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1、物業管理有限公司收費管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 為了規范本公司各管理處收費工作的管理，完善收費記錄等基礎會計工作，加強對管理處收費工作的會計監督，結合本公司的實際情況，制定本制度；第二條 本制度依據中華人民共和國會計法、內部會計控制規范基本規范（試行）等法律法規制訂的強制性規定，各管理處必須執行，不得以各種理由拒絕執行，對于試行過程中出現的問題可以協商解決。第三條 收費工作是公司業務的重要組成部分，應全力配合公司業務的開展，同時也需要其他部門員工的參與和配合。第四條 管理處負責人應2、按本制度的規定組織、管理本管理處收費工作，并對管理處收費管理制度的建立健全及有效實施負責。第五條 收費管理制度應達到以下基本目標：（一） 規范各管理處收費行為，保證收費資料真實、完整；（二） 不相容職務由不同的人員擔任；（三） 建立并完善收費記錄制度，保證各類相關賬冊的記錄準確，并做到數據來源清晰、賬賬相符；（四） 各類數據應及時上報公司財務部，保證財務數據及時傳遞，為管理活動提供及時、準確的信息；（五） 加強對管理處財務收支活動的會計監督； 第二章 收費分工第六條 按照不相容職務相分離的原則，收費業務授權批準、收費業務執行、收費稽核檢查等工作應由不同的人員執行，以達到明確職責權限，形成相互制3、衡機制；第七條 以下工作是不相容的：1、 收費金額確認工作與收費工作；2、 水、電、氣等費用的抄表工作與收費工作；3、 裝修押金收取標準、押金退回的確認工作與收費工作；4、 應收款的記錄工作與收費工作；第八條 收費工作分工如下：1、 房管員負責應收管理費、本體金及其他相關費用收取標準、收費起止時間的確認工作；2、 房管員負責確定押金收取標準、押金準退批準及處理工作；3、 水電工負責轄區所有由公司支付費用的水電表的抄錄工作；4、 收費員負責以上各項經確認的收、付款內容進行收、付款作業，編制管理處相關報表；5、 統計員負責數據的統計工作；6、 財務部負責收付款業務的稽核工作。第三章 收費程序第九條4、 管理費及本體金的收費程序：由房管員在當月5日前根據相關文件及管理情況確認當月應收金額，打印應收清單，經管理處主任簽名確認后，報管理處收費員及公司財務部。房管員依據經管理處主任簽名確認的本月應收管理費、維修基金的清單填入管理費、維修基金收費臺賬的相應欄內，內容包括：應收費所屬時間、管理費、維修基金的小計及累計金額并簽名或蓋章。收費員根據管理費、維修基金收費臺賬的記錄情況，收取相應的管理費、維修基金。第十條 除非得到董事長的授權、任何人無權減免應收款項。收費員應嚴格按照上報的各項收費清單收費，如有減免應收款項的，應有董事長的親筆簽名，并做好相關資料的保管工作、以備查驗。第十一條 水電費的收取程序5、：水電工應在次月5日前抄錄水、電表，報收費員，收費員據以計算相關費用，區分代收代付和公用自用情況，并在7日前報上財務部，水電表的抄錄時間應盡量與水、電部門的抄表時間統一。水電工應對公用區域的水電的耗用情況負責，建議管理處建立相關制度，對公用水、電情況進行考核，并以此作為對水電工的考核指標之一。第十二條 押金的收退程序：收取各類押金時，由房管員根據相關規定收費標準，填制收費通知單，收費員根據通知單收取押金。退押金時，由房管員根據具體情況確定退款金額，并報管理處主任簽名，收費員據以退付押金。收費員在登記現金收費日記賬的同時，必須建立相應的押金收退記錄本登記押金收、退、存情況，并每月與財務部核對。第6、十三條 停車費的收取程序：停車費的收取分為按月收費和臨時收費兩種形式。按月收費由車主向收費員交納，收費員收款后書面通知制卡部門制作出入卡，制卡部門根據通知單的內容制作出入卡，交車主。按月收費的收費情況應按月編制收費清單，列明所屬起止日期，報公司賬務部，金額必須與上報數字一致。臨時停車的停車費由車管員收取。車管員交接班時先清點停車票和票款，然后雙方在交接記錄本上簽名后，下班的車管員將所收票款及用完的停車票存根上交收費員，停車票留給接班的車管員。車管員所收票款必須及時上交收費員處，不得長時間滯留。收費員應及時檢查車管員的交接班記錄，核查車管員的停車票和票款數量金額，及時查找出現的差錯。車管員應估算7、停車票的使用量，不夠時應及時向收費員領取，收費員應建立賬本登記停車票的領用、退回情況。第十四條 公司財務部與行政部將不定期的對車輛收費進行突擊檢查，查實車輛收費情況，如有舞弊行為將進行嚴厲懲罰，情節嚴重的，移交公安部門依法懲處。 第十五條 收費員收費后，將當天所收現金、支票及時交存銀行，并將相應的收款收據“財務聯”與交款單一并交公司財務部，收款收據“管理處聯”則由收費員留管理處按月裝訂以備查驗。 第四章 收費記錄第十六條 收費員應對每筆現金收支進行記錄，內容包括：收費日期、單據號碼、房號名稱、車牌號碼、費用所屬期間、摘要及相關的明細金額。第十七條 采用銀行票據方式收取的收入，收費員應向公司出納8、員落實到賬情況，除上一條所列內容外，還應記錄所收費用轉入的銀行賬戶名稱等相關信息。第十八條 收費員收取的現金應于當天送存銀行，如無法在銀行停止對外辦公前交存銀行，應最遲在下一工作日及時交存銀行，對于跨月收取的款項則必須在當月交存銀行。第十九條 除根據管理處主任授權退付押金外，收費員無權支付現金，如臨時急需可在電話報請公司負責人及管理處主任，經同意后先動用備用金，事后必須由公司負責人及管理處主任補簽名。備用金不足的大額借款必須按規定辦理借款手續，并在財務部的調配下支付款項。第二十條 管理處應記錄的賬冊如下：1、 管理費、維修基金收費臺賬：由房管理員按月記錄應收款情況，收費員記錄實收情況，記錄后必9、須簽名或蓋章，以備稽核、檢查；2、 月卡銷售記錄臺賬：記錄月卡銷售情況，記錄后必須簽名或蓋章，以備稽核、檢查；3、 現金收費日記賬、轉賬收費日記賬：由收費員按日分別登記，轉賬的收費應記錄轉入銀行賬號，與出納員的記錄一致，必須結出本日合計、本月累計發生額和余額；4、 押金收退記錄賬：按不同種類的押金分別建賬，及時記錄押金的收、退、存情況，并每月與公司財務部核對確認；5、 水電費收費表：記錄代收代付水電費的收入情況，該記錄應與現金收費日記賬、轉賬收費日記賬的記錄一致；第二十一條 現金收費記錄本記錄的要求：1 除按規定允許使用紅色墨水書寫外，只能使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆或者鉛筆書10、寫；2 每筆現金收費的收據、發票登記一行，日期、收據（或者發票）號碼、房號、摘要、合計金額、明細金額和其他有關資料逐項記入相應欄內，要求做到數字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整；3 除現金交存銀行的數字記在“貸方”外，其余收付費都記入“借方”各相關欄內，如退回借款等付出現金的事項，可在“借方”各相關欄內記為負數，且借方各明細欄目之和應與“借方合計”欄金額相等，（否則，該筆記錄必有差錯，必須查明原因，進行更正，直到平衡為止；）4 每一帳頁登記完畢結轉下頁時，應結出本日開始到上一行止的發生額合計數，記在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣；5 所收現金送交11、銀行時，應注明現金解款單的編號或交易流水號，并將金額記入“貸方”欄內；6 每天必須結出當天各欄目的合計數，并在摘要欄內注明“本日合計”字樣，同時用紅筆將該行上、下各劃一條單線；（本行數字實際上正是收費周的每日實收的數字，以后就可以用該行數字與統計表的數字相互核對）；7 注意，按照現金管理條例的規定，收費員所收現金應在當天送交銀行，所以“借方合計”欄內金額應與“貸方”欄內金額相等，即余額應為零；如收費員在當日將所收現金送交銀行后，又收到了現金，可將其放在保險柜內，但不允許將現金帶回家；8 每天結出“本日合計”后在下一行，結出本月初起至當日的累計數，并在摘要欄內注明“累計”字樣，且用紅筆在該行的下12、面劃一條單線；9 每月月底，在結出“本日合計”后，不必結出“累計”，而應結出“本月合計”，即本月初至本月未的總合計數。第五章 數據匯總上報第二十二條 收費員對收所收款項必須做到日清月結，按日填列資金收支日報表，并于下一工作日上報公司出納員，所報數字務必準確，一經上報不得隨意更改，如要更改必須說明原因。資金收支日報表應每日結清余額后及時填列，并于月度終了后，上交公司出納員處，出納員將所填數字與每日上報核對，如有差錯，收費員應書面說明原因，上報公司確定處理辦法。第二十三條 管理處產生的各項收費表單，應及時上報公司財務部，有條件的管理處盡量提供電子文件，應上報的表單及上報時間列示如下：1、 本月管理13、費、維修基金應收清單，當月5日前（節假日順延，下同）上報當月管理費、維修基金應收/預收清單上報公司財務部，內容包括：棟號、房號、面積、收費標準、本月應收管理費、維修基金及總額； 2、 管理費、維修基金應收及實收明細表，次月5日前上報公司財務部：內容包括：棟號、房號、期初應(預)收額、本月應收額、本月實收、期未應(預)收額，邏輯關系如下：期初應(預)收額本月應收額本月實收期未應收(預)額本期期初應收(預)額上期期未應(預)收額3、 水電費抄表計算單及水電費欠繳清單，水電工次月5日前抄表報收費員，收費員根據抄表數量、單價等信息計算水電費，并列示欠收水電費清單，次月7日前上報公司財務部； 4、 資金14、收支日報表：次月7日前上報公司財務部，該表數字應與現金收入日記賬、轉賬收入日記賬的每日合計數一致。第二十四條 所有上報必須數字真實準確，邏輯關系清楚無誤，各類數字之間應能相互驗證，如出現差錯必須查明原因。第六章 備用金管理第二十五條 為了應付物業管理工作中發生的，對房屋建筑及其設備、公共設施、綠化、環境整治等項目開展的維護、維修、整治及零星采購等緊急支出的需要，各管理處可向公司借支備用金5000元，作為上述緊急支出的周轉資金。第二十六條 備用金的保管、使用，由各管理部指定的專人負責，并報公司財務部備案；指定專人不得隨意變更。第二十七條 備用金的保管人員，必須嚴格按照本規定第1條所列的備用金的開15、支范圍支付；備用金不得用于支付開支范圍以外，如業務招待費、辦公用品、五金材料的日常采購等費用，也不能用于雖屬開支范圍內，但不需要緊急支付的各項費用。第二十八條 當緊急動用備用金數額較大時，應在事先向公司領導請示后，備用金保管人員方可借支給經辦人員；如因未經請示而產生了不能報銷的費用支出，由備用金保管人員承擔相應責任。第二十九條 費用支出的經辦人員在辦理完報銷手續之后，應將所借款項盡快歸還備用金的保管人員。第三十條 備用金保管人員的工作變動時，管理部經理應督促其向財務部辦理備用金的移交手續。第三十一條 本制度由公司財務部負責解釋。深圳市*物業管理有限公司2009年4月1日物品采購及領用制度第 一16、 章 總 則第一條 公司各類物品的采購及領用實行事前計劃、集中采購、分類管理、憑單領料的原則。第二條 本規定適用于公司總部各部門及下屬各管理單位的物品采購及領用活動。第三條 本規定不包括固定資產及無形資產的購置行為。第四條 公司的物品采購及領用活動在單位負責人的領導下，由采購部統一管理。第五條 本規定所稱物品使用部門含公司總部各部門及下屬各管理單位。第 二 章 物品需求計劃第六條 各物品使用部門于月初按不同類別填制“物品需求計劃單”，按月報采購部，“物品需求計劃單”應注明所需物品的名稱、規格、型號、數量、用途、質量及售后服務等內容，用途應詳細具體。第七條 “物品需求計劃單”由經辦人制單，并經如17、下審批程序批準同意后，交采購部作為采購依據： 經辦人部門經理主管副總財務經理總經理第八條 “物品需求計劃單”應分部門按年連續編號，一式四聯，申請單位、采購部、財務部、庫房各一聯。第九條 “物品需求計劃單”按以下分類分別填制：1. 維修材料類，2. 衛生用品類，3. 辦公用品類，4. 工具類，5. 其他第十條 各物品使用部門編制的“物品需求計劃單”所列物品應能夠應付日常使用，并能應付可以預測到的突發事件所需物品，以減少緊急采購的發生次數。第十一條 “物品需求計劃單”編制完后，如有跡象表明物品不夠用時，應立即填寫一份新的“物品需求計劃單”，并按上述程序審批報采購部組織采購。第十二條 需要緊急采購物18、品的事件必須具有突發性，是發生前無法預測的。第十三條 需要緊急采購時，經辦人應盡量嘗試向部門負責人或總經理請示，在得到部門負責人或總經理認可后，組織采購；如確實無法與部門負責人或總經理取得聯系，經辦人先行處理。第十四條 緊急采購發生后，物品使用部門應在第一時間，補辦“物品需求計劃單”，并對緊急采購的必要性進行詳細、充分的說明。如果該項緊急采購是相關人員應該能夠預見，但由于其工作失誤造成未能及時申請購買的，應追究當事人的責任。第 三 章 采購及供應商第十五條 采購部綜合各使用單位的“物品需求計劃單”，結合庫存情況，確定所需采購物品的名稱、規格、型號、數量，并結合供應商的情況編制“采購訂單”。第十19、六條 “采購訂單”按如下審批程序批準后，由采購部向供應商下單訂購：采購員采購部經理主管副總財務經理總經理第十七條 “采購訂單”應連續編號，一式四聯，采購部、供應商、財務部、庫房各一聯。第十八條 為保證采購工作能夠順利、有序地進行，各項物品都應選擇2-3家供應商，作為物品的長期供應商。除供應商出現變更外，物品的采購都應向選定的供應商采購。第十九條 供應商的選擇：由采購部收集有關供應商的資料，填制供應商確認審批表，報各相關部門聯合會審評估，經總經理批準后予以確認，確認后報各相關部門備案。第二十條 所購物品出現質量問題，如屬個別現象，由采購部負責退換；如果是經常出現或者出現質量問題的物品數量較大，應20、考慮更換供應商。第二十一條 采購物品時，應綜合質量、服務、價格等各方面因素向供應商下單訂購。首先在保證產品質量、售后服務等能夠滿足使用部門要求的前提下，選擇價格更優惠的供應商。第 四 章 物品入庫第二十二條 采購員將所購的物品交庫房，由保管員填制“物品入庫單”。“物品入庫單”應連續編號，一式三聯，庫房、采購部、財務部各一聯。第二十三條 入庫單上的物品應注明訂單號，采購員在驗收物品前應核對采購訂單，核對并驗收無誤后，在入庫單上簽名確認。第二十四條 保管員依據“物品入庫單”記錄物品明細賬，記錄時應記錄相應的“物品入庫單”號。第二十五條 保管員應妥善保管財物，及時記錄明細帳簿，并定期不定期地將實物與21、帳簿核對，做到賬實相符。其中，月度終了時，必須進行盤點，如賬實不符，應盡快查明原因。第 五 章 付 款第二十六條 貨款應采用月結的方式結算，并以銀行票據為主要的支付手段，盡量避免使用現金。如情況所限必須使用現金的，應與財務部溝通確認后予以支付。第二十七條 貨款到期時，由采購員填制“付款審批單”，向財務部申請付款。“付款審批單”應附相應的“采購訂單”、“物品入庫單”、供應商發票及明細清單等單據，并按付款審批程序審核。第二十八條 財務部依據審核批準的“付款審批單”開具支票或匯票，交采購經辦人，由采購經辦人向供應商辦理付款結算手續。財務部不直接面對供應商。第 六 章 物品領用第二十九條 各部門領用物22、品時，應填制“領料單”。 “領料單”上應注明具體的用途，明確支出的性質。第三十條 經常使用的低值易耗品應如燈泡等應做到以舊領新。第三十一條 工具類物品，應按領用人分別建立領用檔案，登記領用情況，以便在員工離職時，審查員工的工具領用情況，避免工具的丟失。第三十二條 “領料單”應按年連續編號，一式三聯，領料單位、財務部、庫房各一聯。第三十三條 領用“物品需求計劃單”已列范圍內的物品時，由部門負責人簽名即可領用。領用非“物品需求計劃單”已列范圍內的物品時，應另填“領料單”，除部門負責人簽名外，還應由總經理簽名同意方可領用。第三十四條 領用“物品需求計劃單”已列范圍內的物品時必須注明“物品需求計劃單”號，以備審查。第三十五條 月度終了時，保管員應將當月發出物品的財務聯送交財務部，財務部據以進行賬務處理。