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1、物業(yè)公司物品采購(gòu)、入庫(kù)及使用管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 物品管理制度為確保物業(yè)公司對(duì)物業(yè)的正常維修保養(yǎng), 給業(yè)主/租戶提供良好的工程服務(wù), 物業(yè)公司需采購(gòu)、儲(chǔ)存各種工具、備品、備件、材料和原料等貨物(以下統(tǒng)稱為物品), 物品的申購(gòu)、采購(gòu)、入庫(kù)、儲(chǔ)存、出庫(kù)、借用、歸還、使用及報(bào)廢程序示意如下圖:-報(bào)廢使用出庫(kù)儲(chǔ)存入庫(kù)采購(gòu)申購(gòu)歸還借用倉(cāng)庫(kù)管理示意如下圖:-入庫(kù)單出庫(kù)單出庫(kù)借用人入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)管理品種設(shè)置查詢借用和歸還物品金額品種查詢物品有效期1.物品申購(gòu)制度物品申購(gòu)制度是為了確保以最少的物品儲(chǔ)備來(lái)滿足物業(yè)維修保養(yǎng)2、和工程服務(wù)的需要, 盡可能地壓縮庫(kù)存, 防止積壓, 提高資金和倉(cāng)庫(kù)的利用率。1.1根據(jù)庫(kù)存情況和日常維修的消耗記錄, 設(shè)立常用消耗物品庫(kù)存量, 一般以一個(gè)季度的消耗量的二倍。1.2各班組所需的物品, 均須按年分季做出計(jì)劃, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)后, 知會(huì)財(cái)務(wù)部, 并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。1.3物業(yè)公司可設(shè)立維修零用金, 金額為人民幣1,000元, 主要用于工程維修和日常維修所需物品的采購(gòu), 需動(dòng)用維修零用金采購(gòu)物品, 必須提前上報(bào)公司, 待公司批準(zhǔn)后, 費(fèi)用在1,000元之內(nèi), 可從零用金內(nèi)支取, 1,000元以上的由公司統(tǒng)一開(kāi)具支票或轉(zhuǎn)帳。1.4若遇設(shè)備/系統(tǒng)故障急修需要采購(gòu)物品, 費(fèi)用在人民幣203、0元之內(nèi), 可先支取零用金后再上報(bào)公司。2.物品采購(gòu)制度物品采購(gòu)制度是為了在保證質(zhì)量的前提下, 采購(gòu)價(jià)廉物美實(shí)用的物品。2.1日常采購(gòu)額度超過(guò)200元, 每年內(nèi)第一次采購(gòu)需找三家供貨商比價(jià), 同樣的品牌的物品, 選擇價(jià)格較低, 信譽(yù)較好的供貨商采購(gòu), 跨年度采購(gòu)必須重新比價(jià)。2.2在緊急情況和得到物業(yè)公司經(jīng)理同意下, 可臨時(shí)豁免。2.3若是業(yè)主指定或安排的采購(gòu), 需得到業(yè)主負(fù)責(zé)人的書面指令, 并保存歸檔備查。2.4凡購(gòu)進(jìn)物料、工具等, 尤其是定制品, 應(yīng)先取樣品, 征得使用人同意后, 才可進(jìn)行采購(gòu)或定制。3.物品入庫(kù)制度物品入庫(kù)制度是為了確保采購(gòu)物品的質(zhì)量, 辦理完備的入庫(kù)手續(xù)。3.1入庫(kù)時(shí)需4、登記的內(nèi)容為: 日期、時(shí)間、名稱、數(shù)量、品種、重量、有效期及類別等于入庫(kù)本上(表1), 并要與明細(xì)、發(fā)票相吻合。3.2入庫(kù)時(shí)需開(kāi)箱/盒查驗(yàn)物品的質(zhì)量, 若倉(cāng)庫(kù)管理員無(wú)法把握時(shí), 可請(qǐng)使用人協(xié)助, 并對(duì)查驗(yàn)的物品簽字認(rèn)可。3.3倉(cāng)庫(kù)管理員需將驗(yàn)收入庫(kù)的物品分別堆放、編號(hào)。3.4燃油、鍋爐、應(yīng)急發(fā)電機(jī)等使用的汽油等燃料, 不需入庫(kù), 但供貨商送油到地時(shí), 倉(cāng)庫(kù)管理員要在現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)油料的質(zhì)量、數(shù)量。3.5所有設(shè)備可不進(jìn)入食庫(kù), 但入庫(kù)、出庫(kù)的手續(xù)而參照物品的同樣辦理。3.6采購(gòu)的設(shè)備開(kāi)箱后, 若有技術(shù)數(shù)據(jù)和隨機(jī)文件, 需交工程檔案管理人員統(tǒng)一歸檔, 安裝和使用人員需閱用這些數(shù)據(jù), 可辦理借閱手續(xù)。4.5、倉(cāng)儲(chǔ)管理制度倉(cāng)儲(chǔ)管理制度是為了確保倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存物品的質(zhì)量。4.1物品在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)儲(chǔ)存, 應(yīng)按不同種類分別堆放, 并設(shè)置品種代碼與之對(duì)應(yīng), 設(shè)立“物品的進(jìn)、出、存貨卡”(表2), 物品要先進(jìn)先出, 定期翻堆, 當(dāng)提貨時(shí)可快捷的提出。4.2要節(jié)約倉(cāng)容, 合理使用倉(cāng)容, 對(duì)干貨、溫貨、輕重、危險(xiǎn)品需區(qū)分, 重載物品與輕拋物品不要混堆, 有揮發(fā)性物品與吸潮物品不要混堆。4.3倉(cāng)庫(kù)管理員要留意倉(cāng)房的溫濕情況, 注意防火安全, 確保所有物資的安全存放。4.4倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)的物品應(yīng)經(jīng)常檢查, 對(duì)滯存在倉(cāng)庫(kù)時(shí)間較長(zhǎng)的物品要主動(dòng)向部門領(lǐng)導(dǎo)反映滯存情況, 對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)中發(fā)現(xiàn)霉變、破損或超保管期的物品應(yīng)及時(shí)提出處理意見(jiàn)。5.倉(cāng)6、庫(kù)管理制度倉(cāng)庫(kù)管理制度是為了確保倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存物品的安全。5.1倉(cāng)庫(kù)系物品保管重地, 除倉(cāng)庫(kù)管理人員和因業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外, 任何人未經(jīng)許可不準(zhǔn)入倉(cāng)庫(kù)。5.2因業(yè)務(wù)、工作需要進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的人員, 在進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)時(shí), 必須辦理入倉(cāng)登記手續(xù), 記錄進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)的時(shí)間、人員、事由及離開(kāi)時(shí)間等, 進(jìn)倉(cāng)要有倉(cāng)庫(kù)管理員或工程部經(jīng)理/主管陪同, 不得獨(dú)自進(jìn)入, 凡進(jìn)倉(cāng)人員工作完畢, 出倉(cāng)時(shí)應(yīng)主動(dòng)請(qǐng)倉(cāng)庫(kù)管理員檢查。5.3一切進(jìn)倉(cāng)人員不得攜帶火種、背包和手提袋等物進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。5.4倉(cāng)庫(kù)周圍及倉(cāng)庫(kù)辦公地點(diǎn)不得會(huì)客, 其它部門的職工不得圍聚閑聊。5.5倉(cāng)庫(kù)內(nèi)堆放易燃易爆物品需采取相應(yīng)的措施, 符合消防規(guī)范。倉(cāng)庫(kù)內(nèi)不得存放私人物7、品。6.工具借用制度工具借用制度是為了確保正常使用。工具借用按時(shí)間分可分為臨時(shí)借用和長(zhǎng)期領(lǐng)用, 長(zhǎng)期領(lǐng)用又可分個(gè)人領(lǐng)用和公共領(lǐng)用。6.1臨時(shí)借用工具, 由使用人填寫臨時(shí)借用工具表(表3), 經(jīng)批準(zhǔn)后, 向倉(cāng)庫(kù)管理員申請(qǐng)領(lǐng)取, 并在員工工具借用登記本上登記。在交還時(shí), 倉(cāng)庫(kù)管理員亦要在該表上寫明交還時(shí)間并簽收, 簽收時(shí)應(yīng)檢查工具及其附件是否完好無(wú)損, 若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即記錄, 并向主管反映。6.2個(gè)人領(lǐng)用工具的品種根據(jù)需要配備, 由使用人提出申請(qǐng), 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用(表4), 并辦理領(lǐng)用手續(xù), 領(lǐng)用后個(gè)人負(fù)責(zé)使用保管, 離開(kāi)公司時(shí)交還, 倉(cāng)庫(kù)管理人需作簽收記錄。6.3公共領(lǐng)用工具由主8、管/領(lǐng)班申請(qǐng), 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)后, 到倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用手續(xù)(表5), 領(lǐng)用后由申請(qǐng)人或指定專人負(fù)責(zé)保管。6.4工具調(diào)換原則上以舊換新, 發(fā)生丟失和毀損, 由保管者寫明原因, 向上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告, 不屬人力不可抗拒的丟失和毀損, 由責(zé)任人按當(dāng)時(shí)工具的價(jià)格賠償; 屬長(zhǎng)期使用正常磨損或損壞, 金額在500元以內(nèi)由工程部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理報(bào)廢手續(xù)(表6), 超過(guò)500元需物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)同意。6.5工具一律不得帶出物業(yè), 特殊情況經(jīng)由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意, 辦理正式手續(xù)后方可借出。7.物業(yè)領(lǐng)用制度物品領(lǐng)用指除工具以外的備品、備件、低值易耗品及設(shè)備等領(lǐng)用。7.1工作人員到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料之前, 先要填妥物品領(lǐng)料單(表7), 9、注明數(shù)量、規(guī)格、名稱、施工內(nèi)容、安裝位置等, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。7.2物品領(lǐng)用一般原則上以舊換新, 但在實(shí)施過(guò)程中可先領(lǐng)后交, 若發(fā)生多領(lǐng), 應(yīng)主動(dòng)歸還。7.3若專案中確需新增的物品, 被盜或遺失的物品, 需在領(lǐng)料單上注明, 經(jīng)工程經(jīng)理/主管批準(zhǔn)后備案。8.物品報(bào)廢制度物品報(bào)廢制度是為了明確物品報(bào)廢程序。8.1工程部對(duì)所有設(shè)備除加強(qiáng)日常運(yùn)行、維修和保養(yǎng)等工作外, 還應(yīng)認(rèn)真做好設(shè)備、材料的更新工作。8.2工作人員以舊換新的舊料, 如燈具、閥門和礦棉板等集中到一定數(shù)量作報(bào)廢處理, 對(duì)有回收利用價(jià)值的金屬、塑料可集中送至廢品回收站, 所得款項(xiàng)交財(cái)務(wù)入帳。8.3申請(qǐng)?jiān)O(shè)備報(bào)廢, 經(jīng)工程經(jīng)10、理/主管同意后, 填寫“固定資產(chǎn)報(bào)廢鑒定書”, 經(jīng)財(cái)務(wù)部和物業(yè)經(jīng)理同意后方可報(bào)廢, 若設(shè)備價(jià)值超過(guò)人民幣5,000元, 還需報(bào)業(yè)主/業(yè)主委員會(huì)審核后方可報(bào)廢。8.4設(shè)備報(bào)廢需符合下列情況之一:-8.4.1經(jīng)預(yù)測(cè), 繼續(xù)大修后技術(shù)性能仍不能滿足工藝(工作)要求, 并且大修需要費(fèi)用相對(duì)更新設(shè)備較多的。8.4.2嚴(yán)重影響安全, 又無(wú)法改造, 繼續(xù)使用可能引起事故的。8.4.3嚴(yán)重污染環(huán)境, 危害人體健康, 進(jìn)行改造又不經(jīng)濟(jì)的。8.4.4其它需淘汰或更換的設(shè)備。8.4.5對(duì)倉(cāng)庫(kù)中發(fā)現(xiàn)因過(guò)期、損壞和老化不能使用的物品, 倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)按年度報(bào)工程部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)報(bào)廢, 價(jià)值超過(guò)500元, 需報(bào)經(jīng)物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn), 11、有關(guān)人員應(yīng)吸取教訓(xùn), 在以后的采購(gòu)中加以避免。9.物品盤點(diǎn)制度物品盤點(diǎn)制度是為了確保倉(cāng)庫(kù)內(nèi)儲(chǔ)存的物品與賬面物品余額相符, 并為采購(gòu)提供依據(jù)。9.1為及時(shí)反映庫(kù)存物品的數(shù)量, 配合編制采購(gòu)計(jì)劃, 節(jié)約使用資金, 倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)每月編制“倉(cāng)庫(kù)物品申請(qǐng)表”(表8)送交工程部領(lǐng)導(dǎo), 每季盤點(diǎn)一次, 校核實(shí)物和倉(cāng)庫(kù)存貨記錄卡的余額數(shù)量是否相符。9.2倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)定期盤點(diǎn)庫(kù)存中, 發(fā)現(xiàn)升溢或損缺, 應(yīng)尋找原因, 并寫出盤盈、盤虧報(bào)告, 若差額嚴(yán)重, 倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。9.3倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)制訂最高儲(chǔ)備品和最低儲(chǔ)備量的定額, 數(shù)量上不能把握的需請(qǐng)有關(guān)人員協(xié)助。根據(jù)庫(kù)存情況及時(shí)向工程部領(lǐng)導(dǎo)提出申購(gòu)計(jì)劃, 12、避免物資積壓或短缺而影響物業(yè)的維護(hù)保養(yǎng)。9.4倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的各種物品應(yīng)做到帳、物、卡三相符, 工程部經(jīng)理/主管需監(jiān)督庫(kù)房的情況, 防止物品過(guò)多、過(guò)少、損壞或過(guò)期等情況。(表3)臨時(shí)借用工具登記表借用人 : 借用日期 : 工程經(jīng)理/主管 : 預(yù)定歸還時(shí)間 : 借用原因及內(nèi)容 :歸還日期 : 倉(cāng)庫(kù)管理員或工程部經(jīng)理/主管 : (表5)工程部公用工具借用登記表日期工具名稱借用人倉(cāng)庫(kù)管理員交還日期交還人倉(cāng)庫(kù)管理員 (表6)工具遺失/損壞報(bào)告工具名稱數(shù)量遺失/損壞原因 :申報(bào)人姓名 :日期 :工程經(jīng)理/主管簽名 :駐場(chǎng)經(jīng)理 :(金額大于500元) 備注 :(表1)入庫(kù)登記表日期時(shí)間物品名稱入庫(kù)數(shù)量有效期憑據(jù)編號(hào)供貨商名稱單價(jià)簽收備注(表2)倉(cāng)庫(kù)存貨記錄卡物品名稱 :倉(cāng)庫(kù)參考號(hào)碼 :日期入倉(cāng)數(shù)量出倉(cāng)數(shù)量金額備注日期入倉(cāng)數(shù)量出倉(cāng)數(shù)量金額備注(表4)工程部員工領(lǐng)用工具記錄表員工姓名 :工種 :員工編號(hào) :記錄表編號(hào) :專案名稱數(shù)量領(lǐng)取日期員工簽收交回日期數(shù)量管庫(kù)簽收備注倉(cāng)庫(kù)員簽名 :日期 :(表7)物品領(lǐng)料單部門 :領(lǐng)料單編號(hào) : 日期 : 時(shí)間 : 領(lǐng)料人 : 工程部經(jīng)理/主管 :倉(cāng)庫(kù)參考號(hào)碼材料名稱申請(qǐng)數(shù)量實(shí)發(fā)數(shù)量 材料用途 : 倉(cāng)庫(kù)管理員 :(表8)工程部倉(cāng)庫(kù)物品申請(qǐng)表物品編號(hào)內(nèi)容申請(qǐng)數(shù)量倉(cāng)庫(kù)存量倉(cāng)庫(kù)參考號(hào)碼備注申請(qǐng)人 : 批準(zhǔn)人 : 倉(cāng)庫(kù)員工程經(jīng)理/主管