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1、物業管理公司收費管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 總 則第1條為了規范本公司各管理處收費工作的管理，第2條完善收費記錄等基礎會計工作，第3條加強對管理處收費工作的會計監督，第4條結合本公司的實際情況，第5條制定本制度；第6條本制度依據中華人民共和國會計法、內部會計控制規范基本規范（試行）等法律法規制訂的強制性規定，第7條各管理處必須執行，第8條不第9條得以各種理由拒絕執行，第10條對于試行過程中出現的問題可以協商解決。第11條收費工作是公司業務的重要組成部分，第12條應全力配合公司業務的開展，同第13條時2、也需要其他部門員工的參與和配合。第14條管理處負責人應按本制度的規定組織、管理本管理處收費工作，第15條并對管理處收費管理制度的建立健全及有效實施負責。第16條收費管理制度應達到以下基本目標第17條：（1）規范各管理處收費行為，（2）保證收費資料真實、完整；（3）不（4）相容職務由不同（5）的人員擔任；（6）建立并完善收費記錄制度，（7）保證各類相關賬冊的記錄準確，（8）并做到數據來源清晰、賬賬相符；（9）各類數據應及時上報公司財務部，（10）保證財務數據及時傳遞，（11）為管理活動提供及時、準確的信息；（12）加強對管理處財務收支活動的會計監督； 第二章 收費分工第18條按照不第19條相容職3、務相分離的原則，第20條收費業務授權批準、收費業務執行、收費稽核檢查等工作應由不同第21條的人員執行，第22條以達到明確職責權限，第23條形成相互制衡機制；第24條以下工作是不第25條相容的：1、收費金額確認工作與收費工作；2、水、電、氣等費用的抄表工作與收費工作；3、裝修押金收取標4、準、押金退回的確認工作與收費工作；5、應收款的記錄工作與收費工作；第26條收費工作分工如下：1、房管員負責應收管理費、本體金及其他相關費用收取標2、準、收費起止時間的確認工作；3、房管員負責確定押金收取標4、準、押金準退批準及處理工作；5、水電工負責轄區所有由公司支付費用的水電表的抄錄工作；6、收費員負責以上各4、項經確認的收、付款內容進行收、付款作業，7、編制管理處相關報表；8、統計員負責數據的統計工作；9、財務部負責收付款業務的稽核工作。第三章 收費程序第27條管理費及本體金的收費程序：由房管員在當月5日前根據相關文件及管理情況確認當月應收金額，第28條打印應收清單，第29條經管理處主任簽名第30條確認后，第31條報管理處收費員及公司財務部。房管員依據經管理處主任簽名確認的本月應收管理費、維修基金的清單填入管理費、維修基金收費臺賬的相應欄內，內容包括：應收費所屬時間、管理費、維修基金的小計及累計金額并簽名或蓋章。收費員根據管理費、維修基金收費臺賬的記錄情況，收取相應的管理費、維修基金。第32條除非得5、到董事長的授權、任何人無權減免應收款項。收費員應嚴格按照上報的各項收費清單收費，第33條如有減免應收款項的，第34條應有董事長的親筆簽名，第35條并做好相關資料的保管工作、以備第36條查驗。第37條 水電費的收取程序：水電工應在次月5日前抄錄水、電表，第38條報收費員，第39條收費員據以計算相關費用，第40條區分代收代付和公用自用情況，第41條并在7日前報上財務部，第42條水電表的抄錄時間應盡量與水、電部門的抄表時間統一。水電工應對公用區域的水電的耗用情況負責，建議管理處建立相關制度，對公用水、電情況進行考核，并以此作為對水電工的考核指標之一。第43條 押金的收退程序：收取各類押金時，第44條6、由房管員根據相關規定收費標第45條準，第46條填制收費通知單，第47條收費員根據通知單收取押金。退押金時，由房管員根據具體情況確定退款金額，并報管理處主任簽名，收費員據以退付押金。收費員在登記現金收費日記賬的同時，必須建立相應的押金收退記錄本登記押金收、退、存情況，并每月與財務部核對。第48條 停車費的收取程序：停車費的收取分為按月收費和臨時收費兩種形式。按月收費由車主向收費員交納，收費員收款后書面通知制卡部門制作出入卡，制卡部門根據通知單的內容制作出入卡，交車主。按月收費的收費情況應按月編制收費清單，列明所屬起止日期，報公司賬務部，金額必須與上報數字一致。臨時停車的停車費由車管員收取。車管員7、交接班時先清點停車票和票款，然后雙方在交接記錄本上簽名后，下班的車管員將所收票款及用完的停車票存根上交收費員，停車票留給接班的車管員。車管員所收票款必須及時上交收費員處，不得長時間滯留。收費員應及時檢查車管員的交接班記錄，核查車管員的停車票和票款數量金額，及時查找出現的差錯。車管員應估算停車票的使用量，不夠時應及時向收費員領取，收費員應建立賬本登記停車票的領用、退回情況。第49條公司財務部與行政部將不第50條定期的對車輛收費進行突擊檢查，第51條查實車輛收費情況，第52條如有舞弊行為將進行嚴厲懲罰，第53條情節嚴重的，第54條移交公安部門依法懲處。 第55條收費員收費后，第56條將當天所收現金8、支票及時交存銀行，第57條并將相應的收款收據“財務聯”與交款單一并交公司財務部，第58條收款收據“管理處聯”則由收費員留管理處按月裝訂以備第59條查驗。第四章 收費記錄第60條 收費員應對每筆現金收支進行記錄，第61條內容包括：收費日期、單據號碼、房號名第62條稱、車牌號碼、費用所屬期間、摘要及相關的明細金額。第63條 采用銀行票據方式收取的收入，第64條收費員應向公司出納員落實到賬情況，第65條除上一條所列內容外，第66條還應記錄所收費用轉入的銀行賬戶名第67條稱等相關信息。第68條 收費員收取的現金應于當天送存銀行，第69條如無法在銀行停止對外辦公前交存銀行，第70條應最遲在下一工作日及9、時交存銀行，第71條對于跨月收取的款項則必須在當月交存銀行。第72條 除根據管理處主任授權退付押金外，第73條收費員無權支付現金，第74條如臨時急需可在電話報請公司負責人及管理處主任，第75條經同第76條意后先動用備第77條用金，第78條事后必須由公司負責人及管理處主任補簽名第79條。備用金不足的大額借款必須按規定辦理借款手續，并在財務部的調配下支付款項。第80條管理處應記錄的賬冊如下：1、管理費、維修基金收費臺賬：由房管理員按月記錄應收款情況，2、收費員記錄實收情況，3、記錄后必須簽名4、或蓋章，5、以備6、稽核、檢查；7、月卡銷售記錄臺賬：記錄月卡銷售情況，8、記錄后必須簽名9、或蓋章，110、0、以備11、稽核、檢查；12、現金收費日記賬、轉賬收費日記賬：由收費員按日分別登記，13、轉賬的收費應記錄轉入銀行賬號，14、與出納員的記錄一致，15、必須結出本日合計、本月累計發生額和余額；16、押金收退記錄賬：按不同17、種類的押金分別建賬，18、及時記錄押金的收、退、存情況，19、并每月與公司財務部核對確認；20、水電費收費表：記錄代收代付水電費的收入情況，21、該記錄應與現金收費日記賬、轉賬收費日記賬的記錄一致；第81條現金收費記錄本記錄的要求：4 除按規定允許使用紅色墨水書寫外，只能使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書寫；5 每筆現金收費的收據、發票登記一行，日期11、收據（或者發票）號碼、房號、摘要、合計金額、明細金額和其他有關資料逐項記入相應欄內，要求做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整；6 除現金交存銀行的數字記在“貸方”外，其余收付費都記入“借方”各相關欄內，如退回借款等付出現金的事項，可在“借方”各相關欄內記為負數，且借方各明細欄目之和應與“借方合計”欄金額相等，（否則，該筆記錄必有差錯，必須查明原因，進行更正，直到平衡為止；）7 每一帳頁登記完畢結轉下頁時，應結出本日開始到上一行止的發生額合計數，記在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣；8 所收現金送交銀行時，應注明現金解款單的編號或交易流水號，并12、將金額記入“貸方”欄內；9 每天必須結出當天各欄目的合計數，并在摘要欄內注明“本日合計”字樣，同時用紅筆將該行上、下各劃一條單線；（本行數字實際上正是收費周的每日實收的數字，以后就可以用該行數字與統計表的數字相互核對）；10 注意，按照現金管理條例的規定，收費員所收現金應在當天送交銀行，所以“借方合計”欄內金額應與“貸方”欄內金額相等，即余額應為零；如收費員在當日將所收現金送交銀行后，又收到了現金，可將其放在保險柜內，但不允許將現金帶回家；11 每天結出“本日合計”后在下一行，結出本月初起至當日的累計數，并在摘要欄內注明“累計”字樣，且用紅筆在該行的下面劃一條單線；12 每月月底，在結出“本日13、合計”后，不必結出“累計”，而應結出“本月合計”，即本月初至本月未的總合計數。第五章 數據匯總上報第82條 收費員對收所收款項必須做到日清月結，第83條按日填列資金收支日報表，第84條并于下一工作日上報公司出納員，第85條所報數字務必準確，第86條一經上報不第87條得隨意更改，第88條如要更改必須說明原因。資金收支日報表應每日結清余額后及時填列，并于月度終了后，上交公司出納員處，出納員將所填數字與每日上報核對，如有差錯，收費員應書面說明原因，上報公司確定處理辦法。第89條 管理處產生的各項收費表單，第90條應及時上報公司財務部，第91條有條件的管理處盡量提供電子文件，第92條應上報的表單及上報14、時間列示如下：1、本月管理費、維修基金應收清單，2、當月5日前（節假日順延，3、下同4、）上報當月管理費、維修基金應收/預收清單上報公司財務部，5、內容包括：棟號、房號、面積、收費標6、準、本月應收管理費、維修基金及總額； 7、管理費、維修基金應收及實收明細表，8、次月5日前上報公司財務部：內容包括：棟號、房號、期初應(預)收額、本月應收額、本月實收、期未應(預)收額，9、邏輯關系如下：期初應(預)收額本月應收額本月實收期未應收(預)額本期期初應收(預)額上期期未應(預)收額10、水電費抄表計算單及水電費欠繳清單，11、水電工次月5日前抄表報收費員，12、收費員根據抄表數量、單價等信息計算水電15、費，13、并列示欠收水電費清單，14、次月7日前上報公司財務部； 15、資金收支日報表：次月7日前上報公司財務部，16、該表數字應與現金收入日記賬、轉賬收入日記賬的每日合計數一致。第93條 所有上報必須數字真實準確，第94條邏輯關系清楚無誤，第95條各類數字之間應能相互驗證，第96條如出現差錯必須查明原因。第六章 備用金管理第97條 為了應付物業管理工作中發生的，第98條對房屋建筑及其設備第99條、公共設施、綠化、環境整治等項目開展的維護、維修、整治及零星采購等緊急支出的需要，第100條各管理處可向公司借支備第101條用金5000元，第102條作為上述緊急支出的周轉資金。第103條備第104條16、用金的保管、使用，第105條由各管理部指第106條定的專人負責，第107條并報公司財務部備第108條案；指第1XX條定專人不第110條得隨意變更。第111條備第112條用金的保管人員，第113條必須嚴格按照本規定第1條所列的備第114條用金的開支范圍支付；備第115條用金不第116條得用于支付開支范圍以外，第117條如業務招待費、辦公用品、五金材料的日常采購等費用，第118條也不第119條能用于雖屬開支范圍內，第120條但不第121條需要緊急支付的各項費用。第122條當緊急動用備第123條用金數額較大時，第124條應在事先向公司領導請示后，第125條備第126條用金保管人員方可借支給經辦人員；17、如因未經請示而第127條產生了不第128條能報銷的費用支出，第129條由備第130條用金保管人員承擔相應責任。第131條費用支出的經辦人員在辦理完報銷手續之后，第132條應將所借款項盡快歸還備第133條用金的保管人員。第134條備第135條用金保管人員的工作變動時，第136條管理部經理應督促其向財務部辦理備第137條用金的移交手續。第138條本制度由公司財務部負責解釋。XX市*物業管理有限公司20XX年4月1日物品采購及領用制度總 則第1條 公司各類物品的采購及領用實行事前計劃、集中采購、分類管理、憑單領料的原則。第2條 本規定適用于公司總部各部門及下屬各管理單位的物品采購及領用活動。第3條 18、本規定不第4條 包括固定資產及無形資產的購置行為。第5條 公司的物品采購及領用活動在單位負責人的領導下，第6條 由采購部統一管理。第7條 本規定所稱物品使用部門含公司總部各部門及下屬各管理單位。物品需求計劃第8條 各物品使用部門于月初按不同第9條 類別填制“物品需求計劃單”，第10條 按月報采購部，第11條 “物品需求計劃單”應注明所需物品的名第12條 稱、規格、型號、數量、用途、質量及售后服第13條 務等內容，第14條 用途應詳細具體。第15條 “物品需求計劃單”由經辦人制單，第16條 并經如下審批程序批準同第17條 意后，第18條 交采購部作為采購依據： 經辦人部門經理主管副總財務經理總經19、理第19條 “物品需求計劃單”應分部門按年連續編號，第20條 一式四聯，第21條 申請單位、采購部、財務部、庫房各一聯。第22條 “物品需求計劃單”按以下分類分別填制：2. 維修材料類，3. 衛生用品類，4. 辦公用品類，5. 工具類，6. 其他第23條 各物品使用部門編制的“物品需求計劃單”所列物品應能夠應付日常使用，第24條 并能應付可以預測到的突發事件所需物品，第25條 以減少緊急采購的發生次數。第26條 “物品需求計劃單”編制完后，第27條 如有跡象表明物品不第28條 夠用時，第29條 應立即填寫一份新的“物品需求計劃單”，第30條 并按上述程序審批報采購部組織采購。第31條 需要緊急20、采購物品的事件必須具有突發性，第32條 是發生前無法預測的。第33條 需要緊急采購時，第34條 經辦人應盡量嘗試向部門負責人或總經理請示，第35條 在得到部門負責人或總經理認可后，第36條 組織采購；如確實無法與部門負責人或總經理取得聯系，第37條 經辦人先行處理。第38條 緊急采購發生后，第39條 物品使用部門應在第一時間，第40條 補辦“物品需求計劃單”，第41條 并對緊急采購的必要性進行詳細、充分的說明。如果該項緊急采購是相關人員應該能夠預見，第42條 但由于其工作失誤造成未能及時申請購買的，第43條 應追究當事人的責任。采購及供應商第44條 采購部綜合各使用單位的“物品需求計劃單”，第21、45條 結合庫存情況，第46條 確定所需采購物品的名第47條 稱、規格、型號、數量，第48條 并結合供應商的情況編制“采購訂單”。第49條 “采購訂單”按如下審批程序批準后，第50條 由采購部向供應商下單訂購：采購員采購部經理主管副總財務經理總經理第51條 “采購訂單”應連續編號，第52條 一式四聯，第53條 采購部、供應商、財務部、庫房各一聯。第54條 為保證采購工作能夠順利、有序地進行，第55條 各項物品都應選擇2-3家供應商，第56條 作為物品的長期供應商。除供應商出現變更外，第57條 物品的采購都應向選定的供應商采購。第58條 供應商的選擇：由采購部收集有關供應商的資料，第59條 填制22、供應商確認審批表，第60條 報各相關部門聯合會審評估，第61條 經總經理批準后予以確認，第62條 確認后報各相關部門備第63條 案。第64條 所購物品出現質量問題，第65條 如屬個別現象，第66條 由采購部負責退換；如果是經常出現或者出現質量問題的物品數量較大，第67條 應考慮更換供應商。第68條 采購物品時，第69條 應綜合質量、服第70條 務、價格等各方面因素向供應商下單訂購。首先在保證產品質量、售后服第71條 務等能夠滿足使用部門要求的前提下，第72條 選擇價格更優惠的供應商。物品入庫第73條 采購員將所購的物品交庫房，第74條 由保管員填制“物品入庫單”。“物品入庫單”應連續編號，第723、5條 一式三聯，第76條 庫房、采購部、財務部各一聯。第77條 入庫單上的物品應注明訂單號，第78條 采購員在驗收物品前應核對采購訂單，第79條 核對并驗收無誤后，第80條 在入庫單上簽名第81條 確認。第82條 保管員依據“物品入庫單”記錄物品明細賬，第83條 記錄時應記錄相應的“物品入庫單”號。第84條 保管員應妥善保管財物，第85條 及時記錄明細帳簿，第86條 并定期不第87條 定期地將實物與帳簿核對，第88條 做到賬實相符。其中，第89條 月度終了時，第90條 必須進行盤點，第91條 如賬實不第92條 符，第93條 應盡快查明原因。付 款第94條 貨款應采用月結的方式結算，第95條 并24、以銀行票據為主要的支付手段，第96條 盡量避免使用現金。如情況所限必須使用現金的，第97條 應與財務部溝通確認后予以支付。第98條 貨款到期時，第99條 由采購員填制“付款審批單”，第100條 向財務部申請付款。“付款審批單”應附相應的“采購訂單”、“物品入庫單”、供應商發票及明細清單等單據，第101條 并按付款審批程序審核。第102條 財務部依據審核批準的“付款審批單”開具支票或匯票，第103條 交采購經辦人，第104條 由采購經辦人向供應商辦理付款結算手續。財務部不第105條 直接面對供應商。物品領用第106條 各部門領用物品時，第107條 應填制“領料單”。 “領料單”上應注明具體的用途25、，第108條 明確支出的性質。第1XX條 經常使用的低值易耗品應如燈泡等應做到以舊領新。第110條 工具類物品，第111條 應按領用人分別建立領用檔案，第112條 登記領用情況，第113條 以便在員工離職時，第114條 審查員工的工具領用情況，第115條 避免工具的丟失。第116條 “領料單”應按年連續編號，第117條 一式三聯，第118條 領料單位、財務部、庫房各一聯。第119條 領用“物品需求計劃單”已列范圍內的物品時，第120條 由部門負責人簽名第121條 即可領用。領用非“物品需求計劃單”已列范圍內的物品時，第122條 應另填“領料單”，第123條 除部門負責人簽名第124條 外，第125條 還應由總經理簽名同第126條 意方可領用。第127條 領用“物品需求計劃單”已列范圍內的物品時必須注明“物品需求計劃單”號，第128條 以備第129條 審查。第130條 月度終了時，第131條 保管員應將當月發出物品的財務聯送交財務部，第132條 財務部據以進行賬務處理。