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1、物業公司公文撰寫規范、收發程序及保密管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行文管理辦法1 目的1.1 實現公文處理工作的規范化、制度化，提高公文處理工作的效率和質量。2 適用范圍2.1 以公司、各部門、分公司、管理處名義發出的公文。3 規定內容3.1 總 則公文是公司行政管理過程中形成的具有企業效力、規范體式的公務文書，是傳達貫徹企業的方針、政策、發布行政規章制度，實施行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。3.1.1 行政與公共關系部是公文處理的管理部門，主管負責公司公文的2、處理及指導監督各部門、分公司、管理處公文處理工作。3.1.2 行政與公共關系部應當配備專職或兼職人員負責公文處理工作。行政人員應當忠于職守，廉潔正派，具備相關專業知識。3.1.3 公文處理必須做到及時、準確、安全。3.1.4 在公文處理工作中，必須嚴格執行有關公司保密規定，確保公司秘密安全。3.1.5 公文的主要種類4 行政公文種類主要包括：4.1 決定：用于對重要事項或者重大行動做出安排。4.2 指示（指令）：用于對各部門、下屬城市公司、控股城市公司布置工作，闡明工作活動的指導原則。4.3 通知：用于批轉下級各部門、下屬城市公司、控股城市公司的公文，轉發上級事業部和不相隸屬機關的公文，傳達要3、求下級有關單位需要周知或者共同執行的事項。4.4 通報：用于表彰先進，批評錯誤、傳達重要精神或者情況。4.5 報告：用于向上級匯報工作、反映情況，提出意見或者建議，答復上級的詢問。4.6 請示：用于向上級請求指示或批準。4.7 批復：答復下級請示事項。4.8 函： 函用于不相隸屬關系單位或部門、下屬城市公司、控股城市公司之間互相商洽工作，詢問和答復問題；向有關主管部門、下屬城市公司、控股城市公司請求批準等。回復來函則用“復函”。4.9 會議紀要： 用于記載和傳達會議情況、主要精神和決議事項，要求與會者共同遵守、執行。4.10 總結匯報：向上級做綜合性的全面匯報。4.11 計劃：對今后工作做出全4、面安排。5 文件撰寫通用規范：5.1 文件撰寫通用規范中包含標題、正文、落款（署名）、日期、報送單位等，通知、報告、請示文件還應包括“文號”及ISO編號等內容。一般格式詳見附件一。5.2 標題5.2.1 簡明扼要、突出重點。使用黑體小二或黑體三號，居中。標題盡可能在一行表述，如字數較多，可根據實際調整字號分兩行表述。5.3 文號5.3.1 文號由發文單位、年份、文件編號組成。（文號體系在下文中規定）使用宋體五號，居中。5.4 正文5.4.1 正文應在在“文號”下空一行開始撰寫，使用規范、準確的語言及標點符號，明了的表達文件的主旨、要求等。漢字使用宋體小四，段首空兩格；英文使用Times New5、 Roman字體小四號。5.5 落款（署名）5.5.1 注明公司全稱、（另起一行）發文單位全稱或簽署發文人姓名。使用宋體小四，居文末右側。5.6 日期5.6.1 注明具體發文日期。如為正式函件、合同，則使用宋體小四，居落款下行，文件右側；其他文件，可使用字體Times New Roman小四號阿拉伯數字，居落款下行，文件右側。5.7 報送單位5.7.1 我公司通知類文件，需逐行據實際文件內容注明，如：“報：董事長”、“送：各部門經理”、“簽閱：全體員工”、“董事長意見：”。5.8 審批人、審查人、擬寫人親筆簽名5.9 每頁文件底端自左至右依次由審批人、審查人、擬寫人親筆簽名確認。5.10 有效6、日期5.11 制度類文件則應寫明“有效日期：長期適用”，通知類文件為有時效性文件，則應寫明“有效日期: 年 月 日至 年 月 日”。5.12 頁碼5.13 如為多頁文件，應插入頁碼，居中。5.14 文內標題5.15 文件內如需設置多級標題，則依次為“一、二、三”，“（一）、（二）、（三）”，“1、2、3”，“（1）、（2）、（3）”，“1）、2）、3）”。各級標題依需要可加粗強調顯示。5.16 行距5.16.1 為使文件整體格式美觀，行距段前0行，段后0行，以內容調整至整張為原則，5.16.2 可將行距設置為“固定值”“20磅”或“1.5倍行距”。5.17 頁邊距5.17.1 根據文件實際內容7、需要，上下邊距不得小于1.5厘米，左右邊距不得小于2.0厘米。5.18 紙張要求5.18.1 除需張貼的通知、啟事等文件外，其他文本文件一律使用A4紙打印。5.19 文號體系：5.19.1 文號體系是對我公司各部門、分公司、管理處文件撰寫、發布進行約束、規范的一種數字體系，各部門、分公司、管理處具有自己專有的發文單位簡稱，根據本部門的工作需要，依年份編制文號，以便于公司文件資料的整理歸檔。5.19.2 文號包含發文單位簡稱、年份、文件編號三部分，格式如“魯誠物行2007001號”。5.19.3 各發文單位編號詳見附件二各發文單位編號。5.20 文件編號5.20.1 文件編號由“CXH/文件類別8、-管理處代號-序號”組成：5.20.2 文件類別：由FW和CB兩類組成5.20.3 FW為發文文件，包括擬文單位對本管理處、分公司、全體業主、大業主、開發商、社會相關主管部門的對內對外發文；5.20.4 CB為對內呈報文件，于擬文單位對公司及公司各部門上報各類文件時使用。5.20.5 管理處代號：同ISO9000質量管理體系認證管理處字母編號一致。詳見附件三各發文單位字母編號。5.20.6 序號：由五位阿拉伯數字組成按照發文順序編寫，前兩位為年份，后三位為發文序號。6 行文規則7 各部門、分公司、管理處在自己的權限內，可以互相行文。8 向同級部門、分公司、管理處的重要行文，應當同時抄送直接上級9、或總經理。9 凡公司各部門、分公司、管理處之間對有關問題未經協商一致，不得各自行文。如擅自行文，上級領導有權責令糾正或撤銷。10 非緊急情況，公司各部門、分公司、管理處不得越級行文。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級單位或領導。11 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他部門、分公司、管理處，應當用抄報或抄送形式。12 生效實施的公司管理制度、規范，應視為正式公文依照執行，可不再行文。同時，由發文單位印相應數量文本，發至各部門、分公司、管理處參照執行，并留存一定數量文本備查。13 公文辦理13.1 公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、10、批辦、承辦、催辦、立卷、歸檔、銷毀等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。凡需辦理的公文，行政與公共關系部應根據內容和性質，送領導批示或交有關部門、分公司、管理處辦理。緊急公文，行政與公共關系部應提出辦理時限。13.2 承辦單位要抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬本部門、分公司、管理處職責范圍或不適宜本部門、分公司、管理處辦理的，應當迅速退回行政與公共關系部并說明理由。13.3 凡涉及其它部門、分公司、管理處的問題，主辦部門、分公司、管理處應當主動與有關部門、分公司、管理處協商、會簽。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映情況。13.4 11、屬于部門、分公司、管理處職權范圍的事項，應當由部門、分公司、管理處自行發文或者幾個部門、分公司、管理處聯合發文。須經過部門、分公司、管理處負責人審批后，方可發文。13.5 送領導批示或者交有關部門、分公司、管理處辦理的公文，行政與公共關系部負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，防止漏辦和延誤。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。13.6 草擬公文應當做到：13.7 符合國家的法律、法規、方針、政策及有關規定的同時需結合公司的實際情況。13.8 情況屬實、觀點明確，條理清楚、文字精練、書寫工整、標點準確，篇幅力求簡短。13.9 人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后12、引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。13.10 結構層次序數，第一層為“一、”、第二層為“(一)”、第三層為“1、” 第四層為“(1)”。13.11 必須使用國家法定計量單位。13.12 用字用詞準確、規范。13.13 文內使用簡稱，應先用全稱，并加以說明。不寫不規范的字。13.14 公文首頁要使公司統一的公文紙。13.15 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素數字必須使用漢字外，應當統一使用阿拉伯數字。13.16 發公文由發文單位領導簽發。重要的或涉及面廣的，必須由相關領導會簽。經授權，有的公文可以由授權人簽發，但簽發前必須報總13、經理。13.17 審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。13.18 公文送領導簽發之前，應當由行政與公共關系部認真做好審核工作。審核的重點是：是否需要有關部門、分公司、管理處協商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本辦法的有關規定。13.19 密件和注明不準翻印的文件不得翻印，必須翻印的須經簽發人同意。13.20 傳遞密件時，必須采取相應保密措施，確保文件安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級文件不得利用計算機、傳真機傳輸。14 公文的收、發程序14.1 公司公文的收、發工作統一由行政與公共關系部負責。凡以公司14、名義對外發出的公文均應由行政與公共關系部審核并報總經理批準后執行。各分公司和管理處沒有對外發文的權限。15 收文程序15.1 行政與公共關系部指定文員負責接收、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。15.2 外來文件或集團下發的文件應首先由行政文員填寫來文閱辦表送承辦部門、分公司、管理處辦理，同時交由行政文員統一辦理收文登記、編號，并填寫收文登記表。行政文員必須在3小時內完成登記或轉發在OA由各相關部門負責人辦理。行政文員未按規定時間準時下發文件耽誤工作每次考核20元。送各部門、分公司、管理處文件則由各部門、分公司、管理處辦理收文登記、編號，并按其責權范圍處理。15.3 各單位負責人閱批公15、文應仔細認真，閱畢要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的要明確具體。對收文中要求復文的，要按照辦理時限要求,對主辦部門、分公司、管理處進行催辦，以免延誤積壓。各單位負責人審閱文件要求在1個工作日內完成，緊急文件必須在3小時內完成回復意見。未按規定時間回復意見考核主辦部門50元 15.4 相關部門接收文件應及時在來文閱辦表上簽名，接收電子郵件和傳真，如有回執的，按回執要求回復發文單位。同時，檢查文件是否有未裝訂、缺頁或手續不全等差錯，發現問題及時向發文單位查詢，予以彌補。15.5 歸各部門指定專人負責起草、審核，由行政與公共關系部審核、報批、印發、建檔。 16 發文程序16.1 公司發文16、均由行政與公共關系部負責起草、審核、送批、印發、建檔。16.2 公司各部門發文由各部門指定專人負責起草、審核，由行政與公共關系部審核、報批、印發、建檔。分公司、管理處對內發文由各部門指定專人負責起草、審核，由行政與公共關系部審核、報批、印發、建檔。 16.3 公司對外發文的文字均由行政與公共關系部負責人審核，財務數據由資金運營與管理部負責人（分公司由財務部經理）審核，必要時由公司法務人員審核，從適用文體、上報程序、公文格式、措辭用語、引用數字及資料內容上嚴格把關，做到準確無誤。16.4 公司各部門一般只在公司內行文，不對外發文。各分公司、管理處因工作需要擬向當地政府及相關部門上報公文時，一律報17、送公司行政與公共關系部，報經公司分管領導審核，總經理、董事長批準后方可蓋章發文。未按此項規定不經報批擅自發文單位每次考核單位負責人200元。16.5 其他需要報公司總經理、董事長審閱的，應及時予以呈報。16.6 文件資料下發至非公司所在地各分公司、管理處或相關人員的，發文部門在發文當日應以OA或傳真、電子郵件形式送達并填寫“發文登記表”，并由接收人及時將文件資料送至相關部門。17 公文立卷、歸檔、銷毀17.1 公文歸檔，應當根據其互相聯系、特征和保存價值分類整理立卷，要保證公文檔案的齊全、完整、能正確反映主要工作情況，以便于保管和利用。17.2 公文正本一律存行政與公共關系部，相關單位和個人只18、得保留復印件。17.3 公文復印件作為正式文件使用時，應當加蓋公章，視同正式文件妥善保管。17.4 案卷應當定期向行政與公共關系部移交，個人不得保存應當歸檔的公文。17.5 沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人以上監銷，保證不丟失，不漏銷，不錯銷。18 注意事項18.1 根據公司結構的調整和管理項目的增加，文號體系將隨之調整和擴充。18.2 原則上，各管理處文號為管理處內部（含對本管理處業主發布的通知、啟事、溫馨提示、聲明等）發文時使用。18.3 各部門如發文有特殊類別，可在本部門文號下自擬子文號，至行政與公共關系部備案。如 ：人力19、資源部發布人事任命及調整通知，可擬子文號為“魯誠物人人”。18.4 公文的保密及緊急程度規定18.4.1 保密等級規定1) 公文密級劃分為絕密、機密、秘密三級。 2) 絕密級：是最重要的秘密，泄露后會使企業經營安全和合法利益遭受特別嚴重的威脅和巨大的經濟損失；3) 機密級：是重要的秘密，泄露后會使企業經營安全和合法利益遭到重大的威脅和經濟損失；4) 秘密級：是指一般的商業秘密，泄露后會使企業經營競爭加劇，合法經濟利益遭受一定損失或潛伏一定的損失。18.4.2 保密文件分類1) 絕密：公司經營發展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級，如尚未公布、立項、或付諸實施的項目意向性報告，融資、20、財務規劃方案，總經理以上高端人事安排等文件；2) 機密：公司的公布實施前的工作計劃、重要會議記錄、報政府機關的請示、報告等；3) 秘密：涉及公司人事、合同、協議、員工工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類文件信息。18.4.3 密級的確定1) 公文的密級由起草人擬定，由簽發人簽發文件時確定。2) 緊急等級規定3) 公文緊急程度分為特急、緊急、平急三級。a. 特急：是指內容特別重要、緊急，需要立即、優先、限時傳遞處理的文件；b. 緊急：是指內容比較重要、緊急，需要優先傳遞處理的文件；c. 平急：是指內容重要，需要優先于日常事務傳遞處理的文件。4) 處理規定a. 特急件按辦文時限完成；緊急件當日完成；平急件三日內完成。b. 緊急等級的確定由公文的起草人擬定，由簽發人簽發文件時確定。c. 根據公司結構的調整和管理項目的增加，文號體系將隨之調整和擴充。d. 原則上，各管理處文號為管理處內部（含對本管理處業主發布的通知、啟事、溫馨提示、聲明等）發文時使用。各部門如發文有特殊類別，可在本部門文號下自擬子文號，至行政與公共關系部備案。如 ：人力資源部發布人事任命及調整通知，可擬子文號為“魯誠物人人”。 e.