料必須經系統整理及審核無誤后，方可向建設單位及監理單位移交。移交時，必須有工程安全部、監理公司、調試接收單位等對竣工資料的審核整改意見。2、工程檔案移交的必須附有內容一致的電子版，電子文件載體為不可擦寫光盤，文件采用PDF格式3、工程檔案移交數量為：紙質文件與電子版個三套（建設單位兩套正副本、監理公司一套）?？⒐D2套。由設計院編21、制的竣工圖按照規定份數移交，并同時歸檔電子版文件2套。4、施工單位工程檔案移交要在單位工程完工后的45天內（含檔案文件審查、檔案室驗收時間）移交完畢。設計單位要在整體工程完工60天內完成檔案資料移交。監理單位要在工程完工后45天內完成檔案資料的移交。5、工程檔案資料的移交要履行下列審核程序，并填寫工程檔案移交審核會簽單及工程檔案資料移交清單：A.施工單位自檢；B.監理單位與業主審核并提出整改意見；C.監理單位審核；D.建設單位（工程安全部、檔案室）審核驗收。三、編寫規范（一）工程檔案資料書寫標準及要求：1、內容齊全，排列有序，數據準確，圖文清晰，規格統一，簽字工整，日期完整，簽字蓋章手續完備，22、無殘缺及內容模糊現象。2、竣工文件用紙統一為標準A4（210mm297mm）幅面復印紙，圖幅大于A4的圖表或圖紙，應折疊成A4幅面，小于A4幅面的要粘貼在A4復印紙上，粘貼時采用防蟲性的不干膠。3、頁邊距同一尺寸為：左25mm，右15mm，上25mm，下15mm。4、文字規格：標題宋體三加粗，正文宋體小四，表格內特殊情況可視情節定。行間距24磅，首行縮進2字符。英文、數字采用Times New Roman。5、施工技術記錄表、各類報審表、監理用表、工程簽證單、設計變更通知單、工程聯系單、案卷封面、隔頁紙等均使用檔案管理部門提供的統一表式、樣本。填寫內容規范，編號一致。表中空白處有未填滿或大面積23、空白時，加蓋紅色條形“空白”、“以下空白”印章，加以注明。印章標準為：以下空白：15*4.9mm；空白： 9*4.5mm；字體為宋體。6、質量驗評記錄表不能用符號代替評定結果，該填數字的，不能用符合*標準等字樣代替。7、文件或表格內容中需要手工填寫的部分或簽名必須統一使用黑色碳素墨水或黑色簽字筆書寫，不得使用園珠筆、藍黑墨水、純藍墨水書寫，也不能用復寫紙復寫，所有文件、表格必須采用激光打印機打印，不得使用噴墨或針式打印機，不得使用壓感紙熱敏傳真紙。字跡必須清晰可辯。8、資料和表格中涉及到單位名稱時必須書寫單位全稱，不得省略或填寫別稱。9、歸檔文件正本必須為原件，施工過程中形成的表格、記錄等必須24、逐份簽證、簽名、加蓋印章，不得采取復印形式。無原件的材質證明類要求復印件必須清楚，并加蓋供貨單位或使用單位印章。對于多個單位工程共用的原材料合格證等文件，無法使用原件歸檔的，應在案卷備考表中標明原件所在的案卷。材質證明屬于感應件，應將復印件附后，不需增加頁號。（二）竣工圖編制規范1、竣工圖的編制工作，可以是以施工圖為基礎，以各種設計變更文件、施工技術文件為補充修改依據編制。2、凡在施工中，完全按原設計施工，無任何變動的，則由施工單位在原設計圖上加蓋“竣工圖”標志章作為竣工圖；雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位負責在原施工圖（必須是新圖）上采取標25、記修改法、杠改法、刮改法、貼圖更改法等注明修改的部分，并附以設計變更通知單和施工說明，然后加蓋“竣工圖”標志章作為竣工圖；結構形式改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變以及有其他重大改變，或者圖面變更面積超過35%的，不宜再在原施工圖上修改、補充，應重新繪制改變后的竣工圖。特別是基礎、結構、管線等隱蔽工程部位的變更應重新繪制竣工圖。（設計原因設計單位負責重繪；施工原因施工單位負責重繪；其他原因建設單位負責或委托。）；施工圖被取消，包括設計變更取消或現場未施工的，不需要編制竣工圖。但應在原圖紙目錄中注明“取消”，并將原圖作廢；由于特殊原因，新的施工內容在沒有正式施工圖的情況下進行施工的（這種情況26、一般是不允許的），應按實際施工最終狀況，由施工單位繪制竣工圖，經設計單位簽署意見并補充修改依據后方可作為竣工圖。3、作為竣工圖的藍圖必須是圖面清晰的新圖紙。藍圖的更改可根據變更的具體情況選用“注改”和“杠改”(劃改)，不能刮改，以保持圖面整潔。竣工圖的圖形和有關文字說明必須清楚準確、反映現場變更實際。做到圖、物、文字一致，沒有錯誤，遺漏和含糊不清的地方。所有設計變更文件中的變更內容，必須不遺漏地在施工圖中全面反映，即每項變更內容，不但要在文件所指的竣工圖上反映，而且要在所有涉及到的每張竣工圖上反映。修改處都要標注修改依據。一張更改通知單涉及多圖的，如果圖紙不在同一卷冊的，應將復印件附在有關卷冊27、中，或在備考表中說明。4、所有竣工圖均須由編制單位逐張加蓋、簽署“竣工圖”章。竣工圖章中的內容填寫齊全、清楚，不得代簽?？⒐D章蓋在圖紙標題欄附近空白處。重新繪制的“竣工圖”按原圖編號，末尾加注“竣”字，或在新圖圖標的“圖名欄”內注明“竣工階段”字樣。編制“竣工圖”必須用碳素墨水書寫和繪制，不得用其它墨水和顏色的筆繪制，以便長期保存。描繪用紙必須是質地優良，透明度好的硫酸或薄尼龍紙，描繪線條要實在，墨色要均勻，以符合復曬的要求?？⒐D章應使用不褪色紅印泥。5、竣工圖要具備完善的圖樣目錄或文件目錄?？⒐D樣上各專業名詞、術語、代號、圖形文字、符號和選用的結構要素，以及填寫的計量單位，均應符合有關28、標準和規定。（三）監理文件編制規范1、監理竣工文件原則上以監理工程為編制單位，必須及時整理、真實完整、分類有序。2、監理竣工檔案的內容分為以下7類進行組卷。即：綜合管理類、組織協調類、質量控制類、進度控制類、造價控制類、綜合記錄類、驗收總結類。3、監理竣工文件整理目錄見附表。4、監理竣工文件需移交建設單位2套，并附電子版。（四）聲像資料編制規范1、收集范圍：建設單位負責收集：規劃設計平、立、剖面圖及模型；建設地點原始地形地貌、拆遷平整過程；開工、奠基過程；工程進度目標照片；重要領導人或知名人士視察、剪彩、題詞；重要會議照片、錄像、錄音；涉及工程的照片、圖片；建設后的內外全貌；等等。施工、監理單29、位負責收集：主要施工過程及與工程相關的重大活動、重大事件、重大事故照片、錄像、錄音；記錄設備開箱、原材料驗收等外觀性狀的聲像資料；記錄施工現場質量、文明施工情況的聲像資料；主要機電設備安裝就位等重要過程的聲像資料；記錄隱蔽工程隱蔽前后實況的聲像資料；記錄各單位工程開工前原址原貌和竣工后的概貌的聲像資料；其他有保存價值的聲像資料。2、收集要求：按要求收集歸檔，并確保其真實性；主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等；底片（數碼攝影光碟）、照片、說明齊全、對應；說明要描述清楚事由、時間、地點、人物或設備、背景、攝影者等；無底片的照片應制作翻版底片。3、收集數量：照片以單位工程收集與組合。零星工30、程6-8張；主體建筑、安裝工程20-25張。錄像以標為單位收集，一般不少于25分鐘。4、編制要求：編號清楚，說明詳實，使用規范相冊。（五）表格使用規范工程檔案專用表格大體分為管理表格與專業表格兩大類。管理表格又分為施工單位申報、監理用表、通用表格、檔案管理、質量監督檢查用表五類；專業用表按照工程性質分為礦建、土建、安裝三類，包含自制工作記錄用表、國家專業推薦用表等。礦建用表按照煤炭家建設工程質量技術資料管理規定與評級辦法執行，建筑、安裝專業用表按照建筑工程施工質量驗收統一標準推薦的表格執行。各種表格式樣見附件。附件1：工程檔案管理網絡圖附件2：表格、封面樣式（1） 施工單位申報的管理表格（2） 監理單位使用的管理表格（3） 通用的管理表格（4） 歸檔用管理表格 附件3：工程檔案歸檔目錄