物業公司工程進度、材料采購付款管理制度.doc
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2023-11-14
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1、物業公司工程進度、材料采購付款管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 工程付款管理制度第一條 目的:為加強公司工程、工程材料、設備購置、工程維修和工程質保金的付款,建立健全內部控制制度,確保資金使用安全、合理、及時、準確,促進公司各項工作順利開展,特制定本制度: 第二條 適用范圍:所付款項適用于本公司所有在建項目及相關配套的工程、工程材料、設備購置、工程維修、工程質保金付款;第三條 工程付款分類:一、在建項目工程進度付款二、暫扣農民工工資保障金付款三、工程材料采購付款四、工程設備購置及安裝付款五、已移交項目工程維修2、付款六、工程質保金返還付款第四條 工程付款管理與控制:一、在建項目工程進度款管理與控制:1在建項目工程進度付款審批流程:項目工程資料員整理資料并審批工程部經理審批成本部經理審批主管工程副總審批財務合同專員審核總經理審批主管財務副總審批監理公司審批工程承包人提出申請財務部付款項目工程部工程師審批2在建項目工程進度款支付中間控制及責任劃分:2.1承包人申請:承包人依據工程進度和工程承包合同填寫合同付款審批單【2份】;2.1.2配合監理公司同步提供相應輔助資料,并取得監理公司出具合格的“工程款支付證書”;2.1.3配合項目工程部門同步提供如下輔助資料;2.1.3.1經監理公司和項目工程部經理簽字確認3、的合格“工程付款支付證書”【2份】;2.1.3.2簽訂施工合同中約定付款方式的復印件【2份】;2.1.3.3工人工資表原件【已簽名并指紋確認1份】、復印件【1份】,工資表總額不得低于申請付款金額的20%;2.1.3.4工人工資表對應正規、合格身份證復印件【2份】;.5涉及墻改基金退回的依據“墻改基金返還管理制度”提供全面墻改報驗及返退資料;.6提供除墻改之外的其他真實、合理、合法、有效足額的材料發票;項目經理對自己所提供的發票判斷不清的,應主動到就近稅務局查詢自己提供發票的真偽及合理、合法性,以免造成不必要的付款時間浪費;備注:如果因為承包人本人提供資料不全【含不合格發票】等由此造成的工程付款4、延誤有承包人本人負責。2.2監理公司審批:2.2.1依據監理公司相關制度、監理承包合同、工程承包合同進行審批,并加蓋監理公司監理部項目章;2.2.2報送資料不全的根據需要及時反饋并限期提供;2.2.3有義務提前和承包人就輔助資料的提供事先溝通,必要時應對個別標段資料員進行輔助資料報送的培訓以便縮短工程付款時間。出具合格的“工程款支付證書”;2.3工程部資料員收集整理資料:工程部資料員依據公司制度、部門制度及工程承包合同協助工程部經理對付款審批單及附送資料詳細審核并整理,發現有漏、缺事項當日反饋信息并限期提供相應資料;工程部資料員審核發票不能確認的要及時和財務合同專員聯系,以便及早到稅局確認;每5、月月初第一個工作日要向工程承包人書面通知本月財務下發的“月度工程付款計劃”中注明的需要提供的發票及相關資料,以便各承包人提前準備;2.4主管工程師、工程部經理、成本部經理、主管工程副總聯合審批:審批原則統一按公司相關制度、月度資金計劃、工程承包合同等進行審批,各環節審批時間限定在2個工作日內;主管工程師審批:.1工程進度是否達到合同約定付款節點;.2對現場安全文明施工及施工質量進行檢查考評,并出具書面獎、罰單,經工程部經理和主管工程副總簽字確認;.3監理公司是否出具合格的“工程款支付證書”;工程部經理審批:.1付款審批單及附送資料必須達到手續齊全、發票合格,否者不得轉入下一環節;.2因變更、簽6、證、罰款等導致付款金額與原合同執行金額不符的,要附送相應合理的變更、簽證等資料,并經主管工程副總簽字確認;.3簽批時每次應注明暫扣工程付款金額20%-25%的部分作為預留的農民工工資保障金;.4對主管工程師簽字負責;成本部經理審批:.1工程進度是否達到合同約定付款節點;.2對達到符合工程結算要求的承包單位必須先辦理結算,再審批付款;2.4.4工程主管副總審批:2.4.4.1對工程付款過程中需要修改原合同約定條款支付工程款等重大事項的要在付款審批單中詳細寫明;.2超出合同約定事項需要財務在后期付款中配合的要以書面報請總經理審批后一并轉入下一環節;2.4.4.3農忙季節暫扣項目經理工資保障金的 “7、三方保證”書必須提前七個工作日遞送財務部,以便財務提前和銀行協商大筆提現;.4對工程部經理和成本部經理簽字負責; 2.5財務部合同專員審核,限3個工作日內完成:接到成本辦上報的付款申請,首先進行登記確認接收時間;發現提供發票不符合要求、身份證虛假或過期、工資表總額低于20%等不符合付款條件的,應說明退回原因及時退回,并記錄反退時間;依據公司相關制度及時查詢相關賬務進行審核;事先有借款、罰款、扣款等要及時扣回;應在付款審批單上詳細寫出本次應扣、應罰、實際應支付工程款金額及累計付款比率;財務部在工程付款中若接到總包公司新的要求,應及時提前書面通知工程部,工程部應積極配合,待配合全部到位再支付工程款8、;依據工程承包合同保留足額質保金;2.6總經理審批, 限2個工作日內完成:2.7主管財務副總審批, 限2個工作日內完成:重點提示:所有相關人員必須以公司利益為重,本著嚴謹、負責、合作的態度做好與合作方的及時溝通,不得無故推諉;二、農民工工資保障金支付管理與控制:1各樓號承包人在申請支付工程進度款時,需提供工人工資表,財務部按每次申請付款金額的20%25%【備注:工資表匯總金額不得低于申請付款金額的20%】暫扣工程款做為農民工工資保障金,在麥收、秋收、春節等工人放假時,待承包人完全解決工人工資后再予以支付;2農民工工資保障金發放程序:2.1農忙及春節時節,各樓號承包人首先提出支付農民工工資保障金9、的書面申請;2.2工程部經理組織現場工程師、監理公司相關人員逐樓號現場排查、落實所有工人是否已經全部撤場:2.3取得如下三方證書(原件一式兩份):2.3.1各樓號承包人出具農民工工資已經全部發放、沒有拖欠,保證不堵門、不鬧事的保證書,并簽字、按手印確認;2.3.2工程部經理組織現場工程師、監理公司相關人員逐樓號現場落實所有工人是否已經全部撤場,寫出書面現場檢查記錄并簽字確認;(責任人:工程部經理)2.3.3各分包班組長出具農民工工資已經結清的書面證明,并承諾截止日以前所有工資無拖欠現象,并簽字、按手印確認;2.4財務合同專員依據公司相關制度、承包合同、項目承包人的書面申請書及三方證書進行審批,10、并在付款審批單上詳細寫出應支付農民工工資保障金金額;2.5財務出納根據手續齊全的付款審批單將暫扣農民工工資保障金直接發放給承包人;2.6如果現場檢查發現有農民工沒有全部撤場或不能取得三方證書等事項,工程部應逐樓號落實未結清的農民工工資,并配合財務部現場拍攝錄像,把暫扣的農民工工資保障金直接發放到農民工個人手中。(責任人:工程部經理)三、工程材料購進付款管理與控制:參照“在建項目工程進度付款管理與控制:執行;四、工程設備購置與安裝付款管理與控制:參照“在建項目工程進度付款管理與控制:執行;五、已移交項目工程保修期內維修付款管理與控制:1已移交項目工程維修付款審批流程:成本部經理審批財務合同專員審11、核總經理審批主管財務副總審批物業公司經理審批 維修人提出申請工程維修部經理審批主管工程副總審批財務部付款管理處主任審批2已移交項目的工程維修款支付中間控制及責任劃分:2.1維修人員提出申請:依據工程維修內容填寫付款審批單;配合工程維修部工程師同步提供相應的輔助資料【如:物業管理有限公司維修單、工程結算單等】;2.2管理處主任審批,限2個工作日內完成:2.2.1依據房屋質量保證書及工程維修承包合同進行審批;2.2.2“物業管理有限公司維修單”是否填寫齊全;2.2.3落實工程維修是否保質保量完成,必須派專人現場檢查核實并在維修單上注明檢查結果;2.3物業公司經理審批,限2個工作日內完成:2.3.112、落實工程維修是否保質保量完成,必須派專人現場檢查核實;2.3.2詳細寫出落實結果并簽字確認;必要時電話回訪;2.4工程維修部經理審批,限2個工作日內完成:2.4.1依據工程維修相關制度及工程維修承包合同進行審批;2.4.2工程承包人自己履行維修義務的,要做好客戶滿意度的調查;2.4.3工程承包人不履行維修義務而由公司工程維修部代為維修的,應事先到財務查詢該項工程預留質保金,并從承包人質保金中扣還維修款及相關費用;2.4.4能夠扣回的工程維修款與不能扣回的工程維修款審批單要分開填寫;2.4.5能夠提供相關發票的要及時提供;2.5成本部經理審批,限2個工作日內完成:2.5.1審核并確認付款金額是否13、已經辦理過結算;2.5.2審核并確認申請金額是否與結算一致;2.6主管工程副總審批,限2個工作日內完成:2.6.1依據工程維修相關制度及工程維修承包合同進行審批;2.6.2對工程維修部經理和成本部經理簽字負責;2.7財務合同專員審批,限3個工作日內完成:2.7.1接到成本辦上報的維修付款申請,首先登記接收時間;2.7.2依據公司相關制度及工程維修承包合同進行審核;2.7.3發現錯誤及時退回,說明退回原因、記錄返退時間;2.7.4該工程維修事先有借款、罰款、扣款等要及時扣回;并在付款審批單上詳細寫出本次應扣、應罰、實際應支付工程維修款的金額及累計付款比率;2.8總經理審批,限2個工作日內完成:214、.9主管財務副總審批,限2個工作日內完成:六、工程質保金付款管理與控制:1工程質保金到期前的必要工作流程:成本部經理及時辦理工程維修結算單工程維修部依據排查計劃協同物業公司進行全面排查質保金到期前一個月工程部提出工程維修排查計劃工程維修部經理組織相關人員依據維修計劃實施工程維修工程維修部組織人員維修工程承包人自行組織維修2工程質保金付款審批流程:工程維修部經理審批成本部經理審批主管工程副總審批財務合同專員審核總 經 理審 批主管財務副總審批物業管理處主任審批承包人提出質保金返還審批單物業公司經理審批財務部付款3工程質保金付款中間控制及責任劃分:3.1工程承包人提出質保金返還申請:3.1.1配合15、工程部及成本辦做好工程結算;3.1.2依據工程承包合同中有關工程質保金返還約定填寫付款審批單;3.1.3配合工程部提供相應的輔助資料【如:工程結算單復印件、物業公司提供的有關工程維修配合情況說明等】;3.1.4付款審批單上注明與本次申請付款的所有維修工程全部保質保量維修完成;3.2物業管理處主任審批:3.2.1依據工程維修相關制度及工程承包合同質保金返還約定進行審批;3.2.2審核工程承包人是否履行工程維修義務;3.2.3工程承包人自行履行工程維修義務的,要做好客戶滿意度調查;3.2.4工程承包人沒有履行義務而由公司工程維修部代為維修的,要在審批單上詳細注明;3.2.5詳細填寫 “物業管理有限16、公司工程維修單”;3.2.6審核與該項質保金返還對應的所有工程維修事項是否已全部保質保量完成;3.3物業公司經理審批,限2個工作日內完成:3.3.1落實對應該質保金退還的工程維修是否全部保質保量完成,必須派專人現場檢查并電話回訪;3.3.2對以上物業管理處主任審批負責;3.4工程維修部經理審批,限2各工作日內完成:依據工程維修相關制度及工程承包合同質保金返還約定進行審批;審核物業管理有限公司維修單是否填寫齊全,必須派專人現場檢查并電話回訪;工程承包人自己履行維修義務的,配合物業管理處主任要做好客戶滿意度的調查;工程承包人不履行維修義務而由公司工程維修部代為維修的,應事先辦理相應結算,并在工程質17、保金付款審批單中詳細寫明應扣維修事項及金額;審核與該項質保金返還對應的所有工程維修事項是否已全部保質保量完成、是否全部辦理結算、是否已經全部遞交財務;因工程維修扣款單遞送不及時造成質保金已全部退還而無法扣回的,責任由工程維修部經理承擔;3.5成本部經理審批,限2個工作日內完成:審核并確認對應該質保金退還的工程維修是否已全部辦理過結算;因工程維修結算辦理不及時或辦理結算中有缺漏項造成質保金已全部退還而無法扣回的,責任由成本部經理承擔;3.6主管工程副總審批,限2個工作日內完成:依據工程維修相關制度及工程承包合同質保金返還約定進行審批;對工程維修部經理和成本部經理簽字負責;3.7財務合同專員審批,18、限3個工作日內完成:接到成本辦上報的工程質保金付款申請,首先登記接收時間;依據公司相關制度及工程包合同中質保金返還條款進行審核;發現錯誤及時退回,說明退回原因、記錄返退時間;涉及該工程質保金退還的所有借款、罰款、扣款等及時扣回;應在工程質保金付款審批單上詳細寫出本次應扣、應罰、實際應支付工程工程質保金的金額及累計付款比率;3.8總經理審批,限2個工作日內完成:3.9主管財務副總審批,限2個工作日內完成:第五條 工程付款執行與監督:一、財務部每月28日將總經理審批過的下月資金計劃下發給各相關部門,并在備注欄寫明每筆付款需要提供的發票種類、金額及特殊要求;二、工程付款、工程維修及材料與設備購置付款19、節點是每周二上午9:3012:00,特殊緊急的款項也可在每周五上午9:3012:00支付,農忙季節及春節無節點付款;三、財務部應嚴格審查各部門提交的付款審批單,有下列情況的,財務部有權調查,必要時退回;1在建項目工程進度、工程材料、設備購置及安裝付款方面:1.1申請付款金額與原合同約定金額不符且沒有變更簽證等正當理由的;1.2累計已付金額不符或累計付款比例有誤的;1.3付款審批單各責任人書寫隨意、草率、內容不詳、含糊不清等及缺漏項的;1.4非工程指定資料人員傳遞,而由他人代送的。1.5工程量不明確、工程核對不真實的;1.6合同雙方有異議、協商未果的;1.7工程實際進度未達到合同約定進度付款節點20、的;1.8合同方維修、保養不及時,反饋信息、提交手續延誤的;1.9合同方提供發票不合格或應提供未提供的,附送相關資料不全的;2已移交項目保修期內工程維修付款方面:2.1應從總包公司扣回的付款審批單與應由建設方直接承擔的審批單不分開填寫的;2.2能夠從工程承包人質保金中扣回,但應扣單位名稱填寫不全或填寫錯誤的;2.3無法扣回而有公司直接承擔需要提供發票而沒有提供發票的;2.4“物業管理有限公司維修單”簽字不全或模棱兩可的;3工程質保金返還付款方面:3.1申請付款金額與實際應退質保金金額不符且沒有正當理由的;3.2工程質保金付款審批單各責任人書寫隨意、草率、內容不詳、含糊不清等及缺漏項的;3.3應從工程質保金中扣回的工程維修款審批單遞送不全的;3.4“物業管理有限公司維修單”簽字不全或模棱兩可的;4以上其他未盡事宜無法詳細列舉的;