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1、物業服務公司采購及費用管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 1.目的 對物業采購各類物資的管理進行控制,對完成企業日常工作所需及采購物資的品質起著至關重要的作用;2.范圍 適用于物業固定資產與非固定資產物資采購管理的控制,公司實行集中統一采購;3.物資分類 A類:辦公用品(含電腦耗材類)、勞保用品,及各單位日常使用的低值耗材(單價低于500元)等非固定資產 B類:辦公設備(含電腦、打印機、投影儀等)、辦公家具等固定資產;單價高于500元的非固定資產類; C類:應急類物資4.采購管理 4.1先批后買原則 公司采購必2、須填制物業物品采購單(附后,以下簡稱采購單),申請單位、申請人填寫采購單,注明采購項目類別、說明采購原因,經物業總經理、公司總經理審批后交由采購人員進行辦理; A類物資:控制合理庫存前提下,每月25日前經物業總經理、公司總經理審批后,交由采購人員辦理; B類物資:合理調配、公司協商后,使用期提前10日,經物業總經理、公司總經理審批后,交由采購人員辦理; C類物資:電話請示相關領導,經領導同意后,交由采購人員辦理。事后2個工作日內,申請單位辦理審批后續;4.2詢價議價原則 固定資產及非固定資產的采購詢價,必須有三家以上的供應商報價,在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資質等因素的基礎上,進行綜3、合評估,并與供應商確定最終價格(臨時性、應急性采購不適用); 4.3樣品封存原則 針對有一定使用時限的物資(相對低值的、可提供樣品的),要做到樣品封存,做到采購物品與樣品一致; 4.4職責分離原則 采購人員不得參與所采購物資的檢驗、驗收,采購物資由物資管理人員對數量、質量進行核對。物資管理人員對于所接收的物資,在接收時發現問題的,當即提出異議,與采購人員及時溝通,由采購人員與供應商溝通并解決;所采購物資在使用過程中出現問題的,由使用單位通知物資管理人員,物資管理人員對涉事物資暫時封存,由采購人員與供應商溝通并解決; 4.5一致性原則 采購物資必須與采購單中所列要求保持一致,在市場條件不能滿足使4、用部門要求的、或成本太高的,采購人員應及時向上級領導匯報、反饋信息,經協調后,制定最終采購計劃; 4.6合同會審原則 大宗物資采購,除符合上述4條原則外,還應做到合同會審,使用單位、采購人員、物業總經理、地產總經理,調研匯總后,經領導審核許可后,方可執行合同簽訂程序;5.供應商管理 5.1供應商選擇 5.1.1供應商必須證照齊全,具有相關資質;如由特殊物品采購,供應商還應具有國家法律規定的相關證件; 5.1.2 選擇供應商必須進行詢價和綜合評估,若供應商為中間商時,應調查其信譽、技術服務能力、資質、業績等,供應商報價不能作為唯一參考因素; 5.1.3 為保證供應渠道順暢,防止突發情況,應有兩家5、以上供應商為備用供應商; 5.2合同供應商登記、歸類、存檔,定期協助財務部門與供應商對賬; 5.3 定期走訪合同外供應商,擇優更換或淘汰現有供應商;6.合同簽訂管理6.1董事長(法人)委托人對外簽訂、履行合同,必須按照國家合同法的有關規定辦理。6.2意向合同必須進過合同會審后,方可簽訂。簽訂合同一律使用“合同專用章”;合同簽訂后,即分類匯編、存檔,分送有關部門;6.3簽訂采購合同,必須比質、比價,擇優選訂。7.借款及費用報銷管理 7.1 合理借款:針對性采購,借款金額保持在采購預計總金額的5%左右; 7.2 憑票報銷:采購完成、入庫后,采購經辦人憑銷貨單、入庫單、發票至財務部辦理報銷事宜; 7.3 掛賬處理:需要簽訂合同的、存在掛賬的供應商,嚴格按照合同規定執行; 7.4 嚴格按照公司頒布的財務管理制度執行;8.采購人員廉潔管理8.1積極維護企業利益,提高采購質量,降低采購成本;8.2加強學習,提高認識,增強法治觀念;8.3廉潔自律,嚴禁接受供應商各類回扣、禮品;8.4嚴格按采購制度和程序辦事,自覺接受各部門監督,并有義務提醒各部門按程序提報申購計劃;8.5工作認真仔細,不因自身工作失誤給公司造成損失。8.6努力學習業務,廣泛掌握與本公司業務相關的新事物及市場信息。9.本制度經總經理審批后實施,修正、廢止時亦同。
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