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1、物業管理有限公司文檔分類、存檔及保密管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄目的1.范圍2職責3方法和過程控制4分類4.1編制4.2更改4.3傳閱4.4存檔4.5電子文檔的管理4.6保密4.7查閱、借閱4.8下發、作廢處理4.9簽收、傳遞及報批4.10考核與獎懲4.11附則51. 目的規范公司各職能處室和各項目的文件分類、編制、更改、傳閱、存檔、查閱、借閱、下發、作廢及電子文檔的管理，并滿足文件的價值，使其可提供適宜的培訓、重復性和可追溯性。2. 范圍適用于公司本部及在管物業項目的文件、文檔、合同分類、編制、2、更改、傳閱、存檔、查閱、借閱、下發、作廢及電子文檔的管理，本制度同樣適用于合同的一般管理，合同管理制度另有規定的除外。3. 職責3.1 總經辦負責以公司名義對內、外行文的編制、發文以及存檔的文件管理。3.2 各職能處室及項目負責以本部門名義對內、外行文編制、發文以及存檔的文件管理。3.3 總經辦負有對公司文件管理進行指導、監督和檢查的職責。4 方法和過程控制4.1 文件的分類：為滿足不同需要及質量改進，公司應對于各類文件予以分類。 公司內部管理文件：以公司名義發出的規章制度、通知通報、人事任免、會議紀要、計劃總結等文件。 公司對外往來文件：以公司名義與政府部門、相關業務單位及其它單位往來文等。3、4.1.3 職能部門/項目文件：以職能部門及項目名義發出的通知、通報、會議紀要、計劃總結、請示報告等。4.1.4 業務報告：項目的調研報告、可行性研究報告、費用收繳情況、審計報告等。4.2 文件的編制 4.2.1 為評價公司管理體系的有效性和持續適宜性，公司各類文件的編制需按規定的格式和編號方法進行，統一使用打印稿，行文應規范，沒有錯別字。4.2.2 文件標題定為一號黑體字加粗，文件編號為宋體小四號，目錄為宋體三號字，稱謂為宋體小三號字加粗,段落標題為宋體四號加粗，文件內容為宋體小四號字,落款為宋體四號字,主題詞為宋體四號字。4.2.3 文件編碼規則為：LW+（職能部門/項目編碼）+（項目內部4、門簡稱）+文件簡稱+年度+編號+文件保密級別如總經辦XX年度第1份呈批件（機密）：其編碼格式為：LW01呈XX001A如xxxx工程部XX年度第3份呈批件（內部資料）：其編碼格式為：LW12工呈XX003C公司需存檔文件使用字號索引序號字適用范圍1通公司通知,通告性文件2呈下級向上級請批性文件3合合同會簽表4章公章使用審批表5會會議紀要6申物資申購單7聯工作聯系單8催催辦通知書9函公司對外信函式文件10單公司行政獎罰單11制公司名義頒發的制度12規職能部門頒發的規范 公司職能部門及項目編碼索引職能部門總經辦01人力資源部02保安部03財務管理部04品質督導部05客戶服務部06工程部XX備用085、備用09備用10項目xxxx項目11xxxx項目12南湖xxxx項目13從化xxxx項目14xxxx項目15xx項目16會所17皇家國際公寓18備注：LW為XX物業首個拼音縮寫； 項目內部門以部門名稱第一個中文作簡稱如文件字號，代碼根據實際需要有所增減可詳見附件XXXX物業管理有限公司文件編碼索引更新4.2.4 日常零星的通知類且不用存檔的文件，可不用編號。4.2.5 各職能部門/項目內部通行文件編碼規則自行制定，報總經辦備案。4.2.6 各職能部門/項目規范文件的版本編制： 各類文件的版本號用來標識文件的修改狀態，格式為大寫英文字母與阿拉伯數字的組合，未經修改的文件版本號為“A/0”，修改一6、次版本號升為“A/1”，當版本號從“A/9”升級時，應升為“B/0”，依次類推。4.3 文件的更改 公司任一職員根據經營管理實際需要，均可建議更改管理規章類文件。如需更改文件，動議人需填寫文件更改申請表,提交至原文件制訂職能部門/項目，由該職能部門/項目負責人自行或指定召集人員分專業進行討論，確定更改內容，向總經辦報批，并在獲總經理批準通過后下發。下發新文件時，請注意修改相關的版本號、生效日期。（詳見4.2.9）4.4 文件的傳閱需公司領導審閱的非電子文檔類文件（僅為外部來文），由總經辦負責傳遞至相關公司領導并簽署文件處理表，由總經辦存檔或轉相關職能部門/項目存檔。4.5 文件的存檔 各職能部7、門/項目須規定本職能部門/項目文件的歸檔時間，并做好保管工作，明確標明存檔人、案卷題名、案卷號、保管期限等。4.6 電子文檔的管理4.6.1 公司文件管理員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各職能部門/項目須指定專人負責本職能部門/項目各類文檔的電腦儲存及管理工作。4.6.2 電子文檔須定期轉入文檔管理系統，并按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類文件，重要文件須加密，且以軟盤、光盤、U盤備份，并指定專人保管。4.6.3 電子文檔應妥善保存，如需刪除，須報職能部門/項目負責人批準。4.7 文件的保密 公司員工均有責任和義務保守公司的經營管理機密，嚴格遵守公司的保密制度，未經公司或部門負責人授8、權或批準，不準對外提供標有密級的公司文件，以及其它未經公開的經營情況、業務數據。 公司以下文件需嚴格保密：辦公會議紀要、公司經營戰略性會議紀要、財務收支情況、重大責任事故分析報告、重要合同（包括經濟合同、招投標文件等）、薪金福利制度等。4.7.3 職能部門/項目負責人指定文件管理員負責妥善保管職能部門/項目文件，并履行監督職能。如文件發生短缺或遺失，追究職能部門/項目負責人和文件管理員責任。4.7.4 任何人未經批準，不得復印公司保密級別C級（含C級）以上文件。4.7.5 任何人不得利用職務之便，擅自攜帶公司保密級別C級（含C級）外出。 有權閱讀保密文件的公司任一人員均需對保密文件負有相關責任9、，務必妥善保管所持有的涉密文件。如有泄密，追究當事人行政責任。因違反職業道德，給公司造成經濟損失者，公司將依法追索經濟賠償；情節嚴重者，將提請司法機關追究其刑事責任。4.8 文件的查閱、借閱4.8.1 非本公司人員不得查閱、借閱公司保密級別D級（含D級）。特殊情況需職能部門/項目負責人批準。4.8.2 查閱文件不得帶離辦公室，嚴禁復印。4.8.3 員工如工作需要借閱文件時，須填寫借閱登記表，經職能部門/項目負責人批準后方可借閱。借出的文件由文件管理員負責及時收回并檢查完整情況，如發現遺失，需在借閱登記表的“備注”欄加以注明，追究借閱者責任。4.8.4 對所借閱的檔案，必須愛護，保持整潔，注意安10、全和保密，嚴禁涂改，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失； 公司文件如需要隔夜借出，須征得職能部門/項目負責人批準同意后，方可借出，并妥善保管。 查借閱、摘錄的須在規定的期限內歸還。4.9 文件的上呈、下發、作廢處理4.9.1 各職能部門/項目需上呈總經理、董事長批示的文件由總經辦行政秘書負責分類整理轉呈，對不符合上呈條件的文件由總經辦退回經辦人。 新編或更改的管理文件，在獲得批準后，由總經辦下發至各職能部門/項目，由各職能部門/項目相關文件管理員負責及時打印、更新、傳閱。4.9.2 各職能部門下發的通告性文件，在獲總經理批準后，由總經辦下發至各項目。4.9.3 以公司名義下發的各類文件，在獲總經理11、批準后，由總經辦下發至各職能部門/項目。4.9.4 在文件修改之前，各職能部門/項目必須嚴格按照現有管理文件執行。新版文件獲準下發并開始生效后，舊版文件自動失效。4.9.5 公司各職能部門/項目，在管理現場，必須使用有效版本之文件。4.10 文件的簽收、傳遞及報批4.10.1 為配合公司辦公自動化的發展和信息系統的建立，提高工作效率，實現辦公自動化、無紙化的目的，公司與各項目間的往來文件除有特別要求外，均應采用電子郵件的形式。4.10.2 特殊的文件和需要多職能部門報批的文件傳遞時，應做好簽收和登記工作，清晰紀錄文件名稱、傳遞時間、經手人、接受人的情況。4.10.3 完成的工作或者完成相關手續需要傳遞下一個職能部門的文件，應及時傳遞，不得無故積壓文件。4.11 考核與獎懲以上未明晰獎罰的行為均通過年度績效考核體現。5 附則：5.1 本制度由XXXX物業管理有限公司總經辦負責解釋。5.2 本制度由總經理批準后生效，自頒布之日起執行。