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1、物業公司行政物品采購庫房盤存管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第六章 行政管理制度第一節 辦公室長途電話的使用和管理規定為了加強辦公室長途電話的使用和管理，使公司的通訊費得以有效的控制，特制定以下制度。一、 辦公室長途（國際、國內）電話不得隨意私用。二、 通話性質如為“個人事由”，則電話費用由使用者承擔。三、 公事通話內容應簡短，事項較多時應盡可能使用傳真件做好傳真登記。四、 發長途傳真件時應有前臺文員負責登記與發送，如屬特殊情況，應在發送完畢后補辦登記手續。五、 外單位人員原則上不準使用公司長途電話。如確有2、需要時，應有相關人員代為填寫使用長途電話登記表（見附表十六），在備注一欄內寫明原因。六、 各電話每月發生的費用，由行政人事部統一制表，并由各使用者部門主管確認。七、 行政人事部將定期查核各部門的長途電話使用費，并酌情與通訊局核對通話次數及時間，如發現公為私用，將認真追查并作出處理。第二節 鑰匙管理規定一、 辦公室鑰匙的管理：（一） 公司各部門辦公室的門匙，由公司行政人事部統一留存備用鑰匙一把，并將各辦公室所配置的鑰匙情況登記在鑰匙領用登記表(見附表十七)中。（二） 行政人事部根據員工使用辦公室的實際情況，發放辦公室門匙。（三） 員工領取鑰匙的同時，需在員工配備領用/移交表（見附表十八）上簽字。3、該表格交行政人事部存入員工檔案。（四） 辦公室門匙應妥善保存。如發生丟失、折損，應立即通知行政人事部，由行政人事部在接到通知后兩日內，為該員工配備鑰匙。（五） 重要崗位的辦公室鑰匙發生丟失，行政人事部將根據安全規定，對該門鎖進行重新更換，同時收回原配發的門匙。上述過程中所產生的費用，有丟失鑰匙的員工全部負責。（六） 員工離職需將辦公室門匙交還，簽寫員工配備領用/移交表。（七） 財務稽核部在接到員工物品交接完畢的通知后，方與其結算工資。二、 辦公家具鑰匙的管理（一） 員工辦公桌及辦公柜鑰匙的領用員工使用的辦公家具由公司行政人事部統一購買、編號、發放。新員工到崗后，憑員工錄用通知書到行政人事部領取4、辦公桌鑰匙，并在鑰匙領用登記表上簽字。（二） 鑰匙的交還1. 員工在接到行政人事部與其有關的人事變動通知后，需要更換原領用辦公家具時，須到行政人事部辦理領用鑰匙移交手續。2. 員工離職，在交還所領用的全部鑰匙后，憑員工配備/移交表到財務稽核部結算工資。三、 庫房鑰匙的管理庫房鑰匙由行政文員保管，備用鑰匙放在鑰匙箱中。四、 鑰匙箱的管理鑰匙箱的鑰匙由行政人事部保管。五、 更換配置鑰匙（一） 由行政人事部負責鑰匙的更換和配制，任何部門或個人不得擅自更換、配制鑰匙。（二） 原則上門鎖鑰匙丟失后，應立即更換鎖芯。1. 重點部位門鎖應立即更換（由行政人事部核定）。2. 一般部門門鎖更換不超過48小時。（5、三） 凡配制鑰匙，均由部門經理簽單，報行政人事部核準，方可配置。（四） 行政人事部對更換配置鑰匙要嚴格進行登記。第三節 計算機使用管理辦法為更好地發揮計算機在物業管理中的作用，提高工作效率，特制訂計算機管理規定。一、 計算機的購置1. 需要使用計算機的部門應以簽報的方式提出購置申請，并提出對技術參數和相關設備的要求，由行政人事部匯總計劃報公司領導審批。2. 購置計算機的申請得到公司領導批準后，由行政人事部負責統一組織實施。二、 計算機的維修1. 計算機及相關設備的保修單，隨機光盤、軟盤在裝機正常使用后，交由行政人事部統一保管，以便今后使用或安排維修。2. 計算機在使用中發生故障，使用者不得私自6、打開主機等部件，須向行政人事部提出，由其聯系供應廠家，派專人維修。三、 計算機的使用1. 計算機的使用要嚴格按照有關程序要求操作，操作人員要正確使用有關軟件，保證安全正常使用。2. 嚴禁在計算機上玩游戲，觀看VCD及利用公司計算機辦私事。3. 不使用來歷不明的軟件和軟盤，做好計算機病毒的預防工作，發現病毒要及時使用殺毒軟件進行清除。四、 計算機消耗品和資料的使用1. 計算機消耗品如軟盤等視同辦公用品，由行政人事部統一購買，按辦公用品領用。2. 使用計算機資料（含軟件、光盤等），應向行政人事部借閱，時間不得超過一個月，如有損壞應予賠償。第四節 物品采購制度為使物業管理公司的物品購置工作能及時、準7、確、有序地進行，特制定本制度。一、 物品購置實行歸口管理、統一購買的原則，突出計劃性，嚴格執行申購、審批程序。1. 各部門如需購置物品，應填寫采購申請表，送交行政人事部。2. 行政人事部定期將各部門提出的采購物品匯總，填寫物品申購匯總表（見附表十九），交財務稽核部審核，呈總經理審批。二、 凡為庫房儲備的物品，由行政文員根據庫存提出補充庫存物資的申請，填寫采購申請單交行政人事部。庫房儲備之外的項目由各部門按需要提出申請。三、 物品申購匯總表經總經理審批后，由行政人事部負責購買。1. 采購人員應對采購項目進行詢價，行政人事部對三個以上供貨商的質量、價格及售后服務進行綜合評價后，確定供應商。2. 購8、買過程中，認真檢查物品的品質、商標、期限、衛生標準等，堅決杜絕偽劣產品。四、 所有采購項目應爭取供貨商送貨上門。五、 采購物品無論是自提還是供貨商送貨，貨到后應由采購人員與申購部門的代表共同驗貨，對不符合質量要求及與申購單項目不符的物品一律拒收。六、 驗收合格的物品統一交到庫房，并同時辦理入庫手續，再由申購部門到庫房領取，辦理出庫手續。七、 嚴格遵守財務制度，按規定使用現金及支票付款。1. 購買金額在1000元以下的物品，可支付現金，超過1000元以上的使用轉賬支票；如需使用現金，說明理由，經財務稽核部認可后方可支付。到外地采購，一律采取匯票方式。2. 購買金額在10000元以上的物品要簽訂購9、貨合同，并在合同中就供貨時間作出明確規定。3. 對于未列入計劃的急需采購的物品，價值低于500元的，經行政人事部及申購部門負責人同意后方可采購；價值高于500元的，經公司總經理或主管副總經理同意后方可采購。八、 采購物品在10000元以上的，在支付款項時，要附合同、合同付款單及收貨單。第五節 庫房管理規定為使物品的保管、儲存、出庫、入庫等程序有所遵循，以達到有效管理物品的目的，特制定本規定。一、 儲存與保管1. 物品的儲存按物品價值由小到大分ABC三類，劃分存儲區域，A類存貯在最內處；C類則存貯在最外處。2. 每一物品貯存位置，應有明顯的標示，且每一欄位置有存貨記錄卡（見附表二十），按數量進出10、實際情況，分別填入日期、進量、出量及結存量。3. 物品的貯存保管應遵守下列原則：（1） 未經驗收的物品應與驗收合格的物品分開存放。（2） 凡有危險易燃的物品，應與其他物品隔離保管。（3） 每一欄位應隨時保持干燥清潔。（4） 凡未按規定填寫相關表單，物品不得出庫。（5） 庫方是公司存放物資的重地，由行政人事部負責管理。非公司工作人員禁止入內。（6） 安全防火要堅持以“預防為主，防消結合”的原則，定期對消防器材定位擺放進行檢查。4. 物品倉庫門鎖應由行政文員負責持有保管。5. 儲藏的物品，如有因故不能使用、設計變更、久存不用的，應由管理員每兩個月清查呈報，并知會物品所需的相關部門，以便對其進行處理11、。6. 庫房管理人員更換時，交接雙方須同時盤點。二、 領用物品1. 部門在領用物品時，需其部門主管在領、退物品單上簽字，再到行政人事部填寫出庫單，領物人、倉管員在出庫單上簽字。2. 出庫單一式三聯，第一聯行政人事部留底；第二聯領物人員存查；第三聯財務部作審核。3. 行政人事部依據表單，轉記入物品發放月報表（見附表二十一）。4. 非由部門主管（或代理人）簽認的領、退物品單，倉管員則不得發放物品。三、 退存物品1. 各部門在領用物品后，如有物品剩余或者品質不良，可退存物品，應填寫領、退物品單連同該物品，辦理退存物品手續。表單上應注明退存原因及出庫單的號碼；以便財務部審核查實。2. 入庫單一式三聯，12、第一聯行政人事部留底；第二聯領物人存查；第三聯財務部作審核。3. 行政人事部依據表單，轉記入盤點月報表（見附表二十二）。四、 盤存物品1. 儲存物品，須予以定期盤點：（1） 每月盤點：每月25日，根據與各部門出庫單及入庫單應對所有儲存物品進行盤點；并填寫盤點月報表予財務部審查。（2） 抽點：由行政人事部負責人實施不定期盤點。并須對盤點結果呈提盤點報告書。2. 年終盤點結果（盤虧、盤盈），財務部應予以調整，以核計出真實的物品數量及金額。第六節 辦公用品管理辦法為規范公司辦公用品管理工作，本著既滿足工作需求又要節約的原則，特制定本管理辦法。一、 辦公用品的購置1. 辦公用品由行政人事部統一對外購買13、，其他部門和個人不得對外購買。2. 貨比三家，盡量選擇質優價廉的辦公用品。由行政人事部每月提出購買計劃，由總經理批準后進行購買。3. 數額較小、經常使用的低值易耗品，庫存量應保持在三個月的存量之內。4. 各部門臨時急需的物品，及時購買，不留庫存。5. 所有購買的辦公用品一律先填寫入庫單，登記入庫。二、 辦公用品的領用1. 各部門人員在領用辦公用品時，必須填寫出庫單，由行政人事部登記入物品發放月報表（見附表二十一）。2. 為保證各部室辦公需要，急需的辦公用品可隨時領用。3. 行政人事部要建立健全的辦公用品管理賬目及領用單，每月要對庫存辦公用品進行盤點，填寫盤點月報表做到賬實相符。如出現盤盈或盤虧14、，應寫出書面說明，由行政人事部負責人批準后調整賬目。4. 主管人員變動時，交接雙方應同時進行賬目和實物的交接，并在交接清單上簽字，以示負責。第七節 車輛管理規定為適應工作需要，進一步加強公司車輛管理，本著保證公司和領導工作用車、部門業務用車的原則，制訂如下規定：一、管理職責公司行政人事部為車輛管理的職能部門，主要職責：（一） 對公司所有車輛統一歸口管理。（二） 對駕駛員進行交通安全教育及車輛安全、維修管理。（三） 對車輛的購置、更新及報廢等進行管理。二、車輛管理（一） 車輛主要用于公司領導和業務部門用車，所有車輛未經主管領導批準，不得借出，如違反有關規定一旦發生事故，視情節公司將追究當事者責任15、。（二） 車輛實行派車申請制度。在無派車申請單或無領導批準下，任何人不得私自出車（修車，試車應向主管領導提出），私自出車責任自負。（三） 行政人事部應經常對駕駛員進行交通安全教育。定期定程對車輛進行年檢，保持車輛狀況良好，各部機件安全有效。三、 車輛調度（一） 車輛由行政人事部統一調配，司機的日常工作由行政人事部安排。（二） 各部門業務用車，應提前一天向行政人事部申請，并填寫派車申請單（見附表二十四）。行政人事部將根據公里數控制并結算用油。（三） 司機行車必須嚴格遵守交通規則，確保行車安全。凡出現違章，司機除按處罰通知交納罰款外，還需交納交通管理部門對公司違章超標的安全罰款。一年內兩次違章者，16、解除勞動合同，予以勸退。（四） 公司車輛要求統一存放在指定停車場。下班前司機將鑰匙、車輛行駛證和當日派車申請單交回行政人事部。司機不得將車輛開回家。確因工作需要或條件限制需將車輛開回家，必須經行政人事部批準，否則公司將按嚴重違紀處理。（五） 經批準可以開回家的車輛，司機要妥善保管。車輛在停放期間所發生的一切問題，司機要負全部責任并對所造成的損失照價賠償。（六） 公司各部門在下班后因公用車，須事先向行政人事部申請。在不影響公司車輛正常使用的情況下，經批準安排車輛。司機憑有行政人事部簽署的派車申請單出車。四、 維修管理（一） 車輛日常維護清潔由司機負責，正常保養由行政人事部統一安排。（二） 需進廠17、修理保養的車輛，應報行政人事部批準，由司機送修。較大修理項目由行政人事部報總經理批準，由二人同行送車進廠修理。（三） 行政人事部根據報修項目與廠方保持聯系，發現問題及時解決。接車時，司機根據報修項目逐項驗收，如發現質量問題，及時向廠方提出解決，待驗車合格后，司機在車輛維修保養記錄（見附表二十五）中司機驗收欄中簽字。（四） 凡不經過正常手續而私自進廠修車，自行增加維修項目，所需費用自負，并給予經濟處罰和行政處理。第八節 工服管理規定為確保公司員工按規定要求著裝上崗，以整潔的儀表為客戶提供優質服務，樹立良好的企業形象，特制定工服管理規定。一、工服選樣制作程序根據本公司的特點會同各物業管理中心的意見18、，行政人事部擬出各崗位服裝的式樣、顏色、面料等具體方案，報公司總經理審核。根據批準后的方案，做出財務預算，經公司總經理批準后交行政人事部執行。（一） 由公司統一選擇廠家、實施制作。（二） 春、秋季工作服每兩年制作一次，冬季工作服每三年制作一次。名 稱春、秋季冬 季發放頻率數量發放頻率數量西裝（套）2年23年2襯衫（件）1年21年2領帶（條）1年11年1皮帶（條）1年11年1襪子（雙）1月11月1皮鞋（雙）1年11年1工程服2年33年3安保服2年23年2保潔服2年23年3（三） 標準如下：1. 行政人員：男員工配西裝、襯衫、領帶、皮帶、襪子、皮鞋。女員工配西裝（包括裙子）、襯衫、絲襪、皮鞋。2.19、 其他人員：工程、安保和保潔人員分別配工程服、安保服和保潔服。二、工服發放及管理（一） 工服房根據行政人事部員工錄用通知單（見附表五）標明的崗位和職位，給新員工發放相應的工服。（二） 對在制裝期后上崗的員工、臨時工，工服房先選用尺寸相當的備用工服應急使用。（三） 因公司/物業管理中心內部人事調動，工服房根據人事部的通知，調整工服，當新崗位確無合體的備用工服時，經行政人事部審批核準后方可為其另行制作。（四） 要求修改工服尺寸的員工，均須通過本部門經理與行政人事部經理協商，同意后由工服房酌情處理。（五） 調離公司/物業管理中心的員工必須將工服退回工服房，帳物相符后由工服房管理員在離/辭職申請表（見20、附表十）上簽字。（六） 工服非因公事不得穿出公司/物業管理中心外。（七） 每年的春、秋季和冬季的工服換季日期分別為5月1日和10月1日。三、工服換洗員工換洗工服應按規定的時間辦理，特殊情況酌情處理。各部門換洗工服時間為每周一、三、五上午9：00-10：30時。四、處罰條例（一） 工服發放后，不得轉讓他人使用。在規定期限內，員工的工服如發生破損，屬于質量問題由工服房負責解決，屬于正常性破損由員工本人負責，并根據其破損程度給予當事人一定的處罰。（二） 如工服破損原因屬有意破壞性質，當事人需按工服造價的50%作出賠償。第九節 更衣室管理規定一、 自覺維護更衣室秩序，保持室內安靜，嚴禁無故長期停留、扎21、堆聊天和大聲喧嘩。二、 更衣室內嚴禁吸煙，晾曬各種衣物，不準隨地吐痰、亂扔雜物，保持室內衛生。三、 員工更衣后，須鎖好更衣柜，并妥善保管鑰匙。四、 嚴禁拆、撬更衣柜，不得私自更換鎖頭及鑰匙。五、 柜內嚴禁存放貴重物品，如出現被盜現象，要保護好現場，并及時通知安保部和有關部門。六、 如發生鑰匙丟失，須上報行政人事部并通知安保部，由行政人事部在更換新鎖的同時收回舊鎖，并按規定由當事人交納更換費用。七、 嚴禁攜帶大廈物品進入更衣室。八、 更衣室內嚴禁存放易燃易爆物品。九、 員工調出時，須交回更衣柜鑰匙，遺失鑰匙者罰款十元。十、 非本公司員工不得進入更衣室，違者按有關規定處理。第十節 浴室管理規定一、22、 本公司/物業管理中心員工憑員工證，大廈內其他公司人員憑沐浴票洗澡。二、 嚴禁本公司/物業管理中心員工攜帶子女和親屬前來洗澡。三、 愛護浴室內的各種設施，如有損壞，酌情罰款。四、 節約用水，浴后隨手關好截門。五、 浴室內嚴禁洗滌衣物。六、 洗澡時請勿攜帶貴重物品，以免丟失。七、 不得赤背、穿拖鞋出入浴室。八、 各員工應嚴格遵照浴室開放時間使用浴室。第十一節 圖書資料管理規定為加強圖書與資料的管理，特制定本辦法。一、 本公司需集中管理的圖書資料、報紙、期刊等，由行政人事部統一購置、訂閱、管理。本部門因業務需要而購置的專業書刊資料，由各部門管理。二、 凡不屬歸檔范圍，用于工作業務的圖書、刊物、報紙23、，各類規范及規程，上級機關頒發下達的法規、政策以及錄像、錄音、圖片等載體資料，均屬圖書資料的管理范圍。三、 圖書資料應妥善保管，做好防盜、防火、防潮、防蛀、防污染等工作。四、 建立分類整理、定期匯總的檢查制度。工具書、參考書應按專業分類整理存放。刊物應由保管部門自行視情處理。其他書目資料應按形成時間為序整理存放。五、 每年應進行一次保管質量和完好程度的檢查，發現破損、變質應及時修整和補救。六、 各部門應有專人負責圖書資料的管理，所有圖書資料應實行登記入賬。七、 由公司行政人事部統一管理的圖書資料，實行借閱制度。借閱人不得在其上標記符號、劃線、折頁、剪取。應按期定時歸還，遺失或破損應按圖書原價一24、倍或折價賠償。八、 本公司管理的圖書資料，未經公司同意不準外借他人（單位）；本公司形成的資料，未經公司同意，不得向外單位公布或傳抄。第十二節 通訊工具使用管理規定第十三節 介紹信使用管理規定為嚴格介紹信的使用和管理，特制定本規定。一、 介紹信由行政人事部專職秘書管理，不得亂放，要加鎖保管。二、 按規定開具介紹信，不得隨意開具與業務無關的介紹信，不得事先加蓋公章。三、 開具介紹信，介紹信的存根和正信上的內容要相符，要如實填寫所去單位、姓名、人數、要辦的具體事項、有效期限和開出時間等。四、 介紹信除打印外，須用鋼筆或毛筆、簽字筆書寫工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或紅色墨水書寫，以保持介紹信的嚴肅性。不25、許涂改，如果發生涂改，要加蓋更正章。五、 凡因公外省、市出差或市內辦事確需使用空白介紹信者，要經領導批準方可開具。持信者公務辦理完畢，須及時向信管人員說明空白介紹信的使用情況，在存根上注明，并將余信歸還。信管人員有權詢問空白介紹信的使用情況和收回未使用的空白介紹信。六、 如發現介紹信丟失，持信人應立即向行政人事部報告，并及時采取應有的措施。第十四節 印章使用管理規定為進一步講強星城物管公司對印章刻制、使用、保管和銷廢的管理，使其規范化和制度化，現就印章的刻制、使用、保管和銷廢等有關工作要求規定如下。一、 印章的種類公司印章、公司各類業務專用章、部門印章、簽字印章和其他內部印章等。二、 印章的刻26、制根據工作需要，若需刻制或更新各種印章，主辦部門或單位應向公司人事部門提交刻制印章的請示或報告。經人事部門報公司主管領導批準后，印章統一由人事部門負責刻制，并由人事部門登記備案后方能交由部門或單位使用。任何個人、部門和單位，未按上述程序辦理和獲得批準，不得擅自刻制公司、部門和附屬公司的印章及其對外業務往來中所用的印章。三、 印章的使用1.公司印章的使用（1）凡以公司名義發送的公文一律須加蓋公司印章。（2）以公司名義發出的公文，須經公司主管領導審批簽字后，方能送交人事部門加蓋公司印章。（3）重要的公文，如財務、人事和業務等方面或涉及面廣的公文，必須由公司總經理或主持工作的副總經理核簽后，方能送交27、人事部門加蓋公司印章。2.各部門印章的使用（1）凡以部門名義發出的公文或便函，一律須加蓋部門印章。（2）以部門名義發送的公文或便函，須經部門領導核簽后才能加蓋部門印章。（3）部門不能以公司的名義加蓋部門印章對外發送公文。各部門僅能向外發送本部門業務權限范圍內的公文。3.各項目管理中心若以“星城物管公司”名義向外發送公文，其公文必須經星城物管公司主管領導核批后，方能送星城物管公司行政人事部加蓋公司印章。四、 印章的保管1. 各級公司及部門印章須指定專人負責保管，并將公司、部門印章式樣和印章保管人的姓名報給上一級公司人事部門登記備案，如更換保管人，保管人姓名需及時進行重新報備。各級公司及部門若發現28、印章丟失，須立即向公司主管領導遞交情況報告，并及時作出知會有關單位“終止該印章使用”的通知，而且必須在有關報刊刊登遺失印章的作廢聲明。2. 公司的印章，原則上由公司人事部門指定專人負責保管，遇特殊情況，由其他部門專人負責保管時，須經公司總經理批準。3. 部門的印章由各部門指定專人負責保管。4. 印章的保管人員應嚴格遵守本規定，未經有關領導的核批，不得私自使用公司或部門的各類印章。五、 印章的回收和銷毀1. 各種印章若需進行名稱的更改或發生損壞，應按本規定中“印章的刻制”程序處理，并將原印章或已損壞的印章及時送交公司人事部門進行登記和注銷。2. 對于擬銷毀的印章在鑒定無誤后，由公司人事部門提出銷29、毀意見，報公司總經理或主持工作的副總經理批準并履行有關手續后，可對印章進行銷毀。六、 其他1. 如有違反本規定者，將給予必要的處分，直至追究各級領導和當事人的責任。2. 本規定有星城物管公司行政人事部負責解釋。3. 本規定自發布之日起執行。第十五節 業務招待管理規定為節約費用開支，規范管理，對業務招待費標準規定如下：一、 對外宴請或贈送禮品必須符合黨和國家提倡的廉政規定，本著必需、合理的原則辦理。二、 宴請招待、贈送禮品必須事先填寫申請單，并經審批同意后辦理。三、 公司領導參加的業務宴請，一般由行政人事部統一安排。四、 公司職能部門因工作需要對外宴請招待，應事先征得分管領導同意，并填寫宴請招待30、費申請單（見附表二十七）。事先來不及填寫申請單的，事后必須補填方可報銷。招待結束后，由分管領導簽字后報銷，其中招待費超過2000元的（含2000元），需由分管領導報總經理審批后方可到財務部報銷。五、 宴請應由與業務有關的人員參加，與業務無關的人員不得參加。六、 公司領導因業務需要對外贈送禮品，由領導本人通知行政人事部辦理，由主管領導簽字后報銷。七、 公司職能部門因業務需要對外贈送禮品，每人次在200元（含）以下或總額在1000元以內，應事先經分管領導同意。每人次在200元以上，總額超過1000元，應先征得總經理同意，再進行購置。八、 一般禮品由行政人事部本著經濟、適用、美觀的原則統一購置，先入庫，后領用。特殊需要，經主管領導批準后由行政人事部或使用部門另行購置。