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1、物業公司庫房資產及材料采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條 目的 為加強資產的實物管理，規范資產購置、保管、使用、調用、處置等行為，提高使用效率，確保公司辦公資產不受損失。 第二條 范圍 包括固定資產(賬內/賬外）、低值易耗品(賬內/賬外）、維修工具 （公共/個人）以及原材料等。 所謂帳內，即購買后以資產預算報銷，在財務賬里固定資產/低值易耗品科目統計折舊攤銷。 所謂賬外，即購買時以開辦費、質保金等非資產預算報銷。 第三條 固定資產/無形資產 固定資產 一、概念：指為提供勞務、經營管理而持有的非貨幣性2、的、使用壽命超過1年的有形資產及無形資產。其中有形資產包括電子設備（電腦、相機、打印機、復印機、照相機等）、交通工具（轎車、電瓶車等）及其他設備；無形資產包括計算機軟件、光纖網絡使用和商標使用權等。無形資產的申請、購置、驗收、登記、盤點、調撥、報廢等程序同有形資產。 二、購置 1、固定資產的購置需要填寫固定資產購置審批單（見附件1），審核過程：辦公室審核是否有閑置資產可調撥、招采部審核申購價格合理性、財務部審核是否符合預算；審批過程：部門經理、辦公室主任、招采部經理、財務部經理、公司總經理。 2、由使用部門對所購置的固定資產進行驗收（必要時須聯系招采部），憑費用報銷單、發票、固定資產購置審批單3、發票真偽查詢報銷，各部門會計進行相應的賬務處理。 三、調撥 1、固定資產在同一公司內調撥的，由調入部門填寫申請，辦公室批準后填制“固定資產調撥單”，經調撥雙方庫管人員、兩部門經理、財務經理、物業公司經理簽字完畢后實施調撥，將固定資產調撥單交到財務，財務部門將調撥單作為賬務處理的原始憑證。 2、固定資產在集團公司內部不同公司之間的調撥的（如物業公司與榮信經紀、盛坤園林之間），由調入單位填寫一式二份的“固定資產調撥單”，調出調入部門雙方負責人簽字及公司上級領導簽字。 1）、第一份作為調出公司財務部核銷固定資產明細賬、卡片的依據。 2）、第二份作為調入公司財務部新增固定資產明細賬、卡片的依據。 四4、報廢 1、固定資產報廢條件： 1）、使用時間超過有效使用年限，折舊已提足且喪失使用價值的固定資產； 2）、屬技術性淘汰機型，性能已達不到使用要求，且無法恢復性能或論證后改造價值不高的固定資產； 3）、使用不當造成固定資產喪失其使用價值； 4）、由于其他原因，造成資產毀損等報廢。 2、屬于正常報廢的，由使用部門填制“固定資產處置審批單”，財務部核查是否滿足報廢條件，滿足條件的，進入審批流程，經相關領導批準，進行報廢處理； 3、屬于保管、使用、維修不當，或責任事故造成的固定資產提早報廢的，由責任人賠償部分或全部損失。 4、“固定資產處置審批單”經批準后，交財務部進行賬務處理。 五、清查 1、固定5、資產清查采用實地盤點方法。 2、財務部門于每年5、11月底協同辦公室對公司范圍內的固定資產進行全面清查盤點，盤點完畢后出具盤點報告。 3、對資產的盈虧，由辦公室對盈虧資產作專案敘明原因呈核，按規定程序報批后，對增置或減損的固定資產辦理相關手續，最終做到財務部門與辦公室卡、賬一致，辦公室與使用單位賬、簿（備查簿）一致，賬實相符。 4、固定資產保管人員調動或離職時必須辦理交接手續，對所保管的物資進行清查盤點，并填制交接日的“固定資產盤點表”。實物資產管理部門負責兼交，交接不清的不準離職；未辦理交接手續擅自離職，給公司造成經營損失的，將依法追究其相關責任。 六、閑置管理 1、固定資產使用部門將預期閑6、置在1個月以上的、且有利用價值的固定資產，上報公司負責人，對閑置的固定資產進行相應的處理，如調撥、變賣等。 2、辦公室應將經營上認為無利用價值的閑置固定資產予以清理，擬定處理意見后呈報相關領導，經審批后處理。 3、固定資產提前報廢、出售，應由固定資產使用部門填寫固定資產報廢、出售報告，經固定資產使用部門經理同意，逐級上報，最終單據交財務部做賬務處理。（不建議提前報廢） 4、固定資產變賣收入應交財務部門做賬務處理，任何人不得以任何理由挪作他用或留作小金庫。 第四條 低值易耗品 一、概念：指不符合固定資產確認條件的各種辦公用工具、家具物品及廚房用品（批量的餐具、酒具等）。包括家私用品（辦公桌椅、檔7、案柜、茶幾、沙發等）、辦公設備（點鈔機、飲水機、打孔機、電暖器等）、五金用品（燈具、鋁梯等）等。低值易耗品的購置、調撥、報廢、閑置處理流程參考固定資產。 二、低值易耗品的購置、調撥、報廢、閑置處理流程參考固定資產。 第五條、原材料 一、概念： 各服務中心所購的日常消耗用品。 日常辦公耗材：膠棒、筆芯、印油、硒鼓； 綠化耗材：化肥、農藥、防寒物資、綠化工具； 保潔用品：手套、洗衣粉、洗潔精、笤帚、簸箕、墩布、塵推、水桶、抹布 ； 維修水暖耗材：彎頭、管箍、三通、PVC管、PVC膠、PPR管等； 維修五金電料：燈泡、開關、聲光控燈口、電線、插座等 安防耗材：路錐、滅火器、消防檢條等 一、原材料采購8、職責 1、部門主管負責物資的申報工作。 2、庫管員負責物資的匯總、填報工作。 3、部門經理負責采購計劃的審批工作。 4、根據審批權限相關領導審批。程序 每月23日之前，各服務中心、三產部門將次月日常工作所需物資上報招采部、財務部，由招采專員組織招投標、核算會計審核是否符合預算，招采部經理、財務經理、公司總經理審批。 采購計劃的填寫 1、采購計劃應按部門進行填寫、匯總。 2、把各要素填寫完整，包括存貨名稱、型號、規格、庫存量（收付存上期結存）、采購數量、費用所屬明細、品牌、市場價、供應商聯系電話等等。管控過程 1、庫管要根據庫存嚴格控制各部門物品的申購量。（月底做完收付存表，必須實地盤點結存材料9、，做到賬實一致） 2、配合招采部做好市場詢價，對不同的供應商的價格進行相互比較，做到貨比三家。 3、對于急需而當月采購計劃漏報的，填制應急采購計劃申購。 一、原材料的出入庫管理 1、原材料入庫時由使用部門主管和庫管員共同驗收，不合格品或送貨品牌與采購計劃不符的，庫管員有權不收，責令退換。 2、入庫單根據實收材料的數量、金額填寫，無采購計劃的物資，不得辦理入庫。 3、材料明細賬簿要根據入庫單、出庫單逐筆登記。 4、開具的入庫單，各項物資金額不得超過采購計劃的申購金額。 5、每一份入庫單及出庫單要有部門經理的簽字。 6、每一種材料的入庫要寫明供貨商，自行購買的，寫明購買人，出庫都要寫明用途、使用部10、門。是屬公共維修的，要寫明具體維修地點，如有償服務，要寫明“有償服務”字樣。 7、用料申請單的使用一定要先找主管審批才能領料，并有領用人的簽字。 8、入庫單、出庫單應保留齊全，不允許缺號或重號，序號使用,連號管控。 9、庫管員應強化自身職責意識，有責任對領出的物品進行抽查，發現已出庫的用料位置沒有使用新材料的，應及時上報情況，查明原因，及時追究相關人員責任。 10、一般耗材能堅持以舊換新的要以舊換新，否則不予出庫。如生料帶、膠布、軟連接、線手套、燈管、燈泡、燈口、開關等。 11、對于水暖管件的領用如不能以舊換新，要有相應的維修任務單，才能領取，如絲堵、外絲、水龍頭、PPR管件、銅球閥等。 1211、庫管員要根據自己的工作經驗，監控用料數量，保證供給并避免浪費。 13、對于長期擱置不用的庫存材料，應及時上報辦公室，由公司根據各服務中心的實際情況，進行調撥，減少庫存材料的積壓、浪費。 14、招采部、財務部將不定期聯合進行收貨過程抽查，發現違規收料、以次充好現象的將予以通報處罰處理。 四、原材料結賬 1、庫管員負責登賬及結賬（月度收付存明細表、消耗表）。 2、部門經理負責庫存材料收付存和材料消耗表的審批。 3、往月掛賬的，次月報銷日，由各部門庫管統一粘貼請付款單，經辦公室主任、財務部經理、總經理審批后財務部進行賬務處理后付款。 4、大宗物資由綜合辦公室統一集中批量采購，入庫單、出庫單由各小區12、各自分別開具，財務部根據實購數量及金額據實結算，財務部按照各服務中心實際接收與消耗進行賬務處理。 第六條、各部門、崗位職責 一、辦公室職責 辦公室作為辦公資產的管理部門，職責是： 1、擬定、宣貫辦公資產管理的有關規章制度。 2、負責辦公資產的實物管理，包括購置審核、入庫登記、銘牌粘貼、閑置處理、資產調動及報廢處理等。 3、負責商標注冊、維護及維權管理，未經公司同意不得轉讓商標使用權及所有權。 4、組織每年進行兩次清查、盤點，檢查各部門固定資產及低值易耗品的使用情況，達到賬、卡、物相符。對資產丟失、損壞的要查明原因，劃清責任，并對責任人進行處罰。 二、財務部職責財務部作為資產購置預算審核、采購監13、督及賬務處理部門，職責是： 1、負責對購置資產的預算費用、資產類別、資產調動、處置報廢等進行審核。 2、聯合辦公室每年進行兩次資產的清查盤點，負責兼盤。 3、負責各類資產的賬務管理，更新維護資產臺賬。 三、庫管員職責 服務中心庫房管理員的職責 1、匯總每月各部門物資需求及庫存情況，統一上報采購計劃，認真辦理資產的驗收、入庫、保管、出庫、報損等手續，賬目清楚完整，及時進行賬實核對。 2、堅持執行庫房及資產管理制度，掌握管理業務，隨時掌握物資的數量、規格、性能等情況。庫存物資要適量，做到不積壓浪費，又保證能夠達到使用要求。 3、定期清點庫房存貨，保證賬實相符。 4、按照規定程序辦理原材料的出入庫。14、 5、庫房物品存放要分門別類，清潔整齊，要防積壓損壞，防蟲蛀鼠咬，霉爛變質，并要防火防盜。 6、妥善保管本部門的物資，外借物資要及時催還，以防丟失，損壞，公司物資一律不得挪作私用。（部門之間相互借用應按正常調撥程序做好登記。如：商管中心與前置部門之間，陽光逸墅與豪邸坊之間等） 第七條、獎罰條例 個人對所用資產承擔管理責任，部門負責人對本部門資產和轄區內共用資產承擔責任，因人為因素造成資產損壞由當事人承擔責任，落實不到人的由部門負責人承擔責任。 每月23日上報采購計劃，計劃要周密，防止漏報。如沒按規定時間上報的，由各部門主管自行解決，并扣當月工資50元，由于庫管原因而漏報的扣庫管當月工資50元。15、進料必須要有采購計劃或應急采購單不允許沒有計劃就進貨，發現一次罰部門經理當月工資100元，庫管員50元。 庫管員要對所進的物品嚴格驗收，不合格要及時退換。如因驗收不到位給公司造成損失的，扣庫管員當月工資50元。 維修人員領料先要填制用料請申單，由部門主管簽字，方可領取，如發現先領料后填用料申請單或沒有用料申請單直接用出庫單，罰庫管員當月工資20元/次。 低值易耗品管理臺賬要登記齊全，登記不全的罰庫管員當月工資20元。 工具丟失或非正常損壞的，由領用人賠償。辦公桌、椅子、柜子等由使用部門主管保管，丟失或不正當損壞扣部門經理100元，使用部門主管50元。借出工具如丟失，由借用人負責賠償。 庫管員沒16、有按規定時間對低值易耗品和固定資產進行檢查的發現一次扣當月工資20元。 如發現無故多領料或領了料沒用到該用的地方，發現一次扣領料人當月工資20元，并從工資中扣除所領料的雙倍金額，并處罰部門主管50元。 各種單據填寫不規范的，發現一次扣當月工資20元，明細賬登記不規范的，發現一次扣當月工資20元。 庫房物品擺放不整齊，衛生打掃不干凈，庫房較凌亂，每檢查出一次扣庫管員當月工資20元 資產調撥沒有調撥單的，扣部門經理50元，扣庫管員20元。 對于報廢物資應及時做報廢處理，且報廢物資的處置（變賣）應及時與財務會計溝通，必要時須財務部參與變賣。資產變賣收入應交財務部門做賬務處理，任何人不得私自挪作他用或作為小金庫處理。